采购工作流程与管理制度.doc

浙江点阵印刷科技有限公司办公采购流程及管理制度（2015年第1版）为加强采购工作的管理，提高工作的效率，实现各部门之间的良好的运营关系，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，从而有序，高效的开展各项工作。公司将依据本原则制定相关的实施规范。一、采购人员职责1)认真执行财务制度及财政纪律，严格按照审批请购单的规定手续做好采购工作。2)对办公用品及办设备设备的管理工作负责，购入商品，一律先验收入帐后，再通知请购部门按规定领用。3)做好与供方之间的联系工作。4)加强努力提高自身专业知识。商品采购人员应秉承专业、廉洁、突破、创新、团队合作的精神，追求公司商品与价格的最高竞争力。5）采购各种物品、工具、器材等应注意节约用钱，本着少花钱多办事的原则，精打细算，反复比较，把好质量关，不买价高质次的商品，不准私人收受回扣。6) 采购要有计划，严格根据批准的请购单，分别轻重缓急，适时采购。7）采购用暂支款，需及时与财务结算清楚，不得积压或挪用公款。二、保管员职责1) 检查库存产品状况。2) 按规定收发物品。3) 负责对买进物品的验收工作，并登记造册 , 进行妥善管理。4) 仓库物品摆放整齐 , 物归其类 。 三、采购及发放流程、办公用品：1） 需求审核 行政人事部根据现在有办公用品库存进行审核。2）金额审核 500元以下的办公用品直接采购。费用高于500元以上需请示总经理审批方可进行采购3） 物品入库 采购回来的办公用品由行政人员认真清点货物数量仔细检查质量方可入库4） 费用核销 采购人员凭发票报销费用。、固定资产：1） 提出需求 各部门根据工作需要，提前申购所需的固定资产，认真填写统一样式的电子设备采购申请单，并填入详细规格要求及预估价钱，一同上报到行政。附：设备请购请注明名称、品牌、型号、数量提供相关技术资料并写明需求时间2） 需求审核 行政人事部根据现在有办公设备使用情况进行审核。3） 批准请购 请示总经理审批。4） 设备采购 A审核通过后，行政人事部按所批准物品预估所需资金，如金额超过2000元，则以支票或其他方式付款，特殊情况可申请暂支款；B；大额设备需提供采购合同5） 设备入库 由行政人员要认真确认货物规格型号、数量，并仔细检查质量，确认无误后入库，超过1000元则并登记固定资产新增（调拨）单，所有计算机须列入固定资产，验收入库，同时对新购固定资产编号，并及时更新固定资产盘点表。做到帐、库数量一致。6） 设备发放 设备入库后，由行政人员通知请购部门领用，有使用问题无法解决时及时通知行政人事部联系人员修理。7） 费用核销 采购人员凭发票或固定资产新增（调拨）表报销费用。四、采购管理制度1、采购1.1 设备采购选取须基于广泛的市场调研，在掌握各类品牌性能、价格之后选择性价比最佳的产品 。1.2 电器设备采购过程中，做好硬件的验机工作及软件测试工作，确保设备的使用性能。1.3 针对公司有购买标准规定的项目，按统一标准执行。 2、使用及管理 2.1 公司办公设备统一由行政人事部管理，负责整体日常管理工作。2.2 未经人事行政部许可并登记,任何人不得随便借出办公设备。2.3 未经行政人事部许可，不得更换个人电脑硬件，使用来历不明的软件和光盘。2.4 公司给员工配备的电脑，请使用人员保护好自己机器的内部数据以及机密文件，原则上只允许自己使用。因特殊情况，需要暂换或临时更改使用人员，请及时联系行政人事部登记备案。如因他人使用造成数据丢失、泄密等一系列问题，后果自负。2.5 办公设备的使用采用借用登记责任制，借用人须经本部门经理批准之后，到公司行政人事部办理登记。借用人必须写明借用时间、归还时间以便及时归还。3、责任及义务：3.1 人事行政部应对设备的保管负责，不能丢失、损坏和私自借他人使用。3.2 借用人在领用、归还设备时，双方应认真检查，确认无误后办理。3.3 借用人使用期间有义务负责设备安全及使用，如产生丢失、过度损坏，转借他人使用损坏时，应承担赔偿责任。(赔偿原则：以新物或新物现价为准)五、附则1