采购部物资采购管理办法.doc

采购部物资采购管理办法一、目的为了规范集团公司物资采购的内部控制，加大物资采购管理力度，提高资金使用效益，降低采购成本。保障集团公司物资的需求，建立责任明晰，流程顺畅的物资采购制度。结合集团公司实际情况，特制定本办法。二、适用范围 1、本管理办法适用于集团公司各部（室）。 2、本管理办法适用于集团公司所属各分公司单位。三、管理体制 1、集团公司采购部，负责集团公司物资采购的协调管理、审核、监督、执行工作。负责集团物资使用的监督、协调、调拨等事项。 2、集团采购部负责对集团物资采购信息的管理、执行工作，对集团各部门，分公司在物资采购方面的信息提供咨询。 3、集团采购部的采购工作严格遵循公开、公平、公正、择优、效率和效益原则。 4、本办法所称集团采购，是指集团所属各分公司、部门在生产经营中所需的设备、材料、机械等，及集团公司具体规定的其他物资。 5、集团采购部室集团公司物资采购的管理、监督、执行机构，在采购过程中为集团公司所属各分公司、部门提供无偿服务。 6、集团审计部、财务部、总经理负责对集团采购部的工作监督。集团采购部履行以下工作职责：（1）、负责制定集团物资采购工作的各项管理制度。（2）、负责制定并执行集团采购部日常行政管理的各项规章制度。（3）、负责管理、执行集团公司的采购任务。（4）、负责协调、管理、调拨集团公司的各项物资。 （5）、负责集团公司物资采购信息管理的建设、运行。（6）、负责对集团公司各分公司、部门的物资采购工作的监督管理。（7）、负责对集团公司铝合金厂工作的全面管理。（8）、处理集团公司采购的其他事宜。四、集团采购的范围 1、生产建设用原材料、设备。 2、工程机械设备。 3、批量性购置的办公、劳保用品。 4、交通运输设备。 5、单项价值超过5000元的，其他需要集中采购的批量物资。五、集团采购的方式 集团采购可以采用公开招标采购，邀请招标采购，询价（比价）采购，单一来源采购等方式。 1、公开招标采购：是指集团公司采购部或其委托的代理招标机构向社会公开发布招标公告，并至少有三家符合投标资格的投标人参加投标的方式。 2、邀请招标采购：是指集团公司采购部以投标邀请书的方式邀请三家以上的供应商投标的采购方式。 3、询价（比价）采购：是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，在保证质量的前提下，以确保价格具有竞争性的采购方式。 4、单一来源采购：是指向有合作基础、信誉质量良好的供应商直接购买的采购方式。六、物资采购计划的管理 采购计划分中、长期的月、季、年度计划，只作为工作计划使用。实际需用时按物资具体情况填写物资请购单 1、生产经营性物资由各需用部门、分公司按月、季、年与工作计划、资金需求同期填写采购计划，上报采购部。采购计划需与工作计划、资金需求相符。物资价格等信息可至采购部处查询。 2、物资采购计划的编写要坚持预见性、合理性、经济性。严格按规定要求填写。物资名称、型号规格、技术参数、到货日期、到货地点、质量检验标准，适用国家规范、是否指定品牌范围、所需物资资料的种类、份数，有特殊要求的应附加说明，如需进行现场见证取样试验的，需提前通知材料部，由各部门、分公司自行组织实施，采购部联系供应商现场见证取样。因采购计划填写错误或缺失造成的损失、延误由提请部门承担。 3、需安装调试的大型机电设备，系统性工程用材料，专业技术性强的等，需用部门应提前依据国家相关规范，施工安装图纸，工程进度等实际情况制定采购预案。 4、物资采购计划的填写应本着节约成本，应用尽用的原则填写，严禁不计成本的超标准采购，严禁超量采购，否则采购部将提请审计部审计，并按公司相关制度处罚。 5、物资采购计划必需符合各部门分公司提交财务部门的资金计划，计划外采购需自行与财务部门申请，批准资金落实后采购部进行采购。 6、办公、劳保、消耗性材料可以不制定中长期计划，但必需提前向财务部门申报相关的配套资金。7、根据各种物资及区内、外的采购周期不同，集团所属各公司物资请购单应提前报送采购部。采购部应本着高效的原则尽快执行，以下采购周期为最长采购周期。（1）、区内常规性采购提前7天（2）、区外常规性采购提前20天。（3）、非标、特种物资、大型机电设备提前60天。七、物资请购的管理 1、物资需用单位根据第六条中各项规定，填写物资请购单，一联自存，一联交集团采购部。 2、物资请购单应填写规范，并经部门、分公司领导签字审核后，交采购部库管员处。其他审批程序由采购部代为审批。 3、如发生因填写不规范、无此物资采购计划资金、各级领导不予审批等事项时，采购部将此请购单退回，由请购部门自行至不予审批部门领导处协商解决。造成的采购延期，自行负责。 4、需紧急请购、计划外请购时，由各部门自行至各审批部门审批，通过后采购部执行 5、用于抢险、救灾等特殊情况的物资可自行采购，后补计划。八、供应商信息系统为持续高效保质的管理集团物资采购，特建立供应商信息管理系统，建立合格供应商的资料档案，实行考评制度。各用货单位有义务对质量、服务、价格等情况提出考评意见。九、采购实施 1、常规性材料的采购由采购部自行决定以何种方式采购。 2、大型机电设备、工程机械、专业性较强的特殊物资由采购部与各部门各分公司的专业技术人员共同进行采购。 3、大宗材料，设备等原则上进行招标采购。十、采购流程详见采购部工作流程图十一、物资采购的管理 1、价格的管理：采购员应对采购的物资价格多家询价，比价，以物资采购单的形式报采购部核准。同时由库管员提供同类物资前次采购价格进行对比。 2、采购品质管理：采购前应在物资请购单、采购单、采购合同内予以明确以下内容。 （1）、订购物料的规格、图纸、技术要求等。 （2）、产品技术精度、等级要求。 （3）、各种检验规范、标准或适用规格。 （4）、所需的产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。十二、品质纠纷处理有关采购物资发生规格不符、品质不良、交货延期、包装破损影响使用等情况出现时 1、因物资请购单填写不规范、错误、缺失由请购部门承担责任，采购部协调退还货事宜。 2、因采购部工作疏忽的，采购部承担相应责任 3、供应商提供货物不符采购单的，有采购部联系进行退、换货事宜。并就由此给公司造成的损失向供应商索赔。十三、采购交期的管理 1、制