项目采购管理办法.doc

项目物资采购管理办法第一条 为满足分公司经营活动需要，加强项目物资采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高经济效益，根据资源公司设备物资采购管理办法及其它有关规定，结合分公司实际，制定本办法。第二条 物资采购范围（一）项目物资的范围包括：项目部公用设施、设备、周转材料、低值易耗品、安全文明标准化工地用料和工程材料等。（二）项目物资采购活动包括：公用设施、设备、周转材料的购置或租赁，以及低值易耗品、工程材料的采购(以下简称物资的采购)。第三条 职责分工公司物资采购工作采用“集中与分级管理相结合”的模式，由物资设备科和项目部分别实施。具体分工如下：（一）物资设备科采购范围1、关键性工程材料的采购、调配，如钢材、商品砼等（特殊情况下由分公司临时通告）；2、所有新增设备，如电脑、打印机、监控设备、车辆等；3、低值易耗品的采购。（二）项目部采购范围1、物资设备科采购范围以外的各种工程材料；2、安全文明标准化工地用料、临时设施用料；3、项目部办公用品等。（三）物资设备科与项目部之间需进行相互委托采购时，经双方协商认可后，由委托方签发采购委托书，被委托方实施采购（项目施工合同中约定由业主供料或分包方自行采购的材料除外）。第四条 物资需用计划编制流程：一、工程物资需用计划编制1、材料使用单位提出物资需用计划。钢材、商品砼的需用计划上报物资设备科。2、项目技术负责人审核规格、型号、材质等；3、项目预算员审核物资数量、使用部位等；4、项目经理审批并签字。二、安全文明标准化用料、施工用料需用计划编制1、项目部提出需用计划；2、公司经理审批；第五条 合格供应商的评价和确定：1、公司“材料采购招标小组”作为公司“合格供应商评定小组”；项目部须成立“项目部材料采购招标小组”和“项目部合格供应商评定小组”，组员应包括：项目经理、项目总工、项目材料员、项目安全员、项目预算员、项目会计员，并报物资设备科备案。2、分公司和项目部分别对相关供应商进行评价、选择，将确定的合格供应商统一报物资设备科备案。3、工程材料的采购必须在合格供应商范围内进行。第六条 物资招标采购流程1、编制物资需用计划（附件一）；2、编制招标文件（附件二）；3、市场询价（项目、物资设备科各提供至少三家报价）；4、选定合格投标单位；5、组织招标，并确定中标单位，同时填写设备物资招标采购评审表；（附件三）6、对中标结果进行公示；7、签定供货合同（附件五）。所有物资招标采购均要按照上述程序实施。项目物资根据其所属范围由物资设备科、项目部分别招标采购，物资设备科和项目部需派人员交叉参与招标采购全过程，并在物资招标采购评审表上签字确认。第七条 物资合同的签订（一）物资设备科签定合同流程：1、物资设备科起草合同；2、项目部审核；3、公司主管领导审批；4、批准后盖公司合同章，同时，物资设备科科长、项目经理在合同上签字。5、合同原件由项目部、物资设备科、财务科各存一份。（二）项目部签定合同流程：1、项目部起草合同；2、物资设备科审核；3、公司主管领导审批；4、批准后盖公司合同章，同时，项目经理、物资设备科长在合同上签字。5、合同原件由项目部、物资设备科、财务科各存一份。第八条 物资的验收及出、入库管理1、物资到场验收工作由项目部负责。项目材料员必须亲自到场验收，并填写物资到货验收分类台账、材质证明转移记录。根据验收结果，由项目材料员持物资需用计划、货物发票、出库单、合同、业主批复的认价单到物资设备科会计处办理入库手续，并挂账待结算。2货物发票要经过项目材料员、项目经理、物资设备科长、分公司主管领导的审核，方可办理入库手续。审核不完备的，不得办理入库。2、根据生产进度，同步办理材料入库、出库手续。禁止材料已经进场使用，出库手续迟迟不办。3、每月对生产领用材料总量、总金额（应与入库总量、总金额一致）进行汇总。第九条 物资的认价施工合同中约定需认价的材料，由项目材料员负责业主方的认价工作。其中，分包队伍的认价工作按下列程序进行控制：1、分包队伍申报材料购买价格表；2、项目材料员审核；3、项目预算员审核；4、项目经理审批。第十条 物资的付款各类物资的付款统一由分公司审批并支付。物资设备科、项目部须在每月22日前编制物资付款计划表（附件六），报分公司经理审批。第十一条 设备租赁的招标1、施工合同中约定需我方提供塔吊、人工电梯等施工设备的项目，由项目部负责组织按项目物资招标采购程序进行设备租赁招标，物资设备科、安全管理科参与。签订租赁合同时，项目经理、物资设备科长在合同上签字并加盖分公司合同章。2、塔吊、人工电梯等施工设备的安拆由项目部组织。要选择有安装资质的在建管局备案的安拆单位进行安拆工作。物资设备科、安全管理科参与监督、检查。签订安拆合同时，项目经理在合同上签字加盖分公司合同章。第十二条 其它规定（一）物资设备科和项目部根据物资需用计划分别招标采购。项目部招标采购结束后所形成的全部资料应及时整理并报物资设备科备案，其中包括：物资需用计划、设备物资招标采购评审表（或类别物资比价表）、供货合同等。（二）项目材料员要熟悉本项目所有采购、租赁合同各项条款的内容，在工作中熟练掌握、规避风险。项目材料员还要做好材料采购、租赁过程中各种经济纠纷的维权工作。（三）项目材料员须在工程开工前向分包单位索要 “分包材料员授权委托书”。委托书上要注明授权范围，加盖分包单位公章，要附有委托材料员本人身份证复印件，并留有材料员联系方式、本人手写签名笔迹等内容。项目材料员负责本项目部物资的建帐、管理工作，要对物资管理相关资料及时整理、归档，确保整合型管理体系在项目部的有效运行。工程竣工后，项目部要对办公设施、设备、安全文明标准化工地用料提前进行维修、保养，以确保下个项目能够正常使用。第十