办公纪律及秩序管理办法.doc

第一条 目 的 为树立公司良好的企业形象，营造一个活泼有序的工作环境，严格劳动纪律，强化工作职责，从而总体提高各项工作效率，特制定本管理办法。第二条 适用范围适用于公司全体员工。第三条 道德规范 一、敬业爱司、热爱集体，尊重上级、爱护下级，自觉维护公司利益和企业形象。 二、服从领导，遵章守纪，严守公司秘密。 三、不在公司办理本职工作以外的私事。四、廉洁自律，不越权办事，不损公肥私。五、团结和睦，友爱互助，为人诚实，宽以待人。六、不拉帮结派散播谣言，不起哄闹事，自觉维护公司工作秩序。第四条 礼仪规范 一、仪容、仪表 （一）工作期间应做到精神饱满，热情自信，待人接物彬彬有礼。 （二）仪表端庄，头发梳理整齐，常修指甲；男员工胡须应刮干净，女员工不得浓妆艳抹和戴过多饰品。 （三）服装整洁，男员工上班期间不得穿背心、圆领汗衫、短裤、拖鞋等，女员工上班期间不得穿超短裙、吊带裙、拖鞋等。 二、语言 （一）办公场所须文明用语，不得高声喧哗、吵闹。 （二）员工之间应正常称谓，使用尊称；对有职位的领导称呼其姓及职位。 （三）接听电话须先说“您好，警通公司部门”，通话时音量要低，语气温和文雅有礼；重要事项应复诵一遍，得以确认并作好笔录；传呼他人接电话或向他人传话时应先请对方稍后，捂住话筒，不要在电话里大呼小叫；挂断电话应说：“再见”。第五条 行为规范 一、办公区域是员工从事工作的场所，是公司形象的体现，应随时保持良好的文明氛围，不得说脏话、粗话。 二、办公区域须保持整洁、明亮，办公用品、用具不得乱抛、乱放；办公桌上的文具、资料应摆放整齐，不得堆放杂物。 三、爱护环境卫生，各部门区域内的环境卫生由各部门负责。要做到平时清洁小扫除，周末清洁大扫除，达到门窗、桌椅无积尘，地面无污渍。 四、凡进入办公区域，鞋须光亮，清洁无尘。 五、在办公区域不得随地吐痰，乱扔垃圾。 六、除接待室接待客人外，办公场所严禁吸烟。 七、保持卫生间的清洁，每次上完卫生间后须自觉冲洗干净。 八、不得在上班时间吹口哨、吃零食、哼小调。九、不得在上班期间打免提电话影响他人工作。十、严禁在办公时间聚会闲聊、玩笑、打闹。十一、工作期间严禁饮酒（应酬客人除外）。十二、爱护公共设施、设备，不得随意破坏、毁损，损坏照价赔偿。十三、离开座位时应将座椅紧靠办公桌，不得置于通道上。十四、管理好自己的物品和文件资料，不得随意挪用他人物品，下班后锁好办公桌和文件柜。十五、不得将衣服、皮包等私人用品挂在椅背、柜、桌等显眼地方。十六、公司的茶叶、纸杯是供客人使用，公司员工不得使用。十七、下班时随手关灯、门窗，关闭电脑和空调电源。违反以上任何一条款，除可依据的管理办法和规定外，视其情节轻重给予5元-100元相应处罚，对于造成不良后果或经济损失的则承担其相应责任。第六条 办公管理 一、遵守公司考勤管理办法，不迟到、不早退、不随意窜岗、离岗或不假外出。 二、一般情况不得使用公司座机打私人电话，严禁打声讯电话（违者按所发生声讯费3倍处罚）。 三、办公时间不做私事，不接待与本人无关人员，不接受与本职责无关委托（除公司领导授意外）。 四、员工因外出办事前应报告上级主管领导，回公司应及时汇报办理结果。 五、严禁在办公时间读与本岗位（专业）无关的书籍、杂志、报刊等，不得将书籍、杂志、报刊等随意乱放。 六、加强保密意识，离开办公桌时须将文件和重要资料妥善收存，关掉电脑屏幕，废弃的文字资料应碎掉。 七、非电脑专业人员不得私自拆装公司电脑，更换其零部件或将其搬离办公室；电脑若出现故障，应立即停止使用并通知电脑专业人员维修。 八、禁止打牌、赌博。 九、上班期间禁止上网（工作需要除外）和玩电脑游戏。十、上班期间禁止在办公区域播放MP3。 违反以上任何一条款，除可依据的管理办法和规定外，视其情节轻重给予5元-100元相应处罚，对于造成不良后果或经济损失的则承担其相应责任。第七条 会议管理 一、行政人事部负责会议室使用的统一安排和调配，负责会议室的环境布置。二、会议室的使用原则上按“先上级后下级，先急后缓”顺序安排。 三、会议类别 公司实行“月工作报告会议”、“专题工作会议”、“总经理工作会议”。（一） 月工作报告会议 1、时间：每月28日14：00。 2、地点：公司总部会议室。 3、参加人员：各部门和子公司负责人及其以上员工。 4、会议主题：各部门和子公司当月的工作完成情况和下月的工作计划汇报会。 5、月工作报告会由行政人事部负责记录、整理、分发、检查和考核。（二） 专题工作会议1、各部门和子公司需协调、配合的工作则通过召开专题工作会落实、解决。2、专题工作会由专题主管领导或各部门和子公司负责人负责组织、主持。3、专题工作会若需总经理或分管领导参加则要请示、报告。4、专题工作会由专题主管领导或各部门和子公司负责人安排记录、整理，再报总经理和分管领导，发行政人事部和相关部门人员。 （三）总经理工作会议 1、总经理工作会由行政人事部经理组织，总经理主持，副总经理及其以上员工参加。 2、会议主题： （1）、商讨公司的战略规划、经营决策和远期目标。 （2）、解决公司当前存在的突出问题。 （3）、研究公司一些重大事项。 四、会议要求 1、不开没有明确议题的会； 2、不开有许多议题的会； 3、不开没有准备的会； 4、不开可开可不开的会； 5、不要无关的人参加； 6、不要作离题的发言； 7、不要作重复性的发言； 8、不要议而不决。 五、会议纪律 （一）严格遵守会议时间，不迟到、不中途早退，因特殊原因不能准时到会者或提前离开者应征得会议主持人同意。（违者按10元/次处罚） （二）会议开始后应将手机开至振动或关闭，不得在会议期间打电话或随意离开会议室，保证会议质量、提高会议效率。（违者按10元/次处罚）（三）会议上允许发表不同意见，但不得随意打断他人发言，不得相互争吵或进行人身攻击。（四）会议上须认真倾听他人发言，作好会议记录，不得看书报、聊天、打瞌睡等与会议主题无关的事情。（五）应认真领会会议精神，会议议定和布置的各项工作应按要求完成。（六）爱护会议室设备、设施，自觉维护会议室环境。（七）会议结束后，应将自己的座椅放回原处。第八条 文印管理一、打印管理（一）各部门需打印的文件、资料应在本部门办公电脑上完成书写、排版、校对及打印。（二）如需行政人事部文员打印，应提供字迹清晰、卷面整洁的文稿，填写好“打印登记表”，部门负责人应在原稿及“打印登记表”上签字。打印完毕后，行政人事部文员将原稿及打印件一并交申请人校对。（三）申请人取件时应在登记记录上签收。二、复印管理（一）一般性文件等的复印均须事先填写好“复印登记表”；涉及公司重要文件、文书、档案、合同、技术资料等复印须部门经理签字以及行政人事部经理审核后方可复印。（二）行政人事部文员应严格按批准的内容及数量进行复印，要节约，避免浪费。（三）复印的文件资料，公司内部传阅原则上双面复印，对外单面复印。三、传真管理（一）传真机由行政人事部文员负责操作，其他人员未经许可不得随意动用。（二）传真机若发生故障，行政人事部文员及时联系相关维修人员，以保证尽快恢复正常使用。（三）行政人事部文员应及时通知收文部门领取传真件，并做好收、发登记工作。四、费用核算（一）为了加强成本节约，提高成本意识，对各种打印、复印、传真实行成本费用控制。（二）行政人事部文员每月底对打印、复印、传真登记进行统计，并核算成本费用。五、文印室规范（一）文印室内各种设备、设施由行政人事部文员专管，统一建账，任何人未经许可不得擅自操作，不得随意拆卸、借出、调换和私自带出公司。（二）保持文印室干净、整洁，各种物品、纸张归类后整齐码放，不得乱堆乱放。（三）文印室严禁吸烟。（四）行政人事部文员应爱护各种设备、设施，定期检查、维护，出现问题及时联系维修。（五）办公室文员应严格遵守保密制度，不得私自复印文件并带出公司，不得对外宣传涉及公司秘密的重要信息。第九条 接待管理一、基本待客礼仪（一）热情接待来访客人，及时安排就座、沏茶。（二）语气温和，举止大方得体，应答快捷，态度诚恳。（三）与客人相遇时主动问候、让路或带路，客人离开时适当向对方送别。（四）引导客人时应自己走前；进电梯时客人走后，出电梯时客人走前。二、接待来访程序（一）对拜访公司领导来客的接待1、已预约的访客（由公司预约领导提前通知行政人事部秘书做好接待准备）（1）行政人事部秘书须面带微笑，礼貌接待，核实身份及意图后安排客人在接待室稍候；（2）行政人事部秘书请示公司预约领导后，将客人引到预约领导办公室，并沏茶。2、未预约的访客（1）行政人事部秘书须礼貌接待，核实身份及意图后安排客人在接待室稍候；（2）行政人事部秘书请示公司相关领导后安排接待或回避。（3）若公司相关领导外出，由行政人事部秘书提出处理意见，并在事后向公司相关领导汇报。（二）对拜访公司相关部门来客的接待1、已预约的访客（由公司相关预约部门人员提前通知行政人事部秘书做好接待准备）（1）行政人事部秘书须礼貌接待，核实身份及意图后，安排客人在接待室稍候；（2）行政人事部秘书通知公司相关预约定部门人员到接待室会客。2、未预约的访客（1）行政人事部秘书须礼貌接待，核实身份及意图后安排客人在接待室稍候；（2）行政人事部秘书与相关部门人员联系，按其指意办理：同意约见的，由行政人事部秘书将访客引到相关部门人员办公室；不同意约见的，由行政人事部秘书以合理的理由礼貌地推辞来访。第十条 请示、汇报及受命管理一、适时、得体地向上级请示或汇报工作（一）摸清上级工作规律、工作时间的安排，在规定时间内请示或汇报工作。（二）如领导规定了约见时间，应按时到达。（三）请示、汇报工作时动作轻盈、语言简洁。进入领导办公室应先敲门，经许可后方可进入；领导未让坐下时请勿坐下；领导正在打电话或与他人打电话时不要冒然打断。（四）口头汇报工作须事先拟出汇报题纲，突出重点。二、文字形式是公司内确定请示、汇报和沟通的形式，有关的意见、建议、要求、请示、汇报等均应以书面形式表达。三、服从上级指挥，遵循一个上级的原则，即每个岗位、每个员工只有一个上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级报告。四、上级对下级可以越级检查，不能越级指挥；下级对上级可以越级申诉，不能越级报告。五、接受指令应尽快执行，并定期向领导汇报工作进展情况，如果指令规定了完成时间，不管完成与否，都要在规定的时间内复命。六、要完整地听上级指示，不要中途插话、询问、提意见，