项目档案管理办法81.doc

新华热电分公司脱硫脱硝项目改造工程竣工档案管理办法1目的进一步明确脱硫脱硝档案收集、整理、审查、归档等内容要求及各方职责，实现工程档案管理规范化、系统化、科学化，能更好地为公司生产、经营、管理和发展服务。2适用范围新华热电分公司脱硫脱硝工程档案管理。3职责3.1建设单位: 负责基建工程建设全过程档案、资料的组织协调工作。负责监督、指导工程各参建单位工程档案的编制工作；负责工程前期文件材料、初步设计文件、设备招投标文件、设备文件、工程质量监督文件、工程建设管理文件、各种合同、协议及工程竣工文件资料的收集、整理、立卷、归档工作。负责工程财务方面有关文件的收集、整理、立卷归档工作；负责竣工档案的验收组织工作。3.2.设计单位:负责按合同、协议要求向建设单位提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件及总目录、施工图及清册；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按合同、协议规定交齐全、完整、准确、系统的竣工图（一式三套）及清册、编制说明；负责提交设计总结。国外引进设备的竣工图，以最终版归档，原文、中文各3套。3.3施工单位：负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交分部试运阶段的方案、措施;负责提交分部试运记录及验收签证书；负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录和消缺率记录；负责提交全部机组建设期间的工程联系单；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件（一式三套）；负责建设单位委托采购和自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施工、竣工文件材料，提交单位工程资料总清册两套，电子版一套。 外文设备档案应原文一套，译文三套归档。3.4 监理单位：负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的监理规划（计划）、监理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文件等；负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确性进行监理；负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况；审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。3.5调试单位：负责向建设单位提交审查批准的调试大纲和调试方案。负责提交调试过程中设备缺陷记录和处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料。负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结。3.6供货厂家：各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。对于进口设备还须向用户提供商检证、出厂证明书以及材料原产地证明书。3.7生产准备部门:负责收集、整理生产准备文件，包括现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等。提供整套启动及试生产期间文件材料，包括试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论。负责提供设备命名，主系统启动及厂用电方案，继电保护整定单等。负责提交机组生产准备大纲、规划及试生产总结。3.8质量监督部门：（指省质量监督中心站与质量监督站）负责提交火电、送变电工程重点项目质量监督检查典型大纲以及火电工程质量监督站监督检查典型大纲（试行）所规定的文件材料。4 管理内容和程序4.1编制范围及责任单位4.1.1 工程竣工资料是指项目工程从酝酿、立项、施工、安装、调试到投入试运行全过程中形成的、按照与建设单位签订的相关合同的有关规定，需交付建设单位使用的全部档案资料，包括竣工图、竣式文字资料和各阶段的各类施工文件资料。4.1.2 工程施工阶段是工程竣工资料形成和积累的关键阶段。由监理单位牵头，组织工程各有关单位，认真、及时地做好记录、收集、整理和检查工作。在完成每个单项、单位工程后，参建单位应及时组织编制竣工资料，并及时组织检查、验收，做到竣工资料与工程同步。竣工档案资料包括竣工图和竣工文字资料以及声像资料，各参建单位负责按承包合同的要求向建设单位移交规定份数的竣工资料(交付三套，必须保证有一套原件，其他可以复印，但必须加盖复印单位红章)并提交与竣工资料相对应的电子版一份。4.1.3竣工资料按阶段分成以下四大部分：4.1.3.1 土建工程每个单位工程的竣工图，由各有关土建单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给设计单位，由设计单位负责编制竣工图。每个单位工程的竣工文字资料由各有关参建单位负责编制。一个单位工程的竣工文字资料应由以下八项内容组成：1、工程概况1) 简介2) 工程范围3) 开、竣工日期4) 施工大事记2、施工技术记录1) 地基处理记录。2) 建（构）筑物施工定位测量记录。3) 建（构）筑物沉降观测记录。4) 砼浇筑记录5) 排水系统灌水记录、通水试验记录6) 蓄水构筑物灌水记录7) 混凝土施工记录8) 大体积砼测温记录9) 土建、安装交接记录10) 电气绝缘和接地电阻测试记录11) 空调调试记录及制冷系统试验记录12) 管线标高、位置、坡度测量记录13) 管道水压检验记录14) 给水、采暖系统试压记录15) 其它有关施工记录3、检验记录（出厂证件及施工试验资料）1) 原材料、构件、半成品、设备等质保书或产品合格证（包括焊条、钢材、水泥、砖、粗细骨料、混凝土构件、钢制品、木制品、防腐、保温等）2) 原材料及焊接试验报告（包括钢材、水泥、砖、石料、构件、焊条、防水材料、保温材料、耐火防腐材料、钢筋对焊、预埋铁焊接试验报告等）3) 混凝土试块强度报告4）混凝土强度报告汇总及评定5) 砂浆试块强度报告6) 回填土试验记录（回填土的干容重或压实数试验报告）7) 其他有关检验记录4、验评记录1) 器材、设备移交，检查记录2) 隐蔽工程（埋管、埋件）会签单（地基验槽记录、钢筋工程检验记录、地下混凝土工程检验记录、地下防水、防腐工程检验记录）3) 隐蔽工程检查验收记录（注：隐蔽工程验收指：地基验槽、砼中钢筋、地下砼、地下防水、防腐。）4）中间交工验收记录及中间验收交接签证5）设备基础交工验收记录6）分项、分部、单位工程检验评定记录（单位工程质量验评表、单位工程砼强度检验评定表、单位工程观感质量验评表、单位工程技术资料核查表。）7）其它有关验评记录注：验评记录各单位参检人员签名齐全，分项、分部、单位工程还应加盖各单位的图章。5、设计变更1）设计修改通知单2）设计变更申请单3）工程技术联系单4）材料代用单6、重要文件1）开工、停工、复工、竣工报告2）技术交底、图纸会审记录3）施工组织设计、施工方案、施工作业指导书及各报表4）各类施工技术会议纪要5）施工总结、技术总结6）竣工验收（竣工报告、验收报告）4.1.3.2 安装工程由各参建单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录。提供完整的工程变更资料给有关设计单位或制造厂商由有关设计单位或制造厂商负责编制竣工图。安装工程的竣工文字资料由安装单位负责编制。每个安装单位工程的竣工文字资料应由以下八项内容组成：1、工程概况1) 简介2) 工程范围3) 开、竣工日期4) 施工大事记2、施工记录1）建构（筑）物、大型设备基础沉降观测记录2）主要轴线的测量记录（含水准点）3）设备安装技术记录和签证4）热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录5）电气热工试验报告6）电缆敷设记录（包括接头位置、路径）和原始安装记录7）水压、严密性试验等各类签证8）隐蔽工程中间验收记录和签证9）安全阀校验记录10）钢架、设备、烟风道等组合记录11）钢架、设备、烟风道、管道等安装记录12）分部试运的方案、措施、记录与报告（包括接地电阻）和验收签证13）其他施工记录3、检验记录（出厂证件及试验报告）1）设备质保书2）设备出厂证明书（合格证、试验报告）3）主要的施工材料试验记录和质保书（机油、钢材、电缆、焊条、保温材料等）4）焊接、热处理检验记录和图表、焊接工艺评定书、质量评定5）其他检验记录4、验评记录1）见证点签证书2）停工待检点验收签证书3）隐蔽工序验收记录签证书4）严密性试验签证书5）安装工程质量检验记录6）分项、分部、单位工程质量验评记录注：验评记录各单位参检人员签名齐全，分项、分部、单位工程还应加盖各单位的图章。5、设计变更1）设计修改通知单2）设计变更申请单3）工程技术联系单6、重要文件1）备品、备件、专用工具移交清单2）需要作为生产依据的与各参建单位往来的文件和重要的会议纪要3）施工方案、施工作业指导书4）安装工程施工总结5）开工、停工、复工、竣工报告、技术交底、图纸会审记录4.1.3.3调试项目资料单机、分系统、整机调试项目的竣工图，由承担调试工作的有关调试单位负责在各项调试工作中，及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给有关设计单位，由有关设计单位负责编制竣工图。单机、分系统、整机调试项目的竣工文字资料由各有关调试单位负责编制，内容应包括：1）调试大纲、方案、措施2）调试报告、调试验评记录4.1.3.4 监理资料1）监理大纲、监理规划、细则。2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施、审核施工进度、延长工期、索赔及付款报审3）开（停、复、返）工令4）监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件5）监理日志、监理周（月、季、年）报6）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告7）各项测控成果及复核文件8）施工质量、安全控制记录9）工程进度报审10）支付审批、索赔处理文件11）单位工程检查及开工签证、工程分部、分项质量认证12）工程质量验评汇总一览表及评估报告；13）施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审14）监理总结4.2 竣工资料编制要求4.2.2竣工图的编制要求4.2.2.1 所有竣工图均由设计单位和制造厂商负责重新编制，施工和调试单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给设计单位和制造厂商。4.2.2.2 竣工图的编制工作应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录并将变更情况及时反应在设计图纸上。对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。4.2.2.3 竣工图的编制单位应编制“竣工图编制总说明”，在说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图卷内目录。对每册修改图纸，宜编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。4.2.2.4 没有修改的施工图用作竣工图时，应由竣工图编制单位直接在图纸上加盖“竣工图”图章，位置在图纸标题栏的上方空白处。4.2.2.5 经修改或变更的施工图应重新编制竣工图，图标采用竣工图修改图标。4.2.2.6 竣工图的份数为三份。4.2.3竣工文字资料的编制要求4.2.3.1 竣工文字资料的编制必需规格统一、内容清晰，要求一式三份，并交一套电子光盘；竣工资料的书写必须用碳素墨水或黑色签字笔。4.2.3.2 竣工资料汇编时，应按专业、系统划分，再按单位工程组成册。4.2.3.3 竣工文字资料的表格样张应统一规范，并经建设单位档案室认可后才能使用。4.2.3.4参建单位移交的竣工文字资料，必须是一套原件，两套复印件，一套电子光盘。扫描件做成PDF格式。4.3 竣工文字资料的编制方法4.3.1单册编制内容分别与上述内容顺序基本一致，同时还应根据新增的检查标准要求，调整或增加编制内容。4.3.2 编制统一用A4版面，个别情况下允许用A3，但装订时必须折成A4，所有印刷或自行编制形成的版面，其误差应掌握在1mm以内，凡误差出入2mm以上的，必须对其版面处理合格后方可使用。4.3.3 编制统一用7080克纸，60克及以下的纸不得使用。4.3.4为推进工程档案的现代化管理步伐，工程档案的一切标准化表格及验收数据允许打印，表格必须是国家推行的最新表格,不允许用复印表格。必须是激光打印件，一切签字必须是手写。4.3.5原件数据与图样一律用蓝黑墨水或黑色墨水签字笔书写,不得用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔填写，要求内容清楚，字迹清晰，不得潦草，签名必须手写，不得盖章。4.3.6原件必须干净、清楚，凡是模糊的要退回重新处理。4.3.7原件不允许涂改，个别确实需要更改的，应在被改字上面划“一”，然后在旁边写上更改内容，并在更改处加盖更改人私章。4.3.8原件后面空格不需填写时，应在内容栏下方盖“以下空白”章，如本栏表格不需填写时应根据有关表格填写规定处理，查不到规定的，应在此栏划“一”。4.3.9多方需要的土建、理化检验及无损探伤报告、中间交接签证等类型材料，最好填写多份，如果条件限制，其表格与检验结果可以复印，但复印件必须非常清晰，加盖项目部红章4.3.10计算机形成的材料最好用激光打印机排版，签字确认后为原件。4.3.11编制的汇总表等可以用激光打印机打印，签字确认后为原件。4.3.12 在原件中涉及物资部门提供的合格证、质保书允许是复印件，加盖供货部门红章，再次复印后加盖项目部红章。4.3.13施工总结档案材料要求编写规范、内容齐全，并有编制、审核、批准人员签名，要注明编制单位和编制日期；会议纪要要求有参加各方代表签字。4.3.14主要材质证明必须齐全，其试验、检验材料应与合格证一一对应，不得分离。4.3.15质量检验评定表分部、分项顺序应一一对应，一个分部对应若干分项，再下一个分部。并与“火电施工质量检验与评定标准”规定的顺序一一对应，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，不得他人代签。4.3.16质量问题通知单必须与反馈单一一对应。4.3.17图纸会审要完整、全面4.3.18应归档的金属、土建试验报告，表面检验报告、土建工程原材料试验报告、回填土试验报告、混凝土抗渗、砂浆抗压强度报告等，应执行现行的国家标准或电力行业标准。4.4移交竣工档案资料装订要求： 4.1竣工资料4.1.1竣工图纸要求折叠成4号图样(210297mm),标题栏应露在外面（白面朝外）。4.1.2 竣工图纸采用装盒成册不装订，档案盒的规格为220310mm，背脊厚度统一为20mm 、30mm 、40mm、50mm，60 mm五种。 4.5竣工文字档案资料4.5.1文字资料幅面规格为统一标准A4幅面(210297mm),大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘贴在A4规格白纸上,白纸采用70克以上复印纸,粘贴时原件下边及右边与白纸对齐。所有文字资料的用纸均要求为70克（A4幅面）以上的纸张。 4.5.2单本竣工档案资料各部分间用白纸隔开，并打印各部分的小封面，验评部分只隔到分部。6.2.3 卷内目录要求列细，验评部分列到分项。 4.6装订 4.6.1所有文字资料均要去除金属装订物,采用三点一线活页装订。4.6.2所有文字资料必须经过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。4.6.3装订厚度为20mm、30mm、40mm、三种规格，最厚不得超过200页。4.6.4竣工文字资料的排列顺序应按：外封面（牛皮纸）、卷内目录、资料正文、备考表。4.6.5文字资料均以正文有书写内容的页面编页号，卷内目录和备考表不编页号。文字资料以一册为单位，从正文起按数字1开始，用铅笔在正面的右下角或双面页反面的左下角空白处依次书写阿拉伯数字。4.7案卷封面的编制4.7.1 文字资料的外封面统一采用基建MIS系统竣工资料内的统一格式。4.7.2案卷盒的格式按照DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范标准执行。4.7.3案卷背脊的编制案卷背脊的内容包括档号、保管期限和案卷题名，格式也采用基建MIS系统中的格式。4.8卷内目录的编制4.8.1 卷内目录格式按国家有关标准规定，基建MIS能自动生成表格。4.8.2 卷内目录的内容包括：1）顺序号：用数字1起依次标注；2）文件编号：文件的文号或图纸的图号；3）责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；4）题名：即资料的标题,一般应照实抄录，应填写文件标题全称；5）填写文件形成的年月日，例2014年6月7日表示为2014-06-07；6）页号：以卷为单位的应填写每份文件首尾页上标注的页号；以件为单位的只填写每件文件的页数即可。7）备注：供备注用。4.9 备考表的编制1) 互见号:应填写反映同一内容而不同形式不同保管单位的档号,档号后注明档案载体形式,并用括号括起；2) 备考表:要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明的问题；3) 立卷人：由责任立卷者签名；4）检查人：由案卷质量审核者签名；5）日期：应填写立卷、检查的完成日期。4.10竣工档案审查、移交和考核4.10.1竣工文件的审核和移交：施工单位在竣工文件收集、编制整理后，应依次由竣工文件的编制方、监理部门、业主质监部门（工程部）对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核或三方会审，签移交目录.4.10.2竣工图的审核和移交：设计单位完成竣工图编制工作后，应依次由设计单位、监理部门、建设单位质监部门（工程部）进行审核或三方会审，审核合格后，盖章方可办理移交签证。竣工图移交按照协议规定办理。4.10.3设备资料的审核和移交：档案室档案员参加设备开箱，收集随机设备资料。填写“设备开箱检查记录”，由监理单位、工程部门、物资部门、档案室共同对接收的资料进行审核，并签署意见。如有其它按合同及协议办理。4.10.4工程竣工档案、设备资料移交考核规定各施工单位应在机组移交试生产后三个月内将所承包工程产生的应归档科技文件材料、图纸等，按照档案管理的规定整理、立卷移交；设计单位按照合同规定移交竣工图；监理单位在机组移交试生产后三个月内移交应归档全部监理文件；调试单位在机组移交试生产后三个月内移交调试文件。逾期未交者，每延期一天扣罚500元。同时为保证竣工资料及设备资料的齐全、完整与规范，在工程及设备结算付款及质保金支付时，实行档案人员签字制度，档案人员不在“付款审批单”和“质保金审批单”上签字，财务部门不予付款。4.11其它竣工资料4.11.1设备资料设备资料由采购方负责收集、整理和归档，收集内容包括：1）设备装箱清单2）产品质量合格证书3）开箱资料（主设备及主要辅机设备的出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等技术文件）4）备品备件、专用工具的交接清单5 主要风险与关键控制5.1 主要风险项目竣工档案的不完整、不系统。5.2 关键控制项目建设单位将项目档案工作与项目建设工作同步进行，加强项目档案工作的过程控制。6 专业术语及缩略语6.1案卷：工程建设活动中互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。6.2内封面：排列在卷内目录之前的案卷封面。区别于印制在软、硬卷皮和卷盒正表面的外封面。6.3卷内目录：登录案卷内文件材料题名及其要素并固定文件材料排列顺序的表格，排列在卷内文件之前。6.4卷内备考表：说明案卷内文件材料形成和立卷状况的表格排在卷内文件之后。7引用文件7.1中国电力投资集团公司火电工程达标投产考核办法7.2重大建设项目档案验收办法8 附件8.1竣工资料移交流程图8.2工程概况8.3卷内资料汇总表目录8.4竣工档案审核整改表8.5竣工档案复核情况表8.6竣工档案交接证书8.7档案（资料）移交、接收记录8.8基建工程竣工档案案卷质量审核表8.9竣工图质量审核表8.10竣工档案（竣工图）移交总清单8.11火电机组新建工程档案