东北工程服务文档管理办法(A版).doc

东北工程服务文档管理办法 A版部门工作文件工程服务文档管理办法东北工程部二一年二月引用文件XTZGD4.2-01 工程文档管理规定TZGD7.1-01.05 系统分公司工程服务记录单NSC200系列通信控制器软件管理规程工程档案备份和管理规定定义系统分公司工程服务记录单以下简称工程服务单。具有任务单的功能，因此也可称作任务单。一、工程服务单工程服务单管理规范(一) 工程服务单工程服务单的填写规范命名规范：电子文件为WORD格式，文件名格式为，任务单编号.项目名称.工作类别.服务单.doc。其中，任务单编号格式为YY-MM-DB-Z-XXXX，其中YY为2位数年份，MM为2位数字月份，DB代表东北，Z为任务单制定者编号，分别为（0-3），XXXX为当月四位数流水号，项目名称按地区+电压等级+项目名命名，工作类别分别为“新建”、“扩建”、“改造”、“维护”等。任务单举例如“09-08-DB-0-0005.辽宁500kV辽阳变.扩建.doc”，表示09年08月东北“第0位制定者”发出的第5张服务单。填写项目：制定工程服务单人员的必填项目为：合同号、项目名称、工作时间、联系人、估算天数、工作内容。其余项目由工程服务人员填写。工程服务单任务单采用工程人员和项目绑定的方法，即使在同一工程项目工作的两名工程人员，其应当拥有不同的工程任务单。(二) 工程服务单的制定、流转工程服务单的制定：工程服务单的制定者在接到通知后应与现场联系人进行有效沟通，详细了解现场服务需求并认真分析工程情况，做好服务时间和准备工作预估后制定工作任务单。待完成工程服务单：现场服务单制定完毕后由制定者上载到邮箱的“网易网盘”的“待执行任务单”，并以电话或短消息方式通知现场服务人员，短信内容必须包含任务单编号/项目名称/工作内容简述/联系人等内容。现场服务人员接到通知后从“网易网盘”下载现场服务单。执行完成工程服务单：服务人员现场服务结束后，将已经完成的现场服务单上载到的“网易网盘”的“已完成任务单”。工程服务单变更：同一个项目的工作任务变更由工程服务人员在任务单内填写，不同项目则需要由任务制定者制定新的计划。任务单内的任务未全部完成而抽调至其他项目，该任务单结束。同一个项目因实际工作内容出现较大变动，无法在预估的工作时间内完成时，需要变更任务单的预估工作时间。(三) 工程服务单盖章工程服务开始时，将任务单交给用户盖章，工程服务完成后，需将盖章的服务单带回。盖章要求：任务单第一页交给用户盖章，盖章时，可以不填写任何内容，包括时间，项目等都不填，即打印空白页交给用户盖章。对于新站、扩建、改造等内容，必须盖用户公章（圆章），以作为工程项目收入确认的依据。二、现场出差记录表命名规范：出差服务记录表为EXECEL文件格式，文件命名规范为“东北工程部+姓名现场出差记录.xls”。填写规范：每个工程人员对工程服务记录逐次累加，若一个较长的工程服务中到其他地方再次服务，则应重新换一行。流转：每位工程服务人员一个文件，需要在每周日将截至到周日的出差情况，上传到“网易网盘”的“出差记录表”中。每周一上午由文档员下载汇总，按周导入至PI2000。文档员汇总下载导入PI2000的方法见附件1。工程借调：（1）本部门人员借调到其他部门出差，由工程人员填写交本部门；（2）本部门借调其他片区（一线/二线）人员，由部门副经理填写，被借调人员为一线的，将统计表发给相应片区经理，被借调人员为二线的，由文档员直接上载到PI2000。三、月工作总结工程服务人员每月将工程中遇到的问题，调试情况，心得，技术等进行总结，可涵盖专业文章、技术报告等，每月26日前提交一次。部门经理将全部门的工作进行总结，包括现场工程调试情况、投运情况、产品缺陷情况、用户要求、现场服务情况汇总等情况总结给系统分公司办工室。四、新开工项目记录表 现场新开工的工程，需要形成新开工记录表，由工程服务单制定者填写，每月10日通过电子邮件发送给部门经理。（暂不需要）。五、工程服务的统计与监督部门经理（或指定人员）对已经完成的工程服务单工程任务单进行登记，对实际工作天数与预估工作天数较大的，应当跟踪了解产生的原因，并形成统计表。对已经结束的工作任务单，由文档员登记后并归档后，分别从“网易网盘”的“待执行任务单”和“已完成任务单”内删除。六、岗位说明：1、 文档员：负责将已经完成的现场服务单进行归档，并从“网易网盘”的“待执行任务单”和“已完成任务单”内删除。目前文档员由部门经理指定相关人员完成。2、 工程服务人员：负责现场服务单内载明的工作任务的实施，当实际工作内容出现较大变化时，需要向任务单制定者汇报。3、 任务单制定人员：部门经理、部门副经理、主管或委托的部门工作人员是任务单的制定者，需要与用户进行充分的沟通，跟踪现场实际的工作情况，需要追踪自己签发的任务单的回收情况。4、 部门经理、部门副经理：负责对任务单的实施的监督、考核等内容。实施2010年2月1日起开始正式实施。附录1：网易网盘的使用方法附件：工程服务记录单.doc 工程服务统计表.xls(待制定)东北工程部+姓名现场出差记录.xls 编制部门：东北工程部附录1：出差服务记录表汇总上载至PI2000 指导书1、用EXCEL打开的工作界面如下：（1）“服务记录表”由工程人员填写，有文档员在此汇总。（2）“服务统计记录表”无需修改，自动生成。（3）“合同信息表”，定期从PI2000导入合同额，用以自动填写“服务统计记录表”里的合同额。2、自动生成用于PI2000导入的数据表如下：3、要查找某一周的统计表（如2009-12-21至2009-12-27）的出差情况。在“服务起始时间”按如下筛选，选择下拉框自定义小于等于输入一周结束时间(2009-12-27)，如下图。在“服务结束时间”，筛选如下：选择下拉框自定义大于或等于输入一周开始时间（2009-12-21）,如下图：筛选结果如下图：3、将筛选结果拷贝到空白文档，若“服务开始时间”或“服务结束时间”不再本周的起始时间内，则修改到起始时间，再导入到PI2000。附录2：网易网盘的使用方法1、 从网页登录nanruidongbei1