文档日常管理办法.doc

深圳市联诚达电子有限公司SZ Linking-tech Electronics CO.,LTD文 件 编 号LCD-XS-文件版本/页数1/5编写人/部门业务部审核/签发人颁 布 日 期2009-3-19密 级无密级文档日常管理办法行文目的：对公司各类文档日常管理进行规范，确保公司文档管理科学有序。适用范围：全公司。一、 文档的定义本管理办法所述文档，是指跟公司经营管理有关的正式文件（即使用公司正式文头下发的狭义上的文件），和具有保存价值、需要纳入统一管理的各种档案资料。二、文档的分类文档按照其性质分为三大类： 1文件类。指使用公司正式文头颁布下发的制度、流程、工具文本、协议样本及各种重要指示、决定和命令等（即狭义上的文件）。 2告知类。指以公司名义但不需使用正式文头下发的临时性或知会性通知、通告、公告、喜报等工作函件。 3档案类。除以上二种文档之外的各种档案、资料。包括客户资料、财务账目、公司经营证照、来往公函、员工档案、合同协议和其它各种有必要纳入文档管理的纸介和电子档档案资料。三、文档的密级1无密级。文件内容不涉及秘密，可对公司内的任何员工开放。2秘密。内容涉及公司的一般秘密，允许在其内容所涉及的相应部门和员工开放。3机密。内容涉及公司经营活动重大秘密，只允许在有关部门的经理以上人员中开放。4绝密。内容涉及公司特别重大商业秘密，只向经总经理指定的有必要知悉的人员开放。四、文件类文档的日常管理 （一）部门对文件类文档的管理（1）发至部门的文件，各部门应该指定专人妥善保管，部门经理负责。（2）文件应妥善保存至次年的三月底再上交行政人事部（仍然需要继续执行的文件除外）。（3）行政部负责对文件的保管情况定期进行检查，检查结果和文件的学习、执行情况一起，影响部门经理的绩效考核成绩。 （二）文控中心对文件类文档的管理（1）文控中心只对各种文件正本进行归档管理。（2）文件按照制度、流程、工具和其它四个类别分别填写并附上归档文件清单，分类归档存放。（3）制度、流程和工具文件分别按照发布时间集中归档存放，其它类文件分年度存放。（4）归档的其它类文件保存三年以后如无用途可以销毁；制度、流程和工具类文件须长期保存，当新版本施行后，旧版本加盖“作废”章转入作废文件进行管理。（5）作废的文件比照（2）进行管理，但每年的一季度末要进行一次清理，对超过三年的作废文件予以销毁。（6）每年的一季度末，文控中心应督促各部门将上年的其它类文件上交并进行销毁，并做好记录。每次文件换版，下发新版文件的同时，应提醒督促部门上交旧版本并予以销毁，同时做好记录。（7）文控中心应建立电子档文件库，每份文件都在文件库中保存一个电子档副本。新版本出台后，即在第一时间更新，将旧版本删除，使电子档文件库中的内容始终为正在使用的最新版本。文件库内容须在网上的行政部安全文件夹中进行备份，备份文件和文件库同步更新。五、告知类文档的日常管理1、 发至部门的告知类文档，收文部门须比照文件类文档进行妥善保管。2、 文控中心需把通知类文档按不同类别进行编号分别存放，至次年的3月底作销毁处理。3、 行政部应把各种通知的电子档作妥善保存，至次年3月底以后方可删除。六、档案类文档的日常管理1、公司各种专业技术性档案资料由各部门按照有关法律法规或部门的档案资料管理办法，本着查阅方便、安全有效的原则进行妥善管理。如客户资料由业务部和IT部管理，财务资料由财务部、资源部管理。2、各种非专业技术性档案资料由行政部文控中心统一管理。1）员工档案 所有和员工管理有关的员工个人材料均纳入员工档案进行管理。包括员工登记表、培训情况、转正资料、职位调动、调资记录以及奖惩记录等。 员工档案从员工入职开始建立。员工离职后，其档案继续保存三年再予以销毁（对于情况特殊的员工，其员工档案保存期限可以根据需要适当延长）。2）合同 此处所指合同为公司经营管理中产生的的各种合同或协议。包括员工劳动合同、代理和经销合同、服务合同、行政采购合同、房屋租赁合同、员工保密协议等在公司和单位、公司和个人之间签订的各种合同和协议。 在效力期限内的合同须建立专门目录，采取有效的防盗和防泄密措施，集中妥善保管，保证合同文书的绝对安全。 已经过了效力期限的合同须继续妥善保存5年以上。过期合同文书的销毁，需征得总经理或总经理授权人的同意。3）固定资产资料。 固定资产卡片按照设备、工具、器具、家具四大类分类管理。 固资卡片上的资料要和固资上所贴标签资料吻合，如有改变应及时更新。 固资报废后，其固资卡片列入已报废固资卡片进行管理。固资报废两年后，其卡片予以销毁。4）其它。包括公司与其它单位、政府部门之间的往来公文，商标注册资料、产品认定书、验资报告等具有法律意义的文书，以及其它有保存意义的资料。以上资料编号后建立目录，集中存放和管理。3、档案的清理。1）各种档案资料平时应随时注意规范管理，随时做好归档登记工作。在此基础上，每年的一季度末集中进行一次清理，对无保存价值或已超过保存期限的档案资料作销毁处理。2）在清理档案资料（包括正式文件）时要注意鉴别,对一些能反映公司发展历程的历史性或具有纪念性的档案资料和文件，要建立专门的目录作无限期保存。行政人员鉴别困难时，应请示总经理予以鉴别确认，防止公司的历史性资料受到破坏。七、保密文档的日常管理1、 各种有密级的文件和档案资料，因其在管理上有特殊要求，故进行单列管理。2、 保密文档需按照文档的密级进行分类，编号并建立检索目录，和没有密级的文档分开保管，同时采取可靠的防盗和保密措施。3、 保密文档的知情人必须绝对保密，绝对禁止向任何没有必要知悉文档内容的人透露有关信息。如有违反，将视情节和后果按员工不良行为处置办法的有关规定给予严肃处理。4、 有密级的文档销毁需得到总经理的批准。八、文档的借阅1、 一般文档的借阅员工借阅在文控中心存档的一般文档，须填写文件借阅申请单（附件1），经部门经理签署意见、行政部审批同意后方可借阅。借阅人领取和归还时都需在文档借阅登记表（附件2）上进行登记。2、 保密文档的借阅。员工需借阅秘密文档，在履行一般文档的借阅手续基础上，还须得到总经理的批准；借阅机密和绝密级的文档，除履行一般文档的借阅手续外，需得到总经理的批准。3、 一般文档借阅时间每次不得超过一周，借阅保密文档则须在当日归还。如需延期应办理续借手续。4、 借阅人要爱惜所借文档，如有破损，每次给予罚款20元处罚；如发生丢失，视文档的重要程度给予相应处分。5、 借阅有密级文档的员工，必须严格遵守保密纪律，严守秘密。如发生泄密，将视情况按有关规定给予严肃处理。附件：1、