招标、进口工作流程及注意事项.xls

招招标标项项目目 招标工作流程 阶段工作内容 前期取得项目批准文件 与项目单位联系获取工程概况信息 工程概况 分包情况 分包情况以招管中心确认为准 与设计单位联系获取相关技术信息 技术规格书 工程量清单 设备清单 与招管中心联系获取 地点 评标委员会组成等信息 开标时间 开标地点 评标委员会组成 投标商资质要求 招管中心 项目单位 设计单位等 评标标准 评分细则 编制招标方案 报招管中心审核直至通过 申请招标编号 编制招标一览表 编制招标文件 报招管中心审核直至通过 招标文件的印刷出版 从招管中心获取投标商名单 汇总各投标商所投包号 联系电话 传真等信息 便于通知 补遗等 同时 为编制招标文件购买记录 保证金收缴登记 甚至为开标 评标 定标表格提供便利 招管中心未提供的也可从项目单位 设计部门获取投标商联系方式 参加招管中心组织评标专家抽取工作 取得监督组人员名单 咨询专家费标准 准备标书购买记录表格 编制出版会议指南 准备接标表格 准备开标表格 准备评标表格 阶段工作内容 提前准备定标表格 招标文件发售通知投标商购买标书 设计一个新的投标商登记表 投标商在招标部登记 登记表中有购买招 标书的总包数 总金额 收款人签字栏等 招标部凭财务部收款人确认 签字发放标书 收款人同时负责开具发票 登记表录入 整理便于以后的通知 收款 收保证金等 标书出售情况报招管中心 编制保证金收缴登记表 预留两栏供退保证金使用 此表中还应 记录投标商名称 开户行 账号 联系人等信息 便于退款 开标开标地点实地考察 根据场地条件制定接标 开标方案 酒店预订 横幅 音频 视频 座位摆放等要求 将每个投标商名称做一标签 供抽取监督代表用 通知监督组会议时间 地点及接送事项 准备专家咨询费现金 发放登记表 接标 接标工作是个复杂 细致的工作 也是最容易出问题的环节 接标方案应尽量做到细致 科学 有应急预案 开标工作 评标评标专家报到登记 评标专家接站 住宿 餐饮安排 分发投标文件到各评标组 正本投标文件要单独保存 投标保证金要核对清楚 登记 保存好 评标专家手机封存登记 分发评标表格等到各评标组 办公用品的发放与回收 指导评标专家填写评标表格 协助评标专家进行文字录入工作 汇总评标结果 编制评标小结等 组织初评 详评汇报会 修改整理评标结果 整理投标文件 发放专家咨询费 登记 收身份证复印件 评标专家手机领取登记 阶段工作内容 评标专家返程订票 送站安排 定标编制评标报告 编制定标审批单 评标报告报招管中心审核 参与定标工作 发放定标费 授标制作中标通知书及中标明细表 制作中标一览表 总表 各项目单位的中标一览表 分表 为各项目单位准备一套中标通知书及中标一览表 分表 制作招标服务费缴纳通知书 通知中标单位缴纳招标服务费 到财务缴款 开发票 凭财务部收款确认发放中标通知书 归档项目批准文件 招标方案 项目单位提供的信息 招标文件购买记录 接标记录 开标记录 评标过程的所有记录 评标报告 定标审批单 中标通知书 招标文件 投标文件 中标一览表电子文档归档 以备年底报表 工作总结 资质证年审使用 进口工作流程 阶段 前期 会议 签订合同 合同执行 报关 送货 付款 结算 外汇核销 进进口口项项目目 工作内容 与设计院 电网建设分公司 生产部沟通获取项目信息 基建项目通常由招管中心下项目批准书 生产项目通常是直接通知我们参加会议 与招管中心 项目单位沟通确定 采购方式 竞价或谈判 与设计部门联系取得技术规范书 请示招管中心是否进行技术文件审查 编制商务询价函 征求招管中心意见后发出 要点1 报价方式 密封递交 还是传真 如果是传真是提前传到我公司 还是监督人在场情况下传到招管中心 要点2 价格条款 通常要求CIF Liner Term 要点3 交货期 由业主单位确定 但也要供应商报 要点4 递交时间和地点 确定参加会议人员 项目主管部门负责确定和通知我方技术人员 监督组人员和法律顾问由招管中心指定 我们负责通知 如有外宾参加 到外办 机关保卫办理出入证 在省公司大楼适用 预订会议室或酒店 请示招管中心是否给专家咨询费 标准 开会时要有招管中心人参加 按照规定监督人和法律顾问都要参加 组织谈判 敲定价格 供货期等事项 咨询费发放 签字和身份证复印件 起草会议纪要 报招管中心 进口工作流程 组织外方和设计院签订技术协议 按照技术协议的的数量确定合同价格 与外方签订商务合同 要点1 如果是从日本 韩国进口 要求电放提单 欧美不用 要点2 分批装运是否允许 是否允许转船 要点3 开证日期和交货期 要点4 价格条款 要点5 质保条款和质保金付款条件 请示招管中心加价率 起草国际采购通知书 招管中心盖章 到项目单位签订合同 合同归档 计划合同部 财务部 我是制作一个表 要求接收人签字 为避免以后扯皮 进口合同应复印至少5份 除2份归档 银行 海关 外管局都会用至少1份 催款 基层单位每月要报资金计划 这个时间要考虑进来 要提醒基层 万一他们款到晚了 影响开证和交货期 他们是不会主动承担责任的 对我们影响不好 对外开立信用证 要点1 之前必须将款要到 要点2 提前通知财务 将款留出来 要点3 提前办理保证金开证专款审批手续 目前是我自己制的表格 有待完善 这个审批表的好处是 由于开证时间通常紧迫 一是项目单位款不会很快 二是 开早了 资金会被占用 如果我们开晚了 外方就有借口晚交货 开证时 领导未必在公司 提前办好这个就不影响工作了 要点4 提前向银行索取开证的手续 提前办好 有很多盖公章 法人章和银行印鉴的地方 另外 浦发行的客户服务经理们通常不懂国际业务 要一步一步的跟他们说清楚 开证手续主要有 开证申请书 开证协议 保证金质押合同 核销单 开证申请人 声明 进口合同 要点5 浦发行通常需要2个工作日能开出信用证 这个时间必须考虑进来 要点6 浦发行的回单不及时 也不是有专人负责 要催各种银行回单 否则 时间长了对起来很麻烦 委托代理报关单位 准备报关委托书 准备报检委托书 准备提单 正面盖公司公章 装箱单 正本发票 外贸合同 热处理证明或IPPC声明 换单保函 缴纳关税和增值税 增值税单报销前要复印一份给财务 办理认证 要求财务签字 避免扯皮 提前联系业主单位 取得接货单位联系人 地址 电话 传真 手机等 通知运输代理提货运输 给运输代理发一份 收货确认书 我自己制的 有待完善 主要是把工程名称 货物名称 数量 联系人 地址 电话 手机等信息 单件最大重量要标上 方便雇吊车 收货单位要签字后 回收 提醒材料站准备好场地等情况 避免卸车时出现困难 提货前关注天气变化 避免雨雪天气 提货当天要实时了解提货情况 保持沟通 避免运输公司和材料站出现矛盾 安排运输保险 装车后第一时间将车号通知保险公司 没有车号 保险公司是不负责的 对运输公司提出运输要求 导线是不能碰撞的 吊装时不能直接穿钢丝绳 要用铁杠子 租吊车 浦发银行到单后有通知 审核无误 签署同意付款并盖章 要点1 必须强调 立刻送过来 他们有时候会等有其他业务时一起过来 因为我们审单期是7天 7天之内没有回复视为接受 不得拒付 要点2 催