合同管理.doc

版次：2 LK/GY 206.24-2010合同管理实施细则 范围 本程序适用于集团公司物资供应公司及股份公司供应部（下文简称供应部）的合同管理本程序规定了合同的签订、合同的审批、合同的执行和控制等要求。本程序适用于生产用原材料、包装材料、支持体、辅材设备等采购合同的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；提出、归口、起草单位和实施本标准涉及的各方，应及时研究是否可使用这些文件的最新版本，并修改本标准的相应内容。凡是不注日期的引用文件，其最新版适用于本标准。LK/GY206.2采购价格确认细则Q/GF 206.2供方管理程序LK/GY206.4物资验收贮存发放搬运实施细则Q/GF 209.2原材料检验及处理程序3 术语和定义下列术语和定义适用于本细则。3.1 关键原材料指在产品配方中起关键作用、质量要求高的化学品、支持体。3.2 重要原材料指在生产和产品配方中质量要求较高的化学品和包装材料。4 职责 4.1 供应部负责编制原材料采购计划、进行商务谈判、拟订和签定采购合同、根据采购合同要求控制采购、组织原材料运输和入库工作。4.2 品质保证部负责提供原材料的质量标准。4.3 制造部负责提供原材料的消耗定额和生产计划。5 程序5.1 采购合同的签订5.1.1采购的拟订和签定应符合以下要求：a) 关键原材料和重要原材料应选择合格供方；b) 执行采购计划中确认的品种和数量；c) 原材料价格执行采购价格确认细则 ；d) 执行品质保证技术部制定的原材料质量标准和相关要求；e) 与供方签定采购的采购人员，应具备公司法人代表的授权资格；f) 必须遵守国家法律法规的要求。5.1.2 采购计划审批后对需要订货的原材料品种，供应部应在2天内拟定出采购草案，报主管经理审核。5.1.3 草案审核后，由供应部与供方进行商务谈判，双方在充分协商的基础上达成一致意见，签定书面采购合同（或口头协议）。5.1.4 采购中写明原材料名称、规格、计量单位、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、包装要求、运输方式、验收方式、付款方式、违约责任等。5.1.5 合同中明确对批量的要求,批内质量必须统一,如混批必须有混批装置,保证混批均匀。5.1.6 合同中应明确，关键原材料和重要原材料供方的原材料、生产工艺、装备、批量等发生重大变化时应及时通知对方试验确认，必要时按有关规定到供方现场验证。当原材料有特定要求时，应在中明确标注，并经供方认可。5.1.7 采购中写明对供方环境和职业健康安全的有关要求。5.1.8 合同编号按公司规定执行。5.2 合同的审批5.2.1 一次采购金额50万元以上的合同需公司主管领导审批后方可订立、执行。5.2.2一次采购金额10万元以上，50万元以下的合同需经供应部经理审批后方可签订、执行。5.2.3 一次采购金额10万元以下的合同需经供应部主管经理审批后方可签订、执行。5.3 采购合同的执行控制 5.3.1 首次采购的关键原材料和重要原材料，按Q/GF 206.2供方管理程序进行。5.3.2 原材料验收执行物资验收贮存发放搬运实施细则。5.3.3 按原材料质量标准对需要检验的原材料进行检验,执行Q/GF 209.2原材料检验及处理程序。消耗定额发生变化时，研发部、品质保证技术部、制造部工艺技术部应考虑当前物资库存量，必要时应有过度期。5.3.4 配方、原材料标准、消耗定额和生产计划发生变化后停止使用的原材料，供应部应与供方协商停止进货或退货，不能退货的原材料由供应部提出书面申请（报有关部门批准报废等），经公司主管领导批准后处理。5.3.5当采购计划有较大调整时，应对采购协议作出相应调整，与供方沟通后，以书面形式通知供方，推迟（提前）交货或消减（增加）供货量。5.3.6 供应部对采购协议的执行，实施全过程监控，依据协议条款按时、按质、按量实施进货。供方执行协议过程中出现问题，应及时采取措施。供应部应将采购协议执行情况记入“订货合同到货（协议）台帐”。5.3.7 当物资质量标准需要修订时，应在双方积累数据的基础上，与供方充分沟通达成共识。新标准经公司主管领导批准后生效，必要时划定新标准执行过度期。正在执行中的采购协议遇标准修订时，应以协议附件形式，双方确认盖章后生效。5.3.8 供应部主管经理负责检查采购协议的执行控制。5.3.9与供方签订采购合同时应要求供方满足环境和职业健康安全的有关要求。5.3.10在运输和搬运危险品时应要求供方满足环境和职业健康安全的有关要求。5.4 采购采购合同依据：5.4.1 集团公司和股份公司的年度设备更新购置计划5.4.2 集团公司和股份公司的年度科研仪器设备购置计划5.4.3 按规定程序批准的固定资产零星购置申请单5.4.4经公司主管领导批准的设计单位编制的工程项目设备一览表或经工程管理部门批准的建设安装单位提出的工程项目材料预算表5.4.5 集团公司和股份公司的大检修计划5.4.6 使用单位提出的各种辅助材料计划表5.4.7 生产经营计划和临时生产任务单5.5 合同管理5.5.1实行法人委托书制度。采购员须取得法人委托书，在主管经理指定管辖物资范围内签定合同。法人授权委托书由物资供应部统一办理保存。5.5.2合同章由经理、副经理和审核组保管，建立用章登记表。5.5.3年度招标定点采购物资，一次采购10万元以下的可不签订采购合同，一次采购10万元以上的须重新招标并签订合同。5.5.4非定点采购物资一次采购金额在1000元以上的，必须签买卖合同。一次采购额小于1000元的但需要款到发货的，也须签订合同。5.5.5总金额小于3万元的合同，可以是传真件合同。大于3万元的合同，必须要合同原件两份。5.5.6总金额 50万元以下的合同，由物资供应部主管领导审批，其中，5-30万元的合同还应请项目负责人或使用单位负责人签字。5.5.7总金额50万元以上的合同，除上述程序外，还要报请公司主管领导批准。 5.5.8 采购合同尽可能按照乐凯合同范本进行拟定。5.5.9 大于100万元的合同，主管经理审核后，请战略部审查（对重要或特殊合同，谈判或合同起草阶段请战略部参与），之后再请公司主管领导审批。5.5.10由经理、付经理批准后的合同，方能加盖合同专用章。5.5.11采购员在签定合同前必须了解对方当事人的情况，包括：对方单位是否具有法人资格，是否有经营权，有否履约能力及资信情况，对方签约人是否法定代表人或其委托代理人，委托代理人的代理权限等，是生产企业还是商业企业，是代理商还是经销商，代理商的级别等。5.5.12 合同执行期间，采购员必须向供应商落实合同标的的进展情况，根据情况可采取到生产厂家现场考察或电话催交，至少两次，确保合同按时交货。5.5.13 采购员建立合同管理台帐，采购员要及时填写合同台帐有关内容。5.5.14按集团公司合同管理要求，及时总结上报存档。5.5.15合同变更、撤消、解除。因各种原因造成合同变更、撤消、解除的，采购员应与对方签定合同变更、撤消、解除协议，按合同审批程序批准后生效。5.5.16建设项目的合同，盖章后的合同原件（正本）一份交给组长或项目采购协调联系人，登记签字，待项目完成后统一交合同档案管理员按时按项目归档。另一原件或复印件留计划员备查或履行合同使用。5.5.17非建设项目合同，盖章后的合同原件（正本）一份交给组长或合同档案管理员，登记签字，按时按项目归档。另一原件或复印件留计划员备查或履行合同使用。5.6 合同管理员的主要职责5.6.1管理本单位订立的合同。5.6.2审查本单位合同承办人员订立合同的内容的合法性、完整性和可行性；对需报公司或上级主管部门审批的合同，提出具体意见。5.6.3 根据法律及公司标准，制订本单位合同管理的实施细则（实施细则不得违反法律，不得与公司标准相冲突），会同合同承办人员办理有关合同文书，制作本单位授权委托书。5.6.4 协助承办人处理本单位合同纠纷（依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼）。5.6.5 建立本单位的合同档案，对其分类保管，适时归档。合同归档原则上每年3月份归一次，对当年未执行完的合同等执行完后，于次年再归档。归档要以电子文档形式列出明细（序号、合同签定日期、标的名称、合同份数、合同是否执行完毕等）。5.6.6 建立本单位的合同台帐，根据合同台帐对本单位合同订立、履行、变更解除等情况进行好统计、分析等日常管理。5.6.7负责本单位合同承办人员的日常培训及合同台帐的检查。（检查要有记录、整改登记、反馈意见等）。5.6.8 制止单位或个人利用合同进行违法活动。5.6.9负责季度合同管理汇总报表（报战略部）（以计划组为单位，每季度末的最后一个月23日前以电子文档的形式，列出明细报合同管理员。5.7 合同纠纷的处理5.7.1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法律法规和本标准妥善处理。5.7.2合同纠纷由签约单位负责处理。涉及公司内几个单位的，可以协商或由公司确定一个单位为主负责处理。承办人对纠纷的处理必须负责到底。5.8 处理合同纠纷的原则 5.8.1坚持以事实为依据，以法律为准绳。法律未规定的，以国家政策或合同条款为准。5.8.2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。5.8.3因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，按公平原则解决。5.8.4在处理合同纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推委、指责、埋怨；统一意见，统一行动，一致对外。5.9 提请处理合同纠纷的程序 5.9.1纠纷发生后，先由合同承办人在本单位合同管理员的协助下与对方当事人通过协商解决。如有必要，报公司领导批准后战略部参与协商。5.9.2协商解决不了的，由所在单位提出申请，报合同审批主管领导，由其决定是否交战略部提起诉讼或仲裁。5.9.3决定提起诉讼或申请仲裁的，签约单位依公司经济纠纷管理标准办理有关事宜并承担相关费用。5.9.4 合同纠纷的提出以及与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定或合同约定的期限内进行，并必须考虑有提起诉讼和申请仲裁的足够时效。5.9.5凡提交战略部处理的合同纠纷，必须主动提供下列证据材料（原件及复印件）：5.9.6合同的文本（包括变更、解除合同的协议）以及与合同有关的附件、书信、传真、有关文件等。5.9.7送货、提货、托运、验收、发票、提单等有关凭证。5.9.8货款的承付、托收凭证，信用证复印件，有关财务帐目。5.9.9产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。5.9.10有关方违约的证据材料及其他与处理纠纷有关的材料。5.9.11对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。对于当事人在规定期限届满时未执行上述协议中有关规定的，承办人应及时处理。 5.9.12对方当事人逾期不履行已发生法律效力的法院判决或裁定书、调解书、仲裁裁决书，各单位在战略部指导下申请强制执行。5.9.13合同纠纷处理或执行完毕的，应及时将有关资料汇总并及时归档，以备查考。6 报告和记录编号记录名称保存期限备注SC21-1合同管理台帐2年附加信息：文件制修订历史版次发布日期实施日期起草（修订）标准化审核审核人批准人12007