医学设备档案信息管理探讨论文.doc

医学设备档案信息管理探讨论文 随着各种医学设备的发展种类越来越多和更新换代频繁社会需求量大过去那种依靠纸质文件为主的设备档案管理模式占用空间大、资源消耗多、管理和使用不便等特点已经无法适应和满足现代医学设备管理需求而以计算机、网络和通讯等现代信息技术为手段的信息管理与信息系统不仅存储量大、运行高效、读写方便、准确、安全可及时调整和更新完善有关信息较好地实现医学设备档案信息管理的优化管理1确保设备购置、使用与维护的及时、准确与可靠对充分发挥设备性能、延长设备寿命、降低设备成本等都有积极意义下面仅就现代医学设备档案的信息管理主要问题作如下探讨 1现代医学设备分类及其档案信息管理要素与作用 根据医学设备价值可将医学设备分为高值设备和低值设备2按设备大小可区分为大型和中小型设备其中大型医疗设备又分为甲类（如质子治疗系统、其它单价在500万元以上的大型医用设备等）与乙类设备（如X线电子计算机断层扫描装置、医用核磁共振成像设备）按设备的性能与用途可医学设备进一步细分为医学影像、生化检验、电生理检测、生命体征监护、医用光学、手术麻醉、生命支持类、急救类、植入类、辐射类、灭菌类等按医学设备的使用情况又将设备分为关键设备、主要设备、一般设备通用设备与专用设备医疗设备较提倡的分类法有三大类即诊断设备类、治疗设备类和辅助设备类就某一台（件）设备而言可依据它们的生命周期设置若干管理要素建档进行信息管理如申购、论证、选购、采购、安装、验收、标识、培训、使用、保养、维修、校准、检验、调试、评估、报废处理等从而实行系统性精细管理根据设备属性及其管理要素进行分类管理的目的主要是便于开展科学性、规范性、程序性和系统性优化管理为了检索与读写方便、脉络清晰、层次分明和管理质量有效提高工作效率、减少差错保障设备性能与安全更好为疾病预防、控制、诊疗和科学研究服务 2医学设备档案信息管理的内容 医学设备档案信息管理的内容应能覆盖设备生命全过程包括从设备计划与申购时开始至最后妥善报废处理等各种要素与关键性问题其中任何影响设备正常与安全运行和维护、商（服）务纠纷、权属关系、责任追究和故障研究等资料（图片、录像、文字材料、设备运行数据、发生问题的处理处置方法）等有参考作用的重要信息都应列为档案信息管理范畴设备申购批件、设备论证、招投标文件、验收文件、培训记录、设备标识、编码管理、运行与维护记录、年检报告、损坏赔偿、修复说明、大修后设备状况确认评估、报废申请与批复、报废设备去向等应资料完整手续齐全程序及要求符合相关规定设备说明书、操作指南、生产厂家与配件和耗材供应商的资质证明文件（生产许可证、经营许可证、产品注册证）、设备产品检测与年度检验合格证、保修、维修与相关服务合同或协议等文件与记录更是档案信息管理的重要内容随着设备“含金量”和疾病预防、诊断和治疗对设备的依赖性提高如大型设备、关键设备、主要设备、专用设备、生命支持类、急救类、植入类、辐射类等重要设备其正常运行、有故障的及时修复和日常保养维护更应建立健全完善的设备信息管理体系包括设备生产厂商、供应商或代理商、维修工程师、易损件与常用耗材资料都要认真收集注意保存以确保人民生命健康利益与国家财产安全设备运行所发生的各种故障或存在问题要及时形成记录保存证言证物并注意针对设备问题反复观察、检测、验证与评估直到原因被完全查清此类故障不再发生各种问题症状消失同时各相关设备操作使用人员和部门负责人须应知应会地掌握有关处理方法和要领保障这些重要信息不遗漏、不丢失所需材料或零部件、技术支持及软件调整等资料都作为重要信息被保留以预防类似的问题或故障的再次发生也为发生其他问题与故障时的原因分析处理提供重要参考 3医学设备档案信息管理的方法 医学设备档案信息化管理的方法以简便、实用、系统、完整、安全、高效、利于升级管理为原则可结合各单位实际情况因地制宜逐步完善提高可考虑用以下办法： 3.1对医学设备档案进行分类分级管理 设备档案信息管理可参考传统纸质档案资料管理的方法根据设备情况设置二至五级类目下级类目是上级类目的细分结合计算机技术依次建立层级菜单或文件夹（见图1）加以编码与标识以方便使用对每类设备每级类目的文件夹或各级菜单用简单、实用、易以区分而又方便记忆与应用的办法进行统一命名、编码与标识以方便检索到目标文件并对其进行读写、拷贝、传输等处理与利用 3.2注重电子文件的应用 除了特别重要的文件如设备结构图、使用说明书、保修单、检测合格证、合同书、上级审批文件、规章制度等必须要保存纸质文件原件其余大多数资料都被转换为电子文件、或直接制做成电子文件使用和保存如装箱单、维修单、维修保养与使用记录等较重要的文件或资料也通常制做成电子文件备份保存临床医疗机构的医学装备科和具体设备使用部门以保存设备资料复印件和电子文件为主重要的纸质文件必须及时移交单位档案管理部门统一管理以防止丢失与损坏过期的无参考应用价值的文件材料应及时从作业现场移出以防误用与传统保存纸质文件的方法相比电子文件管理除了能节省大量储存空间、人力物力与减少大量资源浪费而且资料收集、整理、保存和使用都更省事、省力、快捷与方便在计算机和影像技术、网络通讯十分发达的今天电子化文件的广泛应用对医疗设备管理和使用给各部门与各行各业都带来了诸多便利如发生故障时的现场数据和照片设备运行使用效果等都可被及时记录、传输和保存对进行有关分析研究和疑难问题处理提供更清晰、准确和有效的资料对社会监督也提供重要帮助 3.3注重设备信息的收集和整理 现代设备档案信息管理的作用和效果如何很大程度集中体现在设备信息的收集和整理上如今的设备档案信息资料的收集已不仅限制于原始单据凭证、说明书、结构图或保修单上随着医用设备的复杂性与应用日益广泛设备档案与其信息管理已发挥越来越重要的作用因此设备档案信息资料的收集就赋予并强调、及时、准确、完整、系统、合法与安全的内涵与要求注意鉴别与剔除不符合归档要求的文件信息如无参考利用价值的事务性、临时性文件不需办理的一般性群众来信、电话记录等对正式的重要档案信息资料交接要有移交人、接收人和监交人三方签字认可设备档案信息资料的整理是为了将有用的相关资料系统与完整地汇集在一起并进行并装、编辑、备份和统一保存等处理以便于日后利用或销毁等利用现代信息和网络通讯技术可以较方便地收集与整理到许多对指导设备使用、维护的外来指导性文件、支持性文件和处理多种疑难问题的宝贵信息不仅能给使用者及时认识和掌握不少设备性能、准确处理设备故障提供了便捷的途径与学习条件还可以为设备管理提供较好的理论指导与技术支持使知识更全面、内容更丰富、视野更清晰、管理更系统但是使用人员也应注意外来信息的科学性与通用性由于患者的个体差异以及同种设备同样的故障表现可能发生的原因不同所以不能千篇一律照搬照套应注意鉴别使用以免给患者或设备造成更大的损害同时由于网络信息管理的难度和复杂性须注意科学识网安全上网合法使用网络信息资源并注意防止重要设备档案信息资料的失密、泄密、损毁和丢失档案信息资料的保存应依据各种载体特点采取妥善的防潮、防高温、防虫、防尘、防磁、防压、避光等防变质与防毁坏措施 3.4专业设备管理软件的应用与借鉴 如今已有许多设备管理软件面市和投入使用或试用这些软件不乏优点与各具特色其优越性有待大家逐步了解与认识其内容与设计思路、运行效果也将会逐步改善并逐渐走向成熟因此有理由相信医学设备及其档案信息化管理的路子一定会越走越好和越来越宽广 4结语 医学设备档案管理的目的主要是为了更好发挥各种设备档案的信息作用使医学设备更好造福民生为社会服务并达到利益最大化现代信息管理为医用设备档案管理和相关资源挖掘使用提供了更优异的条件与平台从而引领设备管理步入规范化的先进轨道实现设备档案信息化管理是设备档案优化管理的具体方向和