公司公文管理办法.doc

公 文 管 理 办 法公 文 管 理 办 法第一章 公文版式第一条 制定本标准的依据1.1 国家行政机关公文格式标准（GB/T9704-1999）。1.2 股份公司公文处理暂行办法（吉禹发20037号）。1.3 公司的实际使用需要。 第二条 公文管理部门总经理办公室是公司公文的综合管理部门。第三条 公文分类根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类：3.1 一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。3.2 二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。3.3 三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。3.4 四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。3.5 五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。第四条 公文版式制定标准4.1 公文用纸：除有关单位特殊要求外，各类均采用国际标准A4型（210297）打印纸（或复印纸）。4.2 页面设置：4.2.1 一类和二类公文页面设置为：上边为25.4，下边为25.4，左边为28，右边为26。4.2.2 三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上边为25.4，下边为25.4，左边为31.7，右边为31.7。4.3 装订要求：一类和二类公文必须在左侧上下双钉均称装订；三类、四类和五类公文可根据版面装订。4.4 公文结构及格式标准：一类公文见附件一；二类公文见附件二；三类和四类公文见附件三；五类公文见附件四。第二章 表格版式第五条 表格分类表格分为计划表、统计表、汇总表、登记表、明细表、说明表、记录表（簿）、审（签）批单、申请单、台帐、卡片、单据及其他表单等。第六条 表格版式6.1 根据表格的版面可分为横版表格与竖版表格。6.2 根据表格的繁简可分为单页表格与多页（二页或二页以上）表格。第七条 页面设置表格的页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上边为25.4，下边为25.4，左边为31.7，右边为31.7。在实际使用过程中对页面可进行适当的调整。第八条 表格结构及格式标准见附件五、附件六、附件七、附件八、附件九、附件十。第三章 发文程序第九条 一类和二类公文发文程序为：拟稿（起草人）、审核(部门领导)、送审（主管总经理或总经理）、样稿（办公室主任）、传阅（相关部门领导）、签发(总经理)、打印（办公室文秘）、发文（办公室文秘）、归档（档案员）等。9.1 拟稿：根据公司工作需要和领导的意见，由主办部门指定专人草拟文稿。草拟文稿必须从公司整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错与语义分歧，标点符号要正确。9.2 审核：文稿拟就后，拟稿人填写“公司发文用纸”（见附件十一），详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等；然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。9.3 送审：主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。9.4 样稿：领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。9.5 传阅：办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。9.6 签发：经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。9.7 打印：总经理签发后的文稿由总经理办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上签名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。9.8 发文：所有文件发放，一定要有登记、签收手续（见附件十二：发文签收单）。对印刷质量不好的文件，印信管理员有权拒绝盖印。9.9 归档：公司所有发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。第十条 三类、四类和五类公文发文程序为：拟稿（起草人）、审核(部门领导)、签批（主管总经理或总经理）、发文（起草人）、归档（部门内业或档案员）等。三类、四类和五类公文发文使用“文件审阅单”（见附件十三）或相应的签批单。第四章 附 则第十一条 公司各类公文在未经批准的情况下，不得扩大传阅范围和随意复印，不得外泄到其他单位。第十二条 本办法自发布之日起施行。附件：1、红头文件模版 2、红头公函模版 3、普通公文模版 4、规章制度标书类模版 5