高校学生工作的SOP研究.doc

高校学生工作的SOP研究摘 要：高校学生工作是整个高校管理系统的重中之重。随着科学的进步、教育的普及、信息技术的高速发展，高校应依据本校实际情况，制定完整的、可操作性强的程序、步骤和规章制度，并考虑到信息环境下的处理方式，以此规范学生的行为、行使有效的管理。本文研究高校学生工作SOP的根本目的是为了提高学生工作的效率和效果，减轻管理人员的工作负担，实现了高校学生工作的规范化、条理化、标准化、形象化、简单化、程序化。工作中遇到问题时，一套行之有效的SOP易于追查产生问题的原因，进而更快更好地改正，能在短时间内大幅度提高工作能力。这里运用管理事务流程图，总结出一些主要的学生工作SOP流程图，并加以分析，对现有的环节进行改善。1.3 高校学生工作制定SOP的作用高校学生工作制定SOP的根本目的是为了提高学生工作的效率和效果。工作效率提高了，工作效果提高了，也提高了大家的积极性。高校学生工作日常工作有两个基本的特征，一是辅导员等岗位的人员经常会发生变动，二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定。不同的人，处理不同的事，方式和步骤也都各不相同。即使做事的方式和步骤有相同，但做每件事的标准仍会有一些差异6。如果没有一个标准的作业程序，那么管理人员还要摸索自己的管理方法，有时甚至短时间内不知道该如何处理，无形中浪费了很多宝贵的时间，办事效率大大降低。因此，我们就可以通过SOP的方式将每一步的操作标准化，这样就将每件事进行标准化和规范化了。由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物，在这一过程中积累了许多人的共同智慧，因此相对比较优化，能提高做事情的效率。如果每项工作都通过SOP进行优化来提高效率，那么高校工作的整体运行效率通过SOP体系的改善必然会得到进一步的提高7。然而，效率高不代表效果就好。高校工作光拟好步骤还是不行的，运行的效果好才是最终的目的。许多学生工作的影响很难立竿见影地显现出来，学生工作更多的是对学生产生一种潜移默化地影响。教育管理的效果只有通过学生的积极参与，才能达到教育管理的目的，否则只能是一番徒劳。因此，学生工作是一种长期投入，学生对学生工作的反馈效果很难立即显现出来。在长时间的学生工作改革发展中，高校学生工作要提高运行效果，不仅要切实做好学生思想政治教育工作、以学生为本、为学生服务，更要建立一个全面的SOP体系。SOP对工作的每个步骤的控制点操作进行优化，这样每位管理人员都可以按照SOP的相关规定来做事，就不会因为不熟或者疏忽而出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题，并加以改进。同时，有了SOP，保证了我们日常工作的连续性和工作经验的积累，也无形中为高校节约了一些管理投入成本。特别是在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代，更是要强化自身的管理。总而言之，SOP对于提高高校学生工作的运行效果是不可或缺的。具体来说，高校学生工作制定SOP的作用有以下几点：（一）是高校学生工作最基本、最有效的管理工具和经验数据。制定SOP，高校学生工作就有了可以参考的标准，而且管理经验和数据也得以传接，不仅方便了管理人员对学生的管理，也方便了高校对管理队伍的管理。（二）使管理人员经过短期培训，快速掌握最为合理的管理经验和工作步骤。高校管理层流动性较大，更替较快，像辅导员很多都是刚毕业的学生，工作经验很少，有了SOP，他们就可以经过短期的培训迅速进入角色，在最快的时间内掌握最为合理的工作方法。（三）根据作业标准，易于追查工作中产生问题的原因，进而更快更好地改正。高校学生工作出现问题是很频繁的事，工作经验不够丰富、解决问题不够熟练、学生不够配合，这些都给管理工作增加了难度。有时候往往不知道哪里出了错，不清楚哪里做的不够好，于是可以根据SOP的流程发现产生问题的原因，然后及时改正，避免工作的长时间中断。（四）将积累下来的经验记录在标准文件中，以免因工作人员的流动而使经验流失。尤其是双肩挑，工作两年后就要读研，工作由新的双肩挑接任。而新的管理者可能仅仅按自己的套路办事，然后慢慢琢磨出一套管理方法，这其中浪费了很多时间和精力，而且不一定是最优的方法。将积累的经验记录在SOP里，可以供新的管理者学习和采纳，避免了经验“失传”。（五）实现高校学生工作的规范化、条理化、标准化、形象化、简单化、程序化。构建符合我国自身特色的重点大学内部教学管理体系，使教学管理、学生工作更加规范化、条理化、标准化、形象化、简单化、程序化，是值得我们认真研究和探讨的一个课题。利用SOP，则可以更好的构建教学管理体系，并起到监督的作用。（六）有条理、稳妥地处理事情，取得学生和领导的信赖与满意。与学生多沟通多交流，融入学生群体，经常对学生进行思想政治教育；从学生的角度出发，帮助学生解决困难，这样更能取得学生的信赖。面对那么多学生，运用SOP则可以有条理的处理事情，不仅提高了自己的办事效率，也得到了领导的好评。2 标准作业程序SOP2.1 SOP的定义所谓SOP，是Standard Operation Procedure的缩写，即标准作业程序。标准作业程序是由组织内部自行撰写的一种工作准则，将某一事件的标准操作步骤和要求以文件的形式、统一的格式描述出来，主要描述日常的和重复性工作操作步骤和应遵守的事项，用来指导和规范日常的工作。简单来说，SOP就是管理层批准的完成某一岗位某一工作任务的标准操作程序和操作标准。SOP的精髓，就是将细节进行量化。用更通俗的话来说，SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。SOP是质量体系中不可或缺的部分，也是监督人员用于检查工作的依据，它是用来促进质量一致性和产品完整性的重要文件。 2.2 SOP的由来可能我们对SOP还很陌生，但实际上SOP由来已久。在工作中，干什么都要有标准，有一套做事的程序，用标准化的作业流程生产标准化的产品。在十八世纪或作坊手工业时代，制作一件成品往往工序很少或分工很粗，甚至从头至尾都是由一个人完成的。其人员的培训则是以学徒形式，通过长时间学习与实践来实现的。随着工业革命的兴起，生产规模不断扩大，产品日益复杂，分工日益明细，产品成本迅速增高，各工序的管理越来越难。如果只是依靠口头传授操作方法，已经无法满足大批大量产品生产的需要，也无法及时补充上可以生产合格产品的员工。采用学徒形式培训已经不能适应规模化的生产要求，因此，必须以作业指导书形式统一各工序的操作步骤及方法。于是，标准作业程序（SOP）应运而生。随着社会的发展，各个行业对SOP的要求已不仅仅是经验数据的记录，更多的是利用SOP对企事业进行管理和监督。2.3 SOP的特征标准作业程序（SOP）是在有限时间与资源内，为了执行复杂的日常事务所设计的内部程序。从管理学的角度，标准作业程序能够缩短新进人员面对不熟练且复杂的事务所需要的学习时间，只要按照步骤指示就能避免大的失误。标准作业程序通常有以下几点功能：（一）标准作业程序可以节省时间。“时间就是生命，时间就是金钱”， 标准作业程序可以节省资源的浪费，减少生产、管理成本。（二）标准作业程序可以获得稳定性。稳定是组织继续存在的主要动力，一个稳定的组织才能更好的发挥能动性，才能适应社会的发展。标准作业程序也可能产生若干问题，反而阻碍目标的实现：（一）标准作业程序会抗拒变迁，无法适应特殊环境需要。（二）标准作业程序会延误时机，无法满足民众需求。（三）标准作业程序往往造成“新政策”与“旧实务”之间的矛盾，无法推动改革8。从SOP的基本定义来看，SOP具有以下内在的特征：（一）SOP是一种程序。SOP是对一个过程的描述，不是仅仅是一个结果。SOP不是制度，也不是表单，是为完成某项活动所规定的方法或者途径，是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。（二）SOP是一种作业程序。SOP是一种操作层面的程序，是实实在在的，具体可操作的，不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准，SOP是属于三阶文件，即作业性文件。 （三）SOP是一种标准的作业程序。所谓标准，就是尽最大可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化，最主要的特点就是最优化。不是随便写出来的操作程序都可以称作SOP，而一定是经过不断实践总结出来的、在当前条件下可以实现的、最优化的操作程序、设计。（四）SOP不是独立的，而是一个体系。SOP不是独立的，虽然我们可以单独地定义每一个SOP，但真正从管理角度来看，SOP不可能独立存在的，必然是一个整体和体系，也是高校不可或缺的9。2.4 SOP的发展从1987年ISO9000族质量管理和质量保证系列标准发布，标准化管理就成为最受社会关注的管理系列标准。而SOP就是进行某项活动所规定的科学途径，即干什么都要有标准和程序，用标准化的作业流程生产标准化的产品。几乎所有的行业都或多或少实施SOP，有些甚至还不自知。小至个人办理日常事务，如网上购物、去医院看病、去银行存款；大至企业单位为每项工作系统拟定制度化或标准化的工作规范，以作为异常事件发生的检核点和质量管控的依据。SOP不仅仅只是一个作业指导性的文件，它更涉及到更多的IE知识。编制SOP，不但是IE知识的基础累计，也是IE基础工作的开始，更是发展IE的基石，还训练管理的能力。目前，SOP主要应用在工厂生产流水作业线、仓库管理、物流配送、食品检验、医院护理等领域。麦当劳从一家为过路司机提供餐饮的快餐店，发展到拥有近三万家连锁店、数十万名员工的世界品牌，就是标准化的最佳例证。中油测井公司在分析了麦当劳等国际知名企业的成长历程后，发现SOP是一条科学、快速、实用、有效的人才培养办法，能够解决专业技术人才成长的深层次矛盾，公司运用标准化管理理论，逐步建立了一套适合于各种作业环境的、包括公司目前各种设备的、覆盖公司所有服务内容的、整合HSE和质量管理的、具有文本化、制度化和程序化的标准操作程序，为人才培养提供保证。SOP体系是青啤西安公司与美国AB公司“最佳实践交流活动”的重要成果之一，从