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办公自动化概述众所周知，传统的办公模式以纸为主，且需靠人力实现传送。近几十年来，信息技术飞速发展，信息革命不断冲击，传统办公模式远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。实现办公自动化逐步得到了人们的重视与认可。1.1.1 办公自动化的概念及特点1. 办公自动化的概念 办公自动化(Office Automation，简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可以跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷，从而极大地扩展了办公手段，实现办公的高效率。2. 办公自动化的特点办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将许多独立的办公职能一体化，提高了自动化程度及办公效率，从而获得更大效益，并对信息社会产生了积极的影响。它的主要特点如下： (1) 办公自动化是当前国际上飞速发展的，涉及文秘、行政管理等多种学科并利用计算机、网络通信、自动化等技术的一门新型综合性学科。办公自动化理论基础中的计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。可以说它是以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务的一门新型综合性学科，是一个信息化社会的时代产物。 (2) 办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。其中“人”起决定因素。它是信息加工的设计者、指导者和成果享用者；而“机”是指办公设备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和手段；信息则是办公自动化中被加工的对象。一个典型的办公自动化系统包括了信息的采集、加工、传递和保存四个基本环节。简而言之，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。 (3) 办公自动化将包括文字、数据、语言、图像等在内的办公信息实现一体处理。它把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，使办公室真正具有综合处理信息的功能。 (4) 办公自动化的目标明确，能够优质、高效地处理办公信息和事务，提高了办公效率和质量。它是一种辅助手段，便于人们产生更高价值的信息，使办公活动智能化。1.1.2 办公自动化的演变过程1972年,王安公司推出了2200文字处理系统（Word Processing System，简称WPS) ，从此WPS一词正式出现，使办公自动化发展到一个崭新的阶段。1985年3月，Intel公司推出386, 1989年推出了486, 1995年又推出了586（即奔腾Pentium）微处理器。由于微处理器速度和性能不断提高，为办公自动化创造了有利的硬件环境。 1981年IBM首先使用了微软为其专门开发的MS-DOS操作系统，并将该系统用于其个人微机上，受到了广泛欢迎。1985年微软独自开发了Windows视窗操作系统，1994年IBM推出了OS/2 Warp, 1995年8月微软推出了Windows 95, 1998年又升级为功能更强大的Windows 98以及后来的Windows 2000。在这些操作平台的基础上，Lotus公司首先推出了著名的表格处理软件Lotus 1-2-3，在其合并到IBM后，先后开发了Lotus1-2-3Office、OfficePro。操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。 然而办公自动化并不是一蹴而就的。根据它的演变发展，可将其分为以下几个演变过程： 1. 个人办公自动化的实现自20世纪70年代开始提出办公自动化概念之后，人们对办公自动化的理解只限于利用计算机排出好看的文字版面，使计算机服务于桌面事务的处理，也就是说计算机只是办公中的工具。致使多年来办公自动化一直停留在单机字/表处理的初级阶段。对应的信息交流共享、团队协作等均无法很好实现，极大地限制了工作效率。第一阶段办公自动化的框架，如图1-1所示。图1-1 第一阶段办公自动化框架这一阶段的主要特点是： 出现了装有较高版本的操作系统和跨平台办公套件的个人计算机，它主要面向办公室管理层和事务处理人员，基于传统的关系型数据库，只限于企业内部数据计算和统计。 2. 工作流程自动化的实现随着社会信息化的不断发展，基于关系型数据库办公自动化的不足日益明显： 个人计算机负担过重，价格偏高；由于缺乏公共的基础平台，通用性差、可再用性低，且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。 在网络的高速发展下，办公自动化从内涵到外延也不断发生着变化。个人计算机联入了因特网，从而解决了第一代办公自动化所存在的诸多不足，扩展了办公自动化的功能。信息的交流和共享越来越方便，为团队协作提供了技术保证，同时也预示着网络办公自动化时代的来临。基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。办公自动化的核心也就转移到实现高效的管理及工作效率的提升上。第二阶段办公自动化系统的框架，如图1-2所示。图1-2 第二阶段办公自动化系统框架这一阶段的主要特点是： (1) 以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象。 (2) 有利于在企业内部建立通信基础平台，提高了办公效率，增强了系统的安全性。 第二阶段比第一阶段办公自动化前进了一大步，但缺少对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。 (3) 以知识管理为核心。1996年，世界“经济合作与发展组织”首先提出了知识经济的概念。它的建立和发展主要指发展科学技术、教育以及创新、应变能力、生产率和技能素质为主要内涵的知识管理。知识经济时代的办公已不再是简单的文件处理和行政事务，其目的在于达到整个企业的最终目标，这需要依靠先进的管理思想和方法。所以说，办公自动化实际上是一个知识管理的过程。它是一种系统，用于帮助企业发现什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。第三阶段办公自动化系统的框架，如图1-3所示。图1-3 第三阶段办公自动化系统框架在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要： (1) 把知识管理融入业务流程重组-知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。(2) 改造企业文化-知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。(3) 建立学习型企业-学习型企业是指通过不断地学习来提高竞争力的企业。这里所说的学习不仅仅是看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中的学习，是全员学习、全程学习和团队学习。 这一阶段系统是建立在企业Intranet平台之上的，帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。 可以这样概括： 第三阶段办公自动化仍是以网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。 当前的办公自动化技术无论从其内涵到外延都发生了彻底的变化，各种信息综合技术的使用可以帮助实现各类综合业务处理，并根据业务分析形成公文文档和报告，或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。网络的发展拓展了办公自动化的作用范围，从前面已经介绍的办公自动化发展的几个阶段不难发现，目前办公自动化完成的是一个从个体到群组的演变过程。个人办公自动化偏重于应用软件的基本概念与操作，而群体部分偏重于网络协同工作系统方面的知识内容。个人办公自动化： 多指个人办公的计算机应用技术，包括文字处理、数据处理、报表处理以及语音处理、图形图像处理等多媒体技术。群体办公自动化： 它是支持群体间动态办公的综合网络协同办公自动化系统，用于多单位协同工作中。伴随着知识经济概念的提出以及信息产业的进一步发展，现代意义上的基于网络的办公自动化当然不仅仅指个人事务处理效率的提高，甚至也不再是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业效率提高的手段。事实上，网络时代的办公自动化正逐步演变成为一种跨单位、跨部门和超越地理界限的信息交流和业务交汇的协同化的基础信息系统，它可以联结各个岗位上的各个工作人员，也可以对企业内外的各类信息资源进行整合。也就是说，网络时代的办公自动化已逐渐形成了一个系统-办公自动化系统。 它的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一阶段办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二阶段办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三阶段办公自动化。在这3个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃和由信息处理向知识处理的飞跃。1.1.3 办公自动化的进程及发展趋势1. 办公自动化的发展进程 (1) 办公自动化在世界上的发展进程从20世纪70年代开始提出办公自动化的概念到今天，世界上办公自动化系统的发展非常迅猛，各国政府均不惜花费巨资发展本国的办公自动化系统。这一阶段的发展可以分成如下几代： 第一代： 20世纪80年代以前这一代办公自动化以大中型计算机为中心，主要处理结构化数据内容。多限于单位内部应用，是面向办公室管理层和事务处理人员的个人办公自动化实现阶段。第二代： 20世纪80年代此时的办公自动化以微机和局域网络为中心，主要以存储和处理信息为主。在网络的基础上，存储和处理非结构化数据的信息流和多分辨率空间数据对象。相比之下，第二代办公自动化，不仅比第一代提高了效率，而且系统的安全性也得到了增强。 第三代： 20世纪90年代以来 相对而言，办公自动化在美国等发达国家发展更为迅速。美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，且水平较高。各公司、企业不仅把办公自动化视为提高效率、节约成本的手段，更是用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。(2) 国外办公自动化系统的发展美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段： 单机设备应用阶段（1975年以前），主要是在办公室工作中使用文字处理机、词处理机、复印机、传真机等设备，以完成单项办公业务处理，支持事务处理类工作。 局域网阶段（1975-1982年），主要是以计算机和程控交换机为中心，利用局域网将各种设备连接起来，实现部分业务处理的自动化。 一体化阶段（1983-1990年），综合利用各种技术与设备，如计算机、多功能工作站、传真机、微缩设备、专用或公用的通信网络等，建立集成化、一体化的办公自动化网络，实现办公业务综合管理的自动化。1984年，美国康涅狄格州哈特福特市将一幢旧金融大厦改建为都市办公大楼（City Place Building) ，用计算机统一控制空调、电梯、供电配电、防火防盗系统，并为客户提供话音通信、文字处理、电子邮政、市场行情查询、情报资料检索、科学计算等多方面的服务，成为公认的世界上第一幢智能大厦。 20世纪90年代以后办公自动化系统进入了一个新阶段。光存储设备、智能化办公机器、语音处理设备与图形图像处理设备进入了实用阶段，成为了OA系统的重要组成部分。特别是1993年9月，克林顿政府正式宣布了“国家信息基础设施”计划，以光纤网技术为先导，谋求实现政府机关、科研院所、学校、企业、商店乃至家庭之间的多媒体信息传输，使得办公系统与其他信息系统结合在一起，形成一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。内部网可以和其他局域网或广域网相联，以获取外部信息源产生的各种信息，更有效地满足高层办公人员、专业人员的信息需求，达到辅助决策的目的。日本的办公自动化起步稍晚于美国。初期阶段（1979-1982年）主要是引入单机设备，实现了文字处理、传真等单项业务的自动化。发展阶段（1983-1987年）的重点是实现办公机械化，推行各种办公业务管理方式的统一化与标准化，实现各种办公作业过程的自动化。1988年以后进入成熟期，实现了办公系统的一体化，使全部系统有机地结合起来。此阶段完成的日本东京都政府办公大楼是一座综合利用各种现代先进技术的智能大厦，代表了当代OA的先进水平。目前，日本OA系统的发展程度已与美国不相上下。(3) 我国办公自动化系统的发展我国办公自动化工作开始于20世纪80年代初，大致可以分为3个阶段： 启蒙与准备阶段（1985年以前）20世纪80年代初，世界性的新技术革命浪潮对我国形成了冲击，管理现代化、决策科学化的重要性引起了各级领导的重视。在这一背景下，国内相当一批科技、信息工作者踊跃投身于OA的理论研究与基本知识的传播，借鉴国外先进经验，与国外公司联合举办展览会、研讨会，并进行了OA技术与设备的引进。特别需要指出的是，计算机汉字信息处理技术突破性的进展，为OA系统在我国的实用化铺平了道路。1985年，国务院电子振兴领导小组成立了办公自动化专业领导小组，拟定了中国办公自动化的发展规划，确定了有关政策，为全国OA系统的初创与发展奠定了基础。 初见成效阶段（1986-1990年）在有了比较充分的准备的基础上，国务院及其所属各部委及各省级人民政府在国内率先推进OA工作，对OA系统在全国普及起到了促进作用。1987年10月，上海市政府办公信息自动化管理系统（SOIS）通过鉴定并取得了良好的效果，在全国具有一定的示范性。在这一阶段，我国的单机应用水平与国外相近，并且基于此时国内通信设施落后、网络水平低的情况，着手对全国通信网络进行全面改造。 走向成熟阶段（1990年以后）伴随着全球网络化的热潮和全国分组交换网的投入使用，我国90年代的OA系统呈现出网络化、综合化的趋势。这一阶段有两个发展群体，一个是国家投资建设的经济、科技、银行、铁路、交通、气象、邮电、电力、能源、军事、公安及国家高层领导机关12类大型信息管理系统，体系较为完整，具有相当的规模。其中，由国务院办公厅秘书局牵头的“全国行政首脑机关办公决策服务系统”于1992年启动，以国办的计算机主系统为核心节点，覆盖全国省级和国务院主要部门的办公机构，已经取得了很大的进展。计划到1997年底初步实现全国行政首脑机关的办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化。另一个群体是各企业、各部门自行开发的或者是一些软件公司推出的商品化的OA软件。这些软件往往侧重于某几个主要功能，或者适合于某种规模，或者满足某些特殊需要，在一些中、小型单位中有较大的市场。综观我国OA系统的发展，经历了和发达国家类似的过程。目前影响系统发展的因素，有些是系统内部的问题，如设备、技术水平，而有些则需要借助各级领导乃至全社会的努力。值得重视的因素有基础设施（如网络通信）、思想观念与工作作风、特殊需求（如汉字输入问题）等。特别是目前我国处于经济转轨时期，管理体制、管理方法等还未稳定，这也影响了我国OA系统的设计、使用与发展。相信这些问题会随着国家形势的发展、观念的转变和技术的进步逐步得到解决。OA的迅速发展在一定程度上满足了人们改善办公条件、减轻工作负担、提高办公效率的要求，但也更加刺激了人们对自动化系统的渴求。OA系统的研制者们也在现代技术和设备的支持下，追求在更高层次上满足办公活动的需求。未来的OA系统将呈现如下发展趋势。2. 办公自动化的发展趋势进入20世纪90年代后，计算机网络、通信技术、多媒体技术的发展和广泛应用，Internet深入社会的各个角落，正在彻底改变人们传统的生活、工作观念，使以计算机网络为基础、协同工作为目标的办公自动化又有了发展契机，出现了许多适应办公自动化的应用和开发平台。办公自动化在以网络为中心的前提下，其主要内容演变成处理信息和知识。它的网络前提不仅仅涉及企业内部网、外部网，还涉及世界上最大的广域网-因特网。而信息和知识的处理则以基于统计数据、专题数据和空间数据所挖掘的知识为主要内容。充分体现了经济全球化、信息网络化和决策智能化的时代特征。它的发展趋势有如下4个方向： (1) 小型化早期的计算机是一个庞大的系统。今天的高性能微机，其各项性能指标已经大大超过了早些年的小型机甚至大型机，而且不必加特殊防护装置（如机房）。光、磁存储技术的发展，使大规模数据存储成为可能，也使得计算机的体积进一步缩小。如今，台式设备以及便携式设备已经成为办公自动化的主流设备。据美国对自身市场的调查，1994年，美国市场共销售了2000万台PC机，300万台Mac机和600万台Unix工作站。PC和Mac的市场销售份额已经占到了25%以上。小办公室家庭办公设备迅速增长，系统的小型化已经成为一种趋势。 (2) 集成化办公自动化系统最初往往是单机运行，至少是分别开发的。如一个跨国公司，开始是由各子公司自行建立各自的子系统，以完成内部事务处理业务。由于所采用的软、硬件可能出自多家厂商，软件功能、数据结构、界面等也会因此不同。随着业务的发展、信息的交流，人们产生了集成的要求，包括： 网络的集成： 实现异构系统下的数据传输，这是整个系统集成的基础。 应用程序的集成： 实现不同的应用程序在同一环境下运行和同一应用程序在不同节点下运行。 数据的集成： 不仅是相互交互数据，而且要实现数据的互操作和解决数据语义的异构问题，以真正实现数据共享。 界面的集成： 实现不同系统下操作环境的一致，至少是相似。此外，操作方法、系统功能等也都向着集成化的方向发展。 (3) 网络化随着微机安装量的增长，分散的OA系统已不能满足需要，联网便成为一个必然的趋势。未来的OA网络已经不仅仅是本单位、本部门的局域网互联，而将发展成为各种类型网（数据网、增值同二SDN网、PABX网、局域网等）的互联；局域网、广域网、全球网的互联；专用网与公用网的互联等等。总之，建立完全的网络环境，使OA系统超越时空的限制，这也是实现移动办公、在家办公、远程操作的基础。 (4) 智能化给机器赋予人的智能，一直是人类的梦想。人工智能是当前计算机技术研究的前沿课题，也已经取得了一些成果。这些成果虽然还远未达到让机器像人一样思考、工作的程度，但已经可以在很多方面对办公活动予以辅助。 (5) 多媒体化多媒体技术是20世纪90年代最富吸引力的话题。它把计算机技术、网络通信技术和声像处理技术结合起来，以集成性（多种信息媒体综合）、交互性（人-机交互）、数字化（模拟信息数字化）为特点，可以为办公活动提供多方位的支持，如为管理人员提供多彩的工作环境，生动的人-机界面，特别是全面的信息处理。总而言之，办公自动化是一个不断发展、不断提高、不断完善的有机体。随着社会需求、支撑技术的发展，必将不断呈现出新的面貌。1.2 办公自动化处理的内容总体来说办公自动化是一个信息处理与管理的集合。它的功能比较复杂，当它面向不同层次的使用者时，表现出来的功能也各不相同： 对于企业高层领导而言-办公自动化是决策支持系统；对于中层管理者而言-办公自动化是信息管理系统；对于普通员工而言-办公自动化是事务业务处理系统。现今的办公自动化与早期的主要利用计算机、复印机等单机设备代替办公人员大量重复劳动的办公自动化有了明显的差别，已经完全融入组织、社会中。自上而下的层次结构使每个人都从属于某一部门。各部门间相互协调、影响，而个人间要经常交流，充分听取意见、看法，这就需要更多的合作、协调。即使在同一部门内，工作人员间也应当注重团体协作，任何人的工作都不可能是纯粹的个人行为。所以，现代办公自动化不再局限于某个部门或工作组，而是大范围的组织，如商业系统、卫生系统、政府系统等。它将现代技术装备、科学管理思想和行为科学有机地结合在一起，应用于办公中，以提高办公质量和效率，并构成了一个人机系统，使一部分办公活动由人过渡到由设备完成。现代办公自动化处理的主要内容包括以下12方面。 1.2.1 文字处理文字处理是各种办公活动中最基础、最大量的工作。办公人员的很多工作，如撰写公函、文章，起草报告、命令等，都属于文字处理的范畴。在自动化系统中，文字处理主要是指对正文性质的字符进行处理，其工作范围主要是以传统的秘书工作为中心，侧重点是人际信息交流。与其他信息处理系统相比，文字处理更注重根据用户需求完成不同形式（如信件、摘要、报告）和风格（即文本格式）的输出。1.2.2 电子表格表格处理是日常办公事务中需要办理的又一大类工作，如财务账单、统计报表、发票、各种预算表等属于这类工作。与文字相似，表格也是办公人员表达和记录信息的一种重要手段。表格的类型很多，表格的处理也因需要不同而有不同的要求。但总的来说，表格处理过程较有规律性，简单劳动占有相当比重。正因为如此，表格处理是继字处理之后办公系统中较早实现计算机处理的部分。1.2.3 数据库管理数据是广泛存在的。政府机关的统计与计划、银行的账目、图书馆的书目、工厂的生产记录、医院的病例等，都是办公与管理活动中频繁处理的数据。在手工处理阶段，数据记录在纸上，管理很不方便。计算机引入管理领域以后，特别是数据库（Data Base, DB）技术应用于管理领域以后，办公自动化的技术与水平上了一个新台阶。现在，数据库技术已经成为OA系统研制的主要支撑技术，后文所述日程管理、文档管理乃至管理信息系统、决策支持系统等，都是建立在数据库系统的基础上的。1.2.4 电子日程管理在办公自动化实施的初期，人们的注意力主要放在改进秘书、办事员的文字处理工作效率上。而随着整个社会的进步，办公效率的研究则越来越集中于领导、管理人员和专业技术人员的工作效率方面。办公自动化正在越来越多地应用于提供办公服务，而不仅仅是提供文字处理能力。电子日程管理就是对办公人员的工作、办公活动的开展及办公设备的使用等的时间安排进行管理的工具。在国外，电子日程管理也被称为行政管理支持。1.2.5 电子文档管理文件档案的管理一直是大量办公人员的主要工作，也是极为琐碎、繁杂的日常事务工作。文档管理的自动化程度直接关系到行政机关的办公质量与办公效率。1.2.6 电子邮政办公室是信息汇集与交换中心。办公室工作所处理的信息，除了一部分需要保密、进行封锁以外，大多数要向外界传送，或允许共享，或在有限的范围内传播。一旦办公室内部或办公室之间的通信发生故障，那么至少是时效性较强的办公活动就失去了意义。因此，建立灵活、有效的通信系统是办公自动化的重要课题。办公信息通信活动一直是借助于谈话、会议、信件、电报与电话等手段完成的。迄今为止，这些仍然是主要的通信手段。随着社会信息量激增以及人们对办公效率所提出的新要求，上述传统的通信方式已不能满足信息社会对办公活动及时性和准确性的需要，人们迫切需要一种更快捷、准确的通信渠道，需要能对多种信息的传输处理，需要将办公通信纳入一体化的办公自动化系统之中。1.2.7 电子排版系统电子排版系统是一种建立在字处理系统之上的，更高一级的文字复制系统。有时又被称为“电子出版系统”或“计算机照排系统”。它不仅在专业出版单位的出版工作自动化中占有重要地位，也广泛地应用于以文字处理为主要工作的各类场合。在办公信息日益增多的今天，人们对信息输出的速度、质量及再加工能力提出了更高的要求，电子排版系统已经成为OA系统的重要组成部分。严格地说，第一，在国际上，电子出版是一个更为广泛的概念。供出售的各种机读数据库、各种程序（包括游戏程序）等软件的出版，各种磁带版读物、各种视听资料等不以纸为介质的出版活动，以及现在大量涌现的多媒体产品等，都可以纳入电子出版系统的范畴。第二，照排机是电子排版系统中的重要设备，是高精度专业出版中必不可少的设备。但是在通用的排版系统中，特别是在中、低精度的办公室出版中，也可以采用其他设备来代替。本节所讨论的电子排版系统主要是指由电子计算机控制的，由文字发生器和照相机（或印字机）等设备组成的，具有专用软件以实现排版功能的系统。1.2.8 语音处理语言是人类使用历史最悠久、最习惯、最直接的信息交流工具。在办公活动中主要通过电话、公文、合同等方式联系，其中语言是与文本同样重要的办公信息形式。在办公自动化迅速推广的今天，人们有理由期望各种讨论、通话的情况不再需要经过人工整理成文字形式再输入计算机，也不必再时时盯着计算机屏幕阅读各种信息，而是由计算机自动接收人的语言，经过识别、理解、整理后保存，或者是由计算机朗读存储起来的文本、转达某项指令，以实现真正意义上的“人-机对话”，以改善办公环境，减轻人的负担，提高办公效率。特别是在我国，汉字输入仍然是办公自动化系统的一个瓶颈。如能实现人与机器的语言交互，减少人们学习汉字输入方法的时间，提高输入速度，将更具有特殊的意义。1.2.9 图形、图像处理图形与图像的处理是办公室必不可少的日常业务之一，如绘制各种部署图、发展态势图、曲线图，管理各种图片、照片等。利用计算机进行图形、图像的处理需要专门的软件和硬件的支持，技术也较为复杂，因此本节的重点在于图形、图像处理系统的基本功能及其在办公领域中的应用。1.2.10 论坛管理类似于现实生活中的公告牌，可以用于系统内部人员发布各种通知或其他公用信息等相关信息。论坛内部可开通电子邮件，并具备和系统外部乃至国际互联网的信息交流能力。论坛管理则负责对这些信息进行分类、更新，并对邮件系统等进行管理。1.2.11 电子邮件可完成信息交流、共享、工作批阅流程、文档传递等功能。1.2.12 远程办公一些单位会在不同地点设立办公点，员工远离办公室或出差时，都会对异地的数据信息产生这样或那样的需求，此时可以通过电话网、DDN专线、宽带等连接方式连接到远程的计算机上，通过确认后，完成所有的有关办公的功能。通过对现代办公自动化处理内容的分析，不难看出传统办公模式与现代办公模式的本质区别在于网络的使用，如图1-4所示。图1-4 传统办公模式与现代办公模式的区别1.3 办公自动化系统的层次结构信息时代普遍使用计算机来提高个人工作效率，协同工作的现代工作环境也需要提高整体工作效率。为了实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅，最终实现“无纸”办公。利用现代网络通信基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务。早在20世纪80年代中期我国有关部门在对办公自动化下的定义中就已指出： 办公自动化是一个人-机信息处理系统。该系统的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定（即经济、政治、军事或其他方面的）目标。通常来说一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。它的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息。办公自动化系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还应当能够促进部门各种资源合理配置的进程，甚至改革机构运作的流程。也就是说，办公自动化在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程。 因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的技术及创新的理念，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公运作系统。 办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备集成为一个有机的系统。该系统的性能很大程度上依赖于系统总体集成的优劣，而不是依赖技术设备的先进与否。换言之，系统的集成应体现管理和技术的良好整合。办公自动化系统的开发、建设和维护以办公系统分析为基础，即针对办公系统要素的分析。1.3.1 办公系统要素包括对人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等重要因素的分析。过去的系统分析强调使自动化系统以人的行为和组织结构为中心。但近年来，信息化的演进却揭示了这样的规律，即凡是以人和组织的固有习惯和传统模式为特征的自动化系统都因缺乏生命力而不能持久，而能够主动适应信息化发展的做法却能使一个组织走在社会发展的前列。人们认识到传统的系统因素正在围绕信息技术的发展而变化，不仅人的思想、观念、行为习惯需遵循信息化的变化，组织机构等硬结构也应随其快速演变。因此系统分析的原则是，办公系统应是以知识为中心的信息共享体系，一切系统要素全应以此为原则而展开。1.3.2 办公系统模式(1) 信息流模式： 在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并对此做出规范化的描述。描述的准则是要保持系统整体上的一致性、透明性和相容性。(2) 工作流模式： 对办公活动、办公过程、工作规程的分解，使之达到可以由自动化系统模拟的最简单元流程。过程模式的描述要求有： 明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。1.3.3 办公自动化系统的分类办公自动化系统从应用类型上分为以下几种： (1) 面向个人通信的应用除运用传统通信方式，如电话、传真、电传外，最大程度地用电子邮件方式收发信息。(2) 面向信息共享的应用 收集、整理、发布、检索信息功能。 不同权限的人发布不同层次的信息。 通过公司的Web站点向外界提供一个了解公司的窗口。(3) 面向工作流的应用 用以控制、监督、加速业务进程。 使得业务执行者和管理者都能清楚业务的进展。 解决业务进程中所出现的阻塞和差错，促进经营业务的正常运行。 (4) 面向决策支持的应用 通过采集、处理、分析前三类应用的结果，让企业决策层了解企业的运营状况。 预测经营风险，提出决策参考。1.3.4 办公自动化系统分层办公自动化系统按照职能可分为3个层次： 即事务层办公自动化系统、信息管理层办公自动化系统和决策支持层办公自动化系统。(1) 事务层办公自动化系统办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的基础性工作，包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务型办公自动化系统可以是单机系统，也可以是一个机关单位内的各办公室完成基本办公事务处理和行政事务处理的多机系统。单机系统不具备计算机通信能力，主要靠人工信息方式及电信方式通信。多机系统可采用计算机终端网、微机局域网、程控交换机综合通信网、计算机局域网或远程网等。所以说事务层办公自动化主要支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化。(2) 信息管理层办公自动化系统（Management Information System, MIS) 管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要增加了信息管理功能。根据不同的应用分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。管理型办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统，局域网可以连接不同类型的主机，可方便地实现本部门微机网之间或者是与远程网之间的通信。通信网络最典型的结构采用中、小型主机系统与超级微机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中，中、小型机将主要完成管理信息系统功能，处于第一层，设置于计算机中心机房；超级微机处于中间层，设置于各职能管理机关，主要完成办公事务处理功能；而工作站完成一些实际操作，设置在各基层科室，为最底层。这种结构具有较强的分布处理能力，资源共享性好，可靠性高。对于范围较大的系统，可以采用以程控交换机为通信主体的通信网络，把中、大型机、超级小型机、高档微机、微机、各种工作站、终端设备，以及电话机、传真机等互联起来，构成一个范围更广的办公自动化系统。管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外，还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看，MIS是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，从而达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。(3) 决策支持层办公自动化系统(Decision Support System,简称DSS)决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统。主要担负辅助决策的任务，即对决策提供支持。它不同于一般的信息管理，它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据，对各种方案进行试验和比较，对结果进行优化。为此，该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，还需为决策者提供模型、案例或决策方法。所以只有数据库的支持是不够的，还必须具备模型库和方法库。模型库是决策支持系统的核心，其作用是提供各种模型供决策者使用，以寻求最佳方案,包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡等。在实际应用中，对同一问题可以用不同的模型，从不同的角度去进行模拟，向决策者提出有效的建议。决策支持层的办公自动化功能，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，DSS是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题做出判断。所以，DSS是能支持专门的数据分析和决策模型建立过程的、以未来计划为目标的、不定型的可扩充的系统。它由3个互相联系的部分构成： 语言子系统，是用户和DSS之间的通信机构和交互界面；知识子系统，由数据和过程组成的领域知识库；问题处理子系统，连接上述两个部分的控制和推理机制。图1-5 办公自动化系统功能3个子系统的关系如图1-5 所示。在上述3个层次中，事务处理是最基础的层次，信息管理是第二层次，而决策支持则处于最高层次。它们之间相互依存和相互联系。决策支持依赖于信息管理层提供的信息，信息管理层又依赖于事务处理层对信息的采集、处理和筛选。三个层次之间的联系可以由计算机的数据和程序的调用来实现。目前，国内事务处理级的办公自动化系统最为普遍，并且仍处在逐步发展和完善的阶段。在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。 1.3.5 办公自动化系统实现的基本功能 现在谈论的办公自动化，实际上只能称之为办公管理信息系统或办公管理系统，远远未能达到自动化的程度，还需要大量的人工参与和干涉。事实上，在办公过程中存在着许多工作流程，而且每项工作都有自己相对固定和规范的办理过程。尤其在政府机关中，各种批件、办件、文件、资料、报告的处理都有一定规章制度和环节，有专门支持和推动公文在组织系统中流转的机制、部门和人员。但是，在工作中由于领导的批示改变了一个公文的既定流程，使预定的工作流程发生了变化，公文的全自动化流转变得十分困难，而且也不容易实现。 目前，办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，用于建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为用户办公提供一个自动化工具。简单说来，即用户应当能够通过办公自动化系统了解自己要做的事情、上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息。因此，办公自动化系统首先要解决的是用户之间的沟通和信息共享问题。 办公自动化系统必须基于计算机网络和数据库支持，一个单位若要开展办公自动化应用，必须建立自己的计算机网络系统。当然，完全利用Internet技术也可以实现办公自动化，但是，如果没有自己的计算机网络系统，完全依赖于Internet，将会增加大量的通信费用，安全也成为重大隐患。目前，企业建立自己的计算机局域网是很现实和经济的，同时也提供与Internet的连接，使内部办公与Internet网上办公同时进行。1.3.6 办公自动化系统群体平台办公自动化群体平台也称OA群件产品，是适合于开发在网络上的无纸办公、协同工作的软件系统平台，能支持内部和外部的信息管理和协同工作，即崭新意义上的群体办公-信息可能是来自Internet的超文本，协同工作小组可能是分布于世界各地的公司机构的成员，且每一地方都有自己的服务器。通过群体平台,工作组的成员无论何时何地都能同步共享信息、协同工作。显然，这超出了传统面向单位内部的办公自动化系统的范畴。群体协同工作是OA群件的特征和目标，进一步而言就是达到群体办公的协调性、开放性和整体性。由于现在群体办公所面对的这些成员更具开放性、动态性的特点，例如他们可能来自不同的单位（如合作单位、服务提供单位和用户等），在他们之间的群体协同办公自动化具有很强的动态性，在很大程度上不同于以往的以内部静态管理为重点的管理信息系统。所以群件具有能够动态编制和共享工作流程表、包括各成员的工作日程和进度表的强大功能，使成员能共享联络和任务信息，在特定权限的管理下共享公共文件夹，可就关心的问题进行安全保密的实时讨论等动态、群体性活动。群件系统具有一些典型的办公套件，如公文管理，具有“收文、发文”、“签报”、“传阅”、“档案”和“统计”的管理功能。能适应政企等不同组织机构的工作流程，可实时跟踪、催办文件的传递过程，可建立完整的档案管理体系；会议管理，具有在网络上进行会议的安排（可根据与会人员的日程做出最合理的会议安排）、发送会议通知，生成会议纪要等功能；公共信息，为单位或部门提供“公告栏”、“综合信息”、“讨论”、“人员外出”等功能，可通过Internet 网在内部和外部进行通信；个人信息，为工作人员提供“个人文档”、“名片夹”、“今日工作”、“应用选择”以及人事管理方面的功能。 如Lotus Domino/Notes就是一种功能强大、界面丰富的群组工作软件。它主要用于辅助多人协同工作，从而突破平台、技术、组织和地理上的限制，充分实现信息与技术方面的共享。该软件目前在企业级基础通信、办公自动化和信息发布等领域已取得领导地位，在国内企事业单位中得到了广泛应用。它是基于Internet/Intranet的系统平台、采用世界流行的服务器、客户机分立技术将群体平台技术与Internet / Intranet 融汇开放。它提供了许多新的功能，可以支持多种浏览器和Java，便于用户实现二次开发，特别是有业务和管理人员这样的最终用户参与的开发。同时它还提供了可靠的安全保障的系统平台。通过对系统群体平台的简单介绍，不难看出，OA群件产品已经超出了传统的面向单位内部的办公自动化系统的范畴，成为了一个有广泛意义的基于Internet的办公自动化系统。1.4 实施办公自动化存在的一些问题我国办公自动化的建设和应用，经过几年的努力，已经有了一个良好的开端并取得了不少值得推广的经验。但现代办公自动化系统是依靠网络的开放式系统，它本身不是目的，只是一种应用技术和工具。它不同于简单的自动化设备，各种办公自动化软件的成功应用，需要多方面的协作。在网络的支持下，现代办公自动化系统几乎无所不能，同样不可避免会遇到各种各样的问题。一旦发生意外，如系统遭到破坏、信息泄密等特殊情况时，将被迫关闭，会使整个单位的各项事务处于中断，带来不可挽回的影响。同时由于我国国民经济和社会发展的地区差距等原因，办公自动化的发展很不平衡。另外在应用层次和应用水平方面也存在明显的差距。在这种情况下，必须考虑一些应急措施来解决困扰办公自动化应用的一些主要问题。1.4.1 系统及数据安全问题这是一个老生常谈的问题。自从第一台计算机诞生以来，它就成了阻碍计算机应用的一个重要因素，尤其是网络时代的到来，更突出了安全问题的重要性，下一节将详细讨论这一问题。1.4.2 认识问题 一些单位由于缺乏对办公自动化的充分认识，往往存在重硬件、轻软件，重理论、轻应用，重技术、轻管理等认识上的误区；比如许多单位的领导，他们只重视系统的搭建，而对系统搭建好后的应用缺乏重视，因此使得应用系统达不到最佳的应用水平，发挥不出信息系统的应用效果，从而使应用的经验得不到及时的积累和总结，应用系统得不到可持续发展和提升。1.4.3 系统的技术标准问题由于办公自动化在我国发展较晚，仍缺乏统一的技术标准（文档、流程、管理、监督）和规范。例如，对于办公自动化的软件运行，由于没有统一标准，所以各个公司纷纷推出自己的标准。对此急需理顺关系、统一标准。1.4.4 规章制度的建立问题规章制度的健全是一个逐步完善的过程。目前国内尚无关于办公自动化处理电子化公文的具有法律效力的立法规定。经常看到关于电子商务网上交易的纠纷，这就是由于缺乏健全的制度造成的。因此办公自动化需要建立和完善各种规章制度，来确保办公系统的正确运行。尤其是在办公自动化的管理过程中，必须有一种制度对人的行为进行管理。例如有关的办公人员录入数据丢失或错误，应采用什么样的方式管