2008年合同管理办法.doc

李沟字（2008） 号 签发人： 关于印发李沟矿业公司合同管理办法的通知公司所属各单位、机关部室：为全面落实集团公司2008年工作会议精神，规范我公司的合同管理，并结合我公司实际，制定了李沟矿业公司合同管理办法（以下简称办法），现将办法印发给你们，请遵照执行。附：李沟矿业公司合同管理办法 李沟矿业公司 二00八年二月一日李沟矿业公司合同管理办法第一章 总则第一条 为规范李沟矿业公司的合同行为，维护企业合法权益，防范经营风险，根据集团公司下发的义马煤业（集团）有限责任公司合同管理办法，结合我公司实际，制订本办法。第二条 公司所属各部门对外签订的各类合同一律适用本办法。第三条 李沟矿业公司合同管理工作实行“统一管理”的原则，建立“事前防范，事后总结，以事前防范为主”的合同管理制度。第二章 合同管理机构及职责第四条 李沟矿业公司合同管理部门在合同管理方面的职责一、制定和修订合同管理制度，报李沟矿业公司批准后组织实施。二、结合李沟矿业公司实际，制定相关标准合同文本。三、参与李沟矿业公司重大合同的谈判、起草、审查、修订、确认工作，办理合同鉴证、公证，对本单位合同的履行实行全程管理。四、建立合同档案，保存有关合同资料。五、参与本单位合同纠纷的诉讼、仲裁。六、李沟矿业公司对外签订合同应使用合同专用章，但法律法规规定可以使用行政公章的除外。七、合同专用章应由专人保管，按规定使用并做好登记，严禁混用、代用或借用。第五条 李沟矿业公司合同管理的基础工作具体内容如下：一、建立合同档案。合同档案包括合同正本、副本及附件，合同履行中标的物，价酬的签收记录，合同分批履行的情况记录、变更、解除合同的协议（包括文书、函电）各方签约人授权委托书及当事人资信证明均应妥善保管。二、建立合同管理台帐，根据合同的不同种类建立合同台帐，其主要包括：序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的价金、履行期限、履行情况及备注等。三、填写“合同情况月报表”。各单位应在每月5日之前将上月合同履行情况报合同管理部门。第三章 合同签订第六条 签订合同必须贯彻诚实信用，协商一致，平等互利，等价有偿和择优签约的原则。第七条 有权对外签订合同的主体是李沟矿业公司。除法定代表人外，合同签约人员必须持有合同主体的授权委托书，并在授权范围和授权期限内行使签约权。第八条 受委托人应具备的条件1.政治素质：能自觉遵守国家的法律政策，遵守企业各项规章制度；依法具有民事权利能力和民事行为能力；此前无贪污受贿、假公济私和损公肥私等损害企业利益行为。2.业务素质：熟悉本职工作，有相应的业务知识和业务工作能力，能积极维护企业利益，曾有良好工作业绩，无遗留不良问题。3.法律素质：具有合同法和其它民商法基本知识，并在实际工作中能灵活运用上述法律知识。第九条 在签订合同前，洽谈人、经办人、签约人必须认真了解对方当事人的情况主要包括：对方单位是否具有法人主体资格、对方当事人的民事主体资格、经营权限、履约能力以及资信情况，对方签约人的签约权限等，确保所签合同合法、有效。第十条 合同洽谈人、经办人、签约人的职责如下：一、在授权范围内负责谈判，签订合同。二、对签订合同的可行性、真实性、合法性负责。三、对报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责。四、对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，并负责积极处理，对发生的合同纠纷负责具体解决或积极协助有关部门进行处理；五、.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。第十一条 签订合同，如涉及企业内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡后方可签约，除所即时履行清结外，一律采用书面形式。采用信件，采用数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等形式订阅合同的，应在信件、数据电文中注明，以合同确认书为准。第十二条 合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确，避免产生不必要的歧义。合同内容应注意的主要问题是：1.首部：写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。2.正文：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量、包装标准、验收标准、验收项目、验收时间、验收地点和验收方法要求要明确、具体，供方对标的质量负责的条件、范围和方式，以及对标的质量提出异议的期限和方式应有明确约定；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、超欠幅度、自然损耗率及其它必须明确的要求等；包装费用、运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金；违约责任应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；合同争议解决方式必须约定明确，除合同履行地明确在我矿所在地的合同外，争议管辖法院或约定仲裁机构应明确为矿所在地法院或仲裁机构。3.结尾：双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章等不合格印章；注明合同有效期限。第十三条 签订购货合同应按公司规定的供货商资质条件、产品供货条件及标准从严控制供货商资质和产品质量（必要时可采用招标形式选择供货商），比价竞价，择优选定，以现货交易为主；付款尽可能采用分期付款方式，如需预付货款或定金按我国合同法有关规定办理。签订销售合同应坚持“现款现货，即时清结”的原则，款到发货，非特殊情况不得采取其他结算方式。第十四条 依照国家法律法规和李沟矿业公司有关规定必须采用招标方式签订的合同，应当按照招投标法和其它有关法律、法规规定的程序和方法进行，参与人员不得明招暗定，徇私舞弊。第十五条 在我方当事人作为合同债权人的情形下，应力争根据担保法的有关规定设定担保，担保方式包括定金、保证抵押、质押和留置。国家机关、企业法人的分支机构、职能部门不能作为保证人。第十六条 签订合同，除合同履行地在我方所在地外，应力争在书面合同中协议选择我方所在地人民法院管辖或约定由我方所在地仲裁机构仲裁。第四章 合同的审查 第十七条 李沟矿业公司实行“审签用鉴”制度，经办单位或部门必须将合同文本或合同确认文本报合同管理部门，经审核并修订后签字盖章。 第十八条 对方当事人的资信、履约能力由合同经办单位或部门负责审查。 第十九条 合同经办单位对所提供给合同管理部门的情况负责。第二十条 合同审核权限一、李沟矿业公司所签订的合同。二、按义马煤业（集团）有限责任公司合同管理办法的规定，需集团公司合同管理部门负责审核的，有集团公司合同管理部门审核。 第二十一条 合同审查的要点是：1.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本办法规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。2.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3.合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；合同非正常履行时可能受到的经济损失。第二十二条 一、在签订合同确认书前，将合同确认书文本连同信件，数据电文报合同管理部门审核。二、以招标形式签订合同的，在签订合同前，将合同文本连同招标文件报合同管理部门审核。三、合同管理部门对合同书文本或合同确认书文本进行审核后，填写合同审核意见书，报领导批示，做出批准、不批准、通知申报单位补报材料或进一步谈判的决定。并反馈给合同经办部门或人员，合同经办部门或人员，对合同进行修改后，凭合同审核意见书办理签章。第二十三条 法律、行政法规规定应当办理批准、登记手续的，合同签字盖章后，应到法定部门办理批准、登记手续，合同自批准，登记后生效。第二十四条 李沟矿业公司机电、财务、企管等职能部门按照各自职权对合同的签订和履行进行监督。合同经办部门：审查合同的业务、技术条款、企业资信情况、履约能力等，负合同签订的主要责任。生产机电部门：应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行全面审查，对之负责。财务部门：是否与本单位计划抵触以及对合同支付条款，支付进度进行审查负责。合同管理部门：对合同的条款是否完备、文字用语是否准确、规范进行审查负责。第五章 合同的履行、变更和解除 第二十五条 合同依法成立，即具有法律约束力，合同当事人应严格履行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。第二十六条 合同签订后，合同主体应指出合同履行责任人，负责合同的履行，如改变合同履行责任人应上报合同管理部门批准后，原履行责任人必须将全部的合同资料完整地移交给接任人。合同履行责任人的职责如下： 一、对合同的全面履行具体负责。履行过程中发现问题及时上报，并积极想办法处理或协助有关部门处理。二、保存和管理合同签订和履行的一切资料，合同履行完结后，及时将资料上交归档。第二十七条 各部门对外签订的合同，经办人必须复印两份，一份给合同管理部门，另一份给财务部收执，以便财务部按照合同的规定收款或付款。第二十八条 在合同履行过程中，对涉及各方当事人的权利义务发生变化事项，须经合同管理部门同意后，应获得有关当事人的书面同意或者确认取得书面凭证。第二十九条 合同履行责任人，必须完整地收集合同签定和履行过程中产生的全部的书面凭证并妥善保管。第三十条 合同履行责任人，应及时了解和掌握对方当事人的履约情况，如有确切证据证明对方丧失或可能丧失履行债务能力情形的，及时上报合同管理部门同意后，应及时采取停止履行、要求对方提供担保等有效措施。第三十一条 合同履行过程中，对我方已经履行的义务，应及时向对方索取书面接收凭证，并且对方接收标的物和出具接收凭证的人员，必须依法或依约具有代理权限的人员。第三十二条 合同履行过程中，我方已履行完毕，但对方当事人尚未履行完毕并且怠于行事其到期债权，对我方造成损害的，应及时行使代位权。第三十三条 合同履行过程中，我方已经履行完毕，但对方当事人尚未履行完毕，并且有下列情形之一的，应及时行使撤销权。一、对方当事人无偿转让其财产，对我方造成损害的。二、对方当事人以明显不合理的低价转让其财产，给我方造成损害的，并且受让人知道该情形的。第三十四条 合同约定的履行期满，对方仍未履行完毕的，应及时催告对方履行合同义务，并索取相关催告证据防止时效过期。第三十五条 合同履行完毕，合同经办单位或部门应将合同签订履行的所有资料复印件交给合同管理部门存档，备案。第三十六条 对方当事人提出变更、解除合同的，应提交合同管理部门批准后，按照合同约定和法律规定，并应按本办法办理有关手续。变更合同，在达成变更协议前，应将变更协议草本报合同管理部门审核。原合同是经过法定部门批准，登记的，在达成变更协议后，应报原批准，登记机关办理批准，登记手续。经过公证机关公证的合同，在达成变更协议后，应报公证机关重新公证。第三十七条 有下列情形之一的，报经合同管理部门批准，我方当事人应及时行使解除权：一、因不可抗力致使我方不能实现合同目的。二、对方当事人迟延履行债务或有其它违约行为，致使我方不能实现合同目的。我方当事人行使解除权，应当书面通知对方，合同自通知到达对方时解除。合同签订后，虽不具备第一款情形，但合同的继续履行对我方将造成较大损失的，报经合同管理部门批准后，与对方采取协商的方式解除合同。第六章 合同纠纷的处理及奖惩第三十八条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定处理，合同未约定的按法律规定处理。第三十九条 合同纠纷发生后，合同当事人或经办部门应及时采取措施，避免或减少经济损失并及时与合同管理部门联系，确定处理纠纷的方式和工作人员。第四十条 我方履行合同义务后，对方尚未履行或尚未完全履行合同义务满三个月且有可能损害李沟矿业公司利益的，合同经办单位或部门应及时报合同管理部门。第四十一条 合同纠纷需要通过仲裁、诉讼等途径处理时，按照集团公司关于办理诉讼、复议、仲裁案件的暂行规定办理。第四十二条 合同纠纷处理或执行完毕的，应将有关资料报合同管理部门存档。第四十三条 对在合同签订、履行和纠纷处理过程中，由于失、渎职或其他违法行为损害本单位合法权益，造成重大经济损失的直接责任人员，追究经济责任、行政责任，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。第四十四条 对在合同签订、履行和纠纷处理过程中，收受贿赂、损公肥私的有关人员，一经发现，追究经济责任，行政责任，构成犯罪的移送司法机关追究刑事责任。第四十五条 对在合同签订，履行过程中，尽职尽责，挽回或避免、减少经济损失的有关人员，合同管理部门酌情给予奖励。第七章 合同管理程序第四十六条 合同管理的程序一、各有关单位要按照本办法的规定做好合同签订前的准备工作，确保所签合同的合法、有效。二、准备对合同事议的洽谈前要在合同管理部门备案，必要时要有合同管理部门人员参加。三、将谈判后确定的合同意向书报合同管理部门。四、合同管理部门出具合同审核意见书。五、根据合同审核意见书，修订合同意向书，形成正式合同。六、将正式合同同合同审核意见书到合同管理部门办理签章。七、合同履行期间各单位要及时将合同履行情况以书面形式报合同管理部门。八、合同履行终结后将合同正本、副本及