记录控制程序OK.doc

东风渝安车辆件有限公司质量体系程序文件发行版次：B修改码：0记 录 控 制 程 序编 码：QP02页 码：4/41. 目的为了对本公司质量管理体系所要求的记录进行控制和管理，证实质量管理体系有效运行，实现产品、相关活动或服务的可追溯性，并为采取纠正和预防措施提供依据，特制定本程序。2. 适用范围本程序适用于对公司质量管理体系运行活动中所形成的各类记录进行控制和管理。3. 术语和定义本程序引用GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000 质量管理体系基础和术语。4. 职责4.1 质量管理部负责公司质量记录的归口管理，对公司各类记录的样本进行登记备案，并检查各部门记录的管理情况。4.2 各职能部门负责管辖职责范围内的专业性质量活动过程中所用记录的填写、收集、整理和归档及保存。5. 工作程序5.1 记录的分类、形式和要求5.1.1 本公司质量管理体系运行活动所要求的记录包括，但不限于：a. 管理评审记录；b. 检验/试验记录（包括检验记录、试验报告）等c. 文件控制记录；d. 培训记录； e. 设备管理/模具/工装夹具保养、维修记录； f. 设计和开发输入、输出、评审、验证、确认和更改方面的记录；g. 供方评价结果以及评价所引起的各种必要措施方面的记录； h. 与纠正预防措施有关的记录；i. 产品、过程、顾客满意度监视和测量有关的记录；j. 测量和监视设备校准记录等；K. 产品要求的评审结果及其所引起的必要措施方面的记录；L. 内部质量管理体系审核记录； M. 数据分析和统计技术应用记录；N.不合格品、纠正预防和改进措施记录等。5.2 记录的形式和要求5.2.1 记录的形式可以是图表、表格、卡片、报告；也可以是光盘、软盘或胶片。5.2.2 记录填写应及时、清晰、项目齐全、数据准确；记录后的结果不应涂改，确实无法避免时，修改后必须签字或盖章，更改内容应清晰可读。5.3 质量记录格式的设计、审定和修改5.3.1 各部门根据工作需要，可自行设计质量记录，其格式应简明、清晰完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。5.3.2 产品/过程的质量记录须按产品生产过程为顺序归档，如停产的产品记录对新产品可能有必要时，由生产办负责将停产产品记录的复印件与新产品资料一同归档保存。5.3.3 质量记录表格的修改程序及控制号的编制均按QP01文件控制程序的规定执行，修改后的质量记录在其控制号后加“/X”，其中“X”表示修改次数。5.4 记录的的标识和检索5.4.1为保证质量记录具有唯一性的标识，由质量管理部负责编制“质量记录一览表”，明确质量记录的名称、编号、保存期限、保存部门。使用表格部门每月进行一次核查，确定一览表内容与实际相符。5.4.2 公司各部门所用记录按表中所指定的记录编码进行编号：部 门质量管理部研发中心人力资源部技术部信息档案部记录代码QR-ZG-201-XXQR-YF-301-XXQR-RL-302-XXQR-JS-303-XXQR-XD-305-XX部 门质检部品检部财务部配套部物管部记录代码QR-ZJ-306-XXQR-PJ-307-XXQR-CW-308-XXQR-PT-309-XXQR-WG-310-XX部 门外协部外技部综合管理部基设部生产管理办公室记录代码QR-WX-311-XXQR-WJ-312-XXQR-GL-313-XXQR-JC-315-XXQR-SG-317-XX部 门涂装车间焊装车间总装车间销售公司计划价格室记录代码QR-TZ-318-XXQR-HZ-319-XXQR-ZZ-320-XXQR/XS-XXXQR-Jf-321-XX部 门进出口公司记录代码322注：QR/RL-XX其中QR-代表公司质量记录，RL-代表人力资源部，XX-流水号。销售公司的记录编号规则有所区别，QR-代表公司质量记录，XS-代表销售公司，XXX-流水号，其中001050、051100、101150、151200、201250分别为销售公司市场部、客户服务部、市场综合管理部、总经办、储运部流水号。5.4.3 质量管理部依据质量管理体系程序和过程活动中规定产生的记录，对公司各部门所用的记录进行汇总，并填写“质量记录汇总表”；各部门根据本部门所用的记录编制“部门质量记录清单”。5.4.4 记录填写完后，记录使用部门进行收集，并按记录的不同类别和时间进行整理，以便检索。5.5 记录的发放、收集和保存5.5.1 各部门根据实际使用需要对表格进行统一编制复印；各部门如需对文件表样式进行修改，应填写“文件更改申请单”，连同更改后的记录样式交质量管理部，由质量管理部统一执行修改，并对“质量记录汇总表”中的记录做相应修改后，重新发放新的表式。5.5.2 各部门应及时收集并汇总本部门使用的各类质量记录，进行分类整理、登记，按先后顺序整理后形成本部门文件资料清单，上报质量管理部。5.5.3 质量记录的储存应符合以下要求：a. 归档的质量记录应标明记录名称、归档日期、保存年限及管理者；b. 应提供防火、防潮、防虫、防霉变的储存环境；c. 采取其它媒体形式的质量记录，如存储在电子媒体上的质量记录应注意防潮、防压、防磁，另外还必须进行备份，以免储存内容丢失。d. 必要时对重要记录采用双备份方式归档。 5.5.4 对于以下记录须遵守最低保存期：a. 控制图、检验记录、试验报告等质量业绩记录保存三年；b. 内部质量管理体系审核报告、管理评审报告保存三年；c. 所有涉及到产品安全性的质量记录至少保存15年。5.5.5 其它所有相关记录保存期根据记录的使用情况，由记录保存部门决定保存期限。5.6 记录的查阅5.6.1 顾客有权得到或查阅记录，一旦顾客需要查阅记录时，有关部门应与记录使用部门联系，经主管领导批准后，记录使用部门可将记录原始凭证或复印件或拷贝提交给顾客查阅。5.6.2 查阅记录应按其保密级别，由授权者批准后，才能借阅或复印，并按规定的时间及时收回借出的记录。5.7 记录的处理5.7.1 质量记录的销毁必须要有销毁记录，对保存到期的记录，由记录保存部门提出，主管领导批准后，集中进行销毁处理，具体按QP01文件