2010年费用预算制度流程.docx

2010年费用预算制度流程 一、费用预算政策制定：（一）公司授权费用各流程监管人相关责权（出纳、站长、平台经理、会计及财务负责人之责权）（1）出纳：1、按公司财务内部报销制度严格审核本站所有费用支出单据；2、本站所有费用单据必须统一编号。站端支付费用的支付证明单后面必须附原始单据，并与需由东莞总出纳打款支付的报销单据按顺序统一编号，同时按规定时间于每周二将上周费用支出单据统一寄到东莞会计复核；3、根据审核无误的费用支出单据按费用所属期（即费用发生时间）按周编制XX站可控项目费用预警表及不可控项目费用汇总表（统称XX站项目费用费用汇总表）；4、周二务必将上周的XX站项目费用汇总表及报销清单发送本站站长、平台经理及会计，且抄送至财务负责人（刘主管、孙总）； 5、如各站出纳在统计可控费用预警表时，发现费用支出发生额接近或超出本次费用预算金额时，应第一时间将相关项目费用表发送并通知本站站长，同时不再授予此项费用相关单据报销或现金借支等，须待收到会计转发孙总审批的超预算费用申请表后方可支付； 6、另特别强调：下发的各类报表格式各站出纳不得擅自修改，如确实需修改及不明项目如何填列，直接与会计或总出纳联系； 7、各站出纳做事必须严谨，对数字敏感，发相关财务报表之前需将原始数据跟报表数据再次进行核对，相关所属期一定要做修改，费用批注务必详细说明； 8、各出纳如有发生其它站端费用，需单独抄送一份相关站项目费用明细表给相关站出纳，由相关站出纳根据该明细统计XX站该项目费用汇总表工作；9、出纳应为站长日常费用管理、监控工作提供具体支持，需做到以下几点： 1）、审核工程师日常交通费，如有发现交通费平均单量单价异常超出平均值，应特别标注并第一时间与站长沟通，以便于站长及时发现原因、加强改进措施； 2）、每周对水、电抄表一次，以便及时掌握使用情况，同时每周跟站长汇报一次，尽早发现异常情况并改进。 3）、对办公用品进行日常管理，详细登记本站每月使用办公用品名称、数量、金额等情况，并于每月月底前发送一份本站办公用品使用情况明细表给站长，为站长做预算提供有效依据。 4）、对发现站内存在各种浪费行为的情况，及时向站长报告，自己也可进行劝说。 （2）站长： 1、按本站实际情况并结合前期历史数据详细编制各月可控项目费用预算明细汇总表； 2、各可控项目费用预算明细表编制必须有依据，严格按实际情况做详细预算； 3、对出纳提供的超预算费用预警表应及时处理，真正起到监控本站实际发生费用的职能，以期达到节约公司成本、开源节流的目的； 4、对本站超预算费用部分需第一时间提出申请，认真填写超预算费用申请表。并对超预算费用部分，详细分析具体原因、查出责任归属、且提出下月切实可行改进方案等。同时将其提前或即时提交给平台经理审批，以确保运营畅通； 5 、每月25号将次月可控项目费用预算明细汇总表提交至平台经理审批，平台经理于每月27号前将其审批后提交给会计；会计与月底将复核明细跟预算人核对，并于次月1号提交给孙总审批；6 、随时保持和出纳沟通，要求至少每周一次和出纳对碰站内相关费用发生明细。为能真正起到节约本站费用，提出适合本站实际情况的相关制度； （3）平台经理： 1、按所负责站端实际情况并结合前期历史数据认真审核各站站长提交的各月可控项目费用预算明细汇总表； 2、及时汇总所负责站端可控项目费用预算明细汇总表，并将审核无误的可控项目预算费用明细汇总表每月27号前汇总提交给会计； 3、及时认真审核各站超预算费用申请表的具体内容,站长提交1日内审核完毕当日提交给会计复核； 4、对所负责站端费用预算进行全面监控，并结合会计每月提供的预算多维分析图表对所负责各站费用预算进行节约改进方案调整； （4）会计： 1、收集复核各站费用预算资料，并汇总编制公司可控项目费用预算总表，在每月1号前提交给孙总审批，且将审批后的可控项目费用预算总表每月3号前发送给各站出纳； 2、复核各站出纳提交的项目费用汇总表，对提交的纸质费用支出单据认真审核，如审核过程中发现金额有误，直接退回，由出纳修正相关报表并批注错误原因再发送给相关人员。再依据审核无误的XX站项目费用汇总表汇总编制海德科技项目费用总表，并对各站各项目费用进行多维分析； 3、每周发送XX站可控项目费用表给平台经理、站长、各出纳,总表发给总经室， 预警提醒； 4、每月13号前发送XX站项目费用汇总表给各站站长、平台经理；各平台经理如对初稿数据有疑问，在15号前与会计进行核对，逾期视为默认。会计与15号前将定稿数据发送给总经室、平台经理、站长； 5、认真、及时复核各站平台经理提交的超预算费用申请表，对分析原因不详细、责任归属不明确及切实改进方案不具体的申请表，会计有权退回不予以受理，同时将复核合理的申请1日内提交给孙总特批，如孙总因公未能及时处理，电话请示孙总审批后可进行超预算处理： 6、当日将孙总特批后的超预算费用申请表的审批结果发送给申请人； （5）财务预算负责人： 1、孙总于3号前将审批后可控项目费用预算明细汇总表发送给会计。1日内审核并回复 会计提交的各站超预算费用申请表； 2、对公司费用预算进行全面监控，相应检查财务预期和管理成本确保实际支出与预测 支出差距不超过公司规定的范围。 （二）、预算奖惩制度 为使费用预算能合理有序进行，真正起到为公司节约成本费用、控制超支浪费等不良行为，特制定以下奖惩制度： 1、对出纳、会计的奖惩。经出纳审核的各种费用报销单据及相关财务报表，如一个月内连续出现2次错误（包括金额错误及合理、合规性错误），给予警告处罚，若错误2次以上，处罚措施如下： 1）合理、合规性错误，按每次30元予以处罚； 2）金额错误，如未导致公司错支付款项，则按每次30元予以处罚；如导致公司付款有误，多付款项可追回，则按每次100元予以处罚。不能追回，则按损失金额进行赔偿处罚，不低于100元。 对于一年内各站出纳票据整理规范、报表发送错误少于五次以上的，公司将给予一定的考核奖励。2、对各站预算编制站长及各部门预算编制负责人的奖惩。如本部门超预算（除孙总特批以外的部分超预算），前面两个月给予警告，从第三个月起，按其负责站每项超预算30元予以处罚； 3、对平台经理的奖惩。各平台经理对其负责站超预算（除孙总特批以外的部分超预算），前两个月予以警告，从第三个月起按每项超预算50元予以处罚； 4、各站站长、平台经理对公司节约的各项费用将与绩效管理考核相挂钩，公司会给予一定的管理考核奖励。 5、对费用预算各流程监管人，未按预算制度规定的期限提交各种报表，（如遇特殊事件又未能说明具体原因的），超一天未提交,按每次30元处以罚款,超两天未提交,按每次60元处以罚款,以此类推。（三）、海德预算组织架构及各部门预算编制负责人 东莞（站长仝年编制）平台经理杨玉宝审批虎门（站长付斌编制）长安（站长樊鹏翼编制）厚街（站长阮志荣编制）江门（站长陈福照编制）开平（主管周志勇编制）平台经理曾国平审批会计卢丽华复核珠海（站长赵寿华编制）番禺（站长罗江涛编制）大学城（站长钟玉财编制）编制）服务营销（姜坤编制）孙总审批经理室（孙总编制）HR（高领编制）财务部（刘冰锐编制）支持中心（曾国平编制）平台经理（各平台经理）MS业务部（姜坤编制）预算编制执行流程图： 可控项目费用预警表预算多维分析图表项目费用总表 3.预算执行： 编制复核汇总审核编制审批结果财务负责人会 计平台经理站 长1.预算编制： 发送XX站项目费用汇总表编制出 纳收集整理费用支出单2.预算执行： 费用单据传递保管流程： 1、单据传递保管要求 1）、为确保数据的准确性，所有费用单据由出纳复核无误后统一编号寄东莞会计卢丽华、杨亚兰； 2）、为确保数据的安全性，会计须对所有费用单据统一复核，分月分类整理，及时将单据存放于会计资料档案室保管。会计于每月初按所属期打印一份纸质项目费用总表并装订成册存放档案室，电子版数据于每月备份一次，为公司领导决策分析提供依据。 2、流程图填 写 报 销 单各 出 纳 复 核总出纳填写支付证明单站端出纳填写支付证明单须统一编号寄给东莞会计复核，分类分月整理，存入档案室保管费用超预算申请流程 1、特殊申请须具备条件：1）、由客观因素引至的超预算或是未预算必须支付的费用。如某月单量大幅增加交通费等；2）、 突发性事件产生的必须支付的费用。如丢失引至的给客户赔偿款；3）、非预算接单增加的费用。如业务桥头项目新开始增加应酬费、路桥费、车辆使用费等；4）、公司统一组织、举行的集体活动或培训。 如中秋烧烤、ISO专项费用、中层管理员工培训费。 相关部门或人员OA填写费用超预算申请表2、流程图：站长签字确认否是否平台经理审批是会 计 复 核否是费用预算负责人（孙总）审批否是会计、出纳执行(三)、费用超预算申请表： 二、费用预算的编制方法：1、 费用所属期从2010年1月1日起按权责发生制（即按费用所属期）核算； 2、出纳要根据财务制度按所属期编制支付证明单，对费用类别进行准确分类，并认真填写项目费用表；3、借支部分款项应按实际收到报销单据所产生的费用进行统计（借支发生时不应列入项目费用表，如预算超支则不予以借支）。另由东莞站出纳支付其它站端的费用，应抄送一份明细给相关站出纳，以有效监控本站日常费用； 4、部分费用需一个月支付多个月费用时，应按预算当月需支出费用进行预算。如短号充值为一次性充值，按月扣月租费，应按预计需充值话费进行预算； 5、各项目费用明细编制预算要有计划性。例如： 1)、编制交通费、差旅费用预算，必须要有本月的出差计划，只有通过出差计划确定出差的地点、交通工具、人员、时间后，才能准确预算所需差旅费用； 2）、办公费预算不能只预算总金额，需详细列明各项具体内容。办公费包括采购办公用品、日常维修、饮用水、复印费、纸张等，内容多且杂，其预算更须计划性。需详细预算数量、单位、金额，以确保预算准确性。 6、由同一部门申请支付、需分摊到各部门之费用，应由相关部门统一进行预算并发送到相关站以便预算统计。如中秋活动费，应由HR中心统一预算并将数据发送各部门。三、各项目费用编制明细内容及表格： 1、差旅费：职工因公外出的各种差旅费、住宿费、助勤费、市内交通费和误餐补贴，按工作需要出差人数和规定的差旅费标准计算编列。2、办公费：根据有关的开支标准，参照统计资料，分明细项目计算编列。如购买A4打印纸等，根据合理需要和节约原则编列。 3、水电费：根据本年实际情况、以前年度历史资料和国家有关规定，估计本月每月用水吨数、用电度数及每吨水费、每度电费单价计算编列。4、业务招待费：按预算年度业务需要本着节俭原