办事处材料管理办法(20120217).doc

办事处材料管理办法为了进一步加强办事处的材料管理（含集成工程甲供材、乙供材及公司产品），公司将启用用友网络版进销存软件。经研究制定办事处材料管理办法，具体如下：1、 办事处材料主要包括：集成工程甲供材、乙供材和公司所有在办事处库存的产品；办事处材料管理主要包括：材料的入库、出库（发货）、库存日常管理及出库材料的核销等方面，分为账务管理（即系统的数据录入，包括入库、出库单据的开具、出库材料的核销、材料库存报表等）和实物管理（包括材料的出库、入库和库存管理）。2、 办事处材料管理具体责任人：2.1 一类地市办的材料账务管理由地市办综合助理（或主管）负责；实物管理可配备专门仓库管理人员（编制归公司行政中心）负责；2.2 二、三类地市办的材料账务管理由省办综合助理（或主管）负责；实物管理由办事处负责人直接负责。2.3 各办事处相应负责人对办事处材料负管理责任。3、 系统集成甲供材管理流程：3.1 账务管理人员根据相应运营商提供的领料单或运营商指定供货商的出库单开具“入库单”，注明运营商和供货单位、材料名称、型号、数量、单价等信息，实物管理人员根据“入库单”验收材料后，在系统中审核确认。3.2 账务管理人员根据工程OA申请和工程进度要求或其他借货单据（借货单据上须有借货人的签字及借货单位签章、办事处负责人的签字）开具“出库单”，注明OA号、项目名称、借货原因、施工队、材料名称、型号、数量、单价等信息，实物管理人员根据“出库单”给相应施工队或借货单位发放材料，在系统中进行审核，并打出纸质“出库单”由施工队领料人员签收。领料人签字的“出库单”要求每月寄回公司商务部，统一存档备查。3.3 在申请开具工程集成费发票时，账务管理人员根据运营商审计报告（初验报告）所对应的工程站点的材料清单和相应工程出库单材料核对，要求逐个工程核销材料，多退少补。4、 系统集成乙供材管理流程：4.1 根据各地工程订货、备货申请，公司商务部进行调拨或采购，统一开具相应地市工程乙供材“入库单”，注明供货单位、材料名称、型号、数量、单价等信息，实物管理人员根据“入库单”验收材料后，在系统中审核确认。4.2 账务管理人员根据工程OA申请和工程进度要求开具“出库单”，注明OA号、项目名称、施工队、材料名称、型号、数量、单价等信息，实物管理人员根据“出库单”给相应施工队发放材料，在系统中进行审核，并打出纸质“出库单”由施工队领料人员签收。领料人签字的“出库单”要求每月寄回公司商务部，统一存档备查。4.3 在申请开具工程集成费发票时，账务管理人员根据运营商审计报告（初验报告）所对应的工程站点的材料清单和相应工程出库单材料核对，要求逐个工程核销材料，多退少补。5、 公司产品管理流程： 5.1 根据各地订货、备货等申请，公司商务部进行调拨或采购，统一开具相应地市的产品“入库单”，注明供货单位、材料名称、型号、数量、单价等信息，实物管理人员根据“入库单”验收材料后，在系统中审核确认。5.2 账务管理人员根据OA申请要求开具“出库单”，注明OA号、项目名称、经办人、材料名称、型号、数量、单价等信息，实物管理人员根据“出库单”给相应经办人发放材料，在系统中进行审核，并打出纸质“出库单”由经办人签收。领料人签字的“出库单”要求每月寄回公司商务部，统一存档备查。5.3 在申请开具销售发票时，账务管理人员根据销售材料清单和相应出库单材料核对，要求逐个申请核销材料，多退少补。6、 材料库存管理： 实物管理人员直接负责相应办事处库存中的材料，各地办事处负责人对库存材料负管理责任，必须日清月结，确保帐物相符；必须规范管理,分类堆放、有库存卡,做好防火、防盗、防潮工作，确保库存材料的完好。7、 其它要求：7.1 账务管理人员的账务管理工作由公司商务部统一进行业务指导、管理和考核，实物管理人员的实物管理工作由公司行政中心统一进行业务指导、管理和考核；7.2 账务管理人员必须每月和实物管理人员盘库核对库存帐、物，确保一致；7.3 公司商务部、行政中心、业务管理部、财务部等部门将定期不定期进行抽查，如发现帐物不符的，将根据公司相应规定对账务管理人员和实物管理人员进行奖惩。7.4 由各地账务管理人员直接负责出库材料的及时核销，公司商务部复核；7.5 地市办负责人、账务管理人员、实物管理人员有变动时，必须提前2个月将相应帐、物核对清移交确认后方可办理相应手续。7.6 于2012年4月1日正式启用管理软件，各办事处实物管理人员负责盘点当前库存甲供材清单，于2012年3月15日12点之前按统一模板填报公司商务部,开始试运行；由商务部于3月25日前完成基础资料和期初数据的录入。这之前已经领用材料的工程项目不再补单，只在OA中注明即可,但要求各地市办整理出以往甲供材的进出清单统计表；这之后领料的工程，必须依据OA开具相应单据；7.7 公司材料（含工程乙供材和公司产品），根据公司ERP系统各办