物资仓库管理细则.doc

物资仓库管理工作实施细则1 总 则本细则规定了物资验收、入库、出库、退料、调拨、盘点工作的管理要求，目的是为了控制物品储存的安全风险。2 术语和定义仓储管理：是指对仓库及仓库内物资进行的管理，是为了充分利用所具有的仓储资源提供高效的仓储服务所进行的计划、组织、控制和协调过程。3 职责3.1物资采购部3.1.1贯彻执行上级各类物资仓储管理制度。3.1.2对本公司入库物资统一造册登记并上报，确保账务登记完整、避免资产流失。3.1.3负责本公司物资的验收、入库、出库、退料、调拨、盘点等工作。3.1.4定期组织本公司仓库物资盘点工作并与财务部对账，确保账、卡、物相符。3.1.5负责本公司各级物资的配送和调拨工作。3.2 财务部是物资的价值管理部门，负责会同物资采购部建立完善的库存物资明细账，确保财务账、实物账相一致，负责派员参与物资采购部定期盘点及单据、账务稽核，形成闭环式的管理。3.3物资使用部门组织做好物资验收工作，配合物资采购部做好入库、出库、退料等工作。4 管理内容与方法4.1 物资验收入库4.1.1 到货物资按物资类别或项目分类由相应仓库的仓管人员负责接收。4.1.2采购员通知供应商发货，同时通知物资使用部门、仓管人员到货物资信息和到货时间，以便提前做好验收入库准备。4.1.3物资须在入库前进行验收，并由物资使用部门组织使用部门人员参加验收，验收合格后方可办理入库手续。4.2.1 火车或飞机托运物资提货后视同待验物资，均应按要求进行验收。4.3.1物资验收4.3.1.1物资到货后，验收人员按要求将到货物资放置验收区域验收。每宗货物在到货后5个工作日内完成交货验收。4.3.1.2 验收人员凭送货单、供应商发货的装箱单，对到货物资进行交货验收。4.3.1.3验收物资时必须小心操作，不损坏物资，启封和搬运时应按包装标志及物资状况进行操作。凡下列情况应不予通过验收：无送货单、无产品出厂合格证、外观损坏、严重锈蚀、配件不全、质量低劣、变质损坏等。4.3.1.4验收过程如发现单据不齐或与实物不相符，应马上通知物资管理专责立即与供应商交涉，要求补足或退换，并要求供应商或送货人员签字认可。如属重大问题，验收人员需把到货物资放置在验收区域等待处理，不得入库。如属一般次要问题，验收人员可先签收并在签收书面上注明。4.3.1.5对于无单据，但明确属于本公司的到货物资或经采购员通知先行收货的物资，可先暂行签收，作为未入账物资分别存放。4.3.1.6验收人员应根据实际情况填写到货验收单。如有差异，还需做好缺陷、差异的详细记录，必要时可拍摄或录像，并要求供应商或送货人员签字认可。4.3.1.7直接出库物资由物资采购部委托物资需求部门负责接收，物资采购部组织验收。到库物资由物资采购部组织验收。物资验收应填写物资验收记录表（附录G）；对技术含量较高的需开箱验收的物资，要求供货方、项目管理部门、施工方、物资采购部以及使用部门或技术部门共同验收。 4.3.2 物资入库4.3.2.1物资入库应按照“先物后账”的原则处理，即到货实物入库后方能对库存信息进行更新。4.3.2.2 经验收合格，验收人员、送货人员在验收单签名确认，安排送货人员把货物搬运到指定区域，并对应物资类型、项目挂上物资记录卡。卡上应列明物资名称、数量、项目、等内容。4.3.2.3仓管人员须在验收完成后两个工作日内在物资信息系统录入入库单，办理物资入库手续，更新库存信息。4.4现场收领料4.4.1 物资需送抵工地的，物资采购部应提前通知物资使用部门计划到货时间。在非生产现场进行装卸，由物资采购部.组织安排；物资如需进入生产现场进行装卸，由物资使用单位负责办理。具体流程如下:4.4.1.2设备运送至工地现场，如一时不便进行交货验收的，物资使用部门或其委托的施工安装单位与物资采购部应先按数量进行移交，待施工开箱时再会同供应商或物资使用部门共同进行交货验收。4.4.1.3验收过程如发现单据不齐或实物不相符，物资采购部应立即与供应商交涉，要求补足或退换，并要求供应商或送货人员签字认可。如属重大问题，物资采购部需把到货物资放置验收区域等待验收，不得办理入库手续。如属一般次要问题，物资采购部可先签收并在签收单上书面注明。4.4.1.4经验收合格，物资采购部需书面填写设备材料直送移交单，如有缺陷、差异，还需做好详细记录，必要时可拍摄或录像，并要求供应商或送货人员签字认可。现场到货填写现场到货开箱验收单（附录H）4.4.1.5物资采购部在设备材料直送移交单共同签名确认后两个工作日内，将其录入物资信息系统直接生成入库单、出库单、领料单，办理现场收领料手续。4.4.1.6直送施工现场的设备材料应尽可能存放在室内，由物资使用部门或委托施工单位指定存放位置。物资使用部门或其委托施工单位应自行做好保管措施，避免日晒雨淋。如只能露天放置的，由物资使用部门或委托施工单位负责实施防雨防潮遮盖，并加以苫垫，防止水浸。4.5 物资仓库保管与保养4.5.1物资保管要求做到“五无”，即无短缺、无渗漏、无锈（腐）蚀、无霉烂变质、无破损变形。4.5.2忌晒、易挥发的物资必须存放室内，大设备等无条件入库房的应严密遮盖，底部垫离地面，防止暴雨时受淋受浸。4.5.3精密仪表、仪器、忌潮物资应在密封干燥或恒温的库房储存，小件贵重物品应有专人保管。4.5.4金属材料及设备的金属部位要做好防氧化，防锈蚀的养护工作。4.5.5 纺织物、棉麻及纸类制品应防鼠咬、虫蛀，定期翻晒防止受潮发霉。4.5.6易破碎的瓷瓶、玻璃制品要垫放平稳，不得超高堆放，防止撞击；残烂包装应更换重装。4.5.7优质钢材及其制品、有色金属相仿易混淆的物资应用色油涂写区别；透平油、液压油、变压器油等装载容器应专用并定期清洗，防止油渣杂物污染，容器外部亦应用色油涂写区别，以免混用造成重大事故。4.5.8 有储存期限的物资，应建立明显标记，记清出厂时间和进库时间，分批存放，发放时做到先进先发，先生产的先发；在将要超过有效期时及时上报处理。4.5.1 所有设备的附件及技术资料、试验记录、产品合格证、钢材的材质报告、油品的试验报告等均应妥善收集保管，建立在库物资技术档案，防止散失而无法查考。4.5.10与正常生产工作共用的应急装备，可与本单位正常生产装备设施共同存放和保养。属应急配置专用的装备设施，应按相应规定设立仓库妥善存放和按时保养，并指定专人负责。4.5.11报废物资根据物资种类（电工产品、通信产品、仪器仪表、材料产品、机械产品、工器具、办公自动化产品、低值易耗品）或主要成分（铜、铁、铝等）进行分类保管。4.6 物资出库4.6.1 储备物资出库应遵循先进先出、推陈储新的原则。4.6.2 为加强物资出库管理，需明确各类物资领用部门领用人名单，实行专人负责。4.6.3物资出库，仓管人员须凭经物资使用部门和相应的物资采购部审批同意领用的物资领料单、或经主管领导批准的物资调拨单等出库凭证予以办理出库手续。4.6.4仓管人员必须严格核对出库凭证并确保其真实性和可溯性。有下列情况者不应给予办理：手续不全；无物资使用部门负责人签名；有涂改或签字（印章）不全；代写或代开出库凭证。4.6.5 经核对无误后仓管人员通知物资使用部门领用或送货到指定地点。4.6.6 物资发放时坚持做到“四核对”。即核对单据是否齐全；核对名称、规格型号是否准确；核对所发物资的数量是否相符；核对库存数量是否与账卡相符。核对无误后，还应做到收发双方共同点数、验尺、验斤、检查实物和单据，如有不符，当即纠正。4.6.7正常情况下不准先领料后补手续。如遇事故紧急抢修等情况，可凭本公司主管领导批示予以出库，但物资使用部门应在两个工作日内补办出库手续。4.6.8 物资出库后，仓管人员将物资出库凭证信息录入物资信息系统，确认物资正式出库并更新库存信息。4.6.9对收回各项目部的物资(原已出库,现由物资采购部统一管理),各部门（班组）要领用时凭审批手续完备的XX公司物资领用申请单（附录I）进行领用。4.7 物资退库4.7.1退运物资、工程退料的相关部门应将物资退回相应仓库，并办理退库手续。4.7.2物资退回仓库时应填写退库单并提交仓管人员，由仓管人员根据退库单信息验收、核对退库物资。4.7.3退库物资经确认无误后，移交部门、仓管员在退库单上签名确认。仓管人员安排将退库物资搬运到指定区域，并对应物资类型、项目挂上物资记录卡。卡上应列明物资名称、数量、项目、退库单号、仓号、产品制造日期等内容。4.7.4 仓管人员应在三个工作日内在物资管理信息系统上录入退库单，更新库存信息。4.8物资盘点4.8.1 我公司物资盘点采取年末全面盘点方式。4.8.2物资采购部提出盘点计划，组织本部门、财务部门组成盘点小组，按计划完成盘点工作。4.8.3 盘点前统一封库、账截至时点，由仓管人员封库，盘点人员封账。4.8.4 盘点人员至少每两人一组对库存物资进行盘点并记录结果。4.8.5盘点结束后，盘点小组应把盘点结果上报物资采购部负责人。4.8.6物资采购部负责人根据问题严重程度决定进行局部重盘或其它整改措施。4.8.7盘点时发现的账外物资，需要报损、报废的物资应按财务部门有关规定处理。4.8.8财务部收到盘点小组提交的盘点报告和盘点差异报告后，结合财务物资明细账进行核对，确定盘点差异调整方案，形成最终盘点报告并进行调账处理。4.8.9 库存物资经过盘点，要确保账、卡、物相符。4.8.10为了达到账实相符、账账相符、账表相符，物资采购部物资明细账每季度至少与财务部门的物资明细账核对一次，如出现财务物资明细账和物资采购部物资明细账不一致的情况，必须查明原因，找出差异进行调整，直至账实一致、账账一致。4.8.11 年终由物资采购部组织财务部等相关部门进行盘点，填报公司仓库年终物资盘点明细表（附录K）。4.9库区管理4.9.1 仓位规划4.9.1.1 按照工程、生产运行维护和应急等物资的基准存量、物品体积所占空间，以及装卸的便捷性合理地安排使用库容。4.9.2 仓库安全4.9.2.1 各种人员、车辆进入或离开仓库前需在仓库门岗登记，取得仓库管理人员同意后，仓库门卫方可让有关人员、车辆进入或离开仓库。4.9.2.2 仓库管理人员应定期巡视仓库环境，做好巡视记录，发现问题及时上报。4.9.2.3 库区应装设闭路电视监视，其监控室（门卫值班室）严禁外人进入。4.9.2.4 凡进入库房或库区范围作业的工作人员必须佩戴安全帽并系好帽带、穿戴手套、工作服，严禁赤膊、穿短裤、穿拖鞋。4.9.2.5仓库建筑应坚实，门窗牢固，须通风、通气、通光、干燥、防潮；库房通道在地上应有明显标线。5.11.2.6库区内应标明区域划分，所设的禁止吸烟、车辆限速、消防器材放置等警示标识应清晰、整洁、规范，消防通道要保持顺畅。4.9.2.7库区和办公场所应保持整洁、卫生，保证库区排水畅通，无淤泥、杂物、积水、漏水和“四害”。4.9.2.8 消防器材按消防部门的标准配备和放置，由专人负责检查、维护、保养，保证其处于正常使用状态。 4.9.2.9 因工程施工需要使用电焊、气焊时，需办理许可手续，做好防护措施并派专人监护方能工作。4.9.2.10 库区内一切电力设施的安装和使用应严格遵守供用电安全规定。4.9.2.11对库房内电力设施要经常检查，下班前应关好门窗和拉断电源。4.9.2.12装卸工具（如叉车、移动桥吊车等）不用时，应却断电源，应停放在指定区域。4.9.2.13仓管员应依据仓库巡视检查表（附录J） 每周对所辖仓库进行检查。5.12 记录与保存本标准在执行过程中要求的记录形式和保存期限按下表规定执行：序号记录名称表单格式记录类型保存地点保存期限1物资验收记录表附录G表格打印表格，手写记录、签名。本部门2年2现场到货开箱验收单附录H表格打印表格，手写记录、签名。本部门2年3XX公司仓库领料单附录I表格打印表格内容，手写签名。本部门2年4仓库巡视检查表附录J表格打印表格，手写记录、签名。本部门2年5XX公司仓库年终物资盘点明细表附录K表格打印表格内容，手写签名。本部门2年5 附则附录A 物资入库流程附录B 物资出库流程附录C 物资退库流程附录D 现场收领料流程附录E 物资盘点流程图附录F 发现问题上报流程图附录G 物资验收记录表附录H 现场到货开箱验收单附录I XX公司物资入库单附录J XX公司物资出库单附录K XX公司物资退库单附录L 仓库巡视检查表附录M XX公司仓库年终物资盘点明细表附录A:(规范性附录)物资入库流程物资入库流程图XX公司物资管理部门物资管理人员开始通知供应商发货，通知验收人员物资到货时间和信息按要求将到货物资放在验收区验收进行常规验收（数量、外观、外包装说明等）是否通过是否需要货物质量验收是是到货质量验收是否通过更新库存信息，确认收货否是结束通知采购员否与供应商协调换货或退回供应商验收人员物资使用部门验收人员附录B:(规范性附录)物资出库流程XX公司物资出库流程图XX公司物资使用部门材料员开始填写物资需求单并通过部门审核核对物资需求单是否通过否是办理领用手续更新库存信息是否库存数量偏低上报需求，补充库存结束否物资管理部门仓库管理人员附录C:(规范性附录)物资退库流程XX公司物资退库流程图XX公司物资使用部门材料员开始填写物资退库单并通过部门审核验收核对退库物资是否通过是更新库存信息项目是否完成结算退入物总库结束否退入物资总库是物资管理部门仓库管理人员附录D:(规范性附录)现场收领料流程XX公司物资现场收领料流程图XX公司物资管理部门采购员开始通知供应商发货，通知验收人员物资到货时间和信息按要求将到货物资放在验收区验收进行常规验收（数量、外观、外包装说明等）是否通过是否需要货物质量验收是是到货质量验收是否通过更新库存信息，确认收货否是结束通知采购员否与供应商协调换货或退回供应商物资使用部门验收人员附录E:(规范性附录)物资盘点流程图XX公司物资盘点流程图XX公司物资管理部门物资管理人员 开始做出盘点计划，成立盘点小组，并通知相关部门参与盘点封库封帐盘点，记录盘点结果并上报 是否有差异提交盘点差异报告是否审核盘点结果及差异报告是否需要重盘是局部重盘或整改结束否仓管人员盘点小组附录F:(规范性附录)发现问题上报流程图附录G:(规范性附录)物资验收记录表箱号名称厂家检查内容包装外观检查型号核对出厂合格证出厂试验报告技术说明书图纸或资料设备外观检查核对专用工具核对备品备件缺损件登记处理意见和签字附录H:(规范性附录)现场到货开箱验收单现场到货开箱验收单制单人制单时间到货方式货到现场验收组织单位验收日期验收类型正常到货验收验收地点序号物资名称规格型号验收数量计量单位到货日期外观验收开箱验收资料验收数量规格验收备注验收情况记录备注： （1）开箱验收栏应填写开箱结果：合格或不合格；若不能当场开箱应注明待开箱，具备开箱条件时参与验收各方到场见证并记录开箱结果。（2）属无包装的到货物资，应在开箱验收栏注明。（3）使用部门：（4）验收组织单位：使用部门。附录I:(规范性附录)采购入库单单据日期：单据编号：仓库：供应商：部门：业务类型：存货编号存货名称单位数量单价金额合计核准人：采购交料人：收料人：记账：附录J:(规范性附录)材料出库单单据日期：单据编号：仓库：工程名称：部门：业务类型：存货编号存货名称单位数量单价金额合计核准人：发料人：收料人：记账：附录K:(规范性附录)材料退库单单据日期：仓库：工程名称：业务类型：退库序号物资名称及规格型号单位领用数量退库数量备注合计核