文件和资料管理办法.doc

文件与资料管理办法（试行）广州市南瑞电力建设有限公司二年十月一日广州市南瑞电力建设有限公司GuangZhou NanRui Power construction Ltd文件与资料管理办法1 范围本办法对质量体系文件和资料的收发、更改、保管作出了具体的规定，目的是能方便、准确、及时地修改、完美质量体系文件，防止因疏忽而错用失效或作废文件。本办法选用于质量体系文件和资料的管理。2 引用文件QB/GDTC-QSP5-1999文件和资料控制程序QB/GDTC-QSFd9-1-1999工程项目技术管理制度QB/GDTC-QSP16-1999质量记录控制程序QB/GDTC-QSPa5-1999质量体系文件编写导则注：以下被引用文件的代号为简写。3 职责本办法由企管全质办归口管理。31 第一、二层质量体系文件及各要素归口管理部门编写的管理性文件由企管全质办负责编号、发放。32 质量体系外部文件中以技术标准、规范、规程为主体的外来文件由工程管理科负责管理。33 工程（项目）技术文件由工程管理科负责管理。34 各生产单位编写的管理性文件由各编写单位负责管理。35 工程（项目）质量措施文件、质量记录由质量安全监督科负责管理。4 办法41 各部门（生产单位）应设置兼职文件资料管理员，负责质量体系文件的收、发、更改、保管等管理工作。没有设文件资料员的科室其质量体系文件由企管全质办统一管理。42 企管全质办应建立公司文件和资料的控制台账，并填写“质量体系文件及其修改状态清单”，以便能随时识别文件的现行修订状态。43 各部门的文件资料员应将本部门的质量体系文件记录到“质量体系文件及其修改状态清单”中，建立本部门的文件和资料台账，及时撤消作废、无效文件，防止误用。44 外来文件由工程管理科建立全公司现行技术标准、规范目录。外来文件需纳入质量体系时，应由工程管理科批准。纳入质量体系的外来文件应作出受控标识，并由文件资料员建立本单位的外来文件目录清单。45 受控文件发放应由文件资料员填写“质量体系文件和资料收发登记表”，经部门负责人或技术主主管批准后，按发放范围发放文件。46 文件发放时按顺序进行编号，文件领用人应“质量体系文件和资料发放登记表”中签名领取已盖受控章和领用编号的文件。47 质量体系文件丢失及文件破损严重影响使用时，不得随意复印，应填写“文件领用申请表”，经本部门领导及文件管理部门负责人批准，领取新文件。原文件作废处理。48 质量体系文件需修改时，由申请修改部门人填写“文件更改申请通知单”，经部门领导及文件管理部门负责人批准，由文件归口管理部门发出。49 需扩大文件使用范围，增补文件时，严禁自行复制，应由文件资料员填写“文件领用申请表”，通用性文件经本部门负责及企管全质办批准后由企管全质办统一印制盖受控章，登记发放；专用性文件由本部门负责人批准后由文件资料员统一印制盖发放章，登记发放。410 文件资料员应按文件更改表中规定更改方法进行更改文件。411 文件资料管理员实施更改后应盖上“修正”章标识清楚，在文件修改状态栏中应填写实施时间、更改序号及更改表编号，并及时将文件返还文件持有者。412 文件资料员应根据收到更改表的先后顺序按年度编号进行保存，以能方便、快捷地查询。413 作废文件由资料员据发放登记进行回收并记录。需销毁的文件应经部门负责人批准，文件资料员在监销人陪同下进行销毁。要保留的作废文件应盖“作废”章并隔离放置。414 有些时效性很强的文件，一旦文件规定的任务完成规定的有效期已过，该文件自动中止或作废，不进行回收和标识。如季度培训计划、审核计划等。415 工程项目技术文件的管理按QSFD9-1999执行。416 质量记录的管理按QSP16-1999执行。5 质量记录51 P5-R001（B0）质量体系文件及其修改状态清单52 P5-R002（B