建筑设计档案管理论文.doc

建筑设计档案管理论文 建筑设计档案管理论文【1】 【摘要】建筑设计档案管理的质量是衡量建筑施工单位质量的重要依据是工程质量管理程序中重要的一个环节 档案管理部门应认真把好质量监督检查关做到准确、齐全、规范从而保证建设工程项目按时按质交工 本文分析了建设建筑设计档案管理存在的一些主要问题指出了档案管理在施工文件厂家档案施工文件处理上应采取的措施 【关键词】工程项目;档案管理;措施 建筑设计是一个动态的过程从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收档案一直处于活跃的状态直至验收以后才能相对稳定 建筑设计的档案记载了工程项目活动的全过程一旦工程出了问题或交工后需要改建、扩建档案资料就会成为宝贵的信息资源 搞好建设项目的档案管理仅靠档案管理人员埋头进行具体业务工作远远不够其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用 在建筑设计的过程中影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重部分工作人员不重视 为了解决这个问题档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约摆正档案和建设项目的关系确保建设项目的收集归档工作的正常有序进行 1建设建筑设计档案管理中存在的问题 1.1施工综合管理文件原件不齐全 由于空间和时间的关系有的非常重要的文件在下发或转发时就是复印件难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求 有的单位疏于资料管理造成原始文件丢失 也有的单位频繁更换专业技术人员在资料移交时又把关不严同样造成了原始文件遗失 1.2工程资料验收签证不齐全存在代签现象 随着工程施工进度的需要或为了急于满足施工进度要求工程进行现场验收后没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字结果等验收小组解散后找不到当事人签字 1.3竣工图编制不规范 有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制在竣工图的形成过程中或使用旧的施工图改制成竣工图或对原图修改过多或使用计算机图的复印件或划改不当以上种种现象均不符合竣工图编制要求 1.4施工资料格式不规范 施工过程中形成的资料格式不统一不规范 有用A4的有用16开的有用32开的文件幅面的页边距不等差距较大使案卷的装订工作被动 1.5施工原始资料书写不规范 施工过程中原始资料的书写五花八门形形色色有用钢笔的有用圆珠笔的有用铅笔的有用复写纸的 而这些签证都不利于档案资料的长期保存与竣工资料归档要求不符 1.6施工原始验收签证资料填写不规范 交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里有的栏目没有签署意见有的随意进行涂改降低了原始资料的可信度从而降低了竣工资料的使用价值 2建筑设计档案管理的措施 2.1施工图设计文件的管理 目前有些建筑施工单位为了抢时间抢进度实施“先上车后买票”边施工、边设计、边办手续造成返工、停工严重影响了工程质量给工程档案收集、管理带来诸多弊端 2.1.1要健全城建工程施工图预报审查制度 各施工单位在工程施工前办理报送工程竣工档案责任书的同时将工程施工图报送城建档案管理部门经城建档案管理人员审查确定符合要求再行通知施工 这样就可以避免无工程施工图先施工或边设计边施工 同时城建档案管理人员也熟悉和掌握了工程施工的要求、进度从而增强业务指导的可行性和目的性也为工程竣工后档案收集工作奠定了一个良好的基础 2.1.2要加强施工单位档案人员业务培训提高业务素质依法管理工程档案意识 档案管理人员要掌握档案法和工程档案管理办法等法律、规章严格依法管理坚决禁止无施工图先施工、边设计边施工的现象要及时做好工程图纸、资料收集 及时把工程施工档案的归档范围、归档时间送到施工人员手中并经常深入施工第一线了解施工进度了解施工工程图的实施情况确保施工档案材料齐全完整 2.2厂家档案管理 厂家档案资料由厂家提供经采购方验核后移交有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别有国产和进口之分 资料本身复杂繁多加之涉及厂家多各厂家提交的资料又各有其特点情况复杂给厂家资料的验核工作增加了不少难度 一般情况下商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求除了参与签订合同的部门如：采购部门、使用单位、专业管理部门等工程管理单位及档案管理部门也要参与其中在厂家提交资料时核实其完整性 厂家档案资料包含了物供中心采购部分(即甲方采购)及EPC项目由总包单位采购的部分 对于甲方采购部分档案部门要保证主要的资料收集齐全 做到按要求领取及验核并结合经验主动出击避免随机资料不齐给归档工作增加难度 在没有合同或协议的情况下对照设计图纸了解采购情况及应提交的资料争取在工作中处于主动及时做好催交工作迫使业务人员重新重视对照合同或协议检查厂家资料完善所交资料 对于EPC项目要监督厂家按合同汇总移交EPC单位质检人员要认真把关保证随机资料归档齐全并且不影响归档时间 2.3施工文件的档案管理 2.3.1竣工资料的收集应从工程项目立项做起 设立工程项目资料管理机构和管理人员应从工程项目立项开始负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作负责对施工单位竣工资料的指导、监督 竣工资料编制工作应实行“三同步”管理制度即工程立项开始与竣工资料收集同步;工程施工过程与竣工资料形成同步;工程完工验收与工程资料验收同步 将资料管理贯穿到工程施工的全过程 2.3.2建立健全资料管理制度 项目管理部门在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况制定适合本工程项目的资料管理规定明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任做到分工明确责任明确 工程项目管理单位和监理单位在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据好操作这样才能避免资料格式的多样性、不规范性 只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备原材料质量保证资料可靠 2.3.3加强过程控制是保证竣工资料有效的手段 建筑设计的相关单位、工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任做到建筑设计与资料整理同步进行避免设计施工与资料分离切忌先完成施工任务而后补资料的现象发生负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场对各施工单位的资料的同步性、性、准确性、完整性、规范性进行检查 2.4结语 建筑设计档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作的顺利进行缩短交工验收的期限避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力顺利完成建筑设计档案的验收和移交工作 参考文献 1蔺湘：施工企业应重视工程项目的文件档案管理陕西建筑年第11期 2吴燕玲：浅谈施工图审查文件档案归档科技资讯年第3期 3张涛：竣工资料质量失控主要原因及解决方法土木建筑学术文库(第11卷)年 建筑工程档案管理论文【2】 摘要：近年来我国建筑行业在整体管理水平和能力上都有了显著的提高特别是加强了对于施工工艺、安全、技术、进度、质量的全面 为了有效解决我国建筑行业现阶段的技术档案管理问题我国建筑企业在加强软硬件建设的同时也在加深了对于其意义的认识 关键词：建筑工程;档案;管理;意义 建筑工程档案管理工