中小企业环境体系文件控制程序.doc

XX公司编号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00 文 件 控 制 程 序第 1 页 共 4 页1.目的为了对本公司的文件进行控制，确保在用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，特制定本程序。2.范围本程序适用于本公司与环境管理体系运行有关的所有文件（包括外来文件）的控制。3.职责3.1办公室负责本公司所有文件的控制。3.2办公室协助办公室搞好技术文件的控制。3.3各有关部门负责各自部门的专用文件的控制。4.工作程序4.1文件的分类及编号4.1.1文件可分为以下几层次a. 环境管理手册b. 程序文件c. 技术文件和其它管理类文件d.质量记录4.1.2文件编号4.1.2.1环境手册 S / ZG 01 01 2002 年份 顺序号文件类别号 企业代号 标准代号文件类别号： 质量手册01 程序文件02 技术文件和其他管理文件03XX公司编号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00 文 件 控 制 程 序第 2 页 共 4 页 外来文件Y4.1.2.2程序文件S / ZG 02 - 年份 同一要素中程序文件的顺序号 按标准要素排列的序号 文件类别号 企业代号 标准代号4.1.2.3技术文件和其他管理文件/ - - 年份 顺序号 文件类别号 企业代号 标准代号顺序号：0-50为技术文件，51-99为其它管理文件4.1.2.4外来文件编号 a已有编号的外来文件沿用原文件编号 b无编号的外来文件编号S / ZG 03 - Y - 年份 顺序号 外来文件代号 文件类别号 企业代号 标准代号4.1.3各类文件编制者均应按上述方法对文件进行编号并到办公室备案。4.2文件的编写4.2.1环境手册和程序文件均由管理者代表组织编写4.2.2办公室负责编写技术文件，包括工艺、检验规程。4.2.3其它管理制度由办公室负责组织编写。XX公司编号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00 文 件 控 制 程 序第 3 页 共 4 页4.3文件的审批4.3.1环境手册、程序文件由管理者代表审核，公司长批准。4.3.2技术类文件由办公室科长审批。4.3.3其它管理制度由公司长审批。4.4文件的发放4.4.1所有文件的发放均由文件的管理部门确定发放范围。4.4.2文件发放应做好登记签收，每份受控文件都应有受控章和不同的分发号，便于更改控制。4.5文件的更改4.5.1文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在时，可由接替岗位的人员审批，但必须得到原审批时的背景资料。4.5.2文件更改应做好记录和更改标识，采用发放更改页或其它方式发放到相关部门和个人，收回作废页（或文件）。4.6文件的换版与作废4.6.1文件经过多次更改或文件需要大幅度修改或五年期满时，应进行换版，旧版文件作废，换发新版本。4.6.2作废文件由文件管理部门收回，经部门负责人批准后统一销毁，需作资料保留的作废文件，由文件留用部门填写文件留用申请单，文件管理部门负责人批准后，加盖“留用”印章方可留用。4.7文件的保管4.7.1办公室编制受控文件清单，并通知相关部门防止使用失效或作废文件。4.7.2需要临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准后方可借阅文件，借阅者应在指定日期归还。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。4.7.3当使用人的文件严重破损，影响使用时，应到文件管理部门重新领用。4.8文件的复制所有文件复印要由文件管理部门人员或指定人员进行。XX公司编号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00 文 件 控 制 程 序第 4 页 共 4 页4.9外来文件 外来文件须经验证其有效性，凡确认为有