煤炭公司物资供应管理办法.doc

物资供应管理办法为健全和完善集团公司物资供应管理机制，强化物资供应管理职能，促进公司快速健康发展，实现全公司物资供应统一计划、统一采购、统一调拨、统一考核、统一管理，公司的生产、基本建设（包括改扩建工程）所需的物资、都集中由公司资产管理部统一管理。一、物资购进业务在物资采购中应坚持采购与生产、销售业务的要求一致；必须以获得品质优良的物资为前提。（一）由物资的使用部门提前填制“物资需求单”通知备货。（二）由保管部门根据原有存货量和存货需求单计算出请购量，正式提交“请购单”，提请管理层审批。（三）“请购单”首先通过采购部门审核确认后才可生效。（四）由采购部门签署同意采购并将估算的资金需要量、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门（财务部）根据企业经营总体规划、预算范围和企业现存资金状况进行综合审查并签署意见。（五）财务部签署同意的“请购单”，再交回采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案，同时开始办理招标订货手续。二、订货制度（一）采购部门凭批准执行的请购单，向多家供应商发出询价单。（二）获得报价单后，比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判。（三）根据谈判结果，编制“订货单”，传送给生产、销售及财务部门，并签署意见。（四）根据签署意见的“订货单”，提请主管领导进行审批。（五）“订货单”审批同意后，采购部门依“订货单”基本内容与供货商签订供货合同，并将审批后的订货单传送给生产、销售、保管、财务等部门，以合理安排生产、销售、收货及货款结算。（六）订货合同应一式多份，其中传财务部一份留存。三、采购价格管理程序（一）所有物资采购价格都必须报财务部进行价格审查，并经主管领导审核批准。（二）采购部门负责向财务部门提供采购物资明细、相关厂家、行业，市场信息部门协助采购价格的查询、提供相关信息服务，各部门负责对本部门采购范围内的各类物资市场价格进行调查。（三）采购部门依据年度计划的安排每年年底或次年年初编制本部门采购物资分类明细目录和计划采购价格，经领导核准后报财务部审查核实并反馈到采购部门。（四）各物资采购部门应于当月二十五日前，编制完成下一月度的物资采购计划及当月比价采购完成情况分析，并填报“采购物资价格申报单”，内容包括：物资名称、规格、型号、数量、单价、技术要求、供货单位及货比三家情况，报财务部。原则上除仅有一家供货单位或公司生产经营有特殊要求外，采购部门应选择5家以上供货单位，并从质量、价格、信誉等方面做出对比。（五）采购部门对外调价原则须要求对方有关部门出示产品说明书、价格目录等传真资料。（六）各采购人员应根据经济、合理的原则，合理选择物资运输路线和运输方式，努力实现直达运输和就近采购。开展联运、代运，减少运费的支出。（七）公司大宗物资采购，基建或技改项目主要物资采购以及其他金额较大的物资采购等，具备招标采购条件的，应实行招标采购。（八）财务部对照“采购物资价格动态管理信息”对“采购物资价格申报单”进行审查，如有高于控制价格的采购事项返回部门修订，对初审价格负责。（九）采购人员当月采购前应向财务部取回经审核的价格申报单，财务部原则上应在接到采购报批通知一个工作月内，完成价格审查。（十）计划内各采购项目的采购控制程序为：填写“采购物资价格申报单”、财务部审核、部门主管审批、审计法律事务处合同审查、签字正式采购合同、实施采购；计划外临时采购项目的采购控制程序：填写“采购物资价格申报单”、财务部门审核、部门主管审批、实施采购、登记临时采购项目明细台账。生产、销售用急件或需实地采购的需经二级经理审批方可实施采购，并于办理结算前期财务部备案。（十一）对于年采购总金额在10万元以内的，物资采购价格一般可在年初进行审定，但此类价格应在网上公开，并接受监督。（十二）采购人员应建立采购价格台账和货比三家制度，记录台账保管期（建议为五年），接受主管领导和财务部检查，对可以轮岗的采购人员实行岗位轮换制度，实行双监督。（十三）采购物资验收入库后，各物资采购员凭入库单，经审计的合同文本、价格申报单等到财务部门办理付款手续，财务部门有权拒付超限价采购而又无书面报告的款项。（十四）对不遵守价格管理规定的；不执行或不经批准，擅自制定、调整物资采购价格的；采购不经价格审定对外付款的；主要物资和数额较大的物资采购不签订合同的；泄露公司采购控制价格以及其他违反价格管理行为的直接责任人员和主管负责人，不认真履行监管职责的相关人员按照公司有关规定予以处罚。四、货物验收控制（一）企业所订购货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。（二）所收货物的检验包括数量和质量两个方面。（三）根据订货单和供货方收货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联（一般为三联），并分别传送给采购部门和会计部门，同时登记库存物资台账。（四）财务部设专人定期对库存物资进行稽核，监督库存物资的收、存、发情况，并与财务部存货账目进行核对，发现问题及时上报处理。五、职务分离制度（一）在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现在库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。（二）采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。（三）物资采购人员不能同时负责存货的验收、保管。（四）物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。（五）采购人员与负责付款审批的人员相分离。（六）审核付款人员与付款人员相分离。（七）记录应付账款的人员应与出纳人员分离。六、存货的储存业务制度存货的储存有占压资金、资金数量大，量的大小影响生产和销售的顺利进行，造成人为自然和市场损失等特点。在存货储存中应坚持对存货正确计价并保持账实相符，合理揭示存货方面的财务状况；保证恰当的存货储备量，实现既能满足生产、销售的需要，又能减少资金积压，促进企业资源优化配置；保证存货的安全。（一）建立独立的存货保管、验收部门。不得将保管部门并入供应、生产、销售或财务部门。（二）设置专职的仓库保管人员，负责存货的收、发、存的日常管理，对库存货物的安全负责。（三）明确保管人员的职责范围，落实存货保管的经济责任。（四）存货的收入、发出必须根据有关业务凭证和审批手续办理，并签字盖章。（五）对出货的收入、发出进行精确计量。（六）建立健全永续盘存制和内部稽核制度，强化财务部门对存货的有效控制。（七）建立健全存货的盘点制度。将定期盘点和不定期盘点相结合，防止存货管理中的差错和舞弊行为。（八）科学地确定存货的储存量及最佳采购量，节约使用资金，提高资金使用效益。七、存货的发出业务制度出货收出有两个方面，一方面是库存各种原材料，进入生产领域用于消耗；另一方面出库存产成品或自制半成品的销售。无论是消耗发出，还是出售发出，它都是一项业务发出频繁、工作量大、运行环节多、容易产生管理漏洞的工作。八、公司内部生产经营耗用存货的发出业务（一）物资需要部门（生产经营部门）制定物资需求计划，生产部门用“以销定产”的办法来制定本部门的生产计划，根据生产计划制定出物料需求计划，提请管理部门批准。（二）物资需求部门应设立专职材料物资派用员，负责该部门的材料物资领用、保管和发放工作，对生产经营环节物资收入、结存、发出的数量负责。（三）有条件或基础管理好的部门可使用“限额领料单”，以达到强化定额管理的目的。（四）日常生产经营用物资，由领料人员填制一式三联领料单，领料单严格按物资需求计划填写，并有部门主管的签字审批。（五）材料物资保管员根据领料单和物资需求计划备货、发货，并在领料单上签字，并留存12联，由领料员本人留存第三联交统计员登记本部门物资台账。（六）财务部设专职人员定期到物资保管部门进行材料的收、发、存的稽核，核对各发出物资的数量、价值计算是否正确，结存数计算是否准确。同时，财务部负责材料稽核人员留存领料单第二联次，据以登记原材料明细账，并进行材料成本的结转。（七）每月终了，物资保管部门、财务部门、生产及经营部门对材料及物资的收、发、存进行核对，如有误差及时查找原因进行处理。（八）生产、经营部门的物资专管员应严格按本部门生产、经营计划用料管好所需物资，保证所保管物资与统计员所登记台账相符，对在用物资的数量安全负责。九、存货的销售发出（库存商品、产成品、自剩半成品）（一）存货销售业务制度制订原则1.保证营业收入的真实性、合理性、完整性。2.保证商业折扣和销售折扣的真实性及适度性。3.保证销售折让和销售退回的合理处理与揭示。4.保证应收账款记录的真实性和可收回性。5.杜绝销售业务中可能出现的低效率和一切违法乱纪、侵吞企业利益的行为。（二）职务分离制度1.接受客户定单的人不能同时核准付款条件和客户信用调查工作。2.填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。3.开发票的人不能同时负责发票的审核工作。4.办理各项业务的业务员不能同时负责该项业务的审核批准工作。5.记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。6.会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。（三）订单制度企业产品的销售一般是以订单开始的，建立订单制度是销售业务控制的重要环节。1.销售部门或业务员设计多种格式订单，以满足企业内部各部门协调工作，相互制约的经营管理需要。2.订单中要详细载明购货单位、货物名称、品种、规格、数量、价格、付款方式等内容。3.销售部门将定单进行汇总、归类，上报生产、经营部门，通过生产经营调度会议统筹安排生产、经营。4.销售部凭已审核批准的定单与客户单位签订销货合同，销售合同和订单应一式多份，其中传财务部门一份留存。5.按销售合同与订单的规定，销售部门填制“商品销售领用单”（商品出库单）通知保管部门备货。6.保管部门根据审核批准的定单与商品销售领用单核对，同时根据库存商品结存情况对商品销售领用单上所需商品是否有货做出签批。对于无货商品，应及时填制“请购单”申请采购。7.销售部业务员凭主管领导、保管部门核准的“商品销售领用单”到财务部门进行核批。8.财务部根据“商品销售合同”与“订单”和“商品销售领用单”进行核对，严格按合同规定项目进行审查无误后，在“商品销售领用单”各联次加盖核准印戳，并开具销售发票，同时标明已执行定单。9.销售部门凭核准的“商品销售领用单”到保管部门提货、发货。10.财务部门根据发出商品的“商品销售领用单”结转商品成本，根据销售发票确认收入的实现，并记录款项的结算、收取情况，严格监控应收账款动态。（四）发票的管理产品发出后向客户开据销售发票既是企业销售成立的标志，也是向客户收取货款的依据。应是销售管理的重要环节。1.指定专人负责发票的保管和使用，连续逐笔登记发票的色入、开具、结存、缴销情况。2.发票使用人（发票开具人