行政助理工作流程.doc

行政助理会议管理会前组织准备会议方案制发会议通知布置会议场所国际会议准备会中实施会议主持会务服务工作处理意外情况撰写会议纪要会后跟进会议文件整理会务总结评估会议决议的跟进与落实工作接待来宾接待核实来访的具体事宜请示领导对接待计划事宜进行批示依据批示通知有关人员参加接待来访接待活动准备来访食宿安排电话接待向上级汇报客户电话联系的相关事宜向客户电话反馈领导意见向有关职能部门(所属企业)转达领导对客户联系事宜的处理意见接受客户或其他内部人员的电话咨询接受客户的电话投诉事宜接受和处理客户的电话业务洽谈事宜协调有关部门和单位处理客户电话反映的问题公文处理处理对外正式文件文件核稿文件修改组织撰写公司申报奖项材料撰写公司年度工作报告为领导拟定有关业务委托书材料编写撰写上级领导视察汇报材料撰写当前经营发展状况材料撰写企业创业发展历程回顾材料撰写上级主管单位要求提报的文件资料准备外部公司来访的企业介绍材料编写周工作小结情况总结报告草拟对关联单位的感谢信内部文件资料收发转信息整理信息整理收集整理公司内部及外部相关信息撰写对外宣传报道稿件文件管理文件的制订、修改、批准供商文件发放文件的保存与销毁文件的查核调阅补发文件的以旧换新文件的管理文件的收发及拟定档案管理装订与归档备份电子版资料保管公司证照日常事务日程安排建立上级日程表合理安排上级日程与上级确认日程安排日程提醒上级差旅安排印信管理监督印章进行分类保存监督印章标注明细监督印章加盖印模监督印章存入档案盖章资料详细审核信函处理处理每天的来信来函每天来信来函登记处理意见及信件转发保管物品盘点办公用品进行盘点核实库存库存报表填写礼品管理确定礼品价格并购买结帐礼品的接、入库归类办理各部门申请领用礼品发放礼品餐饮及住宿费用管理安排领导在外宴请客户定餐事宜登记餐费报销找领导申请报销为来访客户预定住宿宾馆为领导外出安排住宿领导办公室整理清洁打扫领导办公室打扫会议室卫生办公资源管理办公用品管理办公设备管理零用现金管理协助上级处理事务督促各部门制定相应的工作计划和预算监督各部门计划实施情况起草公司各阶段工作总结参与处理重大突发事件协助上级对各职能部门进行管理参与经营绩效的分析协调公司内部各部门关系行政助理会议管理会前组织准备会议方案制发会议通知布置会议场所国际会议准备会中实施会议主持会务服务工作处理意外情况撰写会议纪要会后跟进会议文件整理会务总结评估会议决议的跟进与落实工作接待来宾接待核实来访的具体事宜请示领导对接待计划事宜进行批示依据批示通知有关人员参加接待来访接待活动准备来访食宿安排电话接待向上级汇报客户电话联系的相关事宜向客户电话反馈领导意见向有关职能部门(所属企业)转达领导对客户联系事宜的处理意见接受客户或其他内部人员的电话咨询接受客户的电话投诉事宜接受和处理客户的电话业务洽谈事宜协调有关部门和单位处理客户电话反映的问题公文处理处理对外正式文件文件核稿文件修改组织撰写公司申报奖项材料撰写公司年度工作报告为领导拟定有关业务委托书材料编写撰写上级领导视察汇报材料撰写当前经营发展状况材料撰写企业创业发展历程回顾材料撰写上级主管单位要求提报的文件资料准备外部公司来访的企业介绍材料编写周工作小结情况总结报告草拟对关联单位的感谢信内部文件资料收发转信息整理信息整理收集整理公司内部及外部相关信息撰写对外宣传报道稿件文件管理文件的制订、修改、批准供商文件发放文件的保存与销毁文件的查核调阅补发文件的以旧换新文件的管理文件的收发及拟定档案管理装订与归档备份电子版资料保管公司证照日常事务日程安排建立上级日程表合理安排上级日程与上级确认日程安排日程提醒上级差旅安排印信管理监督印章进行分类保存监督印章标注明细监督印章加盖印模监督印章存入档案盖章资料详细审核信函处理处理每天的来信来函每天来信来函登记处理意见及信件转发保管物品盘点办公用品进行盘点核实库存库存报表填写礼品管理确定礼品价格并购买结帐礼品的接、入库归类办理各部门申请领用礼品发放礼品餐饮及住宿费用管理安排领导在外宴请客户定餐事宜登记餐费报销找领导申请报销为来访客户预定住宿宾馆为领导外出安排住宿领导办公室整理清洁打扫领导办公室打扫会议室卫生办公资源管理办公用品管理办公设备管理零用现金管