单证工作流程.doc

业务员提供详细资料，对于新的单证，请不要返单，政策是在变化的一、订舱、报关、确认提单业务员指令合同号CIPLPI（合同）货代或船公司 单证员制作SHIPPING ORDER（BOOKING，拖单）Shipper(发货人)Consignee（收货人） 给货代（指定货代的费用，Notify party(通知人) 非指定货代，提前确认费用再操作，费用超出合理范型号、数量、柜型、个数 围的，让业务员与客户沟通解决。）Destination(目的港) 货代确定舱位业务员自己排柜。请提早通知张海波柜子数量开船时间截关时间 截ENS时间最迟拖卡时间提单号 单证员发“装柜通知”给业务员、跟单员合同号 首先与业务员确认该合同号下产品已经完成，验货通过，可以装货。提单号来柜时间 注意每次派柜前单证员间互相商量：（1）避开集装箱挤在同一天装型号 （2）冰箱、饮水机、洗衣机三个产品搭配装箱，一天16个柜为限（3）数量 尤其因为电梯限制，冰箱C线仓库的产品最多不要超过7个，大小冰箱配合装比较合理。 如果是柜子数量多,必须要装的，事先和领导以及业务员商量做预提 跟单装好柜后反馈装柜信息给单证员数据不一致是会罚钱的，查验，无法报关集装箱号/封号 对应的柜子里面装了哪些东西，如果发现数据改错，请在第一时型号/数量 通知货代修改 单证员制作报关单证给货代报关报关委托书（正本提前寄）通关单（正本提前寄） 1.在寄核销单的时间，自己先做好记录，哪个核销单号码，核销单（正本提前寄） 该对应哪票报关单号码，报关单 2.申报要素上的商票，可以问跟单，也可以问业务员要CI（电子档） 3.同业务员确认配件是否报关PL（电子档）PI（合同）（电子档）单证员与货代核对提单BLLC信用证项下，提单上的项目必须按信用上要求来TT，OA，DP项下，必须做到单单一致（第一时间问业务员，是否需要和 客户对单）BL正本（留一副本或扫描件存档） 开船后，和货代确认费用，拿到正本发票后交资料给财 务，（先在张海波那里登记费用，在填写付款联系单，在黄联上盖章，与发 票一起交于财务。 付款买单，拿到水单后。传给水单，拿提单，交单资料（TT，LC,DA,DP,OA) 二、交单单证、上面BL已经做好了，大家CI，PL都比较熟悉了，难点现在在产地证、发票认证这里。普惠制产地证GSP FORM A （简称FORM A，目前欧洲、日本、美洲、大洋洲和部分独联体国家适用。在商检局CIQ系统报）优惠原产地证FORM E （适用于东盟国家。商检局CIQ系统报。一般做的是马来西亚和印尼，印尼的FORM E 的签单日期，必须与提单同一天，）其它还有FORM F（智利），FORM P（巴基斯坦）（涉及得较少，将来也是在商检局CIQ系统报）一般原产地证CO（certificate of origin）(商检局CIQ系统报)贸促会产地证书CCPIT CO（CCPIT certificate of origin）（贸促会系统报）CO两个系统都可报，客户没要求的情况下，我们选容易的，从贸促会报. （开船日期，发票日期，和签署日期，三个日期不要搞错，签署日期可以迟于发票日期，但不能迟于提单日期）普惠制产地证书发票上的号码和日期必须按照正式商业发票填写，签证当局签署日期和出口商签署日期不得早于发票日期。CI认证 （去贸促会做发票认证或使馆认证，使馆认证需提交的文件如下：a/领事认证申办表一式三份。b/涉外经贸证明书申请表一式两份。c/委托书一式两份。d/要办理的文件一式三份。e/企业当年年检过的营业执照副本一份。详见贸促会通知单）一般的发票认证只需要宁波办理的：委托书两份，申请表两张，发票两张，预录单或者合同一份，营业执照一份委，如果在发票上出现商标，就问业务员拿客户的商标授权书COPY件。那发票上把 浪木的标志去掉，否则也需要带上浪木的商标注册证书复印件。如果是办理使馆认证，一般时间为半个月，除带上以上资料外，在加一份领事认证，一共3份，其中两份盖浪木公章，一份不用。但是使馆认证的好像要求有更改，具体资料看小高后面的柜子里，有一份资料张海波用绿色的荧光笔标记的。交寄单前，交寄单的所有单据经业务员审核无误后再交寄。三、重要单证的流转：1、提单BL等交单单证：（先拿LC副本去财务那里换取LC正本，在本子上登记：交单日期和银行，在副本LC上写上编号）除银行交单外，交寄客户的单证，必须与业务员和许伊娜确认（拿张寄单申请表要许伊娜和余娜签字），收款无问题过后再交单。OA.DP.DA找老板签字后在放单，未收到余款需先交寄或电放的单据，必须请示过部长再定。如果需要投保，请在出运前半个月以前找张部签字后，并提供详细的客户资料给张海波申请限额，在出运后一周内提供发票和提单做出运投保（交单或者寄单后请登记DHL号码或者是TNT的面单号码，交单的请登记交单日期，交单银行，交单金额，付款方式）2、报关结束后一个星期内问货代拿预录单，在月底前和最终报关的发票一起交与财务的潘益萍（在发票上写上托卡日期，核销单号码，一般贸易），报关一个月内，必须向货代催要核销单、报关单等报关单证寄回，寄回后先检查是否正确，如不正确，马上要求货代去改正。3、报关单证回来后，复印报关单的出口退税联（黄白色）、取下场站收据联+提单复印件存档，定期交财务。4、报关单证回来后，报关单的正本黄、蓝联和正本核销单交给张海波，外管核销使用。5、每月底，标记核销单号的发票+预录入单交财务使用。（养成良好的表格登记习惯，报好一票，登记一票，因为集中登记、整理，会耗时，又很难保证