企业费用管理办法设计.docx

创新成果实验二企业费用管理办法设计研发团队：会计12101班第一小组团队负责人：杨 杰团队成员： 王伟博、刘宜东、杨 杰、龚成友 沈智源、郑思奇、董甲鹏、冯庆亮 张 晶、钟绍慧、蒋鹆聪企业差旅费管理办法设计一：总则：随着公司业务的不断拓展，为了保证出差人员工作和生活的需要，特制定本规定。二：范围：1、国内（1）上海市内交通：以公交车，汽车，地铁为主，如果遇到紧急情况，可以打出租车，以发票为依据进行报销（2）上海市外其他省份：鼓励出差人员原则上不坐软卧，出差人员如遇过夜，可以坐硬卧，如果遇到特殊情况或者距离远，经过领导批准可以坐飞机（仅仅限于经济舱）。上述交通运输的报销需要持发票报销，没有发票的不给报销。（3）住宿，出差人员的住宿由公司一起安排盒预定，出差人员由外单位免费接待提供住宿的无住宿发票的一律不给报销，因特殊原因（由市场开拓），接待别人导致住宿费超支的需要经过领导批准方可报销。（4）餐补，所有工作人员出差期间的伙食补助按照每人每天50-100元，因特殊原因（由市场开拓接待别人）导致的伙食费超支的部分需要经过领导批准方可报销。（5）电话业务：电话业务产生的费用每人每月300元补贴（具体电话单为依据）2、国外（1）交通 出国出差期间所乘工具如条件允许，短途应该优先选择公交车，地铁，长途优先选择火车动车。长途费用凭票据如实报销。（2）住宿：公司人员出差住宿由公司一起安排预定，公司不能安排预定的，由出差团负责人按照公司规定的住宿标准预定宾馆，报销以住宿票据为依据。（3）餐补：所有出差人员出差期间的伙食补助费按每人每天200-300元，报销以票据为依据。（4）电话业务：出差人员电话费由以出差日当天至返回日所在期间产生的话费为依据。四：注意事项1.员工的任何招待活动均需遵循中国以及所在国家的法律法规2.运送业务相关的样品，材料，资料的费用。3.出差时间为5天以上的可以据实报销合理的洗衣费4.以上项目按票据如实报销5.机载电话，行李超重的乘机特殊费服务项目，酒店负责电视节目，未经批准的旅程盒娱乐。违反当地治安交通等造成的罚款。上述为不可报销的项目。6.部门经理报销金额在1-2000元之间可以由会计人员直接报销，2000元以上的由公司领导批准签字后由会计人员报销，公司普通员工报销金额在1-1000元之间由会计人员报销，1000元以上需要经过领导签字批准后在由会计人员报销。7.报销时限，出差人员报销差旅费，需要在返回公司后5个工作日内申请会计人员报销，如果超过5个工作日期间，无论任何原因都不给报销（如有特殊情况，非人为不可以控制因素，在经过公司领导批准后可以延长报销时限）。8.会计人员在报销入账时，因审核票据与有效性，如果确定无误，应据实入账，如果票据有损坏，更改或者字迹不清楚现象应该由出差人员更正无法确定票据的有效性则票据无效，不给报销。公司办公室负责差旅费管理办法的制订、修订，财务部负责监督各部门、各单位贯彻执行及本办法的执行检查。9.出差人员主管负责派遣出差人员，审查、约定员工出差申请单，根据本办法审签差旅费报销单。各单位、各级领导应坚持原则，严格审批和控制出差人数、地点、时间等，不得以任何名义和方式照顾无出差任务的人员出差，否则，一经发现，除扣回差旅费外，还要追究单位领导责任。 10.出差人员依据本办法填制员工出差申请单、差旅费报销单。 11.各经办会计人员依据本办法负责审查、给付差费借款，审查、结算差旅费报销事项。五：报销差旅费程序： 1.职工出差回公司后，应在一周内以书面、电子邮件等形式向主管领导汇报出差过程、出差实际期限、出差效果及任务完成情况，如实填制差旅费报销单，经主管领导审批后连同出差申请单（未借支者），向财务部门申请报销、结算。报销单据要按主要交通凭证、住宿证明发票（指按标准报销者）、业务招待费、和其他可据实报销凭证（如特批的住宿发票、的士票、通讯费发票、会议费发票、培训费发票等）等类别分类分单据粘贴整齐，由本人计算票据张数和总金额，并签字，交财务预审在原始单据上加盖了核销章后，按授权要求执行审批程序，再到财务报销；未按照要求粘贴的，经办会计人员可以不予受理。结算后多借、补支差旅费要在三个工作日内到财务部门清算完。前帐未清，后帐不借。2. 的士费核报： 出差外地的士票原则上不予报销，特殊情况确需乘坐出租车时，的士费用需经部门负责人审核，分管领导批准后予以报销。3. 部门负责人必须仔细审核相关票据和确认实际出差往返时间，经财务审核发现违反公司规定的票据一律没收，同时追究批准人、当事人的责任。 4.财务部根据实际出差天数计算出差补贴，并对票据的真实性、合法性进行审核。 5.员工报销时凭符合总经理和部门授权书授权规定，相关负责人签认的差旅费报销清算单等，送财务部门办理。6.订票费、退票费、寄存费等属合理性支出据实报销。 7.职务或职称变动以人事命令为准，由办公室负责审查并向财务部报送名单。中途进入公司的员工，办公室审查后，符合岗位要求的职称或职务，由办公室及时通知财务部。8.文件中未明确的事项，总经理另有授权的，按其授权文件执行。 9.出差高原地区补贴标准： 在海拔二千二百米以上地区出差的员工，除按规定报销差旅费之外,另每人每天补贴40元。10.本办法自下发之日起执行，原相关差旅费管理规定自行作废，文件由研发团队负责解释。办公费用管理办法为了进一步加强对办公费的日常管理，促进管理工作的规范化和标准化，提高办公费的使用效率，结合我公司工作实际，按照“务实高效、从紧必需”的原则，制定本办法。本办法所指的办公费包括办公用品、邮费、纸张费、水费、电费、网费、设备耗材及其他办公费（包括照片洗印费、封塑费、资料复印费、打印费等）。一、管理原则：1、预算管理原则。每年年初，由财务核算部根据公司确定的年度预算总额，将办公费预算分解落实到各部门（中心）及片区，按进度严格审核和报销费用。各部门及片区要严格控制费用支出，将费用控制在预算范围之内，不得超支。2、归口集中管理原则。公司机关的办公用品、纸张费、设备耗材由综合办集中管理，综合办负责定点供应商确定，签定购销合同，负责办公用品的采购、入库、实物管理、出库及台帐的登统工作，负责定期盘存并向财务部提供盘存报告，负责办公费的报销。在选定供应商时，应通过多种途径，对比各家的物品质量、价格，确保所选定的供应商提供的商品物美价廉，并要求供应商开具增值税专用发票。各部门原则上不得自行购买办公用品及耗材，特殊情况下需自行采购的须经过公司领导同意后方可实施。3、提倡无纸化办公，节约办公用纸，尽量采取电子文档传阅和网络传输方式。4、除有特别规定的文件用纸外，其他打印、复印都可双面使用。打印前认真核对文稿，避免印错。5、计算器、订书机、打孔机、装订机等办公用品，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失需个人赔偿。6、妥善保管自己的办公用品、工具等，他人借用时需及时归还。7、据实报销管理原则。公司机关各部门的邮费及其他办公费由各部门在费用发生时，按照取得发票经相关领导签字确认后方可报销。 8、各部门应爱护办公用品，如发现故意损坏办公用品情况，有责任人按该物品的双价赔偿，并给予一定的行政处罚。9、办公用品严禁挪为它用或私自带回家，一经发现，将给予责任人一定处罚，并在全公司通报批评，情节严重者，报公安机关处理。10、草稿、讨论稿、参阅文件等一般文件应尽量在已用纸张的空白面印制，废文件再利用以减少浪费。11、办公用品严禁挪为它用或私自带回家，一经发现，将给予责任人一定处罚，并在全公司通报批评，情节严重者，报公安机关处理。12、据实报销原则。公司机关各部门的邮费及其他办公费由各部门在费用发生时，按照取得发票经相关领导签字确认后方可报销。13、定额控制管理原则。实行定额控制原则，办公费定额标准按每人每月10元。二、水电管理1、办公室尽量采用自然光，不开或少开照明灯，下班后要关闭所有电源，杜绝长明灯现象，做到人走灯灭。2、减少办公设备电耗和待机能耗，饮水机、复印机、打印机、电脑、空调等各种电设备停止使用时，要及时关闭电源，以免造成不必要的浪费。3、当不用水时要将水龙头关紧，冲洗时再开，当水龙头或管道漏水时立即通知相关人员维修更换。4、空调开放，冬天零度以下，夏天30度以上可以上班时开，下班提前0.5-1小时关闭。三、电话使用管理电话是必备的通讯工具，合理使用电话，节约通讯费是每个员工应 尽职责。公司电话主要用于办公事，不准用公司电话打私人长途。四、招待费用管理1、对外招待必须提前填写招待申请，报总经理审批同意方可执行，如遇特殊情况，需短信或电话说明，事后补办申请。2、烟酒由公司办根据需要填写采购单，经总经理审批后交采购部采购。由公司办入库统一保管，领用时根据招待人数确定烟酒规格数量，经总经理批准方可领用，没有用完的烟酒必须及时归还至公司办。以上由公司办负责检查监督考核，每月底由公司办汇总报总经理。五、办公用品采购及发放程序1、各部门根据办公用品费用额度标准和员工需求于每月25日前填报采购清单经部门负责人签字后报公司办。2、公司办对各部门计划汇总后报总经理审批后送采购部采购。3、办公用品采购到仓库办理入库，由公司办领出，将各部门申报的计划发放，对计划外不予发放，特殊情况必须经总经理审批。4、各部门于每月1-5日凭领料单至办公室领取计划内的办公用品，原则上每个部门只能领取部门计划内的办公用品，办公室在发放办公用品时应进行计划核实，对计划外的不予发放，特殊情况必须经总经理审批。六、报销流程1、填写办公费用报销单：另附购物申请单，采购单及发票，部门负责人审批，财务负责人审核，由财务总监审批，金额大于2000元的由总经理审批，最后由出纳付款。 2、各部门及片区在使用办公费时要坚持“从紧必需，厉行节俭”的原则，按照“经营一元钱，节约一分钱”的要求，牢固树立降本减费的全局观念，从一张纸、一支笔、一个回形针做起，养成自觉降本减费的良好意识和习惯，推动降本减费工作落到实处。3、财务核算部在受理