关于招标工作管理和监督暂行办法.doc

关于招标工作管理和监督暂行办法第一章 总 则 第一条 为了进一步规范我院招标工作，加强对物资材料、仪器设备、图书资料采购招标工作的管理,完善物资材料、仪器设备、图书资料采购招标管理监督机制, 促进我院的廉政建设，落实廉政建设责任制，不断提高采购工作的透明度,保证我院的物资材料、仪器设备、图书资料管理工作规范化、制度化和廉洁、高效运作，根据中华人民共和国政府采购法及海南省有关政府采购管理的有关规定，制定本办法。第二条 本办法所指的采购范围包括基建工程、后勤服务、教学科研、图书教材、行政办公等各类物资材料、仪器设备及图书资料。 第三条 采购活动必须遵守国家有关法律、法规和学院的有关规定。学院的采购工作实行“统一领导、分级管理”的原则。各部门和纪检监察审计处等都要自律规范，各尽其职，主动配合，协调支持，努力提高工作效率。 第四条 参与采购活动的工作人员都要以对学院利益高度负责的精神，力求节约，反对浪费，廉洁、高效履行职责。 第五条 各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求、性价比较高的物资材料、仪器设备、图书资料。 第六条 采购工作应积极引入市场竞争机制。一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学院利益出发，本着“诚信、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。 第七条 采购议事规则 1. 以满足设计和使用要求为前提，依据审定的计划资金额度，控制标的质量等级，力求节约。2. 投标报价口径一致，质量、价格、服务并重，综合评议比较。3. 在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。4. 采购组应按照“少数服从多数”的原则形成决议。决议会签完成认定后有效。 第二章 组织机构 第八条 学院成立建设项目招标领导小组（以下简称学院招标领导小组），实施对学院采购物资材料、仪器设备、图书资料的领导、管理和监督。学院招标领导小组主要职责是：制订招标管理办法及实施细则；审定招标方式及投标商、中标公司；审定评标专家组成人员；组织与管理招标采购活动。学院招标领导小组正副组长分别由学院有关分管领导担任，成员由党政办公室、纪检监察审计处、教务处、科研设备处、财务处、后勤处、图书馆、工会等部门的负责人组成。领导小组下设仪器设备采购组、基建工程物资材料采购组、图书资料采购组等三个工作机构（以下简称采购组），负责对学院采购项目的立项、资金落实、市场调查（前期调研）、采购方式、采购档案管理等的组织推进、审查以及采购日常管理工作。以上三个采购组分别由科研设备处、后勤处、图书馆主要负责人担任组长，成员由纪检监察审计处、使用部门负责人和相关专业技术人员组成。 各采购组应以保证形成廉洁、高效的工作机制，保证采购任务如期完成为原则。采购组成员应独立履行本办法要求的职责，对本部门负责，参与采购活动的组成人员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应责任。参与采购活动的专业技术人员由主管职能部门根据需要，在学院或在院外邀请。第九条 根据采购项目的的实际需要，组建评标专家组（由三人以上单数组成）。评标专家组的主要任务是：依据招标书的要求，对投标项目进行评审，在全面分折、对比、确定性价质量的基础上向采购组推选投标入围厂商，并写出评审意见，再由采购组审查后学院招标领导小组批准。第三章 招标的范围第十条 实行政府招标的项目。凡使用学院预算资金和专项资金购买预算金额单项在2万元以上（含2万元），批量在5万元以上（含5万元）的各类仪器设备（包括教学设备、实验器材、实验材料等）、各类大宗物资（包括图书资料、教材、劳保用品、办公设备、药品、木器家俱、学生公寓用品等），单项预算金额在30万元以上（含30万元）的工程项目（包括项目的勘察、设计、施工以及与工程建设有关的重要设备、材料等；房屋装修装饰工程、土石方工程、设备安装及管道线路敷设工程和等）以及批量预算金额20万元以上（含20万元）的服务类（包括公务车维修、网络维护等）均要实行政府采购。单项或批量采购金额一次性达到50万元以上（含50万元）的货物和服务项目，单项200万元以上（含200万元）的工程项目，必须采用公开招标方式，因特殊情况需要采用公开招标以外采购方式的，应当在政府采购活动开始前按规定获得省财政厅的批准。第十一条实行院内招标的项目。预算金额单项在1万元以上，2万元以下（不含2万元），批量在1万元以上（含1万元），5万元以下（不含5万元）的货物类采购；单项预算金额在3万元以上（含3万元）、30万元以下（不含30万元）的修缮改造工程及勘察、设计、监理等服务的采购以及与工程建设有关的重要设备、材料等货物的采购以及政府集中采购目录以外、采购限额标准以上的货物、工程和服务项目,都要进行院内招标。第十二条对采购限额标准以下的项目，已实行协议供货和定点服务采购的，不论金额大小，必须严格执行协议供货制度和实行定点服务采购，在中标的供货商处采购；没有实行协议供货的，按本规定的有关条款的规定，实行院内招标或自行采购。第十三条 对未达到院内招标限额的货物、工程和服务类的采购，应遵循“货比三家、择优选购”的原则，由相应的采购组协同使用部门进行分散采购。第十四条 凡属本办法规定之内应进行招标的项目，项目执行部门（使用部门）要根据招标类别，分别通过各相应的采购组，组织实施申请招标工作，并主动接受学院招标领导小组的领导、管理和监督。第四章 采购计划的审批 第十五条 学院各部门购置设备、物资、图书资料,应按照“统一领导、计划审批、分类集中采购、分别验收登记”的规定程序进行。 1. 设备、物资、图书资料的采购，必须在学院下达年度的预算内外项目经费额度中进行，填写海南软件职业技术学院项目经费计划申请表（下简称学院项目经费计划申请表），采购组应收集、审查、汇总需求项目，交学院有关会议讨论确定后，才能实施采购。 2. 运用学院基本支出中的办公费、业务费、科研费或其它专项资金购买少量低值易耗物品，也必须填写学院项目经费计划申请表，按有关财务制度规定的审批权限审批后，由相应的采购组执行。 3. 图书资料采购应按学院计划金额和各系部业务需求由图书资料采购组合理科学有序进行。 4. 各项基建工程及各类修缮工程计划的申报，按海南软件职业技术学院基本建设管理制度实施办法的规定执行。 5. 采购计划下达后，任何部门不得随意变更。确实要变更的项目，重新履行报批手续后方可购置或招标。 第五章 招 标 第十六条 属于政府招标的项目运作方式（一）根据学院审批的采购计划，先由使用部门通过市场调查，了解物资设备、品牌、质量价格等市场信息等，提出物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据及市场参考价格等，填写海南软件职业技术学院招标项目审批表（下简称学院招标项目审批表），并附有详细需求表（要按照政府采购项目详细需求表的格式填写）。对某些大型仪器设备（一般指单项价值10万元，批量价值30万元）应由使用部门组织专家进行可行性论证，撰写申购大型仪器设备可行性论证报告，作为招标采购的依据。（二）职能部门进行审查后，报学院招标领导小组审批。（三）由财务处向省财政厅采购处申报，并由省财政厅采购处确定招标方式及招标代理单位。（四）由招标代理单位组织招标。（五）学院职能部门及纪检监察审计处要跟踪，并按有关规定参与其招标的过程，确保其如期、规范招标。（六）经招标代理单位组织招标之后的“采购确定意见”须由学院招标领导小组组长签署意见后方能生效。第十七条 属于院内招标的项目运作方式 （一）招标立项。根据学院审批的采购计划，先由使用部门通过市场调查，了解物资设备、品牌、质量价格等市场信息等，提出物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据及市场参考价格等，填写学院招标项目审批表，并附有详细需求表（可参照政府采购项目详细需求表格式填写）。 （二）确定招标方式。职能部门对学院招标项目审批表进行审查后，报招标领导小组审批，确定招标方式。院内招标可根据招标项目的具体情况，分别采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购及询价采购方式。1. 公开招标。公开招标指按照国家有关法规和规定的程序，以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。对质量可靠性不易确定，市场价格波动较大的物资设备采购项目，宜采用公开招标方式组织采购工作。 2. 邀请招标。邀请招标指按照采购组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标，并按照评标专家组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。 3. 竞争性谈判。竞争性谈判指在特殊情况下，由采购组按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上，直接邀请三家以上供应商投标报价，采购组通过综合评议，竞价谈判，按照“质量保证，服务可靠，价格最低”原则确定供应商的采购工作方式。对专业性很强、购置技术含量有特别要求的项目，可采用竞争性谈判招标。4. 单一来源采购。单一来源采购是指直接向一家供应商采购。对供应商拥有专有权或原购置的仪器设备零配件更换，必须向原供应商采购的项目，可采用单一来源招标。 5. 询价采购。询价采购是指对三家或三家以上供应商提供的报价，遵循“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定”的原则进行比较，以确保价格具有竞争性。对采购的仪器设备规格、标准统一，现货货源充足且变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。 在下列特殊情况下，经学院招标领导小组批准可采取询价采购方式：技术性能特殊的商品；出现不可预见的急需采购的商品；没有供应商投标或没有合格标的时；采购组认定的市场供应条件限定的单一来源商品；采购组认定无法按照规定招标方式得到的商品；采购组一致认定的其他情况。（三）发布招标信息。通过采取校园网、校内外公告等方式公开发布需求信息，吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。（四）编制招标文件。采购组根据审批后的学院招标项目审批表及其需求编制招标文件。招标书内容主要包括：1. 投标邀请函；2. 投标文件的正、副本数量、提交方式；3. 招标采购仪器设备的名称、数量，是国产、合资还是进口或是国产合资进口不限；4. 对仪器设备规格、型号或技术指标、参数的详细要求；5. 投标公司应提供的相关资质证明材料和投标设备的代理等级证书；6. 本次采购采用的招标方式与评标方式；7. 接受投标书的地点与截止时间；8. 投标公司应做出的廉政承诺；9. 应当特别说明的投标人其他须知。（五）选择投标商。采购组根据招标采购项目的实际需要，提供供应商的信息， 选择或邀请投标商，必须坚持如下原则：1. 公平、公正；2. 注重投标商的以往成就更注重其技术实力；3. 注重投标商的信誉，特别是以往提供产品的质量、经营作风和售后服务的态度与质量等；4. 注重投标商资质等级及其经营品牌的代理权限或等级。（六）确定评标专家。采购组根据招标采购项目的实际需要，提供评标专家信息，由学院招标领导小组确定。（七）发售招标书。采购组依据学院招标领导小组确定的招标方式，对投标商发售招标书。第六章院内投标、开标、评标和定标第十八条凡具有企业法人资格，实行独立核算，持有营业执照和资质证明的国内外仪器设备制造厂家、经销商，注册资金符合招标项目要求的，均可参加投标。 第十九条投标商应当具备承担招标项目的能力和良好资信。 第二十条投标商应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。投标文件应当由投标单位的法人代表或授权的代理人签字并加盖投标单位公章后密封。 第二十一条投标商应当在招标文件要求提交投标文件的截止日期前，将投标文件送达投标地点。采购组收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。投标商少于三个的，学院招标领导小组应当进行重新招标。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，采购组应当拒收。 第二十二条投标商在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已经提交的投标文件，投标商所补充、修改的内容为投标文件的组成部分。 第二十三条开标应当在招标文件中规定的开标时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。 第二十四条招标采购的开标由学院招标领导小组组长或其委托人主持。开标主持人的具体职责是：1. 报告发标及应标情况；2. 提请纪检监察审计处等部门负责人检查投标文件的密封状况，并在他们的监督下由采购组工作人员开启所有投标文件、分发至每位评标专家；3. 提请推选一名评标专家为组长，负责主持本次评标活动；4. 安排采购工作人员认真做好评标人签到、开标、评标等情况记录。并填写海南软件职业技术学院招标采购活动备案审批表（下简称学院招标采购活动备案审批表）。第二十五条评标专家组组长主持评标工作，其主要职责是：1. 组织评标专家认真阅读审核投标文件；2. 根据招标项目及投标实际情况，布置评标工作的进程，或对需要投标人述标、回答质询、考察投标商及其用户等做出具体安排；3. 组织评标专家发表对投标情况看法或建议；4. 根据评标专家全体人员对投标商的评述，起草对该项目评标的综述意见，写入学院招标采购活动备案审批表，并由全体评标专家签字后作为评标结果记录存档。第二十六条定标根据不同的招投标方案，由采购组确定中标方式：一是现场开标标底最低者为中标单位；二是采用综合评议法的方式进行，在评标专家组评审的基础上，以投票方式决定中标单位。第二十七条经学院招标领导小组组长在学院招标采购活动备案审批表相应栏目签署审批意见后，再由采购组向中标单位发出中标通知书，明确公司中标范围(是在招标项目中全部中标或部分中标)与合同签订及时限等相关事项。同时，将招标结果在院内（网上或院务公开栏）公示（公布）。 第七章合同谈判与审批 第二十八条 属于政府招标的项目按代理招标商提供的合同文本办理，属于院内招标的项目，由采购组与中标单位进行商务谈判，并由中标单位起草采购合同。 第二十九条 订立采购合同应履行海南软件职业技术学院经济合同法规定的程序。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同份额一般应至少一式四份，分交档案室、职能部门、财务部门和供应商。院内管理复印件有效。第三十条 采购合同应填报学院经济合同用印审批单，经法人代表或其委托代理人签批同意，交学院党政办公室认可并加盖“合同专用章” 后方为有效。第三十一条 凡以学院名义与供应商签订的采供合同，未经学院法定代表人或其授权委托人审查签署的，均为无效合同，当事人应承但侵权责任。第三十二条 合同履行由职能部门监督实施，如出现不履行或不能完全履行时，业务主管部门应及时采取措施减少损失。第三十三条 经与中标单位协商一致，同意变更合同实质性条款应形成补充合同。 第八章验收和质量保证第三十四条 每项采购活动，货到入库前必须由职能部门根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织进行验收。第三十五条 验收工作由使用部门负责组织验收，验收人员由使用部门负责人及专家、供货方代表、采购组有关人员组成。纪检监察审计处必须派员参加采购项目的实施。第三十六条验收工作由验收小组组长(使用部门负责人或专家)主持。验收工作的一般程序为：根据用户招标书的具体要求与供货商在供货合同中的承诺，对所购设备进行开箱清点、外观检查以及对设备的各项技术、性能指标进行实测，检测结束后，验收小组全体成员对检测结果进行评价，必须明确验收结论，所有参与人员必须在海南软件职业技术学院物资设备采购验收单（下简称学院物资设备采购验收单）签字。验收发现有问题，根据具体情况由验收小组研究制定处理办法。问题短期可以解决的，应推迟付款，根据问题解决的情况再决定如何付款；验收问题严重、与合同约定明显不符的，不予付款，物资退回，由此产生的所有费用由供货方负责；给学院造成经济损失的，依法进行索赔。 对于需要安装、施工的设备或物资，在竣工运转正常后，由职能部门组织总体验收，并填报海南软件职业技术学院物资设备采购施工竣工验收单（下简称学院物资设备采购施工竣工验收单）。第三十七条 物资设备采购验收（含施工竣工验收）必须由学院领导签署意见方能生效，价值在10万元以下（不含10万元）由分管领导签署，10万元以上由分管领导审查后，再报院长签署。属于政府采购的物资设备，凭学院领导签署意见后的学院物资设备采购验收单或学院物资设备采购施工竣工验收单，再办理海南省政府集中采购货物验收单盖章手续。第三十八条 采购活动付款要与合同履约进度情况相协调，以“保证供应，保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。验收完全合格的，按照合同约定支付货款，办理付款手续时，必须以学院物资设备采购验收单或学院物资设备采购施工竣工验收单作为付款的依据。属于固定资产的按照海南软件职业技术学院国有资产管理办法进行管理。第三十九条 凡是合同规定有质量保证金的，付款时必须留足质量保证金，以保证质保期的顺利执行；质保期内违约的，质量保证金作为违约金处理。第四十条 基建维修工程项目的竣工验收按海南软件职业技术学院基本建设管理制度实施办法的规定执行。基建维修工程项目的竣工结算及审计按海南软件职业技术学院基建、修缮工程项目审计管理办法的规定执行。 第四十一条凡因不可预见的原因，超出中标金额的，必须按财务规定的权限办理审批手续后才能结算。第四十二条 物资材料、仪器设备、图书资料在采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。学院招标项目审批表、学院招标采购活动备案审批表、学院物资设备采购验收单、学院物资设备采购施工竣工验收单、合同书等均为采购活动必须形成的重要文件材料，应由职能部门专人负责及时归档备案。 第九章招投标工作纪律第四十三条