电子厂TS16949采购管理制度.doc

文件編號：GC-QP/EP-740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次：2/261.目的1.1建立並維持採購作業程式，以確保採購的產品符合規定的需求。1.2為提高購料作業效率,使所采購之原物料、零組件、設備及發包工程都能做到適時、適量、適質、適價與完善的售後服務的要求,維護公司利益,特定本辦法,以作為業務執行之依據. 2.適用範圍2.1為達成總公司及各地區分廠各部門所需之材（副）料、模（檢）具、機器（含主要零配件）、儀器、服務等有關之請購、採購驗收作業均屬之。2.2全公司購料單位. 3.參考資料 3.1 檢驗與測試管理辦法（GC-QP/EP-824-1）。 3.2 不合格品管制辦法（GC-QP/EP-830-1）。 3.3 記錄管理辦法（GC-QP/EP-424-1）。 3.4 供應商評鑑選定管理辦法（GC-QP/EP-740-2）。 3.5 搬運、儲存、包裝保存及交貨作業管理辦法(GC-QP/EP-755-1) 。3.6 訂單審查管理辦法。(GC-QP/EP-720-1) 。 3.7 環境關連物質管理辦法（GC-EP-350）。 3.8 各項事務分層負責管理辦法(核決權限書) 4.定義 4.1 材料：生產產品所需之材料指NdFeB powder、Ferrite powder、不銹鋼粉、銅粉之配料粉末。 4.2 副材料：指生產出貨所需之粘結劑(樹脂)、添加劑、包材、漆等。 4.3 機器：指生產所需之相關生產機械。 4.4 儀器：指生產所需之相關測量用儀器。 4.5 服務：指產品交貨所需之報關、托運的長期配合服務。 4.6 請購單位：含提出請購單之廠務、倉管及各使用單位等。4.7 环保产品:指材料/副材料符合“环境关连物质管理办法”(GC-EP-350)要求及本公司环境要求或产品符合客户环境要求. 4.8 生產性物品:泛指與生產相關之物品,包含材料、副材料、機器、儀器. 4.9 非生產性物品:與生產相關之物品,如服務、辦公器具、電腦、專案開發之新建、改善、修護工程(含各類機器設備之增置). 5.內容說明: 5.1 採購的基本原則: 5.1.1 購料人員採購時應遵循下列事項: 5.1.1.1購料人員應基於代表公司之公正責任心與分包商進行購料業務,維護公司利益.文件編號：GC-QP/EP-740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次：3/26 5.1.1.2 應盡量向殷實可靠之分包商往來.5.1.1.3 採購物品之選定應依其使用目的, 對其性能、品質、價格、數量、交貨期限及服務等條件加以審慎檢討後行之.5.1.1.4 對於市場行情或技術資料應經常與使用單位密切聯系.5.1.1.5 貨款之支付, 應依約定之條件或合同契約執行.5.1.1.6 有指定交貨期限者,應經常密切注意承包商之進度予以催辦.5.1.1.7 採購物料如無正當理由, 應避免分批辦理.5.1.2購料人員要和分包商保持良好關係,為立場應不偏不倚,個人操守應廉潔 ,對下列各項並應以避嫌原則辦理5.1.2.1 禁止購料人員及家屬接受分包商之饋贈、回扣、招待。5.1.2.2 不可藉故刁難或太度不佳等情對待分包商。5.1.2.3 避免向分包商採買個人性質的東西。5.1.2.4 禁止投資於分包商的公司。5.1.2.5 對於己方新朋關係的公司應本公平、合理之原則和其他分包商同等關係往來。 5.1.3非購料人員，未經購料單位之同意者，對外不得進行採購之預備行為。 5.1.4為確保料源及工程之順利推展，購料單位應慎選分包商，在選擇時應考虙以下因素的可信度: 5.1.4.1分包商之產品品管及品質。 5.1.4.2分包商之銷售政策及價格。 5.1.4.3分包商之交貨方式及交期配合。 5.1.4.4分包商之設備產能及供應能量。 5.1.4.5分包商之售後服務配合。 5.1.4.6分包商之銷售實績與信譽。 5.1.4.7分包商為製造商或代理商。 5.1.4.8分包商為獨家製造或多家製造。 5.1.4.9分包商之地域(如中國或國外)。 5.1.4.10分包商是否與本公司有利益上的衝突。 5.1.5 購料人員平日應將分包商調查資料匯整.6.作業程式 6.1責任區分 6.1.1請購單位負責確定請購物品符合規定需求，提出明確的請購規格書面資料並負責協助驗收。 6.1.1.生產性物品之請購 (1).物管人員依據生管人員按業務接單預佑.計算之材料、副材料用量,並文件編號：GC-QP/EP-740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次： 4/26參考庫存情形而提出請購,開立生產性物品請購單經權責主管核准後,交採購單位進行採購。(2)採購部門依市場行情、用料變動、計划性生產等資訊,判斷需進行計劃性採購時,將所收集之資訊交由物管人員扣除庫存量,並開立請購單經權責主管核準後,交採購單位進行採購。(3)請購單及追加(減)訂購申請單應事先連續編號以便控管。 6.1.1.2非生產性物品之請購 (1)由需求單位填寫非生產性物品請購單呈權責主管核准後,交由負責採購人員進行採購。 (2)請購時,應先洽詢倉庫是否有替代品或存量。 (3)非生產性物品請購、驗收單應事先連續編號以便控管。 (4)如請購規格或請購數量錯誤或人為因素造成須補(退)料時、由發生單位填寫追加(減)訂購申請單呈權責主管核准後,交物管人 員,物管人員先查詢倉庫數量,若數量不足應補料量時,再交採購單位進行採購。 6.1.1.3請購單及非生產性物品請購、驗收單,請購單位應自留一聯,以利收到貨時,以資核對。6.1.2 採購人員負責制訂並維持採購作業程式，規格審核、詢、議價及依照請購需求執行採購作業。6.1.3 倉管人員負責辦理採購物品之收貨點收及初步驗收作業。6.1.4單位主管協理副總經理總經理按核決權限表權限負責請購需求審查、核決。 6.1.5品保 負責採購之生產性物品之驗收（含環境關連物質含量之判定與環境資料的確認）。 6.1.6管理部負責產品之出貨及資產轉移作業。6.2作業流程（附件一）6.3作業說明6.3.1請購審查、詢（議）價、核決：6.3.1.1緊急請購 各單位遇有緊急性或突發性之需求，在請購時效上無法依正常程式辦理且會造成生產線停線狀況發生時，則須于請購單注明緊急採購理由後依6.2緊急採購流程作法辦理。文件編號：GC-QP/EP-740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次：5/26 6.3.1.2一般請購 （1）提出請購需求1） 材料類：生管人員依業務部預估核算，提出“生產性物品請購單”（附件二）請購下月需求量，經權責主管審查核準後,交採購單位。 2）副材料類： 由倉管人員或生管或製造單位人員考量當時庫存狀況及實際需求用量，提出生產性物品請購單,送交權責主管審查核準後交採購單位。 3）模檢具類： 由製造部模具員或使用單位依生產計劃要求，查核現有模、檢具性能狀況提出生產性物品請購單,送交權責主管審查核準後交採購單位。 4) 新建、改善、修護工程(含各類機器設備之增置)/服務類:由使用單位或相關部門人員依生產計劃或工作實際需求擬定計劃書或工程概算及圖說、提請簽呈按核決權限簽核後再提出生產性物品或非生產性物品請購單,送權責主管審查核準後交採購單位。請購規格須要附件：請購人須依採購產品的特性及需求條件，必須開列詳細的規格資料，如：a.型式、類別、等級或其他能明確描述產品之詳細資料。b.規格、圖面、製程要求、檢驗說明及其它相關技術資料，如材料、機器、儀器等之驗收標準等要求。c.如為以前曾請購、採購過，請提供參考資料。5) 對下列情形者得以零星採購處理。a.經常需要之物料，每批售價不超過人民幣貳佰元者。b.文具，紙張及其它辦公用品，每批售價不超過人民幣壹佰伍拾元者。c.非經常需要之物品經由管理部經理(課長)指示采購,每批售價在人民幣捌佰元以下者.(2) 請購規格審查確認採購人員收到請購單後，先審查所附之請購單內容或規格及驗收標準是否欠缺、不明確或無此規格，相關單位欄位簽核是否明確，如不明確,則退回原請購單位。(3) 尋找供應商1)採購人員接到請購單後，查明“供應商評鑑作業辦法”適用範圍，以判定是否向合格供應商採購。文件編號：GC-QP/EP -740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次： 6/262)購料單位收到請購單或發包單後，應即依照單內記載事項，向各廠商詢價(以電話或書信詢價方式取得報價單),並將比價結果填入採購資料卡，報經各級主管核定後辦理訂購手續，如情形特殊者，得以儀價辦理，購料人員在進行詢價前應對請購單，發包內容加以審查。a.如屬適用範圍內，則須向合格供應商採購，若“合格供應商名冊”無該類產品之供應商，則由採購人員於市場中， 尋找該類產品之供應商，並提出評估申請（詳依“供應商評鑑選定管理辦法”）。b.屬適用範圍外（例如：總務、文具、勞務、五金零件），則不須向合格供應商採購，作法如下：可參考請購單上建議之供應商，或於本公司“合格供應商名冊”，及其他廠商資料尋找適合之供應商。 3)若為專案開發所提出之新建、改善、修護工程(含各類機器、設備之增置)則歸類為特殊採購/得按簽呈簽核之廠商進行評估.（4）詢價、審規、議（比）價核決1)請三家(含)以上廠商提出報價單，以取得供應商資格條件、產品規格、價格及交期資料。（長期來往或特殊規格需求廠商不在此限）；若型號、規格、功能等資料不明確，則要求廠商補齊；若明確，則採購人員依供應商之資格條件、產品規格、價格、交貨期及付款條件，審核是否符合請購需求，並視需要進行議、比價作業。 2)詢價應依三家(含)以上的比價或議價方式為原則，但有特殊情形者不要此限。 3)大宗采購或特殊情形者，得以投標方式進行為原則。 4)特殊器材之購置，得選派專人或成立專責小組辦理。 5)購料人員對需專門知識的商品在採購時得請使用單位或技術單位專門人員陪同協助交涉和洽談。購料人員平日採購應用同樣的價格，是否還可以買到更好的商品的意識。（5）請購異動：1)請購單經核定後其規格、數量等不可任意更動；如確須更改，則請購單位提出追加減訂購申請單再由權責主管核決後、通知採購人員及相關單位作異動處理，若已經採購則不可變更，得另作其它調整處理。 2)購料人員平日應將供應商調查資料載入供應商調查表(附件6.9)內並製作採購議價比較表(附件6.10)、逐筆登錄議價比價結果以利追查。文件編號：GC-QP/EP -740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次： 7/26（6）權責主管核決1)材料副材料：直接主管簽核後，依核決權限表提交審核核准後，交採購人員進行後續作業。2)模檢具類、新建、改善、修護工程(含各類機器設備之增置)及服務類需求單位或使用單位依工作需要,提出請購單,並附上請購機器計劃書或工程概算及圖說，權責主管簽核後,依核準權限表審核後，交採購人員進行後續作業。a.核準權限表:(如後附件十)6.3.2採購之方式: 6.3.2.1經常性採購不做詢價作業,惟須在請購單上附最近一次採購價格並定期向長期供應商詢價;非經常性採購,則應於採購前向三家(含)以上之廠商詢價,並取得報價單.。 6.3.2.2採購人員將詢價結果記錄於採購議價比價表之詢價欄內,並取得報價單。 6.3.2.3金額小之採購,不需書面比價,但仍以詢價方式向最低價廠商採購。6.3.3採購單發出6.3.3.1採購需求提出核決發出1)將與供應商確認之規格、價格、交期等資料及訂購合約書或發包工程合約上所列之採購條件填寫於“採購單”（附件三）上，且必要时加盖”环保产品”章,經權責主管核決後發出(採購單發出應包含模檢具、新建、改善、修護工程(含各類機器設備之增置)、及各類生產性物品及非生產性物品及訂定合約之勞務，其他如五金零件、文具每月固定物料等雜項購置等得不含在內)。但是國外材料採購時，可不須開立採購單，得先以電話及聯絡單進行聯絡，再以LC、D/P或其他適當方式交貨正式確認。6.3.3.2採購單之開立應以一物一單為原則，並盡量以現貨為主，並需經過手續預付訂金，訂期交或者，應與廠商簽訂訂購合約書(附件6.7)發包工程合約(附件6.8)備查。6.3.3.3工程發包後,購料(發包)單位應隨時留意其進度情形及工人內容，如有異狀應做適當之處理，請購(發包)單位亦應對工程時予評估，必要時得會同購料單位處理。 6.3.3.4延遲跟催 採購人員應依各項已發包之請購物件之入廠日期進行跟催。6.3.4收貨及驗收6.3.4.1供應商交貨時，材料、副材料、模具、機器設備（含主要零配件）、儀文件編號：GC-QP/EP -740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次： 8/26 器及檢具交由倉管點收，收貨時應先行檢查外觀是否完好，並核對實交數量、件數或箱數與採購單上記載內容是否相符，無誤後放至待驗區。6.3.4.2倉管以送貨單或入庫單，交由品保請購單位辦理檢驗，檢驗後才可領用；合格者若屬於機器設備、儀器類，則開據“驗收單”（附件五），並視需要性，附驗收報告資料並經權責主管簽核，若屬於模檢具五金零件，每月固定物料、 雜項購置項目，則以廠商送貨單或驗收單驗收，通知採購人員（詳依“檢驗與測試管理辦法” ）；模具依“模具管理辦法”執行。6.3.4.3供應商所交之貨品,如為不合格品須退貨、更新或換修等，請購或品保人員須於驗收單填寫原因後，交由倉管會同採購人員辦理（詳依“不合格品管制辦法”）。6.3.5請款結案 6.3.5.1物品經驗收合格後，由採購人員將送貨單、驗收單、請購單、採購單文件送會計請款結案。若屬總務、文具、勞務、五金零件則只需送貨單、驗收單、請購單送會計請款結案。 6.3.5.2專案開發工程新建、改善、修護工程採購(含各類機器設備之增置)、應於結案後由會計核算總工程價款.並連同專責單位之驗收報告,提交至權責主管查核備案. 6.3.5.3 對已辦妥收料之採購案件應隨時連同賃證,加以匯整送會計整理付款,不得積壓.6.3.6 跨厂支援: 6.3.6.1跨廠支援需求：各地區分廠若有需求,可主動向台灣總公司請求支援協助，各廠內部作業應依請購及採購作業流程執行，材料、副材料部份向台灣總公司提出採購，臺灣總公司接獲採購單後,視需要性與相關單位權責人員協商、確認,並記錄及簽認，並在採購單上簽核准後,由管理人員查核庫存狀況及近期生產實際要求，若庫存充裕，則進行備貨、包裝、出貨等作業，具體作法參照“搬運、儲存、包裝、保存與交貨作業管理辦法”5.2.3，5.2.4相關規定實施。6.3.7採購資料保存及銷毀依據“記錄管理辦法”實施。文件編號：GC-QP/EP-740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次： 9/267.0附件 7.1採購作業管理流程（附件一）。7.2核決權限表。（附件二）。 7.3請購單（附件三）（GC-F-740-006）。7.3.1 生產性物品請購單（GC-F-740-006）。7.3.2 非生產性物品請購單（GC-F-740-006）。7.4採購單（附件四）（GC-F-740-002）。7.4.1生產性物品採購單（GC-F-740-002）。7.4.2非生產性物品採購單（GC-F-740-002）。7.5 资产转出单(附件五)(GC-F-740-008) 。7.6 驗收單（附件六）（GC-F-740-009）。7.7追加減請購申請單。（附件七）（GC-F-740-010）。7.8 訂購合約書。（附件八）（GC-F-740-011）。7.9 採購議價比價表。（附件九）（GC-F-740-013）。7.10 發包工程合約。(範例)（附件十）（GC-F-740-012）。文件編號：GC-QP/EP-740-17.4採購生效日期：版 次：2.0採購作業管理辦法頁 次：10/26採購作業管理流程 附件一 流 程 責任者 使用表單 提出請購需求 使用單位 請購單 規格確認 NO 單位主管權責主管 請購單 緊 急 詢、議價確認廠商 採購人員 請購單/報價單 採 購 單位主管核決 採購主管 請購單/比價單權責主管審核核決 單位主管權責主管 請購單 填寫採購單 採購人員 採購單 採購單核決 單位主管權責主管 採購單 發出採購單 採購人員 採購單 收貨 倉管 送貨單 驗收 品保/使用單位/專責單位 驗收單驗收報告 請款結案 採購人員 採購單 + 送貨單+ 請購單+驗收單/驗收報告 資產轉出 單位主管權責主管 資產