公文管理办法.doc

公文管理办法 公务文书是传递公司政策，发布规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。公司各部门必须认真做好公文处理工作，为公司开发经营活动服务。 一、收文管理 1、收文登记 文件的传阅、 清退、移交立卷、归档及销毁等各个环节，都要严格履行登记和签字手续，力求及时、准确、手续清楚。 凡主管单位托带或有关会议分发的正式文件，承办人或与会者须将文件交综合管理中心办理收文手续。 2、传阅须知 （1）由综合管理中心送总裁阅批后，据总裁批复意见后送相关人员和相关职能部门； （2）阅文时间一般不得超过三天，如遇特殊情况，应向综合管理中心办理借阅手续； （3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、划线、损坏和严禁撕页； （4）文件阅完后，需转有关部门办理的，应将文件交综合管理中心登记后，再传递，文件不得自行横传； （5）“三密”（秘密、机密、绝密）文件传阅后，应速交综合管理中心。交综合管理中心前，应妥善保管好，以防泄密和丢失； （6）节、假日期间没有阅完或办完的文件，交综合管理中心保管，文件一律不得自行存放或带回家。 3、文件借阅 文件由综合管理中心统一保管， 一般不予外借。如遇工作需要借阅，须经本部门领导签字，并由用件人办理借阅手续，用完后迅速归还。 4、文件清理 力求日清日结， 分档保管，对上级下发的文件，特别是“三密”文件的收发、存放的数量要心中有数，以便随时调阅。 二、发文处理程序 1、拟稿 拟文必须慎重， 以董事会或集团公司、子公司名义发出的各类文稿，须先由发文部门认真研究，指定专人统一使用发文稿纸，原稿一律用钢笔书写，拟办人员要本着实事求是的精神，按照有关规定，提出解决问题的办法和意见，不得模棱两可，朝令夕改；件内容须商洽的，应与有关部门沟通意见，不得各自为政。文件内容力求反映情况真实、观点明确、文字精炼、层次分明、标点准确、篇幅简短。 原稿拟定后，由主办部门负责人根据预定意图审核并签字后送综合管理中心。 2、核稿 各部门拟定的文稿，送综合管理中心，综合管理中心负责人针对文稿的主题全面斟酌。 3、签发 文稿经综合管理中心核定后， 送呈公司总裁签发，签发人应签署姓名全称和日期，签发人只限一人，批语要肯切不含糊。 4、编号 文稿经公司领导签发后，即视为定稿，然后交综合管理中心编写文件字号。 5、缮打 文稿编号后，依公文的规范格式，按顺序或急件优先的原则安排打印。 6、校对 文稿缮打完毕，送交拟稿部门进行核对，如有不清楚或错误，应及时修正。 7、印制 文稿修订后，由综合管理中心按分发范围，复印、装订，然后办理发文手续。 8、分发 由综合管理中心按规定部门、数量分发。原件综合管理中心归档。 三、公文处理程序 一般包括收文、批转、会签、批办、承办、催办、办复、归档、立卷等。 1、收文 收文是指公文的收进、登记和送阅。 外部来文、集团公司各中心、办发往各子公司的内部公文（即工作联系单）及各子公司发往集团公司领导或中心、办的内部公文，一律由综合管理中心负责公文的收进和登记。 公文收进以后，应在收文登记簿上登记，然后迅速阅读批转。 2、批转 批转是指综合管理中心对收文进行阅读后提出初步处理意见。综合管理中心的批转工作分“内部来文”和“外部来文”批转。 （1）内部来文，是针对集团公司各部门、各子公司提请相关部门协商并报集团公司领导批示的文件， “内部来文”经综合管理中心批转，相关部门会签后，交由领导批办； （2）外部来文，是来自于集团公司以外单位，需集团公司职能部门或子公司处理的来文，“外部来文”经综合管理中心批转后，交公司领导批办，相关部门、子公司承办。 3、会签 会签是指文件经综合管理中心批转后， 交由主办部门（或子公司）和协办部门（或子公司）提出相关建议。会签工作完毕以后，必须经由综合管理中心交集团公司有关领导批办。 4、批办 批办是指公司相关领导对文件及有关部门意见提出处理意见。 5、承办 承办是指相关职能部门（子公司）根据领导批办意见，实施公文内容。文件经综合管理中心批转及领导批办以后，原件存综合管理中心，复印件由综合管理中心交由相关部门承办。凡属几个部门联合承办的文件，主办部门应主动做好协商工作，协办部门也应积极配合。 6、催办 催办就是综合管理中心对文件承办情况的检查与督促。 避免办公拖沓、文件积压，加速文件运转。 7、办复 办复是指对公文承办完毕后，承办部门将文件处理结果及时报告综合管理中心及集团公司相关领导。 8、归档与立卷 综合管理中心根据文件性质分类归档（书面和电子形式并存），对没有保存价值的文件，经领导签字以后销毁。 四、文件查阅 1、文件资料立卷 要正确反映本单位主要工作情况，便于保管、查找和利用。 2、文件归档的范围 公司编号的文件， 各种年度、季度报表，公司介绍信存根，收文登记簿，重要设备与基建图纸，办公会记录，以及上级有关单位的重要决定、批复和长时期内有效的政策法规等。 3、查档须知 （1）各部门负责人因工作需要，可按规定范围到综合管理中心查阅档案； （2）档案卷宗均不外借； （3）阅档中，严禁撕页、涂改、划线、损坏； （4）如需摘抄或复印，