业务招待费管理办法.doc

深圳长森源光电科技有限公司业务招待费管理办法 为了加强业务招待费的管理，节约成本，提高经济效益，根据公司实际，对公司日常发生的业务招待费,特制定以下管理办法：一、概念，业务招待费是指公司因生产经营管理的需要支付给相关部门一定数额的协调费，宴请相关人员或部门的就餐费，送给有关人员或部门的烟酒及礼品。主要包括业务费、招待餐费，烟、酒及礼品费。二、业务费及招待餐费管理。1、 申请，公司因生产经营管理需要支付给相关部门一定数额的协调费（具体标准待定）或招待相关人员，应由对口部门经办人向分管副总经理申请，经批准后，方可实施。2、 实施及控制，各部门在实施过程中要履行节约的原则，由部门归口管理，销售部门的业务招待费按预算的业务量一定比例预算业务招待费（具体比例待定），未完成预算的业务量相应按实际完成业务量率削减预算业务招待费，超额完成预算的业务量则相应按实际完成业务量率调增预算业务招待费。职能部门按具体定额标准预算业务招待费(具体标准待定) 。各部门严格按规定规口管理控制业务招待费,一个年度内可调剂，超支削减次年预算。3、 严格控制业务招待费用，公司总经理以下员工原则上不允许发生业务招待费，业务人员因招待客户或部门经理受领导批示需请客的，必须先填写业务招待费申请表并由总经理审批，业务招待费申请表必须详细注明费用发生日期，招待事因、对方单位及人员、金额，经办人、证明人等，请客发生的餐费应严格控制在限额内，无特殊情况超额的，超额部分个人负担。事先未填写或未审批的申请表的餐费一律不予报销（如遇特殊情况必须电话总经理申请，事后补签到）。4、 招待工作完成后，经办人员一周内填制费用报销单和已签批的业务招待费申请表，经部门经理签字，报分管副总经理和总经理批准后交财务报账，财务部按程序给予办理报销手续。5、费用单据要求，所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”方为有效，不允许出现收据或白条。特殊情况需事前请示并总经理同意可以特殊处理。发票上的要素要完整。对于丢失发票的规定，由丢失人写出详细情况（丢失发票、收据的原则上应向发票、收据开出单位取得书面证明），经所属部门负责人签字后按此程序报销。5、 财务监督，财务部应及时将报账的业务招待费登记备案，及时上报公司总经理。三、烟、酒及礼品费的管理。1、 购买，公司业务招待用烟、酒及礼品按低值易耗品管理，统一由公司行政部指定专人购买、登记、报销。具体按以下程序办理：（1）申请，公司员工（含出差人员）原则上不允许发生礼品费用，如有特殊情况，事先向部门领导请示。 各部门因公需要用烟、酒及礼品必须先提出申请，申请单上必须详细注明所需烟、酒及礼品的数量、品牌、单价，经分管领导批准后报行政部。（2） 采购，行政部根据已批准的申请，及时组织专人采购所申请的烟、酒及礼品凡是购买烟、酒及礼品费的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。 （3）入库，采购人员应及时将购回的烟、酒及礼品交行政部指定的管理员验收入库，并开具进仓单。（4）报销，采购人员及时将所购烟、酒及礼品发票连同进仓单和采购申请单按程序交财务报销，自本制度执行日起，除行政部指定采购员外，任何人不得报销烟、酒及礼品费。2、 使用，已申请用烟、酒及礼品的单位及时到行政部领用招待、送礼所需的烟、酒及礼品，行政部管理员要编制招待用烟、酒及礼品领用明细表，详细登记所领用烟、酒及礼品的名称、数量、单价、金额、用途等，并严格要求领用人签字认可。3、开支标准，为了节约烟、酒礼品费用对公司领导及各部门的业务招待用烟、酒及礼品作以下规定：（1） 副总经理及以上的公司领导每月业务招待用烟控制在300元以内。（2） 各部门招待用烟、酒及礼品标准应由部门经理申请，经分管领导批准，行政部方可购买。4、监督，每月1日，行政部管理员根据进仓单和招待用烟、酒及礼品领用明细表编制上月烟、酒及礼品的购入、支出、结存统计表报到公司财务部，财务部组织人员对上月烟、酒及礼品的购买、使用、库存情况进行检查，保证账、表、实三相符，并将结果上报公司总经理。5、实施及管理，比照上述业务招待费执行。四、以上管理办法，自发布之日起执行，如有疑问，由公司财务部负责解释。附表：1、深圳长森源光电科技有限公司业务招待费申请表。2、深圳长森源光电科技有限公司烟、酒及礼品领用明细表3、深圳长森源光电科技有限公司烟、酒及礼品进、销、存统计表。4、深圳长森源光电科技有限公司部门用烟、酒及礼品申请表。 深圳长森源光电科技有限公司二OO九年九月二十六日建议：增加招待标准原则业务招待费申请表 申请日期:姓名部门职位招待事由预计人数: 预计金额:部门主管意见财务总监意见总经理意见备注备注:1.此表需逐级申批后方可执行;2.招待费的报销必须附此表,否则财务部不予报销.烟、酒及礼品领用明细表所属时