文书起案与管理指南书WI420103(1).xls

青岛锦鲜化工1 12 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420103 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 1 适用范围 适用于公司文件与标准和质量有关的A B C D四层次体系文件 2 目 的 为规范组织体系文件起案与管理的内在统一 建立本指南书 3 职 责 管理部署负责编制本文件 规定文书的起案与管理 指导公司文件的起案的技能 动机 效果及文书的管理等 4 内 容 4 14 1 文文书书的的起起案案 文书 三 四级 起案样式 文书字体大小 标头字体大小 16 22 宋体 样式内字体大小 一般为11 12 宋体 页脚字体采用10 字宋体标识 如有封面设计的 可根据实际自行设计调整 文书页面设置 横向A4纸页面设置 页边距 上 T 1 8 1 2 下 B 1 8 1 2 左 L 1 5 1 2 右 R 1 5 1 2 页眉页脚 页眉 A 1 0 页脚 F 1 0 纵向A4纸页面设置 页边距 上 T 1 8 1 2 下 B 1 8 1 2 左 L 1 5 1 2 右 R 1 5 1 2 页眉页脚 页眉 A 1 2 页脚 F 1 2 文书基本样式 三级体系文件一般样式 如下图 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420103 青岛锦鲜化工2 12 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 内 容 注释 上图为三级管理性文件样式 通常需要添加锦鲜标志 文书名称 文 件编号 制定日期 改定日期 版次 适用范围 目的 职责 内容 公司名称 标志 青岛锦鲜化工 及页码等项目 技术性文件对 适用范围 目的 职责 内容 样式一般可按照工 程名称自行设计 其他内容的每次修正必须填写 文件更改申请单 决裁后进行更改 并存档于品保科统一管理 本公司标志使用管理 标志的长度及宽度的管理一般要符合黄金分割 点的要求设计及使用 即1 0 618的比率 四级体系 表格 一般样式 如下图 注释 上图为四级表格样式 通常需要添加表格名称 NO 记录编号 版次 公司名称 标志 青岛锦鲜化工 及保存年限等内容 具体位置见上图 无特殊情况注释所列内容不能随意改动 表格中其他内容可根据实际情 况自行调整变更 但更改前必须填写 文件更改申请单 后存档品保科 特记 文件的决裁栏位置不做特殊要求 各部署可根据文件的内容做调整 本规定体系文件中质量手册 一级 及程序文件 二级 样式以现有 受控样式进行管理 文书的定义 以形态或以再生手段存在的所有可表现行为的 字 画 影像 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420103 制 定 日 期2006 2 27 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 青岛锦鲜化工3 12 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 内 容 声音 雕塑 照片等 文书的技能 通顺的语言表达 有效的业务处理 可行的资料保存 一贯性的在办公处理所需的文书时以文书形式需要保留的办公根据或其结果 的证明资料 处理的结果或记录需要保存一定时间或相当时间时 文书起案方法 思维程序 文书 5W 1H原则 Why 为什么干这件事 目的 What 怎么回事 对象 Where 在什么地方执行 地点 When 什么时间执行 什么时间完成 时间 Who 由谁执行 人员 How 怎样执行 采取那些有效措施 方法 注 预想 结果及事后问题 强调事项要特别醒目 现象 问题点 原因分析 5W 1H 预想在前页 说明资料在后页 尽可能的以数值化的Data分析 再次考虑一下对方的立场 line 最终决裁者的决定 判断对信息的要求 在前页表现 尽可能的以编号细分化 可供选择 Back Data要明确 尽可能不要遗留疑问 如果我是决裁者 我想知道什么 4 24 2文文书书管管理理 目的 文书的分类 整理 保管 检阅 保存 废弃等管理 想把业务处理及运营的效率化 缩短管理的时间 排除重复处理 通过分类的细化 排除职务的疏漏 确保对外品质保证体系诊断的对应力 排除因没有信息 担当不在时无法进行的业务 方向 确保在2分钟内提交 查阅需要文件的可能条件 文书目录表管理及标牌管理System适应 在体系中以详细的文书分类来防止职务的遗漏 职务分析事项要制定全体文书目录表 对外品质保证体系诊断的重点管理 品质记录Master List文书化及重点管理 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420101 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 青岛锦鲜化工4 12 版 次B0 内 容 准备年1会回的全年文书管理条件 Folder Foder Box 文书目录表 复印 受控性文件或牵扯公司机密的技术性文件一律不得复印或泄密 确需 复印时 需经总经理批准后方可复印 保管 一般管理性及在用的记录性文书均应分类整理并存放于干燥 通风 安全 的地方 并进行适当的维护 记录性文件根据保存年限不同采取年一回的全年文书的入库管理 入库的 文书贮存环境应通风 干燥 防止受潮 变质 破损 丢失等 必要时应 设置防护措施 如增加温湿度管理SPEC 安装空调及加湿器等方式 贮 存方式应便于查阅存取 废弃等其他事项 一般管理性文件及记录文件的作废及其他事项详见文件管理程序及记录管 理程序 进行次序 4 34 3作作成成范范例例 Folder Folder Box Folder Box 保管台 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420101 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 职务分析业务分类制定文书目录 制定文书目录表 制定Folder 制定Folder Box 准备Box保管台 将Box摆放在保管台 贴分类标签 进行管理 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 青岛锦鲜化工5 12 内 容 Folder 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420101 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 内 容 青岛锦鲜化工6 12 Folder Box 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420101 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 内 容 Folder Box 保管台 青岛锦鲜化工7 12 改 定 根 据担当检讨I检讨II检讨 承认 青岛锦鲜化工8 12 文文书书起起案案与与管管理理指指南南书书 文 件 编 号WI 420103 制 定 日 期2006 2 27 改 定 日 期2009 4 18 版 次B0 1 适用范围 2 目 的 3 职 责 4 内 容 青岛锦鲜化工 1 3 文书的定义 以形态或以再生手段存在的所有可表现行为的 字 画 影像 声音 雕塑 照片等 青岛锦鲜化工9 12 文书的技能 通顺的语言表达 有效的业务处理 可行的资料保存 作成时机 内容复杂 没有文书很难处理的业务 需要把内容特别表现出来时 内容用语言无法充分表达 需要用文书表达时 一贯性的在办公处理所需的文书时以文书形式需要保留的办公根据或其结果 的证明资料 处理的结果或记录需要保存一定时间或相当时间时 文书起案方法 思维程序 文书 5W 1H原则 Why 为什么干这件事 目的 What 怎么回事 对象 Where 在什么地方执行 地点 When 什么时间执行 什么时间完成 时间 Who 由谁执行 人员 How 怎样执行 采取那些有效措施 方法 注 预想 结果及事后问题 强调事项要特别醒目 现象 问题点 原因分析 5W 1H 预想在前页 说明资料在后页 尽可能的以数值化的Data分析 再次考虑一下对方的立场 line 最终决裁者的决定 判断对信息的要求 在前页表现 尽可能的以编号细分化 可供选择 Back Data要明确 尽可能不要遗留疑问 如果我是决裁者 我想知道什么 文文件件编编号号方方法法 文 件 编 号WI 420101 制 定 日 期200