19-云南小磨高速公路项目档案管理办法.doc

云南小磨高速公路项目档案管理办法第一章 总 则第一条 为了做好小磨高速公路建设项目从筹划到工程竣工验收各环节中形成的应归档保存的文字、图纸、计算材料、声像材料等的文件资料的积累、整理及归档工作，使小磨高速公路建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，特制定本办法。第二条 小磨高速公路建设项目施工中的任何文件资料必须采用计算机处理，并及时进行签字。文件和资料的接收要认真办理签收手续，发放须明确发放范围，建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料，如无签收记录而使文件资料遗失均由申报方负责。第三条 档案管理工作与项目建设同步进行。指挥部、监理单位、施工单位应在各自职责范围内做好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管工作。第四条 档案管理原则：统一领导、统一管理、实行档案管理责任制。第二章 组织机构及其管理第五条 小磨高速公路建设指挥部成立项目档案管理领导小组，负责项目档案统一领导和管理。第六条 档案管理小组下设档案管理办公室，办公室设在综合办，并由其承办具体业务，设一名专业档案管理员，负责档案室的集中统一管理；工程处、合同处、物资处、总监办、中心试验室、拆迁安全保通处指定一名兼职档案管理员，负责其职责范围内的档案收集、鉴定、整理、归档、补遗和保管未完工程（项目）的档案。重要档案原件送档案室保管，处室日常使用复印件备查第七条 建立借阅制度。各部门临时保管的档案由部门负责人批准后借阅；从档案管理室借阅的由档案领导小组办公室批准后借阅；重要文档由领导小组组长批准后借阅。第八条 凡是已完工程、项目及形成完整资料的档案，应移交档案管理室统一管理。第九条 各总监代表处、现场服务处、施工单位、监理组应参照指挥部的档案管理机构设立档案管理领导小组，管理好各自职责范围内的档案资料。第三章 文书档案管理第十条 立卷的原则和方法：遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套的原则，分类科学，便于查找利用，可灵活应用以下六个特征。1.按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；2.按文件作者特征立卷。把同一个单位或个人的某些文件组合在一起立卷；3.按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；4.按通讯者特征立卷。将本单位与某一单位协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；5.按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；6.按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。第十一条 归档范围1.上级党政机关指示、批示、批复、批转、通知、通报等指导性文件；2.本单位形成的主要指示、批示、批复、批转、通知、决议、决定、通报、请示、报告、函；3.下级单位报送的重要性统计、情况报告、专题报告；4.上级单位、同级单位和非隶属单位颁发的以及本单位的条例、规章制度、通知等文件材料；5.重要的群众来信及领导批示办理的信件；6.在报纸上发布不另行行文的相关文件，应剪报收集归档；7.未经单位收发登记而又需要归档的文件。第十二条 立卷的质量要求1.保持文件之间的历史联系；2.价值（保管期限）不同的文件要分开立卷，立卷时永久性材料应在最前，后放长期，再放短期，按此顺序日后便于销毁；3.党政文件要分开立卷；4.文电要统一立卷；5.绝密文件要分开立卷；6.会议文件应单独立卷；7.统计报表应单独立卷；8.重要文件保存两份，一般文件保存一份。第十三条 卷内文件的排序及整理1.密不可分的文件材料应依序进行排列a.批复在前，请示在后；b.正件在前，附件在后；c.印件在前，定稿在后；d.转发件在前，被转发件在后。2.卷内文件的整理a.剔除重份文件或没有文字的空白页；b.拆除金属物，调整文件页码顺序；c.对纸张过小或批语、签注意见写在装订线上的应予粘贴补宽，对纸张过大的文件应当折叠便于装订。第十四条 填写卷内文件目录卷内文件整理完毕后，用阿拉伯数字在有文字的每页文件正面的右下角，背面的左下角编上页号，按文件排列顺序逐份填写卷内文件目录（顺序号、文号、责任者、页次、备注）。最后在文件材料上的末尾附上“备考表”，并写上立卷人姓名和立卷日期。第十五条 案卷装订及封面1.案卷各部分按案卷封面、卷内文件目录、文件材料、备考表、封底的顺序排列好后随即装订。案卷装订采用三孔一线的方法。2.案卷装订完毕后，应在案卷封面上编全案名称、处室名称、案件题名、卷内文件起止日期、保管期限、页数、卷号、密级。同时在卷背上亦应编制出案件题名。案卷排列按年代、组织机构排列。第四章 设计及变更设计资料第十六条 设计资料的管理1.任何设计资料设计单位完成并审核后必须交小磨指挥部工程处审阅，经工程处审核并加盖印章后下发给施工单位。任何不按此途径获取的设计文件均视为无效文件，由此而产生的工程不予计量，并追查当事人的责任。2.设计资料到位后，各部门、各施工单位应建立完整的工程台帐，做到帐帐相符，避免在计量工作中出现超计或漏计现象。第十七条 变更设计资料的管理1.小磨高速公路项目建设中的变更设计严格按照小磨高速公路建设项目变更设计管理实施办法的规定进行上报和审批。对于延时或不按程序上报的变更设计指挥部将不予签认。2.变更设计批复后，各部门、各施工单位应及时登入工程量台帐中，并以此作为工程计量的依据。工程台帐在施工过程中每月进行一次核对工作。第五章 奖罚措施 第十八条 对项目建设中形成的应当归档的文件、资料，擅自销毁、删除、伪造、转让、据为已有或因管理不善、玩忽职守造成档案损失时，视情况严重程度按云南小磨高速公路违约处罚实施细则的有关规定执行。第十九条 档案管理领导小组每半年组织一次检查考核。经考核达标的单位、部门给予适当的奖励并通报表扬；对不达标或档案管理出现失误，造