ASC-QP-SA-01合约订单审查管理办法.doc

品質手冊頁次28/40版本A制/修訂日期2009/05/04ASIA SUMMIT INNOVATION CORP.杰瀚塑膠五金制品廠ISO9000:2008品質系統文件（二階文件）文件名稱合約訂單審查管理辦法文件編號ASC-QP-SA-01修訂記錄:版本日期內容制定者A2010/8/1新增發行.核准審查制定合約訂單審查管理辦法頁次5/5版本A制/修訂日期2010/8/1一、目的： 為了確保本公司與客戶彼此之業務往來，所簽訂之合同（訂單）均通過評審，並經過溝通以確保產品品質和改進的有關資訊能及時傳遞至公司相關部門，而維持良好品質水準，符合客戶要求。二、適用範圍： 凡本公司所接受之合同/訂單評審均適用。三、權責3.1 業務部:負責合同/訂單之評審、修改及處理相關事宜、簽署。3.2 相關部門負責對訂單執行過程中，可能發生的問題提出建議。3.3 業務部最高負責人負責內、外部溝通的總體控制。3.4 業務部負責與客戶的溝通。四、名詞定義：合同：包含本公司與客戶簽訂之合同/訂單。五、作業內容：5.1 先期作業：5.1.1 業務部門接獲客戶需求，即展開報價作業。5.1.2 業務人員依據客戶提供之圖面、樣品等資料，進行成本分析，若有需要，應征詢製造、品保等相關部門之意見，必要時可召開會議。5.1.3 業務人員再依據成本分析資料，填寫報價單經單位主管核准後，才可進行報價，報價完成後需將報價資料整理歸檔。5.2 客戶訂單形式：5.2.1 口頭訂單（包括電話訂單或當面拜訪之訂單），後續須補書面檔。5.2.2 正式合同及書面訂單（包含傳真及郵寄之訂單）。5.3 合同/訂單原則：5.3.1書面之正式合同其各項條款之說明與要求及買賣雙方責任與義務，均須書面化，經確認的文字在合同中說明，訂單（口頭訂單須形成書面檔）則於接獲後，由業務審查主要需求或約定項目。5.3.2任何異議及與合同/訂單上相異之要求，均需經協商達成共識，並已獲得解決。5.3.3 書面合同或(口頭)訂單，均應加以審核。5.4 合同/訂單處理：5.4.1 業務部接獲訂單後，即展開作業。5.4.2 由業務針對訂單內容，就品名、數量、日期、金額、交貨地點及付款方式作審核，如確認無誤，即在在訂單簽署，再交業務與生管核准交期，若無問題，請業務主管在合約/訂單上簽署核准，確認接單生產； 5.4.3 若有疑問，須與相關部門進行確認，最終符合客戶要求。若製造部不能達到客戶要求,須立即告知業務，由業務與客戶協調,直至雙方無異議。5.4.4 審核不合格之訂單，應就不合格專案內容檢討，請客戶修正不合格項目，經雙方同意後再依內容完成復審，由業務主管簽署及確認修正後的訂單。（如客戶無法接受時，則考量其他方法滿足客戶要求）。5.5 合同/訂單變更：5.5.1生產過程如有異常而影響交期，由業務人員與客戶協商處理。5.5.2當客戶訂單變更(數量/交期)時，應先與相關人員協商，如能滿足客戶要求，則變更訂單，由業務主管簽署修正的訂單，並立即以書面通知廠內生管和制造等相關部門。5.5.3如客戶要求取消訂單則：a、立即通知製造停止生產。b、清點已生產數量.。c、對於已生產完成之產品，由業務與客戶協商後續處理方法。5.6合同/訂單由公司與客戶各執行一份，保存於業務部。5.7業務需追蹤每份合約和訂單的交貨狀況，直至結案。5.8有關之各項