公司来宾接待管理办法.doc

文件编号XZ-00-001文件类别规定版本号V1.0生效日期2013-04-18公司来宾参观接待管理办法一、总则 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司企业管理风范，有次序、有步骤地做好来宾参观接待工作，特制定本办法。二、对外接待范围 本办法规定的接待范围主要是政府部门、业务部客户及其他参观人员。三、对外接待部门 集团总经办、业务部作为主要对接部门、行政部为接待协调、协助部门，遇到重大接待工作和活动，由总经办、行政部协调相关部门共同做好此项工作，有关部门应积极主动配合。 四、职责分配1、总经办负责集团来宾参观接待工作总协调管理。2、总经办职责：负责审定接待方案，参与接待活动，负责审核汇报材料，负责接待活动的统一协调和安排，重要接待活动的总结。3、行政部负责接待工作职责：根据参观整体方案，按要求准备好车辆、接待用品、协调各个接待点做好服务工作，及时收集重要接待任务的资料，整理归档。4、承办参观接待部门职责：负责提出接待方案，报总经办审核，行政部予以配合。5、各分公司职责：根据各种规格的接待，负责安排好参观通道、参观点的畅通及卫生整理，负责通知相应人员及保卫人员做好相关准备工作。五、参观接待事务等级分类1、一级接待：来宾层次：指市级以上（含市级）党委政府重要领导、行业领导、金融系统领导，重要外宾、重大客户参观来访由董事长或各事业部总经理出面接待，若有必要对口业务副总须陪同。2、二级接待：来宾层次：指市级以下（不含市级）区级以上（含县级）政府领导来访或带领其他相关客人来访，业务对口重要客户及外宾，由董事长、各事业部总经理出面接待，政府部门领导带领客人来参观的，各业务对口客人原则上是由各对口部门负责人接待，集团总经办及行政部配合，特殊情况可以提前申请由集团更高级别的领导出面接待。3、三级接待：来宾层次：指一般来宾、业务客户等，由集团各对口部门负责人进行接待。六、接待审批程序1、一、二级接待,由集团总经办负责总协调，根据来宾参观行程的安排，总经办应提前拟定接待方案交董事长审核批示，拟定接待方案具体内容包括：来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和参观目的、抵离时间、是否召开会议、乘坐交通工具及车次或航班、就餐标准、就餐地点、是否有住宿需求等信息。2、总经办应提前做好来宾接待各种衔接工作，并知会相关部门提前做好接待准备，将拟定好的接待方案和重要信息及时转发给到相应部门，明确分工并落实到具体责任人。3、三级接待由承办对口部门负责拟定接待方案（拟定参观接待方案参照一、二级接待内容，写清来宾的基本情况），填写来宾参观接待审批表报行政部审核、审批，一般来宾接待，行政部有权直接批复并协助参与接待工作。4、结合来宾接待对等原则，根据来宾的职务或承办部门需要集团高层领导出面接待的，待行政部审核后应转呈董事长审批。承办接待部门则根据来访参观的流程安排，同样将接待方案转发给相应部门做好接待准备工作。5、集团各分公司若有来宾来访参观，承办接待对口分公司亦须遵循上述审批流程执行。七、参观接待注意事项及相关规定1、重大接待活动需向来宾汇报公司情况时，特别是和产值数据有关系的，由集团总经办或业务对口部门起草汇报材料，集团财务部审核，总经理审批，有必要转呈董事长审批。2、根据参观流程安排，有到集团分公司参观需求的，待来宾参观接待审批表通过审核审批后，由总经办或行政部负责协调及联络，承办部门将来宾接待参观审批表交于分公司后方可安排参观；承办对口部门未经过审批的不得带来访客人到分公司随意参观。3、根据参观接待审批流程，各部门、分公司不得随意安排、接受来访客人到厂区参观请求，各分公司在未接到集团参观接待主管部门的通知前，有权拒绝进入厂区。4、参照级别接待方案，承办参观接待部门应及时落实来宾抵达时间、地点并报告接待领导，协调安排好接站车辆。衔接做好来宾返程车、船、飞机票的预订工作。根据参观需求，承办部门提前协调、落实好来宾视察、参观、会见、会场布置、相机准备、车辆安排、食宿等各项准备工作。5、结合参观接待流程安排，按照各分公司上报的参观路线做好引导工作，当来宾进入车间或其他场所时，陪同人员应告知安全注意事项，委婉告知参观人员禁烟或禁止拍照等行为。参照参观路线安排专人进行讲解，特别对产品性能、设备产量、主要设备名称及功能等必须统一口径。6、集团总经办和行政部按照参观级别，负责做好来宾参观过程中的联络协调工作，待参观结束后组织召开接待活动的总结会，对本次接待工作进行分析、评价，同时对所到参观点存在问题下达整改通知，负责接待资料的收集、整理、存档工作。7、人力资源部门若需安排来公司应聘者了解、参观车间的，不列入本制度范围，人事部门可根据实际情况和车间或需要参观的部门负责人进行横向联络并安排参观。8、外来验厂人员、业务跟单人员、设备维修人员等进入车间现场的不列入接待范围，承办部门须有专人陪同并遵守公司相关管理规定。9、其他未经审批的、同行业外来人员禁止进入车间及厂区。八、附则1、以上条款