简论高校后勤档案管理存在的理由与策略.doc

简论高校后勤档案管理存在的理由与策略 【摘要】高校后勤档案管理工作能否做好直接影响到学校的日常运作及今后的发展建设，所以高校一定要注重高校的后勤档案管理工作。本文简单叙述了高校后勤档案管理工作的重要性之后，提出了目前后勤档案管理工作存在的一些理由，最后重点阐述了加强高校后勤档案管理的策略，以供有关人士参考借鉴。 【关键词】高校后勤;档案管理;策略 一、高校后勤档案的分类 高校的后勤档案一般可以分为文书档案、设备档案两种。文书档案是高校在进行行政管理事务的活动当中产生的，高校的各级行政部门在日常的管理工作中会形成大量的文件材料，这些文件材料主要包括工作计划、工作总结、会议记录、规章制度、考核文件、合同文件等材料，它们是反映历史的有利资料记录。学校虽然说是一个教育机构，但是它同时也是一个独立的经济法人代表，它也参与社会的经济活动，档案能够真实的记录和反映高校经济业务的发生情况，对高校以后进行经济业务查询很有帮助。高校的设备也很多，设备的购买、运转情况、维修情况等都要进行归档，设备档案主要包括购买合同的签订、设备的验收报告、设备的技术资料、设备的操作规程、设备运转维修记录等，设备档案作为高校档案的重要组成部分，如果这部分档案丢失会对设备后续的正常运转产生影响，甚至设备出现故障时会严重影响到教学、科研以及师生生活等。 二、高校后勤档案管理的重要性 高校后勤活动的记录为后勤档案，后勤档案是后勤管理、后勤经营、项目建设等活动的直接信息来源。高校的后勤部门在日常的管理活动当中形成了门类众多的档案，比如说设备档案对保障学校正常运转建设有着很重要的作用。后勤档案反映的是整个后勤的历史工作面貌，它不仅有利于保障各项工作的正常完成，还能提高学校后勤的整体管理水平，并且为现任领导提供一定的工作参谋，所以说它是后勤管理和后勤决策的基石。后勤档案还是学校规划发展建设以及各方面维修的指南针，当今教育事业的发展如火如荼，特别是高校的建设发展更是国家重点扶持项目，各大高校当中的教学楼、宿舍楼、辅助设施等的建设越来越多，供暖设施、电力设施、中水处理设施等的布置也越来越复杂，面对这么多而杂的建设项目不得不建立档案来进行分类管理记录，这也为学校今后的发展建设及维修提供依据，有效的避开了不必要的资源浪费。后勤档案还可以作为学校管理者对老师、学生、行政人员等进行奖惩的依据，随着我国市场经济越来越成熟，身为管理者不光要会看人、用人，还要学会利用档案管理来建立合理的竞争制度和奖励制度。近几年素质教育在我国的发展很快，后勤档案被称为素质教育的最好教材，以上这些都充分说明了高校后勤档案管理的重要性。 三、高校后勤档案管理工作存在的理由 (一)档案意识薄弱 虽然说高校后勤档案管理部门成立了，但是由于大家对档案不够重视，没安排专门的人员来负责档案的管理工作，还有就是工作人员对于档案这个概念并不是很清楚，很多人认为档案管理是为别人服务，又不能直接给我创造效益，造成他们对档案管理的重视度不够，甚至不把档案管理工作列为工作范围之内，正是这些错误的认识导致了档案工作不能很好的开展。 (二)档案管理过于分散 由于没有专人来负责整理档案资料，再加上工作人员薄弱的档案意识，都认为档案放在自己的部门会方便本部门的查找利用，所以就不想把档案移交到档案馆进行保存，于是各个类型的档案均分布在各个形成部门。比如设备档案放在使用者的手里;文书档案放在办公室等。这种分散的档案管理模式已经违反了档案自身的工作原则，对档案的收集、整理和保存很不利。 (三)管理人员的素质偏低 后勤在档案管理人员的配备这一块儿都是采取兼任原则，一个档案管理人员甚至可以管理档案馆里的所有类型档案，还有就是档案管理人员一般都是任课老师来兼任，任课老师有课的时候去上课，没课的时候再轮流分配到档案管理馆，这就造成了档案管理人员素质偏低的情况。一名合格的档案管理人员必须具备一定的政治素养及理论水平，对于党和国家档案管理工作的内容、政策、原则及策略都要有一定的认识，同时还要具备一定的工作能力。为了能够应对校园信息网络的建设，在高校的档案管理队伍当中还要配备一批具备现代化信息管理技术的人才，这样才不至于在全球信息化建设的大潮中落伍。 四、改善高校后勤档案管理工作的策略 (一)提高档案管理重要性的认识 后勤应该加大档案管理重要性的宣传力度，提高大家的配合档案管理的意识，对档案管理人员进行培训，不仅要让他们知道档案管理的业务知识，还要让他们知道档案管理的法律法规，这样才能够保证每一位档案管理人员能够胜任档案管理这份工作，提高了后勤档案管理的质量。 (二)建立健全档案管理制度 根据国家对档案管理的要求建立符合高校档案管理的制度文件，这些制度文件的建立是为了能够更好的开展档案管理工作，也保证了档案管理的质量和档案的利用效益。档案在进行利用的时候要根据不同的人员制定出不同的利用制度和审批手续，尽量做到有章可循，并且利用的过程当中要确保档案的保密性。 (三)加强档案交接工作的监控力度 考虑到档案交接工作的重要性，所以必须由专人来负责档案的监管和交接工作，对于档案监管人员及交接人员的主要要求有：对工作认真负责，坚持工作原则并严格按照规定的程序来办理工作的交接及监管。档案的交接工作应该是在双方监交人员的监督下进行，交接的时候要求手续齐全、帐物相符，并在交接文件上注明交接的时间、地点、移交人、接收人及监交人的姓名职务等，交接工作结束之后由移交人、接收人及学校三方各自在交接文件上签字盖章，三方各执一份。 (四)重视档案信息的开发利用 后勤档案管理并不是单纯的只重视档案资料的收集保管而已，还要注重对档案资料信息资源的开发利用，这样才能为学校今后的改革提供重要帮助。高校后勤档案工作更应注重学校发展的未来方向，在档案资源信息化建设及档案服务等关健领域中进行全方面创新，继而更好地为科研、教学服务。为此提高后勤档案资源的利用率是非常必要的。 (五)档案管理人员素质的提升 档案管理人员素质的高低对档案管理工作也有很大的影响作用。我们要清楚的认识到档案管理工作也是一门专业的管理学科，档案在管理的时候也要求标准化、科学化和规范化，在长期从事后勤保障和档案管理工作过程中，认真总结高校档案管理的成功经验，运用新策略、新经验，建立高效、规范的运转机制，以多种服务形式为档案开发创造一个广阔的空间，最终实现档案资源共享。不仅要求档案管理人员要具备良好的业务能力素质，还要有较好的政治道德素养，这样才能适应档案管理发展的需求。 五、结束语 高校后勤档案管理是学校日常管理当中的重要组成部分，它对学校平常的活动及今后的建设规划都起到了非常重要的作用，所以加强对高校后勤档案管理的建设是一项迫在眉睫的工作。 参考文献： 1李玉珍.浅谈高校后勤档案管理J.中外企业家.2