工程建设监理文件管理工作规程.doc

长 江 水 利 委 员 会三峡工程建设监理部长三监理1997020号长江水利委员会三峡工程建设监理部工程建设监理文件管理工作规程一、 总则 11 为有利于促进工程承建合同文件（简称“承建合同”）和工程建设监理合同文件（简称“监理合同”）中授予监理工程师职责的落实和履行，有利于工程建设监理文件（简称“监理文件”）地规范化管理制订本办法。 12 本办法适用于业主单位委托长江委工程建设监理部（简称“监理部”）承担的所有工程建设施工项目监理及其管理。13 监理工程师必须认真履行职责，熟悉和掌握监理合同、承建合同、工程建设管理法规、工程施工技术规程规范和工程质量检验标准，以促使业主单位通过监理合同授予监理工程师的权限得到及时、准确、有效的运用，促进工程施工的顺利进展，促进安全生产，促进合同工期、质量和投资控制目标得到更优的实现。二、 监理文件组成、分类与合同地位 21 监理文件的内容构成要素包括商务要素、程序要素和技术要素， 监理文件必须专事专文文、表述明确、数据准确、判断正确、简明扼要、用语规范，构成要素的引用和解释必须严格以有关法规和合同文件为依据。文件标题应当准确简要地概括文件属性与主要内容。 23 常规监理文件的目录组成包括：（一） 对工程承建单位的“批复文件”；（二） 施工过程“指示（令）文件”；（三） 施工质量或合同支付“认证文件”；（四） 工程建设施工“协调文件”；（五） 工程工期完工及工程验收“签证文件”；（六） 提交业主单位的“建议函”；（七） 提交设计或施工地质单位的“商议函”；（八） 工程“信息文件”；（九） 监理“工作报告”；（十） 监理“管理文件”；（十一） 其它文件；24 除承建合同有明确规定外，工程师无权修改或变更承建合同规 定，也无权免除承建合同中规定的承建单位或业主单位应承担的义务、责任和权利。 监理文件的合同地位可以划分为： （一）承建合同的解释文件；或 （二）承建合同的协调文件；或 （三）承建合同的履行过程记录文件；或 （四）监理合同的履行过程记录文件；或 （五）信息反馈文件。 25 监理工程师应明确其职责范围，勿超越权限干预承建合同赋予 承建单位的职责与权利，以免导致合同责任或合同风险的转移。三、 成文管理 31 监理文件的编制应遵守并按国家及有在部门发布的公文管理和 承建合同、监理合同有关规定进行。 必须有主题词的，主题词按水利水电工程管理部门发布的主题词规范采用和编写。 必须引用公文（函件）的，应当先引标题，后引文函字号。 32 监理文件的产生程序分为拟文、核稿、审查（会签）、签发、文印、送发等六道基本程序。 （一）涉及其它技术专业或项目处（室）职责事项，拟文人应及时向有关专业人员或相关处（室）提供资料和反馈信息，与相关人员或处（室）会商后成稿； （二）主办处（室）领导应按监理部有关授权文件规定指定具备相应职级资质、业务水平和能力的监理人员核稿； （三）涉及其它项目处（室）事项的，送交相关处（室）负责人安排审核会签； （四）按监理部有关授权文件规定和职责分工送审和签发； （五）必须采用文头文件的，送交办公室安排编制文号、核定发送范围、确定打印份数后交文印室成文。 （六）按文件涉及的监理分级权限用印后送发。 33 监理文件编制质量责任 （一）打印文稿由拟稿人（或核稿人）负责文字核对。核对人对文稿的编排及文字错误承担直接责任。 （二）监理文件的拟稿人、核稿人和会签人对文件的真实性、合理性和准确性承担直接责任。 （三）办公室文件收发员对文件及文号编制的重发、漏发、误发等发送与编制失误承担责任。四、文件的分级与编码 41 监理文件是监理工程师职责权限履行及运用的体现。监理部 根据承建合同及监理合同文件中对监理工程师授权与权限范围规定，对监 理文件实行分级管理。 监理文件必须带文头时，采用监理部文头。 （一）一级监理文件：以监理部名义和印章并以监理部机构代码编号发送的监理文件。在承建合同管理中，代表监理单位对承建单位发出的指示。 （二）二级监理文件：以监理处（室）名义和印章并以监理处（室）机构代码编号发送的文件。主要以“认证文件”、现场“指示（令）文件”、对承建单位下级施工单位的“协调文件”、以及“内部管理文件”等方式表现。在承建合同管理中，代表监理机构对承建单位发出的指示。 42 分级监理文件的权限，按监理部职级授权文件（另行制定发送）中规定的职责和权限执行，可发送至相应监理项目范围和相关单位。超越授权范围的监理文件无合同行为效力。 对已发出的超越授权或未超越授权的下级监理文件，根据承建合同文件有关规定，在承建单位提交确认、或下级监理机构提起、或监理部认为必要时，可以通过上级监理文件予以确认、变更或撤消。 43 为有利于监理文件的分类、整理、归档、计算机存储和检索，以及按业主单位项目管理要求，监理文件编号采用分级数字代码系统。需要采用监理部简码的，均按“长三监理（合同码199 ）”采用。分级数字代码采用多面码方式。 监理文件编码办法见附件。五、 发送、归档与复制51 监理文件，包括监理现场指示和监理签证文件，应按文件类型和发送对象，送达对方有效授权人或代理人或指定联系人，不能直接送达工人。监理人员也不能直接向承建方工人发布指令。52监理文件发送时应认真做好发送和签收记录。重要的或有合同时限规定的监理文件在送达签收时，应注明签收人、签收日期和签收时间。53各监理处、室应定期对监理文件或存档监理文件进行清理和整编。办公室应于年初对上年存档监理文件归类并按文号顺序装订成册后移交监理部资料室归档。54归档监理文件的复制按以下规定执行：（一）监理部人员因工作需要要求复制的，报请所属处（室）负责人审批后交办公室按批准复印份数安排复制；（二）监理部内部管理文件的复制，符合文件规定发送范围的由办公室负责安排，不符合文件规定发送范围的由办公室报监理部领导批准后予以安排；（三）外单位人员要求复制的，报请监理部分管领导审批后由办公室负责安排复制，并收回相应复制成本。附件：长江委三峡工程建设监理部文件编号办法长江水利委员会三峡工程建设监理部一九九七年十一月十八日主题词：监理 文件 管理 规程抄报：中国长江三峡开发总公司工程建设部厂坝项目部、右岸项 目部、导流项目部、监理管理处抄送：长江委规划勘测设计研究院、长江委工程建设监理中心、 长江委三峡工程代表局长江委三峡工程建设监理部办公室 1997年11月23日印发打印：左 校对：杨 共印55份附件：长江委三峡工程建设监理部监理文件编号办法五、 编码方式 监理文件编码采用简码“长三监理（合同码）199 ”、附码（代表文件性质）、机构代码与顺序码组合方式。按业主单位项目管理要求，在简码空格中填注工程承建合同码（如&B、右、堰等）。对适用于所有合同项目的监理文件（包括监理内部管理文件），合同码省略，按主标合同&B系列编码。 二、机构代码机构监理部综合技术处办公室工程检测监理处泄洪坝工程监理处厂房坝工程监理处机电金结监理处辅助工程监理处右岸工程监理处二期围堰监理处A00010203040506070809 文件印发时空码00省略三、 附码 按文件性质确定，采用中文字码，仅用于标准格式表报和协调会议纪要等非红头文件。四、 顺序码 相对于不同合同码、附码、机构代码自成系列。顺序码按三位数采用， 不 足三位数的高位补零。 五、 文件编号示例 示例1 监理部办公室1997年发送的第13号文件（二级监理文件）；长三监理199702-013号 示例2 泄洪坝工程监理处1998年发送的第5号“施工单位违规警 告通 知”（合同编号TGP/CIV-4-及TGP/CIV-4-B）(二级监理文件)；长三监理&B1998警