自筹会议指南.doc

自筹会议指南一、会前筹划1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 2、确定会议的目的。需要什么效果3、准备会议日程。考虑会议主持人，拟制邀请参会的主要人员（比如检验学会主委、儿科或者妇产科主委、政府或者医院领导等）。4、收集所有与会议所议项目有关的信息。会议日期尽量避免与其他同类会议冲突。5、召开动员会议。使与会主要人员碰头，确认会议日程及6、信息同步。有关会议内容变动，及时告知需要知晓的人员。二、会场的确定、做预算1、考察会议举办地点（酒店）。酒店环境最好选择幽僻之地，以避免与会人员中途离场等情况。提前熟悉交通路线，保障会议按时进行。2、预定房间（数量、类型、时间、价格），需在会议前到酒店进行实地考察。3、会议厅（容量、时间、设备、价格）。4、餐饮安排。会议期间休息时的茶点，会后宴会，瓶装饮用水，正餐菜谱、酒水（白酒、红酒、洋酒）。5、根据会议地点（酒店）做预算。房费、会议室费用、餐费（包括自助餐、正餐，餐品应提前确定）、文艺演出费、旅游费、车马费、酒水、夜场活动、小礼品、会场布景、条幅、盆景、鲜花、水果、礼仪小姐（最好由酒店提供）、会议用品运费、奖品等。三、会前通知1、会议通知方式：电话通知、书面通知、邮件通知（以邀请函方式发出）。2、会议通知的内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、备注（比如温泉酒店需自带泳装等）3、统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务。统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话。4、注意民族风俗，特殊人员的安排。5、考查小礼品。五、准备会议资料1、准备产品资料，是否需要仪器，是否需要公司总部资源（如需大型仪器，提前20天准备）。仪器是否需要运转、电力供应。会议录像及拍照设备（专人负责）。2、工作人员手册（工作人员人手一册，明确分工），包括主办方工作人员分工明细表，与会人员通讯录。3、嘉宾席位卡、会议证件、会议议程表、通讯录、宣传资料。会议议程表（最好附带一份会议服务指南，注明会议宗旨、会议时间、地点、参会人员名单及会场内情况的简单介绍，最好附上一份会场地图，便于参会人员了解会场情况）。产品易拉宝、晚餐宣传画、签到处背景、会场主题背景、酒店大门欢迎横幅、房间温馨提示（比如“安图生物提醒您明天天气为”）。4、发放资料：会议议程表、铅笔和纸（可分放在会议室，一般有酒店方面准备）、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）、产品资料、其他文件、房卡等。5、会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备。投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅，扩音设备应于会议前1天调试好，会议前一小时连接电脑设备重新调试。6、酒水、礼品、奖品、文艺演出道具等。注：常见的会议设施：1. 屏幕 2. 投影仪3. 摄像机 4. 电脑5. 音响 6. 激光笔7. 话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风） 8. 幻灯机 9. 讲台 10. 舞台 11. 夹纸板 12. 大白板 13. 签到台 14. 名片簿 15. 订书机 16. 铅笔 17. 信签 18、会议桌椅 19. 插线板 20. 彩电 21. 横幅 22. 指示牌 23. 告示牌24. 桌卡 25. 主席台 26. 盆景 27. 鲜花 28. 背景板 30. 隔板 31. 灯光照明 32. 抽奖箱六、场地布置： 1、产品展示台。主要放置仪器、试剂盒、产品彩页。2、主席台的安排，席位卡及位置摆放。讲台的摆放、鲜花的位置（鲜花一定要鲜艳）。3、灯光、音响、话筒、空调、多媒体功放、电力设备等的现场调试的人员。4、发放奖品。要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。礼仪人员上台的时间、路线、方式，穿着服装。注意会前演练。5、录像及拍照地理位置的设定。注：开会前的两小时内必须布置好会议现场七、会中1、设立签到处。参会人员统一签到，领取房卡，发放小礼品、资料袋（包括会议议程表等），说明注意事项（比如手机、着装），咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排。2、餐饮问题。就餐路线，席位安排（注意民族风俗）。3、会场环境。包括灯光、音响效果，空调温度是否适宜。2、冲水：讲台、主席台保证有茶水，参会者席位可事先冲上茶水，并放置瓶装水。3、会议茶歇。4、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等；5、安排替补人员，防止个别岗位出现特殊情况。三、会后出游根据每次会议地点具体制定休闲娱乐方案，尽量选择在会议所在酒店进行，以确保参会人员的安全。四、会后收尾1、退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。2、送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员。3、