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5S内部审核概述 生产部工业工程科编 一 5S内部审核的含义1 定义 为评价5S活动和有关结果是否符合公司的期望和要求 以及寻求继续改善的可能性空间而进行的内部自我系统性检查 2 审核的目的使5S管理体系与公司的期望要求一致 作为一种重要的管理手段 及时发现现场管理中的问题 组织力量加以纠正或预防 作为一种自我改进的机制 使5S体系持续地保持其有效性 并能不断改进 不断完善 3 审核的内容5S活动和有关结果是否符合计划的安排 这些安排是否能有效贯彻 贯彻的结果是否达到目标 4 审核的范围所有部门 实际工作中是否按照规定的程序和方法 5 审核的依据5S手册 公司的规章制度 保证承诺 国家有关环境保护法规 6 审核的时机 频度各部门每半年至少一次 每月1 2次集中各部门巡查式审核 发生了严重的问题或生产场所等有较大整修改变时可进行临时性项目审核 二 5S审核的基本原则5S审核必须遵循以下五个原则 审核是监察5S活动推展程度 深度的有效管理工具 是为了更好更彻底地实施改善 由上而下对审核应重视并有正确认识 而不是形式上走过场 与ISO9000一样 审核的客观性 系统性和独立性是核心 原则 5S活动具有很大的灵活性 涉及方方面面 所以在审核之前 审核的范围 区域 目的 主题 和判定标准 水平程度 应明确 并达成一致意见 审核人员应对5S有深刻的认识 并有相应的整体把握及评价能力 在审核中 审核人员应该对事不对人 客观公正 审核人员应抱着一种 闻过则喜 不断改善 的态度 配合审核 三 5S体系审核条件1 5S体系必须是正规的文件化体系 2 5S体系审核必须是一种正式的活动 3 5S体系审核的局限性 四 5S体系审核步骤1 5S体系审核的两个阶段 体系文件审查 审查是否建立了正规的 文件化的体系 文件的内容是否能正确 符合标准 了解受审核方的基本情况 现场审核检查受审方的现场动作是否符合特定要求 5S手册 保证承诺书等 2 审核的步骤 审核工作计划制定公司5S审核制度 确定审核范围 确定审核频次 明确审核的目的 审核准备指定审核员和组成审核组 分配工作 收集有关文件 文件审查 视情况需要而定 制定审核计划 准备工作文件 实施审核首次会议 现场审核 收集客观证据 记录观察结果 末次会议 审核报告编制审核报告 报告分发 存档 纠正措施的跟踪向受审核方提出纠正要求 受审核方制定并实施纠正措施 验证纠正措施的有效性并记录 五 审核准备1 主要的准备工作建立审核工作系统 资料收集及文件审核 制定审核计划 编制检查表 2 内部审核工作文件审核计划 检查表 纠正措施报告 审核报告等 3 举行审核组会议确保审核前的准备工作全部完成 每个审核员对审核任务应完全了解 4 审核组与受审核部门管理者举行审核前会议确认审核计划 审核人员和检查表 安排首次会议的时间 地点 议程及参加人员 5 审核计划的内容本次内部审核的目的 审核的范围 要素或区域 审核依据的文件 标准 手册及程序等 审核组成员名单及分工情况 审核日期和地点 受审核的部门 首次会议 末次会议以及审核过程中需要安排的与受审核方领导及有关人员交换意见的会议安排 各项主要审核活动的预计日期的持续时间 审核报告的分发范围及发布日期 例 公司5S审核实施计划审核时间 2002年8月6日 8日审核范围 全场各部门审核组长 审核组成员 A组 B组 具体安排 8月6日 周二 8 30 9 00首次会议 5S审核计划书 9 00 11 00文件管理B组 办公室A组 生产区11 00 12 00B组 标识管理 生产区 12 00 13 00午餐 休息13 00 16 00A组 仓库管理B组 量具 设备管理16 00 16 30审核组内部交流8月7日 周三 8 00 12 00宣传看板 A B组 12 00 13 00午餐 休息13 00 16 00个人修养A组 办公室B组 生产区 16 00 16 30与受审核部门沟通8月8日 周四 8 00 10 00标准遵守A组 生产区B组 检查区 仓库区10 00 12 00A B组 清扫检查12 00 12 30午餐 休息13 00 15 00审核员内部小结15 00 15 45与受审部门领导交换意见15 45 16 00末次会议六 检查表1 检查表的作用是现场审核的指引 保持审核目的防止偏差 保证审核内容周密及完整性 保证审核进度及连续性 确保合理的审核线路防止浪费时间 减少随意性 保持客观 公正 规范 2 检查表的内容查什么 审核项目及要点 如何查 审核方法 抽样量及步骤 哪里查 3 检查表的具体项目审核涉及的部门 审核涉及的要素 审核员 陪同人员 编写日期 检查表审查人员签名及日期 检查表编写 七 审核实施 1 首次会议审核小组成员与被审核部门负责人召开首次会议 主持人一般为审核组长 会议涉及以下内容 人员 职责 分工介绍 审核计划内容的说明和确定 修改事项的说明和确定 审核员 被审核方意见的收集 2 首次会议进程 会议开始参加会议人员签到 审核组长宣布会议开始 人员介绍审核组长介绍审核成员分工 声明审核目的和范围明确审核目的和范围 审核依据的标准 审核将涉及到的部门 现场审核计划的确认现场审核计划一般不宜做大的改动 由各受审核部门对计划作最后确认 强调审核的原则强调客观 公正原则 说明审核是抽样的过程 说明相互配合的重要性 提出不符合的报告形式 阐明重要问题对有疑问的问题进行澄清 受审核方需要说明的其它问题 确定末次会议的时间及地点 出席人员等 会议结束审核组长致谢 八 实行审核 1 首次会议后立即转入现场审核 审核的缓冲时间为15分钟到30分钟 让所有的审核员阅读一下和自己审核内容相关的文件规范 现场审核流程图 2 信息的收集与验证 审核员对审核过程中收集的信息应进行验证 经验证后的信息可作为审核依据 信息可通过不同的渠道得到并予以验证 如 面谈实地观察文件和记录报告 业绩总结 客户的评价等 对所收集的信息应及进予以识别和记录 3 审核发现 将所收集的证据按审核准则进行评价 形成审核发现 审核发现一般分为符合项或不符合项 审核组在末次会议之前对审核发现应予以评审 对未满足要求的不符合项应详细记录在 5S内审不符合项纠正表 中 并有一定的事实依据支持 受审核方对不符合项应予以确认理解 如有意见分歧 可报审核组长向5S推进 九 末次会议1 末次会议的准备在末次会议之前审核组应进行内部商议 以便 对审核情报信息进行评审 制定审核发现的清单 达成一致的审核结论 其他相关事项的讨论 2 召开末次会议 参与人员 首次会议人员 必要时审核参与人员也可参加 会议目的 以会议的方式提出审核结论 确保审核结论得到受审核部门的理解和确认 会议进程 由审核组提出审核发现和审核结论 宣布对双方分歧的处理意见 对不符合项提出改善建议 受审核部门提出自己的看法和意见 5S推进委员长 公司领导总结发言 审核组长致谢 宣布会议结束 对会议内容必须予以记录和保存 十 审核总结报告1 审核报告的编制由审核组长负责审核报告的编制 对其准确性和完整性负责 2 报告的内容 5S体系的符合性5S体系实行的有效性5S活动的持续性和适宜性审核发现的统计分析审核的时间 地点 范围 方式及参与人员下次审核重点及其它建议事项 如下图 5S审核总结报告十一 纠正和预防措施与跟踪1 纠正和预防措施 含义 5S审核总结报告 为消除实际或潜在不合格原因所采取的措施称为纠正和预防措施 纠正和预防措施的程度与问题的大小轻重有关 采取纠正和预防措施的目的消除实际或潜在不合格原因 采取措施防止类似问题再发生或预防问题的发生 不断改进 提高管理水平 采取纠正和预防措施的作用满足5S标准的要求 保证5S审核作用的重要手段 a 审核是为了改进b 审核中发现的不足是改进的重点内容c 采取有效纠正和预防措施是达到维持 改进质量体系的手段d 发现问题及时纠正e 不断发现问题 不断采取纠正和预防措施 通过持续的改进实现5S整体水平的提高 纠正和预防措施的实施程序a 审核组职责向受审核方解释内部5S审核中出现的不合格项和需改进的方面 与受审方协商纠正和预防措施的完成期限 对纠正和预防措施的反馈进行管理 b 受审核方职责理解审核员指出的不合格项 制定纠正和预防措施的实施计划 执行纠正和预防措施计划 及时反馈纠正情况以便得到审核员验证认可 c 纠正和预防措施程序调查判别不合格的原因 进行原因分析 如人 机器 材料 方法和环境等 制定纠正和预防的实施计划 落实职责 控制纠正和预防按计划有效实施 检查纠正和预防措施的效果 对效果的有效性进行验证 巩固经验证有效的成果 更新文件或标准化 纠正和预防措施的效果不明显的可进入下一个循环 另外采取更有效的纠正措施 2 实施状况跟踪 含义跟踪是审核的继续对受审核方的纠正和预防措施进行评审验证并判断效果对验证的情况进行记录 跟踪的目的促使受审核方针对实际或潜在不合格项采取纠正和预防措施 验证纠正和预防措施的有效性 向最高管理层报告 跟踪的实施程序a 跟踪的形式 以书面文件形式提供给审核员或跟踪工作负责人作为已进行了纠正和预防措施的证据 审核员到现场进行跟踪验证 b 跟踪工作中审核员职责证实受审方已找到不合格的根本原因证实采取的纠正和预防措施是有效的证实所涉及的人员对纠正和预防措施有所认识并进行了适当的培训以适应变化后的情况 记录所采取的纠正和预防措施 并对有关文件进行改进 向审核组长报告跟踪结果 c 跟踪程序审核组识别实际或潜在不合格审核组向受审核方提出采取纠正和预防措施的建议受审核方提交纠正和预防措施计划对受审核方拟采取的纠正和预防措施的可行性予以评审受审核方实施并完成纠正和预防措施审核组对纠正