建设项目档案资料管理标准化.doc

1 目目 录录 1 总 则 3 1 1 目的及意义 3 1 2 适用范围 3 1 3 编制依据 3 1 4 总体要求 3 2 档案室的建设 4 2 1 档案室的建设 4 2 2 机构设置 人员配备 6 2 3 文明管理要求 7 3 单位 分部 分项工程划分 8 3 1 一般规定 8 3 2 单位 分部 分项工程划分原则 8 3 3 湖北省高速公路单位 分部 分项工程划分一览表 附件 2 10 4 建设过程文件材料收集 10 4 1 一般规定 10 4 2 文件材料收集的前期准备 12 4 3 建设单位文件材料的收集 12 4 4 总监办文件材料收集 14 4 5 驻地办 不含房建 机电工程 16 4 6 施工单位文件材料的收集 18 5 文件材料的整理与组卷 20 5 1 组卷一般规定 20 5 2 文件材料分类与编号 20 5 3 文件材料组卷要点 22 5 3 1 建设单位文件材料组卷要点 22 5 3 2 总监办文件材料组卷要点 23 5 3 3 驻地办监理文件组卷要点 24 5 3 4 施工单位施工类文件组卷要点 28 1 工程管理文件组卷要点 28 2 施工准备文件组卷要点 29 3 施工质量控制文件组卷要点 29 4 工地试验资料组卷要点 30 5 施工工序检测资料组卷要点 31 1 单位 分部 分项工程开工报告组卷要点 31 2 各工序资料组卷要点 34 5 4 案卷的整理 43 5 5 竣工图的编制 45 5 6 音像资料的收集 整理与组卷 48 2 6 档案的移交与汇总 1 总总 则则 1 1 目的及意义目的及意义 为规范我省高速公路建设项目文件材料收集 整理 立卷 归档工作 使相关工作 做到标准化 规范化 程序化和日常化 并保证项目档案质量 更好地为项目建成后的 管理 维护和改 扩 建服务 制定本指导意见 1 2 适用范围适用范围 本指导意见适用于新建 改建和扩建高速公路建设项目文件材料的收集 整理 立 卷 归档工作 1 3 编制依据编制依据 1 3 1 中华人民共和国档案法 等国家有关档案管理方面的现行法律 法规 1 3 2 国家档案局 国家发展和改革委员会 交通运输部等国家相关行业颁布的有关 档案管理方面的现行标准 规范 办法 意见 通知等 1 3 3 湖北省人民政府 省档案局 省交通运输厅等部门颁布的档案管理文件 1 4 总体要求总体要求 1 4 1 高速公路建设项目档案管理工作实行项目法人负责制 项目法人 或受委托 的建设单位 单位应建立档案管理专班 负责做好本单位建设项目文件材料的收集 整 理 立卷 归档工作 承担各参建单位项目文件材料收集 整理 立卷 归档工作的组 织 协调和监督 指导等管理职责 将项目文件材料的收集 整理 立卷 归档工作纳 入工程建设管理程序 纳入招投标制 与工程建设同步形成 同步收集 同步整理 同 步立卷 同步归档 保证项目文件材料收集 立卷 归档的及时 准确 完整 系统和 安全 并同时接受省交通运输厅和档案行政管理部门的监督和指导 1 4 2 项目竣工文件材料收集 整理 立卷 归档工作应纳入工程合同管理 纳入 监理工作内容 按照 谁形成谁负责 的原则 由文件材料的形成单位或部门负责 不 得委托他人 3 1 4 3 项目监理单位应有专人负责对勘察 设计单位 科研咨询单位 施工单位 含监控单位 检测单位 有关本项目竣工文件材料的形成 收集 整理 立卷 归档 工作进行监督 检查 在交工验收前向项目法人 或建设单位 单位提交项目档案质量 审核意见 1 4 4 各参建单位应将项目档案工作纳入本项目的管理工作中 建立领导责任制 配备具有相关工程专业知识 能够适应项目文件材料收集 立卷和归档工作需要的专职 档案管理人员 并保持其稳定性 明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的 职责和要求 按规定做好项目文件材料的收集 整理 立卷 归档和工作 1 4 5 归档的文件材料内容必须真实 准确 与工程实际相符合 2 2 档案室的建设档案室的建设 2 1 档案室的建设档案室的建设 2 1 12 1 1 设置原则 设置原则 1 档案室应单独设置 与各职能办公室分开 2 档案室面积要求满足档案管理需要 并有一定预留空间 3 档案室应进行专人 专室 专柜 盒 专机的 四专 管理 4 档案室要达到 八防 要求 防火 防盗 防光 防潮 防尘 防高温 防有害气 体 防有害生物 虫 霉 鼠等 2 1 22 1 2 档案室选址基本要求 档案室选址基本要求 1 一般要求 1 平房作档案室的 位置应在办公室附近 要高于周围地势 2 楼房作档案室的 一般不要安排在顶楼和楼两侧 档案室要远离卫生间 洗漱间 热水房等 3 档案室库房承重 楼房作档案室的 楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为 500KN m2 采用密集架式 不应小于 1200KN m2 4 2 建设单位档案室选址 在建设单位的办公室区内设置 要远离易燃 易爆 空气污染区 3 总监办档案室选址 在总监办办公区内设置 要远离易燃 易爆 空气污染区 4 驻地办档案室选址 在驻地办办公区内设置 严禁设置在泥石流 滑坡体 洪水位下等危险区域 避开取土 弃土场 坍方 落石 危岩等地段 避开高压线路及高大树木 与通信 天然气等地下管线 保持一定距离 并要远离易燃 易爆 空气污染区 5 施工单位档案室选址 在项目经理部驻地办公区内设置 严禁设置在泥石流 滑坡体 洪水位下等危险区域 避开取土 弃土场 坍方 落石 危岩等地段 避开高压线路及高大树木 与通信 天然气 等地下管线保持一定距离 并要远离易燃 易爆 空气污染区 6 运营管理单位档案室选址 在运营管理单位办公区内设置 通信畅通 满足信息化管理要求 远离易燃 易爆 空 气污染区 2 1 32 1 3 硬件设施要求硬件设施要求 1 一般要求 1 配备温湿度计 空调 去湿机 消毒灭菌机 灭火器 吸尘器 火警报警器和防盗 装置等设施设备 2 档案室内人工照明宜选用白炽灯作为光源 照度不超过 100lux 3 配备计算机 扫描仪 光盘刻录机 复印机等现代化办公设备 2 建设单位档案室硬件设施要求 1 档案室面积不得小于 60 m2 2 数量充足的档案柜 金属 盒等档案装具 3 总监办档案室硬件设施要求 5 1 档案室面积不得小于 80 m2 2 数量充足的档案柜 金属 盒等档案装具 4 驻地办档案室硬件设施要求 1 档案室面积不得小于 50 m2 2 数量充足的档案柜 金属 盒等档案装具 5 施工单位档案室硬件设施要求 1 档案室面积不得小于 40 m2 2 数量充足的档案柜 金属 盒等档案装具 6 运营管理单位档案室硬件设施要求 1 档案室面积不得小于 150 m2 2 档案橱 盒 夹 卷皮等档案装具规范标准 数量充足 3 配置档案密集架 实现档案存放的标准化管理 4 配备经档案管理部门认定的档案管理软件 对档案实行数字化管理 应配置专用电 脑和专人操作 维护并配置保护电源 并与单位办公自动化系统联结 2 2 机构设置 人员配备机构设置 人员配备 2 2 12 2 1 机构设置机构设置 1 成立档案工作领导小组 组长由各单位总工程师或技术负责人担任 成员由各单位 部门负责人组成 2 在综合办公室下设置档案工作专班 专班由综合办公室的专职档案管理员和各职能 部门的兼职档案管理员组成 负责具体档案工作 2 2 22 2 2 人员配备人员配备 1 建设单位档案工作专班人员配备 1 综合办公室设 1 名专职档案管理员 合同 协调 财务等部门设 1 名兼职档案管理 员 6 2 专职档案管理员要求具有本科以上学历 从事公路工程建设工作五年以上 熟悉档 案专业理论知识 兼职管理员必须具有大专以上学历 从事公路工程建设工作三年以上 了 解档案管理工作 2 总监办档案工作专班人员配备 1 综合办公室设 1 名专职档案管理员 合同计量部 工程技术部 质量安全部 中心 试验室等部门设 1 名兼职档案管理员 2 专职档案管理员要求具有专科以上学历 从事公路工程建设工作五年以上 熟悉档 案管理工作 兼职管理员必须具有大专以上学历 从事公路工程建设工作三年以上 了解档 案管理工作 3 驻地办档案工作专班人员配备 1 综合办公室设 1 名专职档案管理员 合同计量部 专监办公室 工地试验室以及监 理组等部门设 1 名兼职档案管理员 2 专职档案管理员要求具有大专以上学历 从事公路工程建设工作三年以上 熟悉档 案管理工作 兼职管理员必须具有大专以上学历 从事公路工程建设工作两年以上 了解档 案管理工作 熟悉公路工程部位 结构名称 施工工艺 工序 4 施工单位档案工作专班人员配备 1 综合办公室设 1 名专职档案管理员 工程技术部 质量管理部 安全环保部 设备 物资部 合同管理部 财务管理部 工地试验室等部门设 1 名兼职档案管理员 2 专职档案管理员要求具有大专以上学历 从事公路工程建设工作三年以上 熟悉档 案管理工作 兼职管理员必须具有大专以上学历 从事公路工程建设工作两年以上 了解档 案管理工作 熟悉公路工程部位 结构名称 施工工艺 工序 5 运营管理单位档案室人员配备 1 档案室配备两名专职档案管理员 2 管理员必须具有本科以上学历 工作三年以上 熟悉档案专业理论知识 2 3 文明管理要求文明管理要求 2 3 12 3 1 标识标牌及图表标识标牌及图表 7 1 档案室门口设置名称牌 尺寸为 180mm 100mm 2 在档案室内的醒目位置 悬挂档案管理 利用 保密 鉴定 销毁 统计等制度和 档案管理员岗位职责以及档案室组织机构图 图表尺寸为 600mm 900mm 3 灭火器处设置指示标志 400mm 300mm 及操作规程牌 600mm 900mm 2 3 22 3 2 其它注意事项其它注意事项 计算机 扫描仪 光盘刻录机 复印机等现代化设备应放在档案管理人员办公室 3 3 单位 分部 分项工程划分单位 分部 分项工程划分 3 1 一般规定一般规定 各施工单位进场后应对照施工图进行单位 分部 分项工程划分 于总体工程开工前报 驻地办审核 总监办批复并报建设单位备案 划分应科学 合理 便于指导公路建设项目施 工质量管理 工程计量支付 竣 交 工验收及项目文件的立卷归档 3 2 单位 分部 分项工程划分原则单位 分部 分项工程划分原则 3 2 13 2 1 划分基本原则划分基本原则 单位 分部 分项工程划分严格遵循 公路工程质量检验评定标准 JTG F80 1 2004 章节一般规定及附录 A 单位 分部 分项工程的划分原则 3 2 23 2 2 划分注意事项划分注意事项 1 1 凡属钢筋砼构件或预应力砼构件的分项工程 需划分钢筋加工与安装 砼浇筑 预应 力筋加工和张拉等子项 2 2 土方路基 石方路基分项按自然段落划分 小桥及符合小桥标准的通道 将基础与下 构划分为基础 墩台身 墩台帽等分项工程 将上部构造预制 安装或浇筑划分为梁板预制 盖板预制 梁板安装 梁板现浇 盖板安装 盖板现浇等分项工程 涵洞 通道按每座划分 分部工程 将基础及下构划分为基础 涵台 一字墙八字墙等分项工程 主要构件预制 安 装或浇筑划分为涵管预制 盖板制作 管座及涵管安装 盖板安装 盖板浇筑等分项工程 砌筑防护中的砌体挡土墙 锚喷防护按每处划分分项 将锚喷防护划分为锚喷护坡 锚杆框 架梁 锚索防护等分项 将锥 护坡划分为锥坡 护面墙 植草 客土喷播坡面防护等分项 8 植草 客土喷播坡面防护评定参照绿化表格 砌石防护含浆砌砌体或干砌片石分项 同一段 落边坡防护存在不同防护类型的可设子分项汇总成一个分项评定 大型挡土墙应每处一分部 基础 墙身单独列分项 3 3 路面工程 1 3KM 划分一分部 其中基层 底基层 垫层按路基自然段落划分分项 桥梁面层单独划分分项 列入桥梁工程桥面系 隧道路面基层 调平层属于垫层 面层单 独划分分项 列入隧道工程路面 4 4 特大 大 中桥梁工程每座一个单位工程 基础与下构分部按左右幅每墩台划分 上 部构造分部可按左 右幅划分 扩大基础 每墩 台 桩基 每根 梁板预制 每片 悬臂浇筑梁 每梁段 为一分项 预制梁板安装按每联划分一分项 绞缝 湿接缝 干接缝 现浇横隔板 墩顶现浇段只纳入安装下的工序 耳背墙纳入台帽分项下工序 桥面铺装分项 下应划分钢筋加工及安装 钢筋网片加工及安装 铺装砼三个子项 负弯矩筋加工及张拉列 入梁板安装分项的子项 按每联划分 引道工程参照路基 路面分部 分项划分 原属分部 或分项的可后退一级 划入分项及子分项 可增设子子分项 5 5 互通立交工程以每处为一个单位工程 互通立交主线路基 路面 桥梁工程 匝道工 程等参照路基 路面 桥梁划分 原属分部或分项的可后退一级 划入分项及子分项 可增 设子子分项 6 6 隧道洞身开挖 洞身衬砌分部工程 含主洞 紧急停车带 车行 人行横洞 应按 围岩类别和衬砌类型划分锚杆支护 钢支撑支护 钢筋网支护 喷射混凝土支护 仰拱 混 凝土衬砌 衬砌钢筋等分项工程 衬砌类的各分项划分长度应与洞身开挖保持一致 仰拱填 充纳入仰拱分项下的工序 二衬后的塑料排水管布设不单独划分项 纳入防水板分项下工序 消防 电力电缆沟列为防排水分部工程下的分项 隧道调平层为路面下垫层 需单独划为分 项 施工横洞不属于隧道主体 不划入隧道工程的分部 分项 隧道装饰分部可划分为洞门 装饰和洞内装饰两个分项工程 竖井 斜井每座单独划分一个分部 其划分参照主洞 开挖 衬砌 防排水 原属分部 分项后退一级 可设子分项 7 7 环保工程中的绿化工程分项划分 应区别于路基边坡植草 喷播防护分项 特大斜拉 桥 悬索桥严格按照检评标准附表 A 2 进行划分 3 3 具体划分方法见附件具体划分方法见附件 1 湖北省高速公路单位 分部 分项工程划分一览表湖北省高速公路单位 分部 分项工程划分一览表 9 4 建设过程文件材料收集建设过程文件材料收集 4 1 一般规定一般规定 4 1 1 公路建设项目的文件材料 是指自立项审批 核准 至竣工验收全过程产生的 反映项目合同 质量 进度 费用和安全环保管理基本情况 对建成后工程管理 维护 改 建和扩建具有保存 查考价值的各种形式和载体的历史记录 4 1 2 建设单位 总监办 驻地办 施工单位按照统一领导 分工负责的原则 及时收集 各自职责范围内的文件材料 见附件 1 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档清单 及归档单位 各有关单位应按照收集归档责任分工 建立健全项目文件材料收集归档制 度和预立卷制度 按照公路建设项目建设程序不同阶段文件材料产生的自然过程 分别做好 预立卷工作 4 1 3 工序资料的填写应采用全省统一的高速公路建设用表 4 1 4 建设单位 总监办 驻地办 施工单位的文件材料应由各单位档案室集中统一管 理 不得由承办部门和个人分散保存 1 专职档案管理员负责本单位所有档案资料的登记和预立卷工作 2 兼职档案员负责把本部门形成的文件材料按本指导意见规定的办法进行收集 检查 文件材料填写 签认是否完整和准确 处理程序是否完成 当文件材料具备移交条件时 及 时向专职档案管理员移交 协助专职档案管理员做好文件材料的登记和预立卷工作 3 兼职档案员向专职档案员移交的过程中应做好文件材料交接的登记 签认手续齐全 4 1 5 已经实行计算机辅助项目管理的 电子文件与纸质文件进行同步收集 归档 1 建设项目收集 归档范围内的重要的批复文件和竣交工验收文件均应制作成数字化 电子版存档 2 实现 OA 网上自动化办公的单位 必须将电子文件打印成纸质有效文件进行同步收集 4 1 6 来往文件及函件的处理原则 1 在来文 函 中属来文单位普发性质只需阅知不需回复的待相关人员阅毕后处理程 序结束 并在 来文 函 登记表 中备注 普发 将这部分来文 函 留存兼职档案员 10 综合部 手中 也可移交档案室由专职档案管理员做备查处理 不入预立卷体系文件 2 有针对性需回复的来文 函 应按要求以本单位的发文 函 予以回复 兼职档案 员 综合部 按发文 函 流水号登记台账 发文 函 登记本 将对应的来文 函 做 为发文 函 的附件处理 并在 来文 函 登记本 中备注该来文 函 的去向 3 兼职档案员在处理程序全部结束后 将发文 函 移交档案室专职档案员 专职档 案员按质量 安全 进度 费用类别分别收集 入预立卷 登记相对应的 预立卷内目录 4 有针对性不需回复的来文 函 会成为相应文件材料的附件 如总监办下发的变 更文件 会成为施工单位 变更申请单 及 变更令 附件 兼职档案员按来文 函 处理 程序结束后 在 来文 函 登记本 中备注该来文 函 的去向 4 1 7 收集归档的项目文件材料应为原件 各职能部门可留复印件备用 1 项目立项审批等文件 原件保存在项目主管单位的 建设单位可将复印件归档保存 2 供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的 须在复印件上加盖销售单位 印章并注明原件存放处后归档保存 3 凡由易褪色书写材料制成的文件材料如热敏纸传真件 需复印保存 4 复印件应清晰易读 并注明原件出处 由编制单位在备考表中加以说明 5 测量基础资料 施工记录 试验检测记录须是现场原始记录 如需清稿 须将原始 记录与清稿后的记录文件一并归档保存 4 1 8 收集归档的项目文件材料应规范 符合逻辑 1 表单填写内容规范 产生及使用部位标注清楚 相关签署手续完备 且为相关责任 人亲笔签名 特殊情况确需代签的 应办理委托代签手续 报驻地办和总监办巡检部备案 2 项目文件材料应书写工整 字迹 线条清晰 修改规范 1 书写材料应符合耐久性要求禁止使用不易长久保存的书写工具 如红色墨水 纯蓝 墨水 圆珠笔 铅笔等 2 文件内容不准随意涂改 字上改字 用涂改液或擦刮后改字等 因纠错需要改正时 应将错字划一斜杠 紧挨错字处写上正确的文字 数据 并在结论栏 或备注栏 内对修 11 改原因予以说明 3 书写纸张质地优良 规格基本统一 文字材料纸张尺寸为 297mm 210mm A4 纸 图纸纸张尺寸为 420mm 297mm A3 纸 小于 A4 纸规格的设备合格证 材质合格证 检测 报告 鉴定书 发票 出厂证明 信纸协议书等需复印成 A4 纸 同时将原件粘贴在 A4 复印 文件背面 空白面 摆放时原件正面朝上 大于 A4 的折叠至 A4 大小 4 对来往文件的批注 签注意见必须写在左侧边缘装订线以外 文件中的文字和图表 说明 一律使用国家法定单位和符号 4 2 文件材料收集的前期准备文件材料收集的前期准备 建设单位 施工单位 监理单位在文件材料收集开始之前 应根据各自的文件收集范围 数量 预立案卷目录 将案卷题名标注于案卷脊背上 对于各分项工程的卷内目录应提前打 印好贴与卷盒的内封面上 做好文件材料收集前的准备工作 标注好案卷题名和贴好卷内目 录的档案盒入档案室档案柜 由专职档案员统一管理 4 3 建设单位文件材料的收集建设单位文件材料的收集 4 3 1 建设单位文件材料收集内容 前期准备阶段文件 设计文件 工程管理文件由建设单位负责收集 收集的具体文件内 容详见附件 2 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档清单及归档单位 4 3 2 建设单位文件材料收集流程 1 前期准备阶段文件的收集 综合办公室应在工程开工后三个月内向交通主管部门 工可研究 文物 矿产 水文 防洪 地震 地质安全评价等单位收集相应的前期准备阶段 文件 并向建设单位档案室完成移交工作 2 勘察 设计审批阶段文件材料的收集 综合办公室应在文件审批通过后一个月内完 成收集并向建设单位档案室提交文件批复 专家审查意见 以及勘察 初步设计 施工图设 计阶段的 工程质量责任登记表 等各类文件 同时提交图纸电子版 3 工程管理类文件的收集 1 招投标及合同文件材料 综合办公室应在招投标工作完成后一个月内向建设单位档 案室提交招标 投标 评标 中标通知书以及合同文件 12 2 工程准备阶段文件材料 综合办公室应在开工后一个月内向建设单位档案室移交征 迁拆迁准备文件及施工准备文件 3 工程质量责任登记表 建设单位负责 项目法人工程质量责任登记表 的填写 并根据总监办提交的各单位 工程质量责任登记表 和勘察 设计单位提交的 工程质量责 任登记表 进行汇总 工程开工后一个月内由综合办公室向档案室移交 4 项目实施期管理文件 建设单位在工程建设期间所发生的与工程建设相关的管理性 文件 本项目建设过程中形成的工程质量 安全管理 进度控制 费用控制 党政工团 精 神文明 人事机构等文件 应由综合办公室按类别 年度 流水号进行收集 并在文件发出 后一天内交档案室 4 计划合同文件 合同管理部按月进行收集并移交档案室 5 声像类资料 建设单位各部门在照片和声像资料形成一周内移交综合办公室进行技 术处理 处理完后移交档案室 6 交工验收文件 建设单位组织交工验收 交工验收负责部门 小组 收集交工验收 阶段所有文件与报告 并在交工验收结束后一周内移交档案室 7 竣工验收文件 竣工验收负责部门 小组 收集缺陷责任期文件 试运行阶段文件 各单项验收文件 竣工验收阶段各类文件与报告 在各文件形成后三天内移交档案室 8 科研类文件 合同管理部分阶段实时收集相应的科研资料 并及时向档案室移交 9 财务类文件 1 计量支付文件 建设单位财务部门向各施工单位支付各期计量款时应收集计量支付 文件原件 并以标段为单位按时间顺序做好日常预立卷工作 待各施工 监理单位结算完成 后移交档案室 2 财务支付报表 帐薄 凭证 银行对账单 会计电算化数据备份资料 财务决算文 件 工程决算文件 项目审计文件 其他融资 借贷文件由建设单位财务部门做好日常收集 工作 待建设项目竣工验收 项目财务决算结束后及时移交档案室 10 设备类文件 综合办公室及时收集相应的设备采购合同 管理性文件 使用维护中 形成的文件等 在合同或文件形成后三天内移交档案室 11 档案室应按 案卷目录 以及 卷内目录 登记台账做好预立卷工作 同时对审批 13 文件完成扫描和光盘存储 并做好预立卷及电子查询系统工作 4 4 总监办文件材料收集总监办文件材料收集 4 4 1 总监办监理文件材料收集内容 总监办管理文件 工程质量控制文件 监理月报 监理日志 巡视记录 工程声像资料 等由总监办负责收集 具体内容详见附件 2 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档清 单及归档单位 4 4 2 总监办监理文件材料收集流程 1 总监办文件的收集 总监办正式文件由各部门起草 综合办公室统一发文 总监办 文件分为综合类 财务类 协调类 机料类 计划合同类 技术类 质量类 安全类 专班 类 机电 房建 路面 绿化 不需相关单位回复的文件 在发文后一天内 综合办公室 将纸质文件收集后移交档案室 需要相关单位回复的文件 各部门在文件闭合后三天内移交 档案室 2 总监办通用函件的收集 总监办通用函件由各部门起草并自行下发 不须闭合的通 用函件在下发后一天内移交档案室 需要闭合的通用函件在函件闭合后三天内移交档案室 3 总监办会议记录或纪要的收集 总监办会议记录或纪要由相关部门负责起草 起草 完一天内移交档案室 4 开工令 停 复 工指令及监理指令的收集 合同段开工令由总监负责签发 签发 完后一天内由综合办公室交档案室 停工指令均由总监签发 施工单位整改完成并提交复工 申请 复核后总监签发复工令 停 复 工令及复工申请材料一起在复工令签发后一天内由 综合办公室交档案室 5 工程变更令的收集 工程变更令由总监签发 变更图纸 变更前后工程数量清单对 比表及单价表 工程变更申请报告 含有关变更的会议纪要 现场量测记录 工程量计算表 单价变更计算表 等附件在变更令签发后一天内由合同管理部一并收集并交档案室 6 中心试验室文件的收集 中心试验室的试验检测能力核验申报资料 在核验通过审 批文件收到后三天内一并由中心试验室移交档案室 中心试验室通用函件在下发后一天内或 闭合后三天内 如需闭合 交档案室 重要工程材料 混合料 标准试验 工艺试验的批复 文件在批复后三天内连同申报材料一并移交档案室 14 7 质量缺陷检查及整改闭合文件 总监办下达的缺陷整改通知书由质量部在闭合后三 天内交档案室 厅质监局下达的抽查意见通知书及通报文件由质量部在闭合后三天内交档案 室 8 安全监理制度 职责及安全保证体系 安全监理计划由综合办公室在向建设单位报 备后三天内由综合办公室交档案室 9 危险性较大工程专项施工方案由总监办安全部负责审批后三天内交档案室 10 安全监理检查 指令及隐患整改闭合资料在安全部收到相应的整改闭合资料后三天 内交档案室 各项指令必须闭合严谨并有相关的影像和其他支撑资料 监理工程师要对施工 单位的整改结果签字确认 11 安全生产事故相关处理文件在事故处理完后由安全部将相应的事故调查 事故分析 事故处理 照片等资料一并收集在事故处理完一周内交档案室 12 环保监理文件的收集 对原地面的恢复情况 弃土场的防护及绿化情况等环保文件 在分段 处 验收后三天内由环保部移交档案室 13 工程进度计划管理文件 进度计划 进度报表等进度计划管理文件分年度 季度 月计划及报表由施工单位报总监办合同计量部备案 合同计量部在收到备案后三天交档案室 14 工程合同管理文件 合同计量部应按工程延期及费用索赔 争端协调 履约检查 工程分包审查的类别并按流水号顺序收集相应的合同管理文件 并在收集后三天内移交档案 室 15 监理月报在每月完后三天内由综合办公室交档案室 监理日志以季度为单位 在每 季度完后三天内由综合办公室定期向档案室移交 巡视记录以半年为单位 每半年完后三天 内由综合办公室向档案室移交 16 档案室应按 案卷目录 以及 卷内目录 登记台账做好预立卷工作 同时对入档 文件完成扫描和光盘存储 并做好预立卷及电子查询系统工作 4 5 驻地办驻地办 不含房建 机电工程 不含房建 机电工程 5 5 1 驻地办监理文件材料收集内容 驻地办的管理性文件 工程质量控制文件由驻地办负责收集 具体内容详见见附件 15 2 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档清单及归档单位 5 5 2 驻地办监理文件材料的收集 1 监理计划及监理实施细则 驻地办的监理计划及监理实施细则在总监办审批后一周 内 由综合办公室移交档案室 2 相关单位来文及回复的收集 相关单位针对本驻地办的来文及回复在驻地办相关部 门处理完后三天内 由驻地办综合办公室移交档案室 3 驻地办文件的收集 驻地办正式文件由各部门起草 综合办公室统一发文 驻地办 文件不分类别按流水号进行排列 不需相关单位回复的文件 在发文后一天内 综合办公室 将纸质文件收集后交档案室 需要相关单位回复的文件 综合办公室在文件闭合后三天内交 档案室 4 驻地办通用函件的收集 驻地办通用函件一般不分类别按流水号进行排列 不需闭 合的通用函件在下发后一天内由综合办公室交档案室 需要闭合的通用函件在函件闭合后三 天内由综合办公室交档案室 5 监理例会会议纪要 一般每月召开一次 会议纪要形成后的三天内由驻地办相关起 草部门移交档案室 监理专题会议纪要 是针对质量 安全 进度等特定问题召开的会议 会议纪要形成后的三天内由驻地办相关起草部门移交档案室 6 单位 分部 分项工程开工令由驻地监理工程师负责签发 签发完后一天内由综合 办公室交档案室 合同段内的局部路段的停工指令均由驻地监理工程师签发 施工单位整改 完成并提交复工申请 复核后驻地监理工程师签发复工令 停 复 工令及复工申请材料一 起在复工令签发后一天内由综合办公室交档案室 7 监理指令及闭合情况 监理指令由驻地监理工程师签发 监理指令通过综合办公室 下达施工单位 施工单位在整改后进行回复 综合办公室连同回复资料三天内移交档案室 8 驻地办工地试验室文件的收集 工地试验室的试验检测能力核验申报资料 在核验 通过审批文件收到后三天内一并由工地试验室交档案室 原材料 半成品 成品 混合料 标准试验 工艺试验的批复文件在批复后三天内连同报验材料一并交档案室 现场试验抽检 资料 比如路基压实度 平整度 水泥砼抗压强度等资料 在各专监办公室采集完数据后三 天内由工地试验室移交档案室 驻地办试验室资料人员应按各类试验检测类别建立台账 各类台账按流水号进行登记 16 对施工单位报送的平行复核试验资料应与驻地办的批复 审定意见相闭合收集 对质量监督 局提出的各类检测意见 应与整改资料相闭合 9 工程质量检验评定及评定汇总资料的收集 专监办公室应以施工合同段为单元及时 进行分项 分部 单位 合同段工程的汇总评定 分项工程的评定资料交档案室入该分项工 程卷内目录 分部 单位 合同段工程的汇总评定资料入该合同段评定汇总卷内目录 10 监理现场抽查资料 各工序的现场抽查资料在结果出来后的一天内由专监办公室交 档案室 移交之前必须将检测数据提前录入该分项工程质量检验评定表 11 安全监理制度 职责及安全保证体系 安全监理计划由综合办公室在向总监办报备 后三天内由综合办公室交档案室 12 专项施工方案由驻地监理工程师审批后三天内由综合办公室交档案室 13 安全监理检查 指令及隐患整改闭合资料在综合办公室收到相应的整改闭合资料后 三天内交档案室 各项指令必须闭合严谨并有相关的影像和其他支撑资料 监理工程师要对 施工单位的整改结果签字确认 14 环保监理文件的收集 对原地面的恢复情况 弃土场的防护及绿化情况等环保文件 在分段 处 验收后三天内由综合办公室交档案室 15 监理月报在每月完后三天内由综合办公室交档案室 监理日志以季度为单位 在每 季度完后三天内由综合办公室定期向档案室移交 巡视记录以半年为单位 每半年完后三天 内由综合办公室向档案室移交 旁站记录在工程完工后一并交档案室 16 工程声像资料 驻地办工程照片及音像资料应由综合办公室统一收集 专监办公室 及各监理组应每周将所涉工程质量管理照片交由档案室 专职档室员应做好台账登记 标明 时间 地点 部位等事项 不得遗漏 17 档案室应按 预立案卷目录 以及 预立卷内目录 登记台账做好预立卷工作 4 6 施工单位文件材料的收集施工单位文件材料的收集 4 6 1 施工文件材料收集内容 不含房建和机电 施工单位的工程管理文件 施工准备文件 施工质量控制文件 竣工图 施工安全 廉 政建设及文明施工 进度控制 施工原始记录等文件由施工单位负责收集 具体内容详见附 件 2 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档清单及归档单位 17 4 6 2 施工文件材料的收集流程 1 竣工图表的编制和收集 项目部的工程技术部应根据现场施工情况 当该分项工程 完工后及时绘制 工程竣工图 竣工图在工程交工前一个月后完成 并编制设计变更与修 改后的竣工图档号对照一览表 设计变更文件与竣工图档号对照一览表 绘制完成后 由工程技术部交档案室 2 相关单位的来文及回复 施工组织机构及人员 岗位责任划分在进场验收通过后由综合办公室收集 3 会议纪要由起草部门在纪要形成后的三天内交档案室 建设单位 监理单位对本项 目部有针对性的函件按收文的先后顺序收集后三天内交档案室 4 开工前交接桩记录 控制点的复测 施工控制点的加密定位 水准点 基准点 导 线点 测量 复核记录等文件 在监理复核确认后三天内 由测量组交档案室 5 技术交底文件一般应在项目部 工区 作业队进行三级技术交底 接受交底人签字 后三天内由工程技术部交档案室 6 专项技术方案在监理审批后三天内 由综合办公室交档案室 7 开工申请及批准文件 合同段 单位 分部 的收集 合同段 单位工程 分部工 程的开工申请在监理单位批复后三天内 由质量管理部负责收集 并及时移交档案室 8 质量保证体系文件在监理单位审批后三天内由综合办公室交档案室 9 分项工程开工申请及批准资料 工序资料 工程质量检验评定及评定汇总等资料由 质量管理部在施工过程中进行收集 在分项工程完工后集中交给档案室 10 施工中遇到的非正常情况记录 处理方案 施工工艺 质量检测记录及观察记录 对工程质量影响分析等文件以处为单位由质量管理部在处理完后一月内交档案室 11 工地试验室的试验检测能力核验申报资料 在核验通过审批文件收到后三天内一并 由工地试验室交档案室 原材料 半成品 成品 混合料 标准试验 工艺试验连同批复文 件在批复后三天内一并交档案室 现场试验抽检资料 比如路基压实度 平整度 水泥砼抗 压强度等资料 在质量管理部采集完数据后三天内由工地试验室移交档案室 工地试验室资料人员应按各类试验检测类别建立台账 各类台账按流水号进行登记 各种原材料 半成品 成品 混凝土预制件出场检验报告及合格证由试验室收集后与相 18 应的试验检测报告一并收集存档 检测月报在下月开始的一周内由试验室交档案室 12 施工工序资料 当分项工程开工申请批复后 质检人员应在该工序施工当天填写完 整的表格 待该分项工程或该构件评定结束后三天内移交档案室 13 缺陷责任期资料 本合同段通过交工验收申请 建设单位下发 合同段交工验收证 书 后 开始收集缺陷责任期资料 包括剩余工程计划 剩余工程完工工序资料 缺陷责任 及修复费用清单 缺陷责任期终止证书 14 安全生产的有关管理文件按流水号收集 在发文后一天内由综合办公室交档案室 15 安全保证体系文件 危险源调查 分析 评价 分级资料 安全专项技术方案在监 理审批后三天内由综合办公室交档案室 16 安全技术交底文件一般应在项目部 工区 作业队进行三级技术交底 接受交底人 签字后三天内由安全环保部交档案室 17 特种设备登记 使用台帐及维修保养记录由专职安全员负责收集 检验合格证在检 定完后一周内交档案室 作业人员和项目管理人员的安全教育培训 交底台帐及记录 各级 安全检查 整改台帐 应急救援预案及演练记录 安全日志等文件由专职安全工程师负责及 时收集并移交档案室 18 进度计划 文件 图表 批准文件 进度执行情况 有关进度的往来文件由合同 管理部在各年度 季度 月度计划批准后三天内移交档案室 19 专职档案管理员必须将天气记录表张贴于档案室 每日记录每月收集 并与工序资 料 施工日志等文件材料相核对 20 施工照片 音像资料 施工单位照片应统一由档案室保存 项目部负责人 各部门 各工区技术员在现场拍摄的照片 应在当天交由档案室保存 专职档室员应做好台账登记 标明时间 地点 部位等事项 不得遗漏 19 5 文件材料的整理与组卷文件材料的整理与组卷 5 15 1 组卷一般规定组卷一般规定 5 1 1 公路工程文件材料归档前 均需分类整理和预组卷 预组卷应遵循公路工程文件 材料的自然形成规律和成套性的原则 保持卷内文件的有机联络 分类科学 便于查找利用 施工 监理单位案卷的顺序排列参照附件 6 案卷目录样式 5 1 2 管理性文件按问题 时间 发文单位 重要程度或保管期限排列 项目技术文件 材料按管理 依据 施工记录 试验检测 评定 证明顺序排列 设备文件材料按依据性 设备开箱验收 随机图样 设备安装调试和设备运行维修等材料排列 竣工图按里程 专业 图号排列 卷内文件材料一般文字材料在前 图样在后 工序资料的排列顺序参照附件 3 分项工程质量保证资料清单 卷内文件的排列参照附件 7 卷内目录样式 5 1 3 案卷内不应有重份文件 卷内不应有重页文件 但卷与卷之间相互有关联的文件 在归档过程中允许有一定数量的重复 如 跨分项工程的施工放样记录表和检测试验报告等 5 1 4 案卷厚度不超过 50mm 为标准 30mm 40mm 厚为宜 5 5 2 2 文件材料分类与编号文件材料分类与编号 5 2 1 分类编号以建设项目 高速公路 为单位 在 交通部科学技术档案分类 编号办法 中规定的三级类目的下位类进行 编号采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的 方法 项目文件最多分为三级 一级类目为建设项目形成的九大类 前期准备阶段类 设计 类 工程管理类 施工类 监理类 竣工类 科研类 声象类 设备类 财务类 分别用 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 表示 二 三级类目为一级类目的细化 案卷顺序号不编 虚位 从 1 开始编写 即不编为 001 类级符号 置于分类代号的中间 在 类目后加 其后数字为案卷流水号 5 2 2 分类编号示例分类编号示例 HBGS4 1 1 XXX 案卷顺序号 三级类目 土建第一合同段 二级类目 土建工程 20 一级类目 施工文件 项目代号 湖北高速公路 注 编号注 编号 HBGS HBGS 在在 XXXX 高速公路建设中改成高速公路建设中改成 XXGS XXGS 5 2 3 一级类目如下 一级类目如下 HBGS 1 前期准备阶段文件 HBGS 2 设计类文件 HBGS 3 工程管理类文件 HBGS 4 施工类文件 HBGS 5 建立类文件 HBGS 6 竣 交 工类文件 HBGS 7 科研类文件 HBGS 8 声像类文件 HBGS 9 设备类文件 HBGS 10 财务类文件 二 三级类目参照附件 2 湖北高速公路建设项目文件材料收集归档清单及归档单位 中的文件分类与分级 5 35 3 文件材料组卷要点文件材料组卷要点 5 3 15 3 1 建设单位文件材料组卷要点建设单位文件材料组卷要点 1 前期准备阶段文件 根据审批事项内在联系分别整理组卷 并按照批复 请示 相关审批及专家评审文件材料的顺序依次排列 2 勘察 设计审批阶段文件材料 按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷 并按照 批复 请示 相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列 3 工程管理类文件 1 招投标及合同文件材料 按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷 按照招投 文件 投标文件 评标文件 中标通知书 工程合同顺序依次排列 21 2 工程准备阶段文件材料 按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷 并按照 审批及相关手续办理程序的顺序依次排列 3 工程质量责任登记表 按照建设单位 勘察设计单位 监理单位 施工单位 分包单位 检测单位的顺序依次排列 4 项目实施期管理文件 按照问题结合时间分别整理组卷 文件材料所反映问题的有 机联系 结合重要程度依次进行排列 5 交工验收文件 按照交工验收证书 交工验收报告 质量监督机构出具的交工验收 质量检测意见 各项工程总结依次排列 6 试运行及竣工验收文件 按照检测观测记录 车辆通行情况 缺陷整改落实情况 各专项验收 竣工验收工作程序依次进行排列 7 科研类文件 按照科研项目立项 请示 批准文件 任务书 协议 合同委托书 科研项目实施方案 计划文件 新技术 新工艺应用文件 科研 课题成果 论文著作和技 术鉴定文件顺序依次排列 8 财务类文件 计量支付文件与附件以合同段为单位 按时间顺序依次排列 项目建 设财务支付文件按年度顺序依次排列 9 设备类文件 按照依据性 设备开箱验收 安装及调试 设备运行维护 随机文件 等顺序依次排列 5 3 25 3 2 总监办文件材料组卷要点总监办文件材料组卷要点 1 总监办监理计划独立组卷 卷内文件按照批复 审查意见 文件正文的顺序依次排 列 2 本项目适用的规范 规程和标准的目录清单 技术规范的补充文件 修改文件和有 关细则等独立组卷 卷内文件按按国家 部 省 主管部门结合时间顺序依次排列 3 总监办文件按照文件类别分合同 质量 安全 进度 环保 绿化 协调 财务 等分别组卷 卷内文件按文件流水号依次排列 总监办通用函件按时间段分开组卷 卷内 文件按文件流水号依次排列 4 总监办会议记录或纪要 第一次工地会议纪要可以各合同段合并组卷 施工期的监 理例会会议纪要按年度为单位组卷 监理专题会议纪要以纪要性质分类组卷 22 5 相关单位来文及回复 按时间段分开组卷 卷内文件按流水号顺序依次排列 6 开工及停 复 工指令 监理指令 合同段开工令独立组卷 施工过程中的停 复 工指令以驻地办为单元组卷 总监办监理指令以驻地办为单元组卷 卷内文件按指 令流水号顺序排列 7 工程变更令以合同段为单元组卷 8 中心试验室能力核验资料独立组卷 重要工程材料和混合料配合比批复 各种标 准试验的平行复核试验及批复意见 各类工艺试验总结报告的批复意见 试验抽检资料 均以合同段为单元独立组卷 9 外委试验检测和专项监测监控按检测和监控内容分开独立组卷 10 质量缺陷检查及整改回复文件 按质量监督机构印发 交工验收过程 总监办巡 检检查的类别分类组卷 卷内文件依时间顺序依次排列 检查文件在前 整改闭合文件在 后 11 危险性较大工程安全专项施工方案审批以合同段为单元组卷 安全监理检查 指 令及隐患整改闭合资料以合同段为单元组卷 12 安全生产事故处理文件按年度进行组卷 卷内文件按时间先后顺序排列 13 工程进度计划管理文件以合同段为单元组卷 工程合同管理文件以合同段为单元 组卷 14 监理月报 机构监理日志按年度进行组卷 15 巡视记录以季度为单元进行组卷 16 声像资料 同建设单位 5 3 35 3 3 驻地办监理文件组卷要点驻地办监理文件组卷要点 1 驻地办管理文件的组卷方法驻地办管理文件的组卷方法 1 相关单位来文及回复根据来文的类型和时间分时间段组卷 卷内文件按流水号的顺 序排列组 2 驻地办工作总结报告独立组卷 3 监理计划及实施细则独立组卷 23 4 驻地办文件以驻地办为单元组卷 卷内文件按时间段发文编号 流水号 顺序排列 5 驻地办通用函件以施工合同段为单元组卷 卷内文件按时间段发件编号 流水号 顺序排列 6 监理例会会议记录或纪要以驻地办为单元组卷 卷内文件按会议的时间 年度月份 顺序排列 7 监理专题会议记录或纪要以驻地办为单元组卷 卷内文件按会议的时间 年度月份 前后的序排列 8 停 复 工指令 监理指令及整改闭合以施工合同段为单元组卷 卷内文件按发件 编号 流水号 顺序排列 2 驻地办工程质量控制文件的组卷方法驻地办工程质量控制文件的组卷方法 1 1 驻地办试验室文件驻地办试验室文件 1 驻地办工地试验室检测能力核验资料及资质的批复独立组卷 2 仪器设备标定资料以驻地办按年度组卷 3 试验配合比的复核及批复文件以施工合同段为单元组卷 卷内文件按批复文件的 编号 流水号 顺序排列 4 各种标准试验的平行复核试验及批复以施工合同段为单元组卷 卷内文件按批复 文件的编号 流水号 顺序排列 5 各类工艺试验总结报告的批复以施工合同段为单元组卷按批复文件的编号 流水 号 顺序排列 6 原材料 半成品 成品试验以施工合同段为单元 按照单位工程分材料类别进行 组卷 卷内试验检测报告按试验报告时间的先后顺序排列 7 现场抽检试验报告归入各分项工程抽检评定资料中 8 外委试验检测以施工合同段为单元分检测内容组卷 卷内文件按送检时间的先后 顺序排列 9 专项监测监控文件按监测 监控的具体内容独立组卷 2 驻地办工序抽检资料驻地办工序抽检资料 24 1 工程质量检验评定及评定汇总以施工合同段为单元组卷 卷内文件按下列顺序排 列 路基单位 分部 分项评定汇总表 桥梁单位 分部 分项评定汇总表 隧道单位 分部 分项评定汇总表 互通立交单位 分部 分项评定汇总表 路面单位 分部 分项评定汇总表 绿化单位 分部 分项评定汇总表 交安单位 分部 分项评定汇总表 2 路基土石方工程组卷方法 路基土石方填筑监理抽检资料以分项工程为单元组卷 卷内上路床分项工程评 和过程工序抽检资料按施工工序的顺序排列