9-档案管理办法 - 副本.doc

哈大铁路客运专线有限责任公司档案管理办法哈大客专综合2008104号第一章 总则第一条 为贯彻中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法以及铁道部有关档案管理的规章制度，切实加强公司的档案管理，制订本办法。第二条 本办法所称的档案是指公司在经营管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条 公司档案是公司自身发展的历史记录，是公司管理基础工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。第二章 档案管理要求第四条 档案工作涉及公司经营管理活动的全过程，应建立健全档案鉴定工作的领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门纵向到底、横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度。第五条 根据国家集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理，会计档案、各种合同由计划财务部管理，文书和声像档案由综合管理部管理。第六条 归档的文件材料，由公司各部门进行收集、整理，定期归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。第七条 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映公司科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。第八条 对归档的档案，应严格按照上级及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。第九条 对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。第十条 应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要；要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、放有害气体、防污染等工作，确保档案的安全防护和长期保存。第三章 文件的收集与归档第十一条 各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档人员。公文类（如正式公文、函、电报）文件材料，由综合管理部专人负责收集、整理、归档，各部门有关人员要予以配合。公文以外的其他形式（如科技、会计等）的文件材料，由有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。第十二条 文件材料的归档范围 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业经营管理活动的具有现实和长远查考价值的文件材料，应列入归档范围。主要内容有：1 党群工作类1.党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和党组织其他有关会议形成的文件材料；2.党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活动或事件形成的文件材料；3.宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设工作中形成的文件材料；4.职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料。行政管理类1.公司在筹备、成立过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料；2.公司领导班子（包括董事会、股东会、监理会、经理层）构成及其变更，公司内部机构设置及变更形成的文件材料；3.公司领导班子（包括董事会、股东会、监理会、经理层）开展各项活动形成的文件材料；4.综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料；5.干部人事管理工作形成的文件材料；6.劳动合同，劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料，专业技术职务评聘形成的文件材料；7.干部教育与培训工作形成的文件材料；8.法律事务、公证工作形成的文件材料。经营管理类1. 公司信用管理、形象宣传形成的文件材料；2. 公司招投标项目管理、有关资信调查的文件材料；3. 财务会计管理、资金管理、成本价格管理形成的文件材料；4. 物资采购、供应形成的文件材料。技术管理类1. 公司管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；2. 铁路建设工程管理形成的文件材料；3. 质量管理的文件材料；4. 安全管理形成的文件材料；5. 技术管理形成的文件材料。科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）第十三条 文件材料的归档要求综合管理部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进行分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。第十四条 立卷、归档应做到：（一）文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。（二）正确反映项目管理机构的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。（三）立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。（四）应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；卷内公文排列系统，编号清楚；案卷标题简明确切，语言通顺；装订要整齐、结实，卷皮字迹要工整。第十五条 没有归档和存查价值的公文，经项目管理机构有关人员鉴别和分管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。第十六条 档案鉴定工作应根据档案的保存价值，从范围（政治、经济、文化）、从时间（现实的、当代的和将来的）、从有用性（作参考、作凭证）等各方面全面地估计和预测，确定需要保存的档案和保存时间，销毁已失去价值的档案，达到有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报项目管理机构分管领导批准后实施