宁夏中银绒业股份有限公司办公电话管理制度.doc

宁夏中银绒业股份有限公司办公电话管理规定1 适用范围 适用于本公司所有办公电话管理。2 职责2.1 信息中心：负责电话的安装、使用、维修、停机等相关事项的统筹管理；2.2 电话责任人：负责管理自己的电话及控制电话费用（一人以上共用一个电话号码的，责任由所有使用人共同承担）；2.3 各部门：负责宣传、执行本管理规定；2.4 财务中心：负责对电话费用结算；2.5 总经理：负责开通国内、国际长途电话的审批。3 管理内容3.1 基本原则3.1.1 实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则视为部门负责人负责；3.1.2 电话号码不足时，信息中心将按就近原则安排周围附近数人共用一个电话号码；3.1.3 公司内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑；3.1.4 公司内线电话在拨打长途的过程中，请在所拨打电话之前加拨17909；3.1.5 办公电话原则上不得作私人电话使用；3.1.6 非相关人员不得在总机上接听/拔打电话（特殊情况除外）；3.1.7 办公室电话主要用于工作联系， 提倡使用文明、简捷的语言，以减少通话时间；3.1.8 非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话；3.1.9 严禁用办公电话拔打信息台；3.1.10 人员调动或更换工作台，原则上电话及电话号码随其带走；3.2 电话号码的申请与定位3.2.1 部门因业务扩大增加人员需新增电话，由部门填写电话申请表经部门负责人审核后交由信息中心负责人批准；3.2.2 信息中心负责人批准后安排相关负责人进行电话安装。3.3 电话安装3.3.1 电话之初装以开通内线为原则；3.3.2 各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、来电显示等其他需要另外收费的功能，需由申请部门填写电话申请表，由部门负责人签字后交由信息中心负责人批准，批准后方可由前台开通相应功能。3.4 电话使用管理 3.4.1 凡外来电话，遇被访人外出时，应由部门靠近人员接听，并记录留言转告；3.4.2 前台接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。3.5 电话移机、停机、停用号码重新起用3.5.1 各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时，由部门人员告知信息中心进行移机；3.5.2 部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时，部门负责人需向信息中心报停，号码由信息中心收回保管备用；3.6 电话的故障维修管理3.6.1 使用者如发现话机、线路等故障要及时报修；3.6.2 非专业人士不得私自拆装电话；3.6.3 电话故障后，需由使用部门及时信息中心，由信息中心组织检修，以确保线路畅通。3.7 内部通讯录的更新管理信息中心人员根据人力资源部提供的信息，统计人员在职状况。以部门为划分，定期更新公司通讯录。并通过腾讯通等方式，通知各个部门人员，以备联系之用。无论部门内部通讯录是否变化，均须对该通讯录进行确认，确认部门所有人员的电话号码或手机号码无误，如有更改，请及时通知信息中心予以修改。 3.8 电话费用3.8.1 每月初信息中心工作人员按计费系统话费清单进行统计，统计好后交由财务中心负责人以便其进行分摊费用与成本核算；3.8.2 用公司电话拔打的私人话费或声讯台费，信息中心统计后交由电话责任人，由电话责任人负责提供所拔人员姓名，如查找不出拔打私话或声讯费用人员则由电话责任人全额承担，进行签名确