连锁超市系统业务流程.doc

连锁超市系统业务流程一、流程设立前提：1、 连锁超市系统指采购部、仓储中心、业务部、资讯室、超市部、百货店和有关财务核算体系。仓储中心对超市的配送视为销售，超市独立核算，仓储中心对超市部、百货店的配送纳入统一核算。2、 连锁超市系统各门店（包括超市部、百货店），分别设值班二人，专职验收人员二人（每班一人），专职验收人员负责采购验收、退仓、返厂检验，商品调换检验，报损核检等工作。3、 为保证连锁超市系统运转的高效率，减化业务流程，采购（包括联营和连锁）商品坚持以“卖场验收优先”的原则，仓储中心作为采购部的附属仓位，仓储中心要确保“20”商品不断档。4、 进销存管理按最小包装单位进行单口管理的原则。5、 仓储中心建立“20”商品最低库存量并“20”商品不断档，以保证流程顺畅和门店销售正常。二、商品采购和验收流程：1、 各门店理货员（货架实物负责人）依据卖场实际缺货情况并预测缺货情况填写“补货单”（见附表）一式两份，自留一份，报门店值班长一份用于汇总，由值班长将汇总补货单交仓库保管员。2、 仓储中心仓库保管员将仓储中心缺货情况填写仓库“补货单”一式两份，自留一份，报仓库主任一份用于汇总，由仓库主任将汇总补货单交采购部。3、 采购部根据上述各门店、仓库所报补货单录入计算机系统，系统按供货商区别生成各门店、仓库“采购订货单”。由采购部将采购订货单交供货商一份用于上货或进行结账采购。4、 商品到位时，采购部将采购订货单提交各门店和仓库，由各门店和仓库操作系统自动生成“验收入库单”，验收商品时，有关人员对照“验收入库单”进行验收。5、 门店验收程序：理货员配合门店专职验收人员对商品进行验收，在职验收人员对商品质量、数量负责，理货员对商品质量负责，专职验收人员填制“验收入库单”（一式三份）中的“实收数量”栏、“生产日期”栏，“保质期”栏，值班长对商品数量、质量进行抽检，理货员、专职验收人员、值班长、供货商（或采购员）行使签字手续后，门店自留一份录入电脑，供货商一份，传财务部一份。6、 仓库验收程序：由仓库保管员对商品数量、质量进行验收，仓储中心主任抽检，仓库保管员填写“验收入库单”（一式三份）中的“实收数量”栏、“生产日期”栏、“保质期”栏，由仓库保管、仓库主任、供货商（或采购员）签字后，仓库自留一份录入电脑，供货商一份，传财务部一份。7、 大采购的集中采购、季节采购需卸车验收时，由采购部经理通知各门店和仓储中心组织人员进行卸车验收，各门店值班长和仓储中心主任带领理货员、仓库保管员到指定地点进行卸车验收。8、 按“卖场验收优先”的原则，先由各门店值班长和理货员依照本店“验收入库单”进行验收，所有门店验收完毕后，剩余商品由仓储中心验收入库。三、 商品采购时，系统的挂织货物应付款，每日集中处理一次。四、 商品出库流程：1、 由理货员手工填制补货单（一式两份）报值班长汇总，提交仓库保管员。2、 仓库数量不足时，由本规定第二项流程完成。3、 仓库库存足量时，由仓库操作员打印“出库单”一式两份，并通知卖场理货员提货，待电脑将“出库单”信息传递到门店后，门店记帐（传输时间：百货店15分钟，卖场部即日传递）仓储抽出库单品种和数量发货。4、 门店订货单位提交时间（每天补货两次）（1） 第一次补货，每晚闭店以前，由理货员提交“补货单”给值班长，值班长在第二天8：30以前交仓库。（2） 第二次补货，在下千接班半小时内，提交“补货单”给值班长，值班长半小时内交仓库。（3） 仓库接到各门店值班长所传“补货单”依据实际库存情况，在两小时内，配货至提货区，并通知各门店值班长依次提货，特殊性提货或紧急提货由值班长和仓库协商解决。五、 商品返厂业务流程（1） 商品返厂分为有问题商品返厂和过季商品返厂， 转联营的返厂。（2） 过季商品由采购部通知各门店集中退至仓储中心由采购部予以返厂，有问题商品由门店自行退至仓储中心由采购部中心返厂。（3） 各门店手工填制“返仓单”提交仓库，由采货逐项审核，能返厂的返厂，不能返厂的返回门店，并由门店修改“返仓单”，修改后的“返仓单”提交采购部审批，仓库记帐。门店打印“返仓单”一式三份，自留一份，仓库一份，财务一份。（4） 返厂商品集中到仓库以后，由采购员通过“返厂单”集中向供货商返厂。（5） 各门店验收人员、仓库保管员、采购员在实际操作中，要坚持“能调换的尽量调换，确不能调换的做返厂处理，联营商品由验收人员向供货商直接调换， 商品由采购员向门店打白条（一式两份）后向供货商调换。六、 商品报损业务流程确不能调退换和返厂，又不能在卖场销售的商品通过报损处理。各门店和仓库分别录入电脑报损单，打印一式两份，由值班长签字、业务财务检验，业务副总手工签批，审批后的报损单由门店或仓库自留一份，传财务一份。七、 内部领用业务流程1、 由经办人会同理货员手工填写“内部领用单”一式三份，有关领导审批后办理，手工值班长凭单签字放行。审批后的“内部领用单”传办公室一份、财务一份、门店一份，值班长交门店操作员录入并记帐。2、 “内部领用单”由各门店自行操作，数量不足时，先由仓库调入，而后领用，系统不支持仓库办理内部须用。八、 团体购买业务流程1、 由理货员会同经办人填写“赊销单”一式三份，经店长审批后办理，由值班长签字放行，门店操作员凭实际出库数量录入和记帐，并确保电脑录入、赊销收入和“赊销单”上的赊销收入保持一致。2、 “团购单”只能由门店操作，数量不足时，由仓库调拨。九、 大宗批发流程由仓库操作。由仓库保管员会同经办人填写“批发单”一式三份，经采购部经理审批后办理，由仓库主任签字放行，仓库操作员按实际出库数量录入记帐，并确保录入电脑的批发收入和“内部领用”、“批发单”的仓库批发收入保持一致。十、 门店调拨业务流程为简化手续超见，分两种情况：1、 某单店出现应急销售，通过白条向其它门店借用，限期归还同种商品，并及时向采购部提交补货单。2、 某单店出现库存数量过小或滞销时，返仓后调入其它门店或做返厂处理。十一、变价业务流程变价流程分为进价变价和定价变价。1、“进价变价单”是对供货商以往供货批次进行的供价调整。2、对发生的经常性的供货变化，系统支持加权平均后的进价，勿需调整进价。3、 “进价变价单”由采购部填制业务部审批。4、 “售价变价单”由采购部会同门店、业务部手工制定，经有关领导审批后执行。采购部录入，业务部审核记帐。十二、商品的冻结和解冻1、 出现商品严重滞销时，由业务部会同门店和采购部分析确定列入淘汰商品（每季度进行一次），责成采购部对现有库存商品返厂，确不能返厂的，进行 ，待库存为零时，予以冻结，商品冻结单由业务部独立操作。2、 某商品被冻结以后，系统不支持该商品订购调拨、销售等流程。3、 当该商品市场趋暖或遇团购或批发业务等特殊情况时，可予以解冻，由采购部制单，业务部审批。十三、“一品多码”或“多品一码”商品的处理。1、 除条码不同，主要商品信息完全相同的商品属一品多码商品。2、 一品多码商品所占比例很小，但极易引起库存混乱。3、 采购部要建立一品多码商品的明细资料，业务部、资讯室和各门店留存掌握，采购人员、验收人员、理货员、收货员必须牢记一品多码商品明细资料。4、 盘点后，一品多码商品库存发生混乱时，及时做特殊情况处理。十四、整件包装销售商品的处理1、 系统支持收银时，按最小包装单位扫描，整件包装销售。2、 由门店整理卖场整件包装销售商品明细资料，并由门店会同采购部、业务部确定整件商品销售价格。3、 收银时，遇有整件包装销售，由收银员通知理货员取相同条码小包装商品进行扫描。4、 收银时，遇有整件包装销售，但内包装由各种单品组成，应每个单品单独扫描，以防库存混乱，采购部建立本条情况下的商品明细资料，交门店、业务、资讯、收银牢记。5、 在补货、订货、采购、验收、出库、调拨诸环节遇有第4条情况时，均应依规定处理。十五、商品促销业务流程1、 促销单据包括限时、限天、限量促销、组合促销、拆分促销、分组促销、货类打折、单品打折等各种形式。2、 由采购部、业务部、门店提出促销方案，经审批后，由采购部制定电脑促销单据，业务部审批，门店、记帐、各门店须在促销计划执行前做好各项准备工作。3、 门店货架上某种商品同时有正常商品和有问题商品，并确定对有问题商品进行促销时，应将正常商品暂时撤架，待该有问题商品处理完毕后，再上架。十六