档案工作管理办法.doc

档案工作管理办法第一章 总则第一条 为进一步加强中煤平朔煤业有限责任公司（以下简称公司）档案管理工作，确保档案的完整与安全，提高档案利用效率，充分发挥档案资源在公司生产建设中的作用，根据中华人民共和国档案法及国家有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称的档案是指公司在生产建设和各项管理活动中形成的全部档案。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营管理、物资供应、财务管理、劳动工资、基本建设和党、政、工、团等工作方面形成的档案。 第三条 档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为公司各项工作提供档案服务的工作。其基本内容是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索、编研，统称为档案工作的八环节。第四条 档案是公司的宝贵历史财富，是企业发展的真实记录。企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是一项集政治性、科学性、管理性、服务性为一体的工作。第二章 档案的管理体制和机构设置第五条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案馆在公司分管副总经理的领导下，负责全公司主体档案的管理，并对公司各职能部室、二级单位档案管理工作进行指导、监督和检查。第六条 公司档案馆负责收集公司各职能部室、二级单位的相关档案文件资料，按照规定进行接收、整理、归档、保管，是公司保存档案及资料、储存知识信息和查阅生产建设数据以及各单位利用档案史料的中心。同时负责对公司二级单位档案管理人员的业务培训工作。第七条 公司各职能部室、二级单位必须建立档案管理体系，可设资料室，并设有专（兼）职档案管理员，负责本单位的档案管理工作。要建立健全本单位的档案管理制度，并定期或不定期地按档案管理归档要求，向档案馆移交有关档案资料。第八条 档案工作人员应忠于职守，严格遵守国家保密法，认真做好保密工作，具备档案专业知识，熟悉档案管理的有关政策规定 。第三章 文件材料的形成与归档第九条 公司各部门必须建立文件材料的形成归档制度，并将此项内容列入本部门各项工作计划和管理程序中，纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保各类文件材料的齐全、完整、准确归档。任何单位和个人不得据为已有或者拒绝归档。第十条 文件材料的归档范围：1、 党、政、工、团工作方面。凡是公司党务工作、行政工作、共青团、工会工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料等。2、 经营、生产管理方面。凡有关公司总体发展规划、企业改革、目标管理、重大决策、计划统计、财务管理等方面的文件材料；有关企业生产设计、产品质量管理及生产技术标准等方面的文件材料。3、基本建设方面。指公司所有新建、扩建、改建的建设项目活动中形成的，工程建设项目从立项、审批、勘察、设计、招投标、建设施工、竣工、验收和监理等各个环节的全过程的文件资料；生产建设设备的试生产、涉外文件、财务预、决算活动等有关文件资料。4、计划统计方面。在计划、统计管理活动中形成的各种中长期规划、年度计划文件、年度统计报表（年鉴）、分析报告等文件材料。5、 财务、会计管理方面。在财务、会计管理活动中形成的资金管理、清产合资、联营投资、各项财务管理制度、各种帐册、财务报表、凭证、股份制、债转股、经济合同及协议等文件材料。6、 劳资管理。在劳动工资管理活动中形成的有关定额、定员、劳动调配、工资、劳保等方面的主要文件材料。7、 设备方面。在设备购置、安装管理活动中形成的设备图纸、使用说明书、出厂质量合格证明等文件材料。 8、 科研产品方面。有关科研的立项审批，课题调研、调查等活动中形成的文件材料；产品的开发、设计、试制、质量等方面的文件材料。企业环境保护方面的文件材料。9、 地质测量类。有关地质勘探成果资料及审批文件，有关矿区的煤田地质、水文、工程、生产地质等文件材料。10、特殊载体类。凡是反映本企业各项工作活动的照片、录音、录相带等信息存储材料，获得上级部门（省、部级以上）的荣誉证、锦旗、奖杯及上级领导的题词等。11、其它方面。公司在其它管理活动中形成的主要文件材料。第十一条 档案归档的基本要求：凡是需要归档的档案文件材料必须为原件，在移交归档前必须按档案整理规则的有关规定和要求进行系统的分类、排列、整理，同时要编写卷内目录、备考表和张页号，并装订成卷册（图纸不装订），连同电子、纸质文档一同移交归档。1、重大建设项目档案管理及归档要求，要严格执行国家发展和改革委员会、国家档案局发布的重大建设项目档案验收办法。项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交要符合DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范要求。2、凡基建工程的竣工验收，科研成果的鉴定、产品的试制定型、设备的开箱验收等归档的文件材料必须达到齐全完整、准确、系统。 第十二条 归档时间要求：1、公司各部门本年度形成的文书文件材料应在第二年的六月底前，经整理审查无误后，向档案馆移交归档；2、公司各单位在产品试制、课题研究、基建或其它技术项目活动中形成的技术文件材料，在工程科研、技术项目完成或告一段落时，将文件材料整理审查无误后，及时向档案馆移交归档；3、公司财务部门在本年度财务活动中形成的文件材料，可以在本单位保存1年，期满后将文件材料整理审查后，向档案馆移交归档；4、其它类别的文件材料及特殊载体类，应随时向档案馆移交归档。第四章 档案的管理制度第十三条 档案管理实行集中统一管理的原则，各二级单位档案部门除定期向公司档案馆移交有关档案外，应把本单位的各类文件材料收集齐全、整理归档，不得分散保管在各职能科室及个人手中。 第十四条 档案的管理制度。档案整理是档案管理的关键环节。1、档案的分类应遵循文件材料的形成规律，便于保管和提供利用的原则，参照平朔公司档案分类表进行分类编号，然后按档案整编规则进行系统整理。2、经过系统整理后的档案上架排列要科学有序、整齐、美观、便于查找。3、档案的编目工作。科技档案要建立总帐、分帐；文书档案要建立总目录、全引目录（卷内）、案卷目录；会计档案要建立总目录、分类目录；声像、实物档案要建立总目录；底图应建立底图目录。为适应计算机管理，实现档案自动化检索，同时需要对档案进行著录及扫描工作。4、为确保各单位移交的档案达到完整、齐全并符合案卷质量标准的要求，档案馆要加强档案整理的监督指导工作；第十五条 档案的保管制度为确保档案的完整与安全，便于对档案的利用，各级档案部门应建立健全科学的档案管理制度；档案室要配置必要的设施，逐步采用先进管理技术；要有专用库房，存放档案要有专用柜架，排列方法要科学，便于查找；要定期进行库藏清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制；对库存档案和库房安全保护设施进行定期检查维修，随时掌握温、湿度变化情况，做好安全、卫生和八防(防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫) 工作。第十六条 档案的鉴定、销毁制度1、 为确保档案的保存利用价值，根据国家有关规定，编制保管期限表，并组织有关部门和人员组成鉴定委员会，定期对档案的保存价值、保管期限和需销毁的档案材料进行鉴定，通过鉴定要求达到期限准确、案卷符合质量标准，真正起到保护有价值档案的目的。2、 经鉴定需销毁的档案材料必须登记造册，提出销毁报告，经公司分管领导审批后，委派两人以上进行监销，不得当废纸出售或作它用。第十七条 档案的统计制度为加强档案的科学管理，全面反映档案的管理状况，及时分析研究档案工作的进展情况和存在的问题，档案统计人员平时要做好档案的基础统计工作，根据档案的统计制度和档案统计细则有关规定和方法，按时填写年度报表并及时上报上级部门和主管领导。第五章 档案的利用制度第十八条 公司各类档案的利用工作，也要根据中华人民共和国档案法有关规定，划分出开放与控制的界线，通过各种有效的方式方法如：开架阅览、编写参考材料，编制检索工具、档案的查阅、借阅、复制形式，大力开发和提供档案信息网上查阅工作，充分发挥档案的经济效益和社会效益，发挥档案的依据和查考作用，为公司各项工作服务。 第十九条 档案的借阅、复制是档案利用的主要内容，此项工作直接体现档案利用价值和效益。1、凡查阅、借阅本馆档案者，本公司职工必须填写档案借阅审批单借阅单位领导签字加盖公章后，可办理查阅手续，如借阅须得到档案馆主管以上领导的批准。2、借阅期限一般为3一7天，到期必须归还。对逾期不还者，档案馆将对其通报和提出处罚意见，确因工作需要延长借阅时间时，需要办理续借手续。3、归还档案时，档案管理人员要当面清点、查收，以确保档案的完整与安全。第六章 档案的保密安全第二十条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，要妥善保管档案，做好保密工作，严防损坏丢失泄密，如发现损坏丢失泄密档案者，根据中华人民共和国档案法有关规定追究责任，造成损失的必须赔偿损失，构成犯罪的追究刑事责任。第二十一条 档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记