岗位说明书-行政部.doc

岗 位 说 明 书办 公 室l 办公室主任职位名称办公室主任职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级总裁职位概要: 根据公司战略发展规划和年度工作计划，全面主持办公室日常工作，组织公司的行政、文秘、档案、后勤、档案管理工作，公司的内外宣传、来宾接待工作、召集组织会议；督办公司各项决定、决议的执行，为公司运营管理提供支持与保障。工作内容:参与制定公司战略规划；组织制订部门职能范围内各项管理制度与流程；组织完成完成办公室年度、月度工作计划；审核修订公司各类对内、对外发文、及公司各类重要宣传材料、会议材料、领导讲话稿；负责公司重要会议的组织工作，召集或筹办公司重要会议和庆典活动；负责公司总裁办公会各项决议、指令的督办工作；审核公司行政费用计划，行政车辆费用定额标准及公司行政资产、办公用品配置标准；主持办公室日常工作，负责办公室员工队伍建设和制度建设，督促、落实各项工作任务，编制部门预算，对本部门工作人员的日常考核；参加列席总裁办公会，协助公司领导抓好会议决定的督促、检查和落实工作；负责公司来宾、参观团的接待工作，接待上级领导机关考察、检查和巡视，接待友好单位来访；联络新闻媒体，做好信息交流和企业宣传工作；组织编写公司年度工作计划、总结及重要会议文字材料，起草公司重要文书； 督促抓好办公室行政事务管理工作，为公司领导和各部门做好后勤保障工作； 认真检查公司档案的收集整理和移交工作，充分发挥档案管理职能；严格管理控制公司印章使用和内外行文；带领部门完成领导交办的各项工作任务。 任职资格:教育背景:本科及以上学历，企业管理、行政管理等相关专业。培训经历:经 验:八年以上相关工作经验，五年以上管理经验。技能技巧:熟悉行政管理相关知识及有关政策法规；掌握企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程；较强的组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力和执行力。态 度:热爱本职工作，对工作充满激情，对工作认真负责，有高度责任感与奉献精神；对生活、工作态度积极向上，善于沟通，为人友善，待人公平。工作条件:工作场所:办公室环境状况:舒适危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 办公室副主任职位名称办公室副主任职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要: 根据办公室的年度工作计划要求，协助办公室主任做好办公室行政事务工作。 工作内容:参与制定公司行政、公文、保密机要、档案管理制度与流程；负责监督落实办公室日常行政工作；协助办公室主任做好会议和庆典活动的召集，通知、筹备、组织和服务工作；协助办公室主任抓好内部规章制度的落实和员工日常考核工作；做好公司日常外事接待工作，提交部门年度外事接待工作预算和决算报告；严格执行部门预算，审核接待费用报批手续；审核公司对内、对外发文、宣传材料、会议材料、领导讲话等；指导文书起草（审核）、送审、修订、下发公司各类公文；负责督促公司各类文件的流转、会签及各类外部函件的接收处理工作；负责公司会议组织、记录整理、会议服务及会议室管理工作；负责落实公司档案管理工作；负责落实公司接待工作；负责部门员工培训和员工招聘工作；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:管理类等相关专业，大学本科及以上学历。经 验:五年以上相关工作经验，三年以上管理经验。技能技巧:熟悉行政管理相关知识及有关政策法规，掌握企业管理相关法律知识； 了解企业主要业务内容与流程；熟练使用办公软件、有较强的文字功底；较强的组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力和执行力。态 度:热爱本职工作，对工作充满激情，对工作认真负责，有高度责任感与奉献精神；对生活、工作态度积极向上，善于沟通，为人友善，待人公平。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。办公室副主任职位名称办公室副主任职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要: 根据办公室的年度工作计划要求，主持办公室行政采购、行政资产管理、库房管理日常工作，协助办公室主任完成办公室的其他工作，全面完成年度、月底工作计划。工作内容:参与制定公司行政采购、行政车辆、行政资产、行政库房管理制度与流程；参与制定公司行政资产、办公用品配置标准、行政车辆费用定额标准；负责指导行政采购员、资产管理员、库房管理完成年度、月度工作计划；审核行政资产、办公用品计划、汇总报表及分配方案；负责车辆的调度安排，审核行政车辆月度、季度、年度费用执行情况；负责公司行政办公楼及展厅的后勤管理工作；协助办公室主任抓好内部规章制度的落实和员工日常考核工作，监督部门和其它办公区域内的环境卫生和5S管理成果；做好公司日常车辆管理、审验工作；严格执行部门预算，做好非经营性固定资产和办公用品的采购管理工作；提交部门年度预算和决算报告；负责保安的日常管理工作；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:管理类等相关专业，大学本科及以上学历。经 验:五年以上相关工作经验，三年以上管理经验。技能技巧:熟悉行政管理相关知识及有关政策法规；掌握企业管理相关法律知识； 了解企业主要业务内容与流程；熟练使用办公软件；较强的组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力和执行力。态 度:热爱本职工作，对工作充满激情，对工作认真负责，有高/度责任感与奉献精神；对生活、工作态度积极向上；善于沟通，为人友善，待人公平。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无/职业病危险。l 接待主管职位名称接待主管职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要:根据办公室管理制度和工作要求，负责公司政府接待及高管招待工作。工作内容:协助办公室主任及公司领导做好政府及参观团体的接待服务工作；参与公司组织的公益活动，对外宣传活动；参与公司的招待会、宴会、对外推介会的接待工作；负责招待费用及票务费用结算工作； 负责日常公司出行票务订购管理；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:商务礼仪等相关专业大学本科以上学历。培训经历:经 验:3年以上礼仪、接待等相关工作经验。技能技巧:熟悉了解商务礼仪及接待工作；熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规； 了解企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程；熟练使用办公软件；较好组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力、语言和文字表达能力。态 度:热爱本职工作，吃苦耐劳，人品端正，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 行政主管职位名称行政主管职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要: 根据办公室的管理制度和工作要求，负责办公室日常采购、公司车辆管理及后勤管理工作。工作内容:参与制定公司车辆管理、行政后勤管理制度及流程；负责公司移动大客户管理；负责公司车辆的调度安排，审核车辆月度、季度、年度费用执行情况，制定每月车辆油耗情况表；负责公司车辆用油的统一购买、配发管理工作；负责督促检查公司车辆的保养、维修的核对、统计、报账等日常管理工作；负责办理公司车辆年审、保险、通行、养路费等手续，处理公司车辆交通事故和交通违章；配合交警机关对公司驾驶员进行交通安全教育，做好日常司机绩效考核及司机安全管理培训工作；负责公司办公楼日常维护管理工作，保证水、电、暖等正常运行，建立公司水、电、暖管理台帐；负责检查保洁日常管理工作；负责公司外租宿舍的日常管理工作；负责保安的日常管理和消防管理工作；协助办公室主任抓好行政后勤规章制度的落实，监督公司办公区域的环境卫生和5S管理成果，并对办公区域进行5s检查；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:管理类等相关专业，大学本科及以上学历。经 验:五年以上相关工作经验，三年以上管理经验。技能技巧:熟悉行政管理相关知识及有关政策法规；掌握企业管理相关法律知识； 了解企业主要业务内容与流程；熟练使用办公软件；较强的组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力和执行力。态 度:热爱本职工作，对工作充满激情，对工作认真负责，有高/度责任感与奉献精神；对生活、工作态度积极向上；善于沟通，为人友善，待人公平。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无/职业病危险。行政资产主管职位名称行政资产主管职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室副主任职位概要:根据办公室的管理制度和工作流程，负责公司资产管理，审核各部门行政办公用品申购单，保管进购的办公用品、固定资产资产的调配、登记建账工作。工作内容:参与起草公司资产管理的相关规章制度；负责公司办公用品和办公设备采购的计划、预算编制及各部门行政办公用品申购单审核工作；负责办公用房、设备的调整、配置、更新等工作，验收新购置行政办公用品及设备，登记和调配公司各部门行政办公资产、办公用品；负责公司领导及员工的办公用品配发，及辞职、调离人员办公用品的清缴工作；负责固定资产和办公用品的登记建帐、保管、发放工作，做到入库有签收、出库有手续，保证帐目清楚，帐物相符；根据库房管理规定,完成公司后勤物资的库存管理工作，负责库房的防火、防盗、防潮等工作，确保库房安全；负责核查公司资产、工器具和消耗品的使用情况，定期会同会计盘点库存，做到帐物一致；建立公司水、电、暖设备管理台帐；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:企业管理等相关专业大学本科及以上学历，。经 验:三年以上相关管理工作经验。技能技巧:熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规；具有一定资产管理、采购、库房管理经验，熟练使用办公软件；了解企业管理相关法律知识；了解企业主要业务内容与流程；较好的实际操作能力、沟通能力、学习能力和执行力。态 度:热爱本职工作，对工作认真、负责，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上，对工作充满激情；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 文员职位名称文员职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室副主任职位概要:根据文印管理制度和工作流程，完成文印及收发传真工作，负责公司证照年检及证照管理工作。工作内容:打印、复印公司各类文件，并做好打印、复印记录，归类整理、保存各类打印底稿；校对公司文字材料，规范公文打印格式，按时间要求完成打印任务，按规范要求制作、装裱公文及其他文件资料；养护、管理文印设备，保障设备正常运行；负责各部门每月出差汇总工作，及时收集和整理公司各部门出差信息；负责电话和传真的登记、记录、报送、回复等工作。负责公司各类证照的复印、管理工作；负责公司各类证照的年检工作，并建立公司证照管理台账；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:中文等相关专业大学本科以上学历。经 验:3年以上大型企业文员等相关工作经验。技能技巧:熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规； 了解企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程熟练使用办公软件；较好组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力、语言和文字表达能力态 度:热爱本职工作，对工作认真、负责，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。文秘职位名称文秘（文书）职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要:根据办公室的管理制度和工作流程，负责公司会议记录、整理会议纪要、起草公司管理制度及各类文件。工作内容:起草公司行政管理文件，起草修订公司行政管理制度及工作流程；起草各类宣传材料及收集整理工作校缮、审核各部门起草的文稿；做好会议记录、整理会议纪要；收集每周会议议题，准备会议文件，做好会议通知及服务工作；记录整理集团公司大事记；负责公司会议督办、起草督办通报工作；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:中文、文秘等相关专业大学本科以上学历。经 验:3年以上大型企业文秘等相关工作经验。技能技巧:熟练掌握公文撰写知识，有一定文字功底。熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规； 了解企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程熟练使用办公软件；较好组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力、语言和文字表达能力态 度:热爱本职工作，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上，能够以较高效率保质保量完成工作；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 文秘职位名称文秘（秘书）职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要:根据办公室的管理制度和工作流程，负责起草公司文件审批、传阅、签收及发送公文，完成会议准备、议服务、会议记录、整理会议纪要工作，负责会议督办，起草督办通报工作。工作内容:参与起草公司行政管理制度及工作流程；负责文件的签收、登记、拟办、传阅和归档工作，履行文件签发手续，编录、登记文件字号，按程序办理公司公文的用印和分送手续及办结公文归档工作； 收集每周总裁办公会和专题工作会议议题，准备会议文件，做好会议通知及服务工作，做好会议记录，整理会议纪要工作，负责公司会议督办、起草督办通报工作；负责公司各部门档案（电子档和文本档）年度收集整理工作；负责公司各部门晨会纪要收集、归档、报送工作； 负责公司各部门周工作报告的收集、整理、汇总工作，及时向相关领导报送；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:中文、文秘等相关专业大学本科以上学历。经 验:3年以上大型企业文秘等相关工作经验。技能技巧:熟练掌握公文撰写知识，有一定文字功底。熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规； 了解企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程熟练使用办公软件；较好组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力、语言和文字表达能力态 度:热爱本职工作，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上，能够以较高效率保质保量完成工作；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。 行政资产库管员职位名称行政资产库管员职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级行政资产主管职位概要:根据办公室管理制度和工作要求，负责保管进购的办公用品、资产等出入库管理工作。工作内容:根据公司有关规定,完成库房及库存物品管理工作；编制公司后勤材料、物资、用品库存的出入库报表；负责办公设备、办公用品入库、记帐及发放工作；负责核查公司资产、工器具和消耗品的使用情况，定期会同会计盘点库存，做到帐物一致负责库房的防火、防盗、防潮等工作，确保库房安全；负责公司报刊发放工作；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:行政管理等相关专业大学本科以上学历。培训经历:经 验:3年以上办公室库房管理等相关工作经验。技能技巧:熟悉了解办公用品等行政用品的市场情况；熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规； 了解企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程；熟练使用办公软件；较好组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力、语言和文字表达能力。态 度:热爱本职工作，吃苦耐劳，人品端正，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 行政采购员职位名称行政采购员职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室主任职位概要:根据办公室管理制度和工作流程，结合各部门月度行政办公用品需求计划完成行政采购及物品发放工作。工作内容:参与公司行政采购及办公用品管理发放制度和流程的起草制定工作；按计划完成公司办公用品、行政资产的采购工作；认真开展市场调研、比较工作，做好采购合同起草、谈判，建立采购台帐；负责建立与管理采购供应商信息档案；承办公司各部门单据、票证的印制业务；负责办公设备器材的后期维修、保养工作；完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:企业管理等相关专业大学本科及以上学历。经 验:三年以上相关管理工作经验。技能技巧:熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规；具有一定资产管理、采购、库房管理经验，熟练使用办公软件；了解企业管理相关法律知识；了解企业主要业务内容与流程；较好的实际操作能力、沟通能力、学习能力和执行力。态 度:热爱本职工作，对工作认真、负责，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上，对工作充满激情；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 行政后勤管理员职位名称行政后勤管理员职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级行政主管职位概要:根据办公室管理制度和工作要求，协助行政主管做好公司车辆管理及行政后勤管理工作。工作内容:负责检查和修缮办公楼的房屋、门窗、给排水设施和照明用电器具； 建立公司水、电、暖管理台帐；负责检查管理保洁日常工作；负责公司车辆日常管理工作；负责保安日常管理和消防管理工作；负责公司外租宿舍的日常管理工作；负责公司移动大客户管理工作；负责公司通讯录更新制作工作；完成办公室领导交办的其它工作。任职资格:教育背景:行政管理等相关专业大学本科以上学历。培训经历:经 验:3年以上办公室后勤管理等相关工作经验。技能技巧:熟悉了解办公用品等行政用品的市场情况；熟悉企业行政管理相关知识及有关政策法规； 了解企业管理相关法律知识，了解企业主要业务内容与流程熟练使用办公软件；较好组织协调能力、分析判断能力、沟通能力、学习能力、语言和文字表达能力态 度:热爱本职工作，吃苦耐劳，人品端正，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 保安职位名称保安职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级后勤主管职位概要:熟知公司相关管理制度，根据安全保卫管理制度和工作流程，维护公司正常治安秩序，加强安全保卫，协助行政主管做好安全防范和日常维护工作。工作内容: 负责公司办公地点的安全、巡逻、检查工作；负责公司上下班前办公楼内各项安全设施的巡查工作，消除办公楼不安全隐患；负责公司类车辆及外来人员的汽车、摩托车、自行车按规定进行停放；维护公司利益，加强安全管理，确保公司资财安全；负责办公楼门前卫生打扫及保持工作；服从上级领导的各项工作安排。任职资格:教育背景:高中及以上学历。培训经历:经 验:两年以上保安工作经验。技能技巧: 有基本防范侵袭技能； 了解企业主要业务内容与流程；较好的观察能力、沟通能力、判断能力。态 度:热爱本职工作，对工作认真、负责，有高度奉献精神；生活、工作态度积极向上；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 司机职位名称司机职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级行政主管职位概要:根据办公室的管理制度和工作计划，按规程驾驶车辆，为乘车人员提供安全、舒适的乘车环境。工作内容:遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，确保车辆安全行使；出车前对车辆进行检查，避免安全隐患，做好车辆日常保养维护；保持车辆的干净清洁，维护良好的乘车环境；检查所驾车辆各种证件的有效性，保证出车时证件齐全；安全驾驶不得违规、违纪、违章，因此发生的相关处罚由个人承担；遇到突发事件、事故要及时报备公司领导并积极配合相关领导、相关部门处理；服从车辆管理调度的工作安排； 完成领导交办的各项工作任务。任职资格:教育背景:中专以上学历。培训经历:经 验:5年以上驾驶经验。技能技巧:熟悉银川市内及周边省市交通路线等状况；了解车辆基本机械原理； 态 度:热爱本职工作，有高度奉献精神，能够适应较高强度的工作任务；生活、工作态度积极向上；善于沟通，能够真诚待人，与同事和谐相处。工作条件:工作场所:办公室。环境状况:舒适。危 险 性:基本无危险，无职业病危险。l 档案管理员职位名称档案管理员职位代码所属部门 办公室职 系职等职级直属上级办公室副主任职位概要:依据公司档案管理制度及档管理工作要求，完善公司档案管理制度及流程，做好公司档案收集、整理、立卷、归档、保管各借阅工作，确保档案资料完整、安全。为公司正常管理提供支持。工作内容:依照公司档案管理制度做好档案管理工作；参与制定公司档案、机要管理、档案借阅等制度及工作流程；督促、指导公司各部门、所属各公司的档案员、材料员做好资料资料收集工作，按时向办公室移交档案；完善档案、材料借阅审批手续，建立档案借阅制度；作好档案室的安全、卫生、