伊东集团九鼎化工企业文化档案管理办法.doc

伊东集团九鼎化工企业文化档案管理办法一、总则1、为加强对企业文化档案的科学管理，充分发挥企业文化在公司经营的发展过程中的积极作用，结合企业文化档案的特点，制定本办法；2、企业文化档案是指公司在成立及发展的过程中所产生和形成的，与公司文化相关的，对公司有保存价值的各种文字、图表和声像、实物等不同形式的历史记录等。企业文化档案的保存和管理是企业文化工作的重要组成部分，也是公司档案工作的组成部分；3、综合部负责九鼎化工有限公司的企业文化档案管理、文书立卷工作，并对各分厂、管理中心的文化档案管理工作进行监督、指导。各分厂负责人应重视本分厂的企业文化文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。各分厂都应把企业文化档案工作列入分厂整体发展规划，把此项工作列为工作总结、业务考核的内容之一，接受集团公司每年的工作考核和评估；4、各分厂应当对本分厂的企业文化档案实行集中统一的管理，保证必要的保管设施和经费，确保企业文化档案的完整和有效利用。二、归档范围1、企业文化档案材料的归档范围包括：文化标识（企业LOGO、各种品牌LOGO、企业歌曲等）、证书荣誉、文化实物（早期各类公司标牌、公司各类用品等）、制度流程、大事年表、演讲总结、活动晚会、社会公益、企业宣传物以及相关人员履历等；2、在相关部门举办业务活动时，综合部应及时要求相关部门提供信息，并在活动结束后将所形成的全部企业文化档案材料整理分类；3、凡是为企业文化总结、培训和活动参考而收集的图书、报刊、音像带、照片和有关文章材料等，均作为资料保存。三、归档要求企业文化档案归档立卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；3、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；4、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；5、按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。四、档案保管期限根据重要程度，将企业文化档案保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。1、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；2、凡是反映公司一般活动，在较长时期内对本公司工作有考查利用价值的文件材料，列为长期保管；3、凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为：绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，集团公司人力资源部经理核定密级；2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司人力资源部经理及副总以上领导批准；3、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和集团公司人力资源部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案处理，及时提供利用。六、档案的借阅1、其他部门因工作需要，借阅本部门的相关档案需经本部门的领导批准，然后到企业文化档案管理员处填写档案调阅登记薄，方可借阅；2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经所属部门同意或集团公司人力资源部批准；3、借阅档案必须严格履行手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经集团公司人力资源部经理批准；5、有密级的档案调阅复制时均需集团公司人力资源部经理及副总以上领导批准；6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天；7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失；8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。七、档案的管理与利用1、各部门应建立健全企业文化档案工作的管理制度，把企业文化档案的收集和归档工作列入相关人员的职责范围；2、档案管理应配备足够的档案柜架、装具，备有：防火、防渍、防有害生物等安全设施，并定期检查档案的保管状况；3、企业文化档案相关负责人员离职的，应将任职期间所搜集的档案整理登记后，妥善移交，避免散失。八、附则1、本制度自2014年1月1日生效；2、本制度由综合部负责解释；3、各部门应根据本制度，结合本部门的实际情况，制定具体实施细则。附件：企业文化档案归档范围细目凡是反映公司文化历史渊源，经营发展方向等在与公司企业文化相关的工作活动中产生和形成的，具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。一、公司发展历程材料1、公司在成立、创业阶段的文件材料；2、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理指示后的各项工作流程、公司决定等）；3、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；4、公司主要领导、各部门负责人等对公司有突出贡献的人员的履历资料、主要事迹等。二、经营活动材料1、各种交流、总结会议形成的材料；2、各种业务比赛、竞争形成的材料；3、各品牌、各部门业务在集团的排名等。三、综合活动材料1、各种内刊、墙报形成的材料；2、各种生日会、欢庆会、春节晚会等形成的材料；3、各种活动获奖形成的材料；