合同、费用审核要点.ppt

合同 费用审核要点 CSST总部内控部2012年8月24日 主要内容一 采购合同审核要点二 销售合同审核要点三 大额费用审核要点四 CSST相关制度规定 一 采购合同审核要点 一 供应商资质 二 采购需求 三 采购单价 四 采购合同审批 五 采购合同规范性 六 采购合同盖章 七 采购合同执行情况的事后检查 采购合同审核要点 一 一 供应商资质检查采购合同中的供应商是否在合格供应商清单中 获取近期的供应商评估报告 检查其结果是否合格 检查供应商相关资质文件是否齐全以确认供应商的经营规模 生产能力 产品质量及资金状况等信息 如检查营业执照 税务登记证 相关质量资质证明等 检查对于按规定需要进行现场考察的是否有考察报告 考察人员是否有品质部参与 查看考察项目是否包括生产环境 设备 原料 加工技术以及管理情况等主要方面 检查考察报告是否合格且经考察人员签字确认 采购合同审核要点 一 一 供应商资质对于首次采购的商品应查看品质部的检测结果 如果需要官方检测的应获取官方检测报告 对于非首次采购的商品向品质部获取质量信息 如入库验收的抽检记录 平时工作过程中发现的质量问题 以及客户反馈或退货的质量问题等 4 了解 观察或检查采购人员是否具备相应业务能力和技术水平 是否由两人以上参与谈判 采购合同审核要点 二 二 采购需求检查所需采购的物料 数量是否有相关的请购单及销售订单 合同支持 请购单的需求数量是否考虑现有库存 在途库存及安全库存量等信息 以免采购过多造成库存积压或短缺 检查请购单是否按照公司制度经相应的职级审批 如果采购需求由ERP系统自动产生并生成订单且以该订单作为合同的 则只需确保ERP按此逻辑正常运行即可 若采购需求由系统产生 而采购合同是系统外的 则需检查采购合同的物料 数量是否与ERP系统中自动生成的数据一致 采购合同审核要点 三 三 采购价格检查是否按照规定对合格供应商清单中的供应商进行至少三家询价并选择最优惠的 如果选择的供应商价格不是最优惠的 则需了解原因分析合理性 比如向该供应商的采购额超过一定量的话有返利 且返利额高于价格差异 或者说是客户指定的供应商 与前期的采购价格作比较 对于价格上涨的调查了解原因 如不合理应进行市场询价 即不局限于我司合作的供应商 向市场上其他供应商进行询价 采购合同审核要点 四 四 采购合同审批检查采购合同是否按照公司制度规定经过适当职级审批 如采购经理 分管领导 财务部等人员的审批 检查采购合同付款条款的规定 是否最大幅度延迟付款时间 可以参考公司对采购商品付款的规定 或者参考销售合同中规定的付款期间 避免资金流动风险 另外如需现款或预付款的应查看是否有公司制度规定需要经过特别审批 如有 应遵循 如采购合同有对应的销售合同的 检查是否已经按照销售合同预收货款或定金 采购合同审核要点 四 四 采购合同审批4 检查对于采购合同金额超过 CSST财务审批与授权规定 的子公司审批范围的 是否传递到总部相应层级进行审批 5 对于变更合同 或者签订补充协议的 同样要按照以上要求经过适当层级的审批 采购合同审核要点 五 五 采购合同规范性检查采购合同是否为公司标准合同 若不是标准合同是否经过法务部审批 并查看合同中规定条款是否有明显对我司不利的 如不允许退货 退货不退定金 交货期太长等检查采购合同是否有统一编号 检查合同签订内容是否完整 是否明确列明合同标的 数量 质量 价格 税金 结算方式 运输方式 生效日期 交期 发票提供 退货条款 还需列明违约责任 赔偿条款 违约处理方式 仲裁或诉讼机关所在地等重要信息 并经双方签字盖章 填上签订日期 采购合同审核要点 五 五 采购合同规范性3 1对于采购产品的技术要求高 金额大且需要对方提供维修维护的应规定保留相应的质保金 采购订单交期应结合销售订单的交期 并预备充分的生产时间 质量要求应注明商品规格 参数等重要信息 且列明商品不合规的退货或返修条款 以及相关的违约责任 3 2关注供货方违约条款并有清晰明确的违约金计算方法 在对方违约时才能及时 有效地保障公司的利益 采购合同审核要点 五 五 采购合同规范性3 2案例分析A市BC置业公司与H市电梯公司于2011年5月13日在BC置业公司13楼会议室根据中标通知书签订了 电梯采购合同 双方约定7月15日电梯运抵BC置业公司绿苑小区 8月15日前安装好 买方根据合同要求 在合同生效后的次日 5月14日 支付给供应商合同总价的30 即648 000 00元 作为合同预付款 同时供应商履约保函生效 5月25日 H市供应商以生产订单任务多 资金周转困难为由 电话提出要延期1个月交货 A市BC置业公司以小区已整理完毕 与业主已合同约定正待8月15日电梯装好之后入隹为由 拒绝了H市供应商的要求 H市供应商在未与BC公司签订书面延长合同履行时间的情况下 在7月31日将货物运抵A市绿苑小区 与合同相比误期15天 由于交货延迟 业主不能按时入区 必将影响BC公司的声誉 在此情况下 BC公司决定向 市供应商提出索赔 将索赔金额发给业主作为慰问金 按合同约定索赔216 00万元 0 005 15 1 62万元 并约定从合同总价中扣除 市供应商认识到确已违约 于是就同意了BC公司的索赔通知 并按时支付了误期赔偿费 采购合同审核要点 五 五 采购合同规范性3 3关注付款后对方及时开具发票的条款 避免对方开具发票不及时影响会计处理 并影响当年度的所得税汇算 3 3案例分析2011年8月31日 设备安装调试完毕 单机试车成功 经验收机构验收合格后 9月2日双方签订了 安装竣工书 当日BC公司付合同总额的15 即324 000 00元 当BC公司向H市供应商索取建筑安装业发票时 H市卖方以BC公司未全额付款 扣5 的质保金 为由 说要等到年底12月份才能开具发票 到年底12月份时 BC公司因忙于与建筑商终结算工作 把要发票的事给忘了 H市供应商给忘了 只好次年在开具建筑安装业发票 由于BC公司未消能及时取得2011年度的建筑安装业发票 影响了当年所得税的汇算及年底土地增值税的清算 给公司造成了经济损失 供应商也因未在2011年及时开票 也没有交纳相应税金 采购合同审核要点 五 五 采购合同规范性3 4仲裁或诉讼地点应尽量选择有利于我司利益的地方 如选择我司所在地 避免因诉讼产生的差旅费等 3 4案例分析2012年2月 其中一幢楼房中的电梯出现故障 上行运行中 突然下坠 造成1人重伤 两人轻伤 事故发生后 BC公司及时通知电梯供应商及相关检测部门到现场查勘 确定是电梯质量原因引起的 电梯供应商应付全责 出于为维护公司良好的声誉及人道主义精神 BC公司垫支付了50万元的治疗费及补偿费 事后 BC公司向H市电梯供应商追偿 电梯供应商一拖再拖 为此 BC公司向合同约定的诉讼法院提出诉讼 3个后虽然胜诉 但ABC公司前后共去H市10次 差旅费 交际费共花去6万多元 采购合同审核要点 六 六 采购合同盖章要求印章保管人须在合同审批流程走完后才盖章 符合内控审批合同范围的还需有内控审批签字 采购合同审核要点 七 七 采购合同执行情况的事后检查检查采购合同是否得到切实履行 供应商按时送货 我司按时付款检查对于供应商延迟送货 或者不送货是否按照合同规定扣除相应的违约金以及要求供应商赔偿造成的损失对于供应商送货质量不达标的是否及时退货 并要求供应商限期返工或补货 对于因此造成延期的按合同条款规定扣除相应的违约金及要求供应商赔偿造成的损失对于我司违约的是否与供应商进行协商减少损失 协商无果的经相关领导审批后按合同规定进行赔偿 合同档案的归档 检查采购合同以及合同评审表等重要资料是否统一归档保管 并按顺序编号以便于查找 二 销售合同审核要点 一 客户资信 二 生产能力及供应能力 三 销售价格 四 销售合同审批 五 销售合同规范性 六 销售合同盖章 七 销售合同执行情况的事后检查 销售合同审核要点 一 一 客户资信首次合作的客户又不是现款购买的 检查是否对客户的资信状况进行调查以了解其经营规模 信誉和履约能力 包括直接向客户获取的相关资质文件如营业执照 税务登记证 财务报表等 必要时应向第三方机构调查 如向银行等金融机构调查客户的信用等级 通过工商局调查其注册情况等 个人客户只能现款销售 案例分析2009年12月 A市经售商乙与省代公司签订了一份 品牌手机分销合同 年销售500万元 对方采取月付款 月进货的方式销售 到8月份时仅完成了250万元的销售额 并提出2011年不在续订合同 经销商没有完成全年的销售任务 省代公司也没有完成全年的销售任务 原因分析 1 A市经销商乙乙以前没有代理手机销售的经验 2 同时代理有其他多个品牌的手机 导致对本品牌手机不专一 精力分散 3 资金实力不足 对下级经销商扶持不够 销售合同审核要点 一 一 客户资信2 老客户应检查其以往交易的信用状况 如是否存在拖欠货款 无理由拒收货物等 情况严重的不予赊账 应全额预付现款购买 检查是否根据客户的资信状况 交易金额和频率等条件设置分级授信额度 且该授信额度经过适当层级的审批 客户授信应符合 CSST产品销售授信管理办法 案例分析 内控在检查截止到2010年8月份的应收账款 A市经销商乙余额时 挂账26万元 经核对发现 5月份A市经销商乙打款45万元 销售部协同库房出库55万元的货物 六月份A市经销商乙打款20万元 销售部协同库房出库36万元的货物 合计多发货26万元 给公司带来了应收账款风险案例提示 1 发出货物要经过财务审核 实行款到发货 2 库管要见到财务审核签字后的发货通知单 才可发货 3 实行授信额度时 要对经销商的资信进行综合评估 并经相关领导审批 鉴于销售部与库房违犯合同规定擅自多发货 公司对二部门负责人进行了处罚 销售合同审核要点 二 二 生产能力及商品供应能力新产品应查看我司是否客观评估自身的生产能力和技术水平 能否达到客户的的产品要求 应查看样品是否经客户书面确认 以免产品质量不达标或产能不足造成违约损失是否检查生产线产能及生产排期 如有外包 应结合外包公司状况 能否达到客户的交期要求 具体可查看产能表和生产计划排期表 对于商务贸易公司 是否检查库存商品数量 采购周期以确定能否满足客户要求的供货数量 交期等 销售合同审核要点 三 三 销售价格检查产品定价方式是否合理 是否考虑了毛利 竞争者价格等因素 可以结合公司的整体毛利率考虑其是否合理 检查产品定价是否依据订单额 预付款的不同而做适当的调整 对订单额大 预付款比例大的客户所定的售价应低于订单额和预付款都小的客户 上了ERP的利用成本模块计算出成本 测算出毛利 检查产品售价是否按照公司制度规定经过适当层级审批 检查销售合同中的销售价格是否依据公司的产品定价表来确定 售价不应低于底价 特殊情况下需要经过特殊审批 销售合同审核要点 四 四 销售合同审批检查销售合同是否按照公司制度规定经过适当职级审批 如销售经理 分管领导 财务部等人员的审批 对于非现款购买的检查其授信是否符合 CSST产品销售授信管理办法 的规定 以及检查是否按该制度要求收取了相应的保证金 检查对于销售合同金额超过 CSST财务审批与授权规定 的子公司审批范围的 是否传递到总部相应层级进行审批 对于变更合同 或者签订补充协议的 同样要按照以上要求经过适当层级的审批 销售合同审核要点 五 五 销售合同规范性检查销售合同是否为公司标准合同 若不是标准合同是否经过法务部审批 检查销售合同是否有编号 检查合同签订内容是否完整 是否明确列明合同标的 数量 质量 价格 税金 支付条款 运输方式 生效日期 交期 退货条款 还需列明违约责任 赔偿条款 违约处理方式 仲裁或诉讼机关所在地等重要信息 并经双方签字盖章 填上签订日期 销售合同审核要点 五 五 销售合同规范性3 1支付条款应包含订金的交付比例或金额 且符合总部 CSST产品销售授信管理办法 的授信规定 3 2合同中 特别是工程合同 应尽量避免 验收后付款 等不明确条款 避免对方以尚未验收为由拖欠款项 可以修改为 货到 工程完工 XX天后付款 或补充 验收后XX天收货方未有反馈意见视同已经验收 这些条款以保护我方权益 3 3工程类合同中可能会涉及质保金 双方一定要在合同中明确质保金的期限 比率 范围 由于使用人操作不当或其他人为原因造成的质量问题不应在质保范围内3 4销售订单交期应结合我司的实际情况 结合采购物料的时间加上生产时间 如果逾期交货拒收或者需做赔偿的 则在订单交期上应更加慎重考虑 必须预留充分时间 3 5合同中应注明商品规格 参数 允许误差范围等信息 3 6仲裁或诉讼地点应尽量选择有利于我司利益的地方 如选择我司所在地 避免因诉讼产生的差旅费等 销售合同审核要点 五 五 销售合同规范性4 检查对方签订销售合同人员是否有授权书 我司签订合同人员是否为总经理或总经理授权人员 销售合同审核要点 六 六 销售合同盖章要求印章保管人须在合同审批流程走完后才盖章 符合内控审批合同范围的还需有内控审批签字 销售合同审核要点 七 七 销售合同执行情况的事后检查检查销售合同是否得到切实履行 客户按时支付定金 余款 我司按时发货检查送货是否有经客户收货人员签字确认 对于送货验收不通过的是否有送货人员当场确认并签字 检查对于退回产品是否由品质部门检测把关案例分析 2010年6月份 A市经销商乙退货8万元 省代在办理入库时协同质检人员进行了仔细的审查 检测 发现有3万元是由于乙方在验收时发现短少或包装上有缺陷 影响销售 已于送货单上注明 同时有送货的部门签名作证 另外5万元是前期的进货 由于保管不慎 仓库漏水 手机进水 产生锈迹 无法销售而退货 在退货时 省代的售后服务机构及时进行了检测 并将检测结果及时通知A市经销商乙 省代财务根据检测结果对此批对货分别进行了处理 避免了不必要的损失 三 大额费用审核要点 大额费用审核要点 检查该费用是否超出年度 月度预算余额 或月度资金支出计划 如超出是否按相关程序调整原预算并经适当审批 或者按 CSST财务审批与授权规定 预算外的费用支出到总部进行审批检查该费用是否超过相关制度的规定限额 如差旅费报销制度可能根据员工职级不同而飞机票分经济舱 商务舱 头等舱的不同等级报销 住宿酒店根据员工职级按XX星级或XX元 晚的标准 招待费根据员工职级按XX元标准为限额等 超过标准的而又没有特殊审批的 应由报销人自行承担 检查相关费用发生前是否做预先申请 如出差前有无做出差申请且经适当审批 招待费是否按规定在事前报领导批准 举办员工集体活动的申请等 大额费用审核要点 检查实际报销费用超过预先申请的预算额的 是否说明原因并经特殊审批 如出差前的差旅费预算 举办员工集体活动的费用预算等审查费用发生的真实性 合理性 检查费用报销是否有相应的发票支持 查看发票内容 金额 时间 开票单位是否与报销事项及报销单内容相符 必要时应检查发票的真伪 如审查差旅费时可查看机票日期与住宿日期是否合理衔接 住宿地点是否与出差地相符等 审查是否存在异常的 与公司经营无关的费用报销 需要强调的是关于佣金发生的审批 佣金由于其隐私性通常较难去核实其发生的真实性 因此要从业绩来考量 佣金的金额应与收入 利润挂钩 应以具体项目或客户为单位进行衡量 大额费用审核要点 检查费用报销是否及时 增值税发票是否在可抵税期间内 如由于报销人原因造成不能抵扣的 则应按规定向责任人收取赔偿金检查费用报销是否经过适当职级的审批 根据公司内部相关制度经过适当审批 对于单笔费用超过 CSST财务审批与授权规定 的 应报到总部审批8 检查有预借款的是否在费用报销时进行冲销 及时归还余款 四 CSST相关制度规定 一 经营业务合同的审批规定 二 日常费用支出的审批 三 产品销售授信管理办法 CSST相关制度规定 一 CSST财务审批与授权规定 第二章第八条 经营业务的合同审批权限规定 经营业务合同范围 采购合同 销售合同 安防服务合同 安防工程合同子公司审批权限 单个合同金额在1000万元 含1000万元 以下 CSSTCOO审批权限 单个合同金额在1000万元以上至300万美元 含300万美元 以下 CSSTCEO或CFO审批权限 单个合同金额在300万美元以上至3000万美元 含3000万美元 以下 CSST董事会批准权限 单个合同金额在3000万美元以上 CSST相关制度规定 二 CSST财务审批与授权规定 第二章第十条 投资业务的合同审批权限规定 投资业务合同范围 购置生产设备 房地产 房屋装修和改造 其它固定资产 无形资产等购置生产设备 子公司审批权限 购置100万元 含100万元 以下的单项生产设备 CSSTCOO审批权限 购置100万元以上500万元 含500万元 以下的单项生产设备 CSSTCEO或CFO审批权限 购置500万元以上的单项生产设备 购置房地产 均由CSSTCEO审批 CSST相关制度规定 二 CSST财务审批与授权规定 第二章第十条 投资业务的合同审批权限规定 3 房屋装修和改造 子公司审批权限 单项装修在50万元 含50万元 以下 CSSTCOO审批权限 单项装修在50万元以上至500万元 含500万元 以下 CSSTCEO或CFO审批权限 单项装修在500万元以上 其他固定资产购置 1 子公司审批权限 单个合同金额在20万元 含20万元 以下 2 CSSTCOO审批权限 单个合同金额在20万元以上至100万元 含100万元 以下 3 CSSTCEO或CFO审批权限 单个合同金额在100万元以上 CSST相关制度规定 二 CSST财务审批与授权规定 第二章第十条