888公司会议管理办法1.doc

*公司会议管理办法 第一章 总则 第一条 为规范*公司(以下简称“公司”)各类会议组织与管理，提升会议质量，提高办公效率，结合公司实际，特制定本办法。第二条 本办法适用于总部及分支机构的会议管理工作。公司各级办公室（以下统称“办公室”）是会议管理的主管部门。 第三条 本着精简、节约、实效性原则，严格控制会议数量，保证会议质量。 第二章 会议分类 第四条 公司会议共分为四级（见附件1）。 第三章 会议审批第五条会议召开应遵循以下原则：客观需要、时机成熟、准备充分、规模适度、务求实效。突出会议主题，压缩不必要环节，不得随意扩大会议规模，内容相近的会议应采取合并或套开形式。第六条公司会议实行月度计划管理。各部门于每月28日前向办公室提交下月度的会议申请表（见附件2），包括时间、地点、主持人、参会人员、议题等。办公室汇总审核后呈主管或主要领导审批并执行（分支机构参照执行）。会议相关人员应根据会议计划合理安排工作和提前安排行程，做足会议相关准备工作。第七条 一类会议由公司主要领导同意后组织实施；二类会议由公司分管领导同意后组织实施；三类会议由司属各单位经理同意后组织实施；四类会议由召集部门提出申请，办公室负责协调安排。召开计划外或临时性会议由主办部门提出申请，按照上述程序报批。 第四章 会议费用 第八条 会议费用支出实行预算管理，范围包括设计制作和布置费、文件材料印刷装订费、车辆租赁费、场地租赁费、鲜花水果以及领导、受邀来宾、与会人员就餐住宿费等。第九条 各项费用由主办部门负责预算、控制和结算，从主办部门预算列支。 第十条 主办部门持经审批的会议申请表（含费用预算）报销，财务资金部负责监督和审核。未经审批而召开会议发生的费用不予报销。 第十一条 会议期间宴请、接待按照公司接待管理制度的有关规定执行。第十二条 涉及车辆、住宿、订票、订餐事务，由办公室按照主办部门的要求协助联系和安排，主办部门负责结算。第十三条 分支机构参加公司级会议，除住宿、就餐外，费用自理；分支机构代表公司参加上级单位组织的会议，费用由公司承担。 第五章 会议召开第十四条会前工作一、筹备会议由主办部门负责召开筹备会议。请示相关领导后确定议题、议程、与会人员，分解落实接待、会议资料、会场布置、摄影摄像、会议记录等各项任务。二、会议通知主办部门负责根据筹备会议确定事项草拟正式会议通知，办公室负责审核和发布。通知应包括会议主题、地点、时间、与会人员、文件资料、着装要求等需准备事项和要求。除特别紧急的会议外，会议通知应至少提前3个工作日发出。如需邀请上级领导，应提前5个工作日送达邀请函。三、会议资料会议资料包括提交会议讨论的文件、领导讲话、经验交流材料以及其他辅助材料。会议资料准备工作由主办部门牵头负责，相关部门和单位配合，经分管领导或主管领导审批定稿。1、需要领导发表讲话的，主办部门或单位应提前征求领导意见。2、供讨论的文件，主办部门应提前1个工作日将有关书面材料呈各位领导阅处。3、经验交流材料、工作专题汇报等书面材料及PPT由汇报部门或单位负责撰写和制作，主办部门负责定稿，办公室负责校对和印刷。一类会议涉及总部有关职能部门的，由相关专业部门负责组织撰写，分管领导审核定稿后交办公室校对、排版、印刷和装订；涉及分支机构的，由与总部相对应的专业部门负责撰写和定稿，分支机构办公室负责校对、排版，经分支机构经理审核后交公司办公室。会议资料应于会议召开前5个工作日提交公司办公室。其它类会议参照执行。4、总经理办公例会（月度）工作汇报内容按照规定格式（见附件3）。四、会场布置会议室管理员根据会议申请表要求负责做好相应准备工作。第十五条会中工作1、主办部门应确定专人负责会议签到（见附件5）和记录。2、会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言、达成的共识等做重点记录。3、严格控制会议时间，各单位汇报时间不超过15分钟，各经验交流发言人时间不超过10分钟。原则上不得进行临时动议，由会议主持人负责主导会议议程。4、与会者应按照通知要求统一着装，并应保持良好的精神状态，自觉克服不良习惯，以维护和展现良好企业形象。5、在进行会场服务工作时，应当符合礼仪规范。 第十六条会后工作1、 按照“谁组织谁记录”的原则，会议记录员应在会议结束后3个工作日内（节假日顺延）整理好原始记录。除一类会议由公司办公室负责外，其它类会议由主办部门负责记录、整理、发布会议纪要；分支机构除年度（年中）工作会议、经理办公例会由办公室负责外，其它会议由主办部门负责记录、整理、发布会议纪要。会议纪要经相关人员会签后由公司领导签发。除四类会议外，会议均应在3个工作日内整理形成情况简报报上级单位。会议纪要或情况通报应分别按照年度统一顺序编号，有关涉密事项要注明密级。2、会议的宣传报道按公司新闻宣传管理办法执行。 3、对于会议中的决定事项，由办公室按照公司督办管理办法负责督察督办。各分管领导应担当相关会议的督办落实责任。 4、需要进一步传达落实会议有关精神的，办公室或主办部门应当及时予以部署安排，并反馈执行结果。第六章 会议纪律 第十七条 各类会议的会期原则上不得超过2天。 第十八条 严格会议签到和请假制度。与会人员应准时参加会议，不得迟到、早退。如遇特殊情况不能参加会议，须提前3个工作日向主持人请假。第十九条 与会人员应当保持会场安静，确保移动通讯设备处于静音或震动状态，不得在会场拨打或者接听电话，不得随意走动。第二十条 与会人员应提前了解议题并做好充分准备；会中应仔细认真聆听。如需汇报或发言，应在限定的时间内完成，避免造成会议拖延。第二十一条 凡涉及秘密的事项，与会人员必须严格保密，妥善保管会议文件，需要退回的文件应及时退回。第二十二条 除有外单位人员参加的会议、现场会、涉密会议和需要面对面讨论、沟通、交流的会议外，原则上采取视频会议方式召开。第七章 会议室管理第二十三条 会议室的申请和安排1、 申请流程。主办部门应提交会议审批表提前预约。流程如下：前台登记办公室负责人审核确认会议准备会议室交付使用会议结束整理验收2、会议取消或改期，主办部门应及时通知会议室管理员。如临时取消申请，再需使用时需重新申请。第二十四条 会议室的使用与维护1、会议室管理员负责于会议15分钟前开启会议室。2、会议需要使用视频会议终端、话筒、音响、投影设备的，由会议室管理员负责开启和调试，并确保正常使用。其他人不得随意移动和调试。3、会议室使用遵循“先全局后部门（系统）、先紧急后一般、同级会议先申请优先安排”的原则。如遇冲突，由办公室负责协调。4、已安排的会议，应在预定时间准时召开和完成，不得延迟或超时，以免延误后续会议。超过10分钟未到达会议室的，办公室可对会议室的使用权另作安排。如需延长使用，应及时通知会议室管理员。如在紧接的时间段内已安排了给其它部门使用，超时使用的部门必须尽快结束会议并离开该会议室。5、保持会议室的整洁，不允许有损坏物品、乱扔垃圾等不文明行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌椅、设施设备等还原，离开时关闭电源。6、会议结束后，主办部门应及时通知会议室管理员。由会议室管理员清理会议室环境卫生，座椅归位，关闭所有电器设备等，锁闭会议室门窗。非会议时间，会议室将处于闭锁状态，不对外开放。第八章 附则 第二十五条 本办法由公司办公室负责解释。 第二十六条 本办法自印发之日起执行。 12 / 13附件2：会议申请表会议名称起止时间年 月 日 星期 会议地点小会议室 大会议室主持人需发言人解决事项1、2、3、4、5、参会人员物资需求电脑、投影仪话筒、音响视频会议系统纯净水、茶水水 果鲜 花横 幅背景板X展架座签笔、记事本录音、录像、摄影其它：会议预算主办单位部门领导签字分管领导意 见公司领导意 见填表日期： 部门负责人： 经办人：附件3-1：分支机构总经理办公会汇报提纲第一部分、上月主要工作