文书与档案管理第九章.ppt

文书与档案管理 制作人 王红光电话ail whongguang hongguangw QQ 1219582754 第九章档案检索 利用与编研 第一节档案检索工作一 档案检索工作的内容和意义档案检索工作的内容 大致包括两个部分 一是检索系统的建立 以及检索工具的组织和积累 这部分内容又称为编目 一是根据利用者和管理的需要 通过目录 索引等各种工具 从庞大的档案群体中检出所需要的档案 意义 档案检索工具是查询档案的工具 是进行档案科学管理的重要手段 二 档案检索工具 书183 一 档案检索工具的种类档案的类型复杂 而人们利用档案的目的和要求不同 只靠一两种检索工具难以满足利用者的需要 为了适应从不同角度和不同要求查找档案的需要 于是逐渐形成了各种形式和内容的检索工具 目前我国使用较多的档案检索工具的种类大致有 1 按编制方法分目录 系统地揭示档案内容和成分以及档号的一种检索工具 如卷内文件目录 案卷目录 全宗文件目录 专题目录和分类目录等 索引 以一定的排列顺序揭示某些文件或其组合单位中某一部分 某一项目 并指明其档号或存放位置的一种检索工具 如文号索引 人名索引和地名索引等 指南 以叙述方式综合介绍档案情况的一种工具 如全宗指南 专题指南和档案馆指南等 2 按检索的范围来分以一个全宗 或部分 为对象的检索工具 有案卷目录 卷内文件目录汇集 全宗文件卡片 或目录 文号卡片 全宗指南等 以一个档案馆 室 的全部 或主要部分 档案为对象的检索工具 如分类卡片 分类目录 主题卡片 主题目录 或索引 档案馆指南等 以一定的专题为对象的检索工具 有专题卡片 专题目录 人名卡片 或索引 地名卡片 或索引 专题指南等 3 按其形式分卡片式和书本式 4 按信息处理手段划分手工检索和机器检索 二 常用的检索工具 书185页 1 案卷目录2 卷内文件目录3 分类目录4 专题目录5 主题目录6 人名索引7 文号索引8 全宗指南9 归档文件目录10 专题指南 三 档案检索语言检索语言的含义 检索语言也称标识语言或标识系统 它是根据检索需要而编制的专门人工语言 是表示档案文献内容信息及相互关系的概念标识系统 档案检索语言有三大类型 馆藏法 分类法 主题法 四 档案著录标引在编制档案目录时 对档案内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 著录包括著和录两个方面 著 即标引 标引是在档案文献的加工 存贮和检索过程中 将其内容主题的自然语言转换成规范化的检索语言的过程 标引是针对档案的内容特征而言 录 即抄录 抄录是将档案文献的形式特征 例如作者 时间 载体形态等照录在著录条目上 标引使用的是人工语言 而抄录则使用的是文献本身固有的自然语言 标引是著录的核心部分 1 档案的著录档案的著录 是档案馆 室 编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 编制检索工具 一般都经过著录和档案目录的组织两个步骤 第一步 是按照一定的规则 将每份文件或每个案卷的内容和形式特征记录下来 由若干个著录项目组合成一个条目 第二步 是将许多条目 按照一定的方法 组织成一个有机体系 形成档案检索工具 任何档案检索工具 要具备良好的存储和检索功能 都必须以著录项目的详细具体 标引准确 格式与标识符号统一 方法一致 文字简明为条件 档案著录所遵循的方法称为著录规则 现行国家标准 档案著录规则 规定的项目有 著录项目 标识符号 著录格式 著录详简级次 著录来源 著录方法等 档案著录规则 规定的著录格式 按不同著录对象 区分为文件级和案卷级两种 分类号档案馆 室 代号档号缩微号正题名 并列题名 副题名及说明题名文字 文件编号 载体类型标识 第一责任者 其他责任者 文本 密级 保管期限 文件形成时间 数量及单位 规格 附件 丛编 附注主题词提要 分类号档案馆 室 代号档号缩微号正题名 并列题名 副题名及说明题名文字 文件编号 载体类型标识 密级 保管期限 案卷内文件起止时间 数量及单位 规格 附注主题词提要 著录项目标识符是在各大 小著录项目前冠以一定的标识符号 著录项目标识符 各大项 题名与责任者等等 并列题名 副题名及说明题名文字 文件编号 规格 第一责任者 其他责任者 保管期限 相同责任者 附件著录内容标识符 责任者所属机构名称 责任者姓名 外国责任者国别及姓名原文等 自拟著录内容 载体类型标识 推测的 不能确定的著录内容 与 结合使用 每个残缺文字 未考证出的责任者 时间及难以计数的文字用三个 外文缩写 起止连接 2 档案标引档案标引就是对文件或案卷的内容进行分析 从自然语言转换成规范化的检索语言的过程 即对内容分析结果赋予检索标识的过程 其中 给予文件或案卷以分类号标识的过程 称为分类标引 给予文件或案卷以主题词标引的过程 称为主题标 档案的标引是档案著录的核心内容 档案主题标引工作 一般包括两个内容 一是对文件或案卷进行主题分析 通过分析确定其主题 二是根据主题词表进行标引 即给出主题词 主题 是一组具有共性事物的总称 用以表达文件或案卷所论述和研究的具体对象和问题 也就是文件 案卷的中心内容或中心问题 主题词 又称叙词 是经过规范化的词在标引中用以表达文件或案卷的主题概念 在检索中用它组成提问式 以表达检索的要求 主题词表 是将档案材料 标引人员或利用者的自然语言转换成规范化的检索语言的一种词汇控制工具 它是概括各行各业或某一学科领域由语义相关 族性相关的术语组成规范化的动态词典 一般由说明 字顺主表及附表组成 分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系的过程 DA T18 1999档案著录规则GB T15418 94档案分类标引规则 第二节档案利用工作一 档案利用工作的含义涉及两方面 档案的利用工作和利用档案 这是密切联系而又不同的两个概念 利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案 档案利用工作是指档案馆 室 为满足利用需要向利用者提供档案材料 也就是为利用者服务的工作 档案工作的目的 是提供档案利用 档案利用工作的基本内容 就是介绍和报道馆 室 藏档案的内容和成分 通过各种方式为利用者实际提供档案信息 进行咨询服务 档案利用工作是衡量档案馆 室 业务开展的程度 工作好坏的主要标志 对整个档案工作具有一定的检验和推动作用 正确处理利用和保密的关系利用和保密的关系 在利用工作中表现最为突出 应特别注意解决好 国家保存档案的目的就是为了利用 假若长期把档案锁在柜子里 都禁锢起来不准使用 就失去了保存档案的意义 但是 档案不仅是可供各项工作利用的重要材料 而且有一部分又属于国家机密 因此 在档案提供利用工作中要注意保守国家机密 保密的目的 也是为了更好的利用 保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围内 而且随着形势的发展和时间 地点 条件的变化而不断变化 正确处理利用与保护的关系 二 档案利用的方式和途径阅览室档案外借制发复制本举办展览制发档案证明档案咨询 随着国家信息化战略的实施 一方面馆藏档案数字化 另一方面电子文本的现行文件增长 档案利用的方式增加 档案馆基于各种数据库进行信息处理 建立数字档案查询系统 利用者可以通过登陆互联网 进入所建网站进行查询 通过网络实现异地查询 消除了时间 地域的障碍 实现档案资源共享 并能对常用检索途径进行优化 满足用户对查全率 查准率的要求 图文声像一体化检索 查询的手段 WEB查询 FTP查询 Mail查询 电话查询 短信查询 移动查询 辅助决策系统以管理科学 运筹学 控制论和行为科学为理论 以计算机技术 仿真技术和信息技术为手段 辅助中 高层决策者的决策活动 是具有智能作用的人机计算机系统 其过程可以简单描述为 用户通过会话系统输入要解决的问题 会话系统把输入的问题信息传递给问题处理系统 问题处理系统接收到问题后 进行数据信息收集 并根据知识系统中已有的知识 来判断和识别问题 推出可行性分析结果 将决策信息提供给用户 三 档案开放 书197页 第三节档案馆 室 的编研工作档案是构建社会记忆的重要工具和途径 但是档案本身并不等同于记忆 档案要真正成为社会记忆 还需经过社会认知 记忆重构的复杂过程 因此 能够使档案信息传播更广泛 可读性更强 社会影响力更大的档案编研在其中起到重要作用 而为了充分发挥档案的记忆功能 构建真实 完整的社会记忆 对档案编研也提出了相应要求 一 档案编研工作的内容档案编研工作是档案部门根据馆 室 藏档案和社会需求 在研究档案内容的基础上 编写参考资料 汇编档案文件 参与编史修志 撰写论文专著 档案编研工作的内容广泛 主要内容包括 1 编写参考资料 包括大事记 组织沿革 基础数字汇编等 2 汇编档案文件 通过对档案原件的收集 挑选 加工 编排 汇编成书 向利用者提供的是与档案原件内容一致的文献资料 有很强的真实性 可靠性 现在大量公布的历史档案选编 选集 现代文件汇编 政策法规文件汇编都属于此类 3 参与编史修志 档案部门利用自身优势 参加编修地方志 专业志 校志 编写地方史或机关 企业发展史是充分发挥档案作用的重要途径 4 撰写论文专著 撰写学术和专题论文等 二 档案编研工作的意义1 利于使档案更好地为社会提供利用2 便于向读者提供有质量保障 系统科学的档案史料3 利于提高档案工作人员的业务素质 从而提高档案馆 室 的工作水平4 利于保护档案原件和源远流长的档案史料5 利于充实档案馆 室 业务建设的内容 三 档案参考资料1 大事记是按时间顺序简要记载一定历史时期发生的重大事件 主要有以下几种 1 机关工作大事记 2 专题大事记 3 个人生平大事记 2 组织沿革系统记述一个机关 地区和专业系统的体制 组织机构和人员编制变革的一种材料 表达方式 有文字叙述 图表或图文并用 3 统计数字汇集4 专题概要 四 档案编研成果 一 出版形式在公布档案方面 不同的编纂出版形式 有着不同的特色 各有其不可替代性 1 排印 这一传统的编纂方式 如对明清档案经过标点断段排字印刷 明清时期澳门问题档案文献汇编 和康熙 雍正两朝满文奏折全译 均是大型排印本档案汇编 2 影印 自20世纪80年代开始 档案出版陆续采用影印方式 明朝档案 上谕档系列 起居注系列 造办处档案 内阁六科史书等均是采用影印形式推出 3 线装 古朴的线装书别具特色 清宫御档 便是由杭州华宝斋出版的宣纸线装仿真本 4 图录 清代文书档案图鉴 清宫塘沽档案图典 明清皇宫黄埔秘档图鉴 清宫淮安档案图录 等图文版档案出版物 5 光盘 光盘容量大 体积小 方便检索转录 受到读者特殊青睐 由北京超星公司出版的 中国明清史档案文献光盘库 辑录了1995年以前出版的明清档案 共有10盘 6 缩微胶片 对某些课题项目 在进行编纂出版后 制成缩微胶片 为特定读者服务 7 网站 构建网络编研新平台 是信息社会对编研工作提出的新的发展课题 二 开发形式在对专题档案开展系统编纂和深入研究的基础上 进行多层次的开发 是扩大档案编研成果的有效途径 1 举办专题展览 图文并茂的专题档案展览 是以对该专题档案的研究为前提的 就此而言 编研的过程便是一个展览筹备的过程 如清代帝后生活 清宫佛事活动 清宫淮安秘档 黄埔古港 清代广东贡品等专题 2 拍电视专题片 档案是电视文献纪录片的最好素材 是最直接最有力的历史凭证 如反映澳门历史的专题片 明清秘档话澳门 文献纪录片 帝国商行 专题片 故宫 昔日皇宫档案走上银屏 直面大众 尤其是28集电视纪录片 清宫秘档 旨在 走出戏说 走进真实 在中央台和香港及一些省市电视台连续播放 深受欢迎 这是档案编研开发贴近社会休闲文化的又一成功尝试 3