事业单位人事档案管理的水平提升论文.doc

事业单位人事档案管理的水平提升论文 摘要随着我国市场经济的快速发展人事档案管理工作已经成为事业单位的重要内容之一通过事业单位人事档案管理能够及时了解单位内部人员的整体状况同样人事档案也能够反映出事业单位发展的轨迹为事业单位进行人事管理优化内部组织结构提供参考依据在网络化的推动下传统人事档案管理已经难以适应现代化的发展要求因此进一步提高事业单位人事档案管理的规范化具有重要意义那么提高事业单位的人事档案管理规范化有什么样的意义事业单位人事档案管理中存在些问题又该通过什么样的措施来提高人事档案管理的规范化水平本文就这些问题进行探讨 关键词事业单位；规范化；人事档案；问题；措施 0引言 档案管理是事业单位人力资源部的重要工作人事档案材料涉及每个事业单位员工的基本信息通过人事档案的调取事业单位能够判断是否对单位内部人员进行考核、培训、升迁、加薪另外事业单位档案管理水平也能够有效反映单位的人力资源状况其管理是否规范、高效也决定着档案资料是否能够发挥其应有的作用因此加强事业单位人事档案管理工作的规范化尤为重要 1加强事业单位人事档案管理规范化的重要意义 11规范化的管理有利于提高档案管理效率 随着我国市场经济的快速发展尤其是企业单位用人制度的改革事业单位用人也采取合同制的方式吸纳优秀人才在事业单位的长期运行过程中会有大量人员的流动人员档案材料成为事业单位了解人才状况、实施人才调动的主要依据因此建立规范化、高效化的人才档案管理机制显得尤为重要对人事档案进行规范化管理能够有效提高人事材料的使用率第一时间掌握所需要的人事材料；事业单位人事档案的规范化管理也能够确保人事档案的性、准确性一旦工作中需要查阅就能够按照流程快速地找出相关资料减少查阅时间提高查阅效率节省大量人力确保事业单位工作的顺利实施 12人事档案规范化管理能够反映事业单位发展状况 人事档案记录了事业单位人员的整个流动过程能够见证事业单位每个时期的人员情况反映事业单位当时的发展状况事业单位的发展是由小到大由薄弱到雄厚的而随着事业单位的发展壮大其人员流动以及规模也会不断扩张从侧面也就反映了事业单位的发展状况这是事业单位的潜在资本对于事业单位进行人才培训筛选符合事业单位发展的人才具有重要指导意义能够为事业单位发展提供人才基础 13规范人事档案有利于优化人才选择机制吸纳人才 首先人事档案记录了每个人员的入职、发展、升迁、离职等基本情况对于事业单位筛选人才具有重要意义通过人事档案记录事业单位能够判断自己需要种类型的人才这样在招聘新人的过程中事业单位就会按照这些要求进行招聘有利于人才的吸纳；其次通过人事档案事业单位能够发现现有人才中存在的不足和问题这样就能够根据这些问题开展集中化的培训提高事业单位内部人员的整体素质；最后事业单位还能够根据人事档案记录对人员进行岗位调动对表现良好能力突出的人员进行表彰和升迁对表现不好能力一般的进行再次培训对不思进取影响恶劣的人员进行开除提高事业单位人员的整体工作效率和综合素质 2事业单位档案管理中存在的问题 21规范化管理意识薄弱缺乏高效的档案管理意识 在事业单位发展过程中尽管事业单位的规模以及生产力水平在不断提高但是在人事档案的管理方面却没有提高主要是因为管理人员没有重视到档案管理的重要性在管理过程中存在疏忽漏洞现象在档案管理过程中不能对档案管理人员进行及时的培训没有顺应科技发展的要求更新档案管理设备这些都是档案管理意识薄弱所引起的 22受传统档案管理模式的影响档案管理存在不规范性 档案管理工作是一个长期而持续性的工作因此在长期的管理过程中会形成惯性一旦养成固定的管理习惯再想改变就比较困难在事业单位的发展过程中传统档案管理方式影响较深管理方法比较陈旧档案管理基本依靠人工完成办事效率低难以跟上信息时代的发展步伐；另外在管理过程中往往存在许多漏洞从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节都没有形成统一有序的规章制度因此档案管理也十分不规范 23档案管理人员专业化水平不高规范化有待提高 在事业单位的档案管理工作中很多档案管理人员都不是档案管理专业的管理人员大多都是从单位内部选择的没有一定的档案管理经验和基础根据事业单位需求而进行的档案管理管理意识薄弱管理规范性不高尤其是随着事业单位的不断发展人员流动的加大对档案管理的专业化、规范化要求更高但是很多事业单位为了降低管理成本没有对档案管理人员进行补充这也加剧了管理的混乱另外事业单位档案管理制度比较简单没有完整的档案管理制度和操作依据档案人员编制较为随意这些都是影响档案管理规范化不能实施的重要影响因素 3提高事业单位档案管理规范化的措施 31重视档案规范化管理的宣传教育强化管理人员管理意识 实现规范化的档案管理模式首先就要做好档案规范化的宣传教育工作将精细化管理理念引入到档案管理工作当中提高管理人员的精细化管理意识在档案管理工作中要加强对档案的宣传教育讲解提高内部人员的重视度让档案管理人员意识到档案管理对事业单位发展的重要意义加强档案工作的收集和利用工作首先可以丰富档案信息的收集渠道建立完善的档案信息收集体系以事业单位内部各部门为主做好每个部门人事档案的信息整理和完善建立高效的人事档案收集渠道；其次建立档案材料的联动机制将事业单位人员的基本信息纳入到档案信息的收集中如工资、工作时间、家庭情况、学历、职称、奖罚状况等只有如此才能完善档案管理机制；最后要将档案管理工作纳入到事业单位年度考核工作当中只有这样才能进一步强化档案管理意识提高档案管理的规范化 32优化档案管理机制为实现规范化管理奠定理论基础 健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障因此要对档案管理机制进行优化通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善首先对档案管理制度进行公布确保档案管理制度能够落实到位确定档案管理的主要人员并由负责人对档案管理进行监督管理；其次召开档案管理规范化会议通过管理制度的制定、管理人员的升级等确定一个较为规范化的档案管理机制保障档案实施的规范化运行；再次做好档案管理的宣传工作要求各部门与档案管理部门做好协调确保档案材料收集的准确性、档案资料使用的便捷性、档案借阅的安全性等；最后责任落实到位对档案管理工作进行监督管理确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性、高效性 33提高档案材料收集、整理的规范化操作水平 在人事档案管理过程中最基础的工作就是档案材料的收集与整理只有确保这个过程规范化才能确保档案材料的完整性、准确性、规范性档案材料收集整理工作是长期的贯穿于事业单位发展的整个时期因此提高资料收集、整理的规范性尤为重要要做到这点首先要对信息收集内容进行严格审核拓展信息收集渠道根据人事特点及时有效地收集一手资料对于资料不全或者信息不足的档案做好备注后期进行完善和补充；其次对材料的收集过程以及材料的整理过程进行严格监督定期进行检查确保材料的性；再次对收集的材料进行归类整理便于档案的查找和使用；最后根据事业单位要求以及国家档案管理要求对档案管理标准和信息收集范围进行确定不断完善和补充档案信息提高档案管理效率做好档案统计分析提高管理的规范化水平 34推进档案管理的信息化水平提高管理效率 档案信息化的发展不仅能够提高档案管理的规范化水平也能提高档案材料的使用效率因此推进档案管理的信息化水平尤为重要信息化管理的最大优势就是规范化、便捷化、快速化能够在短时间内通过搜索引擎找出所要查找的档案材料另外还能够实现网络化管理可以将传统纸质档案数据信息数据化通过大数据处理提高档案信息的数据传递性从而建立网络化档案管理体系网络化档案管理就是档案管理标准化的具体体现在档案信息数据化的转化过程中会通过统一的操作模式统一的处理体系实现档案信息的统一化管理在推进档案信息化建设的过程中首先要完善档案信息化管理的基础设备加大基础设备的投入如购买必要的电脑、数据处理器等；其次要构建自己的档案信息化管理体系完善体系建设提高电子信息化的使用效率；最后建立完善的档案网络信息化规章制度确保信息化建设