攀枝花市归档电子文件管理办法.doc

攀枝花市归档电子文件管理办法（试行） 1.总 则1.1 为强化对电子文件的形成、积累、归档和保管的管理，根据中华人民共和国档案法及其相关法律法规和国家信息化实施纲要“统一规划、分级负责”的原则制定本办法。1.2 本办法主要引用纸质档案数字化技术规范DA/312005相关的数字化技术标准和规范。1.3 本办法所称归档文件电子文件是指与归档文件原貌一致或能反映归档文件主要内容的电子数据。本办法所称归档电子文件数字化是指：采用数码设备对纸质归档文件进行数字化加工或采集及对已有的数字信息进行转化的过程。1.4 归档文件数字化的总体要求是：全面采集归档文件的电子文件，对没有电子文件的立档单位所形成的具有永久和长期保管价值的归档文件进行全面数字化处理。 2. 归档文件电子数据的收集2.1 收集范围。以各单位归档文件的收集范围作为电子文件的收集范围。 2.2 收集要求 2.2.1 除与正式文件相对应的电子文件外，还应收集记录了重要文件的主要修改过程的修改稿和定槁。2.2.2 以Pdf、Word、Excel、Wps等通用办公软件形成的电子文件，在收集时应保证电子文件信息的正确无误，如有其它特殊格式的电子公文，则应将该电子文件的元数据及背景信息一并收集。2.2.3 通用办公软件产生的电子公文，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子公文，收集时必须连同专用软件一并收集。2.2.4 通过政务网或直属网收、发的公文，应保留加盖印章的正式电子文件。未通过政务网或直属网进行收、发的公文，可保留与收、发的电子公文内容完全一致而未盖印章的电子文件。2.2.5 立档单位形成永久、长期保管的归档文件中，没有电子文件的应采取扫描方式收集相应的电子文件。2.2.5.1 扫描的页面范围扫描件的纸张大小，不应随意扩大白边范围，以减少存储容量。2.2.5.2 页面字迹清晰、不带插图的，全部采用黒白二值模式进行扫描。（有红头和红印章的文件，选择两个试点单位进行试点，分别按彩色和黒白的模式进行扫描）2.2.5.3 页面内字迹清晰度差或带有插图或页面为多色文字的，采用灰度模式扫描。2.2.5.4 扫描分辨率的大小选择。原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。其分辨率一般均选择100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。2.2.5.5 扫描的存储格式统一为MDI格式，页面内文字为印刷体的需进行OCR汉字识别并形成双层MDI文件。2.2.5.6 扫描中出现图像偏斜、不清晰、失真、黒点、黒线、黒框、黒边、白边大时应进行纠偏、重扫、去污、裁边等处理，对大幅面文件要进行拼接处理。2.2.5.7 每份文件扫描后只能形成一份MDI文件，扫描件可按文件编号或扫描时间进行文件命名，并在电子文档管理系统中与相对应的条目进行挂接。3 归档文件电子数据的整理3.1 电子公文按年度、内容（项目）、保管期限等内容相对集中。 3.2 电子公文使用统一的电子文档管理系统软件进行著录，并形成相应的纸质文件目录。3.3 建立电子公文存放内容情况说明（参见附件一）。在电子公文拷贝载体内建立一份说明该载体内存放内容的文本或表格文件，其内容包括：载体编号（格式为：“全宗号-类型流水号”，如0033-电子-023）、存放的具体内容、数据起止时间、数量、使用的软件名称及版本号、拷贝时间等项目。3.4 电子公文的拷贝载体和包装盒上应进行标注或贴标签，内容填写载体编号、名称。3.5 需要永久、长期保存的电子公文应当把归档电子公文与相应的电子公文目录数据存在同一载体上，并建立相应的连接。 4 归档文件电子数据的管理4.1 各单位均应加强对归档文件电子文件的管理，建立健全本单位电子文件的管理制度，明确归档文件数字化工作的有关责任人员，确保归档文件的电子文件收集齐全、内容完整、质量规范、归档及时、保管安全。4.2 对符合归档条件的电子文件应实时或定期集中到本单位综合档案室归档保存。4.2.1 归档时间：原则上要求电子文件的归档与归档文件的归档同步进行，不能实现同步归档的电子文件可采取定期归档的办法归档，但一般不得超过3个月。4.2.2 归档范围：电子文件的归档范围按我市归档文件的归档范围执行。4.2.3 归档要求：电子文件的形成或采集部门应实时将电子文件移交档案保管部门归档保存，档案部门在接收电子文件时应详细检查电子文件的数据质量。验收合格后，交接双方应在电子档案入库登记表（附件二）上签字，电子档案入库登记表一式2份，一份交电子公文形成部门一份档案部门自行保存。4.2.3.1 电子文件数据检查：4.2.3.1.1 检查项目：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；4.2.3.1.2 检查方法：采取抽样检验的方法。4.2.3.1.3 质量标准：样本数不低于总数的5 合格率应达到95%以上（含95%）。检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。4.3 保管4.3.1 把带有归档标识的电子公文集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子公文，则应解密后再完成上述工作。4.3.2 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子公文，应采取严格的安全措施，保证电子公文不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并将有档案价值的电子公文制作成纸质拷贝件保留。4.3.3 电子公文归档时应划分保管期限，归档完成时应有相应的归档标识。 4.3.4 拷贝的载体采用不可擦写光盘，只保存一年时可用可擦写光盘、优盘等拷贝，禁用软磁盘作为归档电子公文长期保存的载体。4.3.5 归档的光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处、不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。4.3.6 环境温度选定范围: 14 24；相对湿度选定范围：45%60%。4.3.7 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。4.3.8 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。5 归档文件电子数据的利用5.1 电子档案的封存载体不得外借。5.2 利用时使用拷贝件。5.3 利用时要遵守保密规定。5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。6 电子档案的鉴定。6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行的档案销毁的有关规定执行。6.2 电子档案的销毁，应在办理审