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江都水利工程管理处工程技术档案管理办法（试 行）二六年二月目 录第一章 总则 1第二章 工程技术文件的收集 2第三章 工程管理技术文件内容要求 6第四章 工程技术文件整理归档 9第五章 工程技术资料、档案的验收 17第六章 工程技术档案移交 18第七章 工程技术档案的保管 20第八章 附则 23第一章 总则第一条 为了加强水利工程技术档案的管理工作，充分发挥工程技术档案在工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用，根据中华人民共和国档案法和水利部、江苏省水利厅档案工作的有关规定，结合我处水利工程档案管理工作的具体情况，特制定本办法。第二条 水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档后的工程技术文件，产生于整个水利工程建设及建成后的管理运行的全过程。它包括工程建设、管理运用全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历史记录。第三条 水利工程技术档案是工程管理的依据之一，是十分重要的技术资源。档案的收集、整理、归档应与工程建设、管理同步进行。各工程单位应高度重视水利工程技术档案和管理工作，明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，以确保档案的完整、准确、系统、真实、安全。第四条 工程技术档案的管理应符合国家档案管理的规范，应按要求进行档案的整理、排序、装订、编目、编号、归档，确定保管期限。按规定进行档案借阅管理和档案的鉴定销毁工作。第五条 工程技术档案应设立专门的档案室保管，应按档案保存要求采取防霉、防虫、防小动物、防火、避光措施。并按规定每年组织档案验收和移交。第六条 本办法适用于江都水利工程管理处工程管理单位档案资料室的档案、资料管理，对外经营项目的工程(建设或)管理档案也可参照执行。第二章 工程技术文件的收集第七条 工程技术文件分为工程建设（包括工程兴建、扩建、加固、改造）技术文件和工程管理技术文件（包括运行管理、观测检查、维修养护等）。第八条 工程建设技术文件，是指工程建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、竣工文件和竣工验收文件。按江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求进行收集整理。第九条 工程管理技术文件，是指工程建成后的工程运行、工程维修、工程管理全过程中形成的全部文件。第十条 工程兴建过程中形成技术文件，应在工程验收交接前完成收集、整理，建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向工程管理单位移交整个工程建设过程中形成的工程建设技术文件。第十一条 工程扩建、加固、改造建设时，工程建设管理单位应积极收集项目全过程中形成的工程技术文件，应在设计合同、施工合同、监理合同中明确移交管理单位需要的文件套数。第十二条 收集范围工程建设技术文件包括：立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、及竣工验收全过程中形成的纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。（详见附录A表1水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表）工程管理技术文件应包括：工程管理必须的规程、规范；工程基本情况资料（包括：工程基本数据，工程运行统计、工程大事记、事故报告等）；设备基本资料（包括：设备随机资料、设备登记卡、设备普查资料、设备评级资料等）；设备维护资料（包括：设备大修资料、设备维修养护资料、设备修试卡、设备试验资料等）；工程运用资料（包括工程运行期和非运行期的各种记录）；工程维修资料（即工程岁修、防汛急办、大站维修、工程维修养护资料等）；工程检查资料（包括：工程定期和不定期检查、工程专项检查、工程水下检查、工程安全鉴定、安全检测等相关资料）；工程观测资料（包括水工观测中规定的观测资料、水文观测数据统计资料及其它专项观测资料等）。以及工程管理相关资料：防洪、抗旱方面的文件、消防资料、水政资料、科技教育资料等。（详见附录A表2、表3 抽水站、水闸工程文件材料归档范围和保管期限）第十三条 收集时间工程建设技术文件的收集按江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求，从立项开始随工程进程同步进行。工程管理技术文件的收集，按不同类型分为随工程运行维护同步收集，验收前进行汇总整理：1、工程基本资料工程基本数据包括工程规划设计数据，由工程规划设计、竣工资料摘录；水情特征值，每年年底水文资料整编后从水文资料统计中摘录；工程事故、大修加固情况、存在问题，每年年底工程资料整编时摘录。工程运行统计，每年年底根据工程运行记录统计。工程大事记与工程管理运行同步记录，每年年底进行整编。事故报告，按事故处理程序及时收集，在事故处理完毕后及时将相关资料整理归档。2、工程设备基本资料在设备购置、改造同时收集设备随机文字材料、图纸、使用说明等资料。设备登记卡，在工程建设、加固、改造、设备购置后及时填写。设备评级资料，根据省厅要求评级后及时收集保存。3、设备维护资料设备大修、设备维修养护资料的收集与设备大修和维修养护同步进行。设备修试卡，当设备维修、试验后及时填写修试情况，每年汛前检查后（在管理处、省水利厅检查前）填写汛前检查情况。设备试验资料，由处试验单位出具试验报告。工程管理单位整理保存。4、工程运用资料工程运行记录、非运行期值班记录收集与工程运用同步进行，每月初整理上个月的运行记录。5、工程维修资料工程岁修、防汛急办、大站维修、工程维修养护资料收集与工程项目实施同步进行。岁修、防汛急办、大站维修工程资料在工程竣工验收后及时整理存档。工程维修养护资料每年年底整理存档。6、工程检查资料工程定期检查和不定期检查、工程水下检查、工程专项检查资料的收集与工程检查同步进行；工程安全检测、安全鉴定在安全检测、安全鉴定完成之后，及时收集鉴定、检测部门出具的安全检测报告和安全鉴定报告。7、工程观测资料工程观测资料（包括垂直位移、测压管、河床断面、伸缩缝、裂缝等）的收集与工程观测同步进行，并在年终参加管理处、省厅资料整编后，存档。第十四条 文件质量要求（一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；（二）永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；（三）复印打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量；（四）录音、录像文件应保证载体的有效性、可靠性；（五）电子文件应以光盘为长期储存介质。第十五条 工程技术文件内容要求真实、详细、完整、准确、系统。要能准确地反映工程建设、管理的全过程，能真实记录技术数据、体现技术要点、反映技术问题解决的情况及存在问题等。工程建设技术文件内容要求按基建项目的有关规定执行。第三章 工程管理技术文件内容要求第十六条 泵站工程管理技术文件内容要求1、工程基本资料工程基本情况登记资料（A4）：根据规划设计文件、工程实际情况、运行管理情况及大修加固情况编制。其中包括泵站水系图、泵站总布置图、站身平面图、站身剖面图、抽水站基本情况登记表、主机泵技术性能曲线、主机泵外型组装图、辅机系统原理图、泵站主结线图、泵站垂直位移标点布置图、泵站渗压测点布置图（平、立面）、泵站伸缩缝测点位置结构图、上下游引河断面位置图及标准断面图等。2、设备基本资料：其中设备登记卡、设备评级资料、消防资料按相应的填写要求执行；3、设备维修资料：设备大修报告：按大修报告书要求填写机组基本情况、机组检修组织情况；按解体程序填写各种原始测量数据、摄取水泵叶片汽蚀、损坏部件和技改部件等的照片、详细填写检查情况；按安装程序填写各种测量数据、详细填写检修情况、大修施工进度；填写首次启动技术检查表和试运行情况表。文字描述应详细至具体部位，不应笼统地简述。主机大修总结应包括工程概况、大修原由、大修概况、人员组织、机组拆检情况、检修内容、检修项目、检修中消除的重大缺陷及采取的主要措施、检修中采用的新技术、新材料情况、设备的重要改进措施与效果、检修后尚存在的主要问题及准备采取的措施，检修后的设备评估，主要试验结果与分析以及结论。变压器大修报告，变压器大修总结参照机组大修报告及总结。其它辅机、电气设备的大修资料参照机组大修资料编写。设备修试卡内容应包括检修原因、检修部位、检修内容、更换零部件情况、检修结论、试验项目、试验数据、试运行情况、存在问题等。4、运行记录包括运行值班记录、工作票、操作票、绝缘记录、运行记录统计等。填写用黑色水笔，内容要求真实、清晰，不得涂改原始数据，不得漏填，签名栏内应有相应人员的本人签字。5、工程维修包括大站维修、防汛急办、工程养护等项目的资料，具体内容应执行江苏省江都水利工程管理处工程维修养护项目管理办法。6、检查观测分检查、观测两部分，检查包括工程定期检查（汛前、汛后检查）、水下检查、特别检查、安全检测，观测包括垂直位移观测、扬压力观测、伸缩缝观测、裂缝观测等。检查应有原始记录（内容包括检查项目、检测数据等），检查报告要求完整、详细、能准确反映工程状况；观测原始记录要求真实、完整、无不符合要求的涂改，观测报表及整编资料应正确，并对观测结果进行分析。其它资料按相关要求进行编制。第十七条 水闸工程管理技术文件内容要求1、工程基本情况登记资料（A4）：根据规划设计文件、工程实际情况、运行管理情况及大修加固情况编制。其中包括水闸工程示意图、水闸基本情况登记表（详见附录C表2）、水闸安全始流曲线和水位流量关系曲线、水闸垂直位移标点布置图、测压管布置图、伸缩缝测点位置结构图、上下游引河断面位置图及标准断面图等。2、设备基本资料：同泵站。3、设备维修资料：设备修试卡内容应包括检修原因、检修部位、检修内容、更换零部件情况、检修结论、试验项目、试验数据、试运行情况、存在问题等。设备大修资料应包括设备大修实施计划、大修开工报告、设备解体记录及设备原始数据检测记录、设备大修记录、设备安装记录及安装数据、设备大修使用的人工、材料、机械记录、设备大修验收卡、设备大修总结。设备大修总结设备大修中发现和消除的重大缺陷及采取的主要措施、检修中采用的新技术、新材料情况、设备的重要改进措施与效果、检修后尚存在的主要问题及准备采取的措施，检修后的设备评估，主要试验结果与分析以及结论。4、工程运用资料：包括闸门运行记录、配电房操作记录、发电机运行记录、工作票、巡视检查记录、工程运用运行统计等。填写用黑色水笔，内容要求真实、清晰，不得涂改原始数据，不得漏填，签名栏内应有相应人员的本人签字。5、工程维修资料：包括岁修、防汛急办、工程养护等项目的资料，具体内容应执行江苏省江都水利工程管理处工程维修养护项目管理办法。6、检查观测分检查、观测两部分，检查包括工程定期检查（汛前、汛后检查）、水下检查、特别检查、安全检测，观测包括垂直位移观测、测压管水位观测、伸缩缝观测、裂缝观测等。检查应有原始记录（内容包括检查项目、检测数据等），检查报告要求完整、详细、能明确反映工程状况；观测原始记录要求真实、完整、无不符合要求的涂改，观测报表及整编资料应正确，并对观测结果进行分析。其它资料按相关要求进行编制。第四章 工程技术文件整理归档第十八条 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。工程建设管理所形成的全部文件由工程建设管理单位按上述要求进行整理。第十九条 工程技术文件整理应按项目整理，要求材料完整、准确、系统，字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，图片、照片等应附相关情况说明。第二十条 工程技术文件组卷要求（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。（二）工程建设项目按江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求组卷，施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。（三）工程管理按类别、年份、项目分别组卷，详见附录A表2、表3，江都管理处抽水站（水闸）工程管理文件材料归档范围和保管期限表（试行）（四）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。（五）工程技术文件的分类及档号1、工程技术文件分类以工程为基本单位，1级类目分为01基本建设，02工程管理，03防洪、抗旱，04消防，05水政，06科技教育，07其它等；2级类目按各1级类目下包含的项目内容编制，“01基本建设”下分01原建、02（一次）加固、改造、03（二次）加固改造；“02工程管理”下分01规程、规范，02工程基本资料，03设备基本资料，04设备维修，05设备修试卡，06设备试验，07工程运用，08工程维修，09工程检查，10工程观测等（详见附录A表4）。2、工程技术档案的档号编写：工程代号.1级类目.2级类目.序号。例如：01. 02. 02. 01 序号 2级类目 1级类目 工程代号表示：江都一站. 工程管理类. 工程基本资料类.“第一卷”管理所管辖几个工程的，档号应从工程代号开始编写（管理所只管辖一个工程的，档号编写可不编工程代号，从1级类目开始）。各工程单位可根据工程档案情况增设3级类目，但档号层次不宜过多。工程单位可根据工程档案情况进行增加1级类目、2级类目的内容。第二十一条 卷内文件的排列建设项目卷内文件按江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求排列：（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。（四）竣工图按专业、图号排列。（五）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。工程管理卷内文件按时间、重要性、工程部位、设施、设备排列，其它要求同上。第二十二条 案卷编目（一）案卷页号。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写的文件在右上角；双面书写的文件，正面在右上角，背面在左上角；图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方；成套图纸或印刷成册的文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写目录。（二）卷内目录。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成（式样见附录B表1）。1、序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；2、文件编号，填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；3、责任者，填写文件形成部门或主要责任者；4、文件材料题名，填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可以自拟文件题名，外加“ ”；5、日期，填写文件形成日期，例：2003年6月7日，填写为20030607；6、页号，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应填写起止页号。例最后一个文件起始页号为136页，终止页号为142页，则页号填写为136-142。（三）卷内备考表（详见附录B表2）1、卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量。例如，文字材料50页，照片5张，附图1张；2、说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；立卷人、检查人需本人签名，不得采用微机打印；3、卷内备考表排列在卷内文件之后；4、互见号，应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档号，档号后应注明其载体形式，并用括号括起。（四）案卷封面和脊背。1、案卷封面采用外封面，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期，保管期限、密级、档案号等；2、案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号结构、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计名称（包括代号）应相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。3、立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门；4、起止日期，填写卷内文件形成的起止日期；5、保管期限，分为永久、长期、短期三种，永久保管年限为50年以上；长期保管年限为1650年；短期为15年以下。一般般建设中的规划、设计、隐蔽工程资料验收、竣工验收资料为永久保存；试运行的准备资料、设备的试验资料等为短期保存，工作票和操作票保存期限为一年（至第二年的汛前检查结束后），凡在工作操作中发生事故的工作票、操作票应永久保存。保管期限填写依据归档范围和保管期限表（附录A表1、2、3）划定的保管期限；6、密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；7、档案号，按江都水利工程管理处水利科技档案分类方案（详见附录A表4），填写档案的工程代号、分类号和案卷流水号；8、案卷脊背，填写保管期限、档案号和案卷题名或关键词；保管期限可采用统一要求的色标，红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。9、需移送上级单位的档案，案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。第二十三条 案卷装订要求（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目所采用的装订形式应一致。（二）文字材料卷幅面应采用A4型（297mm210mm）纸，图纸应折叠成A4大小，折叠时标题栏露在右下角。折叠方法根据技术制图复制图的折叠方法GB10609.3-89执行（常用折叠方法详见附录B表3）。原件不符合文件存档质量要求的可进行复印，装订时复印件在前，原件在后。（三）案卷内不应有金属物。应采用棉线装订，不得使用铁质订书钉装订。装订前应去除原文件中的铁质订书钉。（文件装订线在左侧，采用三眼装订，三眼间距为82厘米；到底边的距离为6.8厘米，若卷内夹有16K大小的纸张，最下一个洞眼到底边的距离为6.5厘米；装订线距左边线一般为1.2厘米。）（四）单份文件装订、图纸不装订时，应在卷内文件首页、每张图纸上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号式样如图所示： 35 15 档 号 序号 （五）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。第二十四条 卷皮、卷内表格规格及制成材料（一）卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷盒外表规格为310220毫米，厚度分别为10毫米、20毫米、30毫米、40毫米、50毫米，用牛皮纸板双裱压制；卷夹外表规格为305220毫米，厚度为20毫米。卷皮由管理处从省档案馆购置。（二）案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297210毫米。第二十五条 档案目录及检索档案整理装订后，应按要求编制案卷目录（详见附录B表4）、全引目录（详见附录B表5）。案卷目录内容有案卷号、案卷题名、起止日期、卷内文件张数、保管期限等。全引目录内容有有案卷号、目录号、保管期限、案卷题名及卷内目录的内容。案卷号：分档案室编和档案馆编，工程单位编写的案卷号填写在“档案室编”栏内。案卷题名：填写案卷封面编写的题名起止日期：填写案卷内文件的起止日期，以起始日期最早的卷内文件起始日期为案卷起始日期，以终止日期最晚的卷内文件终止日期为案卷终止日期。卷内文件张数：卷内文件有书写内容的页面即编写页号的均应统计张数；卷内文件张数不含卷内目录和卷内备考表。保管期限：以卷内文件保管期限最长的保管期限作为案卷保管期限。第二十六条 归档要求管理所每年年底至第二年1月需将当年的工程技术资料档案进行整理装订，将需要上交处科技档案室的资料按要求进行移交。工程运行资料每年年底，由各工程管理单位对一年的运行情况进行统计填表，由本单位、处科技档案室分别存档。工程大事记按要求每年年底进行汇总整编，由本单位、处科技档案室分别存档。工程观测资料按要求每年年底在管理处进行整编，整编后各工程管理单位应及时将观测报表归档；次年年初参加过省厅组织的全省水闸泵站观测资料整编后，及时将观测资料、成果归档（工程观测原始记录由处科技档案室归档）。管理所每年汛前检查时，应检查资料整理归档情况，并将当年汛前资料进行整理装订。第二十七条 归档审查每年年底考评时应检查各工程单位工程资料归档情况，管理处汛前检查时，同时进行工程资料档案管理的检查。工程基本建设档案由工程建设管理单位相应的负责人进行审查。审查内容主要包括：档案的完整与否，是否缺项、漏项；档案内容是否正确；签字、盖章手续是否完备；档案编目是否齐全等。工程维修养护资料在每项目工程竣工时，由管理所指定的专人进行整理装订，由管理所负责人或技术负责人进行审查，审查内容主要包括：档案是否完整；档案内容是否正确；签字、盖章手续是否完备；档案卷内目录是否符合要求；是否达到工程验收要求等。在竣工验收前由管理处相关科室进行工程资料审查验收。 第五章 工程技术资料、档案的验收第二十八条 水利基建项目档案的验收在工程竣工验收之前按江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求执行。各工程单位应及时进行归档。第二十九条 工程管理技术资料、档案的验收工程基本资料、设备基本资料在工程兴建、加固、改造等通过工程竣工验收，由管理单位接收管理后进行整理，并填写相应的表格。整理完成后由工程管理单位负责人进行审查，待达到资料验收要求后，由处相关科室参加验收。只要工程、设备或填写的表格没有新的变化，就不需要每年验收。设备维修资料、试验资料、工程检查资料验收，由工程管理单位负责人（或技术负责人）进行审查，保证资料达到验收要求，每年年底由有关科室参加验收。工程维修养护资料在每个项目工程竣工时，由管理所进行整理装订。在竣工验收前将资料交管理处相关科室检查验收，对工程资料达不到验收要求的需令其限期整改，直至整改合格，方可进行工程竣工验收。凡工程资料不合格者，工程一律不得验收。工程竣工验收后，各管理所应及时将工程资料归档。每年年底由相关科室参加对当年所有工程维修养护资料及存档情况进行全面验收。工程运用资料每月由工程管理单位负责人（或技术负责人）进行审查，年底由有关科室进行验收。工程观测资料每年年底进行资料整编，整编后及时存档，由相关科室进行验收。防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其它资料应及时存档，每年年底由相关科室进行验收。所有工程技术档案年终检查验收后应及时按要求将相关资料上交处科技档案室。第六章 工程技术档案移交第三十条 建设项目档案由建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案按江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求汇总整理，在经过档案验收和工程验收后由建设单位按规定分别向主管部门和工程管理单位移交。第三十一条 工程管理技术档案在年终工程资料整编后向处科技档案室移交。由处科技档案室根据其编目要求进行整理、装订、存档。第三十二条 工程管理单位需向处科技档案室移交的工程资料主要有：抽水站：本工程的操作规程、管理制度等；基本建设项目文件；工程基本资料；设备登记卡、设备评级资料；设备大修资料；设备试验报告（电力试验报告由处电力试验室移交，下同）；运行记录统计；工程维修资料；检查观测资料；防洪、抗旱资料；科学教育资料等。（详见“江都管理处抽水站工程管理文件材料归档范围和保管期限（试行）”）水闸：本工程的操作规程、管理制度等；基本建设项目文件；工程基本资料；设备登记卡、设备评级资料；设备大修资料；设备试验报告；工程运用运行统计；工程维修资料；检查观测资料；防洪、抗旱资料；科学教育资料等。（详见“江都管理处水闸工程管理文件材料归档范围和保管期限（试行）”）变电所：本工程的操作规程、管理制度等；基本建设项目文件；工程基本资料；设备登记卡、设备评级资料；设备大修资料；设备试验报告；运行记录统计；工程维修资料；防洪、抗旱资料；科学教育资料等。试验室：江都管理处各工程的各类电力试验资料。第三十三条 档案交接时应填写好档案交接文据（详见附录B表6）填写方法：交接单位栏应由交、接双方分别填写。单位名称应填写全称或规范化通用简称。禁用曾用名称。交接性质栏按档案交接文据格式GB/T16968-92的要求，应填写为“移交”。档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。档案类别栏按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。档案数量一般应以卷为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。根据我处的具体情况，一般应随档案移交案卷卷内目录和卷内目录的电子文档、资料目录、档案资料清单。移出说明由移出单位填写。填写内容包括档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。档案被利用时需限制使用和禁止使用的范围、内容。以及其它需要说明的事项。接收意见栏应由收进单位填写。应填入交接过程及验收意见。主要包括：交接过程中有无需要记录的事项；移出方填写的各栏是否属实；对所接档案做出的评价。移出说明和接收意见各栏如书写不下，可另纸书写。附在档案交接文据之后，并注明相应栏目。移出单位、接收领导人应由单位负责人签名。经办人应由对档案交接负有直接责任的人员签名。移出和收进日期应当相同。上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。第七章 工程技术档案的保管第三十四条 各工程单位的工程技术资料、档案应设立专门的档案资料室，资料、档案应放置在专门的档案柜内，由专人保管。第三十五条 资料、档案室要求（一）工程技术资料、档案室应建立健全档案室技术管理规章制度。档案室应清洁卫生，无虫霉滋生，无鼠无小动物。应基本达到温度湿度适宜。（二）有条件的单位，